關(guān)于加強湖南高速公路檔案管理的思考

潘偉岸

摘 要：本文對湖南省高速公路檔案管理的現(xiàn)狀，存在的困難和問題進行了分析，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和現(xiàn)實發(fā)展需要，提出了建立湖南省高速公路檔案館的意見建議，對加強湖南高速公路檔案管理有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：高速公路;檔案;管理;檔案館;職責職能

1 引言

最近10年來，湖南省高速公路建設(shè)發(fā)展日新月異，在高速公路規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中檔案資料的形成積累也非常迅猛。如何加強檔案管理，更好地為日常運營維護服務(wù)是一個非常重要的問題。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，對此進行了思考，提出了建立湖南省高速公路檔案館，集中統(tǒng)一管理高速公路檔案的意見建議，并對高速公路檔案館的職能職責、規(guī)模體系和數(shù)字化建設(shè)等進行了初步歸納論述，希望對加強我省高速公路檔案管理起到拋磚引玉的作用。

2 湖南省高速公路檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案數(shù)量

1）專業(yè)檔案數(shù)量。至2018年11月湖南省高速公路通車里程達6725公里，其中湖南省高速公路集團公司管轄的高速公路4969公里。按每公里130卷測算，5819公里（連接線850公里）共產(chǎn)生75.65萬卷檔案。加上文書檔案、養(yǎng)護工程檔案、路政業(yè)務(wù)檔案、經(jīng)營公司和會計檔案等（未計算人事檔案）已超過100萬卷。

2）實物檔案數(shù)量。據(jù)不完全統(tǒng)計，省集團公司綜合檔案管理部門已經(jīng)收集有4萬多件珍藏品（其中照片31405張參觀記錄照片21751張，歷史照片4971張，領(lǐng)導(dǎo)視察照片2624張，展品照片1584張，題詞照片217張，榮譽照片258張），文獻3498冊，歷史文件651份，影片280部，出土文物114件，榮譽資料47項，其它實物395件。

2.2 檔案管理存在的問題

1）沒有集中統(tǒng)一管理。沒有按照《檔案法》第三章第五條和第十條，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》第4.1和第7.3.3條等有關(guān)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、按時歸檔的相關(guān)要求，實行集中統(tǒng)一管理和按時歸檔，而是分散存放在各單位和部門，沒有形成信息資源優(yōu)勢。

2）檔案庫房不達標。各管理處把檔案庫房設(shè)在辦公樓或附屬用房中，庫房溫濕度和消防等保管環(huán)境不達標，存在較大安全隱患。

3）管理模式和手段落后。沒有建立統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，檔案信息無法整合和共享。同時，由于沒有檔案專職專崗，檔案歸檔不完整、不系統(tǒng)、不規(guī)范。

4）無專項檔案保管保護資金。目前集團所屬各單位檔案的保管保護均沒有設(shè)專項資金，部分在管理費用中列支;

5）由于歷史原因，從原來的高管局到現(xiàn)在的集團公司，一直沒有設(shè)立檔案館，各下屬部門、單位的集中歸檔意識無法建立，檔案管理的引導(dǎo)性和向心力不夠，處于一盤散沙狀態(tài)。湖南高速公路發(fā)展快，但滯后的檔案管理，已經(jīng)制約了高速公路事業(yè)發(fā)展。

3 建立新的檔案管理模式的意見和建議

企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)工作，企業(yè)檔案館是企業(yè)檔案管理的核心和載體。根據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《湖南省檔案管理條例》、中央兩辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》、《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》及《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合集團檔案管理的實際，特建議成立湖南省高速公路集團檔案館，并加掛“湖南省高速公路集團數(shù)字檔案館”牌子，實行全集團檔案集中統(tǒng)一管理。

3.1 成立檔案館的有利條件

1）國家政策大力支持。一是《檔案法》、《檔案法實施辦法》中有相應(yīng)要求;二是國家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》第5.1.2條規(guī)定，“企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，或指定負責檔案工作的機構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館”;三是《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》第三條規(guī)定;“按國家統(tǒng)一標準確定的大型企業(yè)和部分建立時間長的中型企業(yè)，根據(jù)實際工作需要經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準，向同級檔案行政管理部門備案，可成立企業(yè)檔案館，收集管理本企業(yè)及其所屬單位形成的檔案”;四是省檔案局也多次建議我們成立高速公路檔案館。從全國的情況來看，黑龍江省目前高速里程4500公里，比湖南省少2000多公里，但黑龍江省早在2013年就建立了高速公路檔案館，總占地面積達6000平方米，總建筑面積達8790平方米。

2）建館條件已基本具備。一是有達到省級一類檔案館標準的檔案庫房、標準化檔案整理和檔案數(shù)字化場所;二是有運行平穩(wěn)的數(shù)字化檔案管理平臺和集團綜合管理信息系統(tǒng)和監(jiān)控中心數(shù)據(jù)庫;三是高速公路檔案積累已突破100萬卷，且在日益增長;四是檔案管理資質(zhì)齊備。目前已獲得省、市檔案局、檔案咨詢業(yè)務(wù)資質(zhì)和檔案資質(zhì)備案登記證書，以及交通運輸系統(tǒng)檔案備案機構(gòu)備案。五是有專業(yè)人才和成熟的技術(shù)服務(wù)團隊及優(yōu)良業(yè)績。集團現(xiàn)有多名中高級檔案專業(yè)人才和檔案數(shù)字化專業(yè)技術(shù)人員，可組成檔案管理、檔案整理、掃描及檢測的全流程專業(yè)團隊，在檔案管理、咨詢、整理、數(shù)字化方面具有較為豐富的經(jīng)驗;六是有龐大的檔案外包服務(wù)市場。

3.2 成立檔案館的意見和建議

1）檔案館職能職責的初步設(shè)想。一是建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入集團公司發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃;二是將文件形成、積累和歸檔要求，納入各部室、各分、子公司工作職責和有關(guān)人員崗位職責，并對有關(guān)人員進行考核;三是維護和確保檔案真實、安全、預(yù)防突發(fā)事故及災(zāi)害損毀檔案，并為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供資金保障;四是在所屬分、子公司資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時，及時提供涉及檔案的處置要求;五是貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定集團公司文件材料歸檔和檔案收集、整理、數(shù)字化、保管、鑒定、移交和提供利用的有關(guān)規(guī)章制度;六是集中統(tǒng)一管理集團公司總部及所屬各部門、各單位各類檔案資料的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、移交、銷毀與數(shù)字化工作;七是接收集團公司及所屬各部門、各單位的驗收合格需移交入館的各類檔案;八是負責指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查集團公司及各部門、各單位、項目的檔案工作;并接受同級或上級檔案行政主管部門指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查;九是負責組織專兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn);十是負責編制檔案檢索工具，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為集團公司各項工作服務(wù)。

2）關(guān)于建館規(guī)模的建議。在現(xiàn)有湖南省高速公路建設(shè)項目檔案保管庫的基礎(chǔ)上，按照省級一類檔案館標準，建設(shè)集檔案寄存、托管、咨詢、利用和管理等多項功能于一體的湖南省高水平“湖南省高速公路集團檔案館”。館藏量先按已有130萬卷標準規(guī)劃，以后視業(yè)務(wù)需要再考慮是否利用20畝預(yù)留地擴大規(guī)模。

3）建議加掛“湖南省高速公路集團數(shù)字檔案館”牌子，打造一流高速公路數(shù)字檔案館。按照國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》的總體要求，整合高速公路現(xiàn)有檔案資源，一是在集團綜合信息管理系統(tǒng)平臺增加工程檔案查詢申請窗口鏈接，實現(xiàn)全集團工程檔案遠程查詢利用;二是將工程檔案保管庫數(shù)據(jù)庫設(shè)置到集團公司高速公路監(jiān)控中心的數(shù)據(jù)管理中心。充分利用集團大數(shù)據(jù)系統(tǒng)和綜合管理信息系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，實現(xiàn)海量檔案資料和聲像檔案的管理應(yīng)用。滿足檔案使用者創(chuàng)建、挖掘、存儲、管理、交換、發(fā)布、應(yīng)用等要求，把“死檔案”變成“活信息”，更好地為集團黨委決策、經(jīng)營管理、科學研究提供參考和依據(jù)。

4 結(jié)語

走進新時代的湖南省高速公路建設(shè)正迎來新的機遇和挑戰(zhàn)，對檔案工作也提出了新的要求，必須加強檔案管理，更好地服務(wù)和支撐高速公路建設(shè)事業(yè)整體可持續(xù)發(fā)展。另一方面，各地也正在制定檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃，建立湖南省高速公路檔案館的設(shè)想可以納入規(guī)劃，并在“十四五”期間推動落實，這將對湖南省高速公路檔案管理以及高速公路建設(shè)都帶來有力的支持和促進。

參考文獻

[1]《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，第4.1、第5.1.2條、第7.3.3條

[2]《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》，第三條