提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

周在彪

摘 要：對于事業(yè)單位而言，人事檔案管理是重點，其對一個單位而言意義重大。但就現(xiàn)階段的實際情況來說，事業(yè)單位認識檔案管理存在各種缺陷，對此就要求檔案工作同時代發(fā)展保持同步，加快發(fā)展步伐，更好的服務黨組織與人事工作。本文筆者結(jié)合自身工作實踐，對于如何提高事業(yè)單位認識檔案管理提出了自己幾點拙見，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;無頭檔案

新經(jīng)濟常態(tài)下，事業(yè)單位人事檔案管理體系不斷健全，但大部分事業(yè)單位卻并未較好的發(fā)揮自身智能，而之所以會出現(xiàn)這樣的情況，同其本身功能的缺失關(guān)系并不大，主要是因為事業(yè)單位未將社會發(fā)展結(jié)合起來對內(nèi)部結(jié)構(gòu)做出調(diào)整，以致于其內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)無法和經(jīng)濟社會發(fā)展的需求相適應[1]。若事業(yè)單位仍然堅持采用此種舊模式，不做出改變，則其發(fā)展就會嚴重受阻。事業(yè)單位的工作繁瑣，復雜，因而人事檔案管理的難度也較大?？茖W化管理工作人員的人事檔案，緊密結(jié)合員工的工作績效，一方面能夠促進員工工作積極性的提高，另一方面也有助于企業(yè)整體效益的提升。

1 提高事業(yè)單位領導對人事管理工作的重視

事業(yè)單位的領導，特別是分管人事工作的領導需適當?shù)膹乃枷肷霞訌娭匾暼耸鹿芾砉ぷ?，就人事檔案管理在人事管理工作中發(fā)揮的重要作用予以充分了解，合理安排、布置所管理的人事檔案工作，按照時間、階段的不同制定相應的規(guī)劃，諸如人事檔案管理的進度、質(zhì)量、定期檢查情況以及存在的問題，具體解決方案等均包括在規(guī)劃之中。隨時掌握員工個人檔案資料的去向和記錄情況，鼓勵、獎勵那些積極配合管理人事檔案的員工，懲罰違反人事檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的員工。總而言之，單位的領導者應從自身做起對人事檔案管理工作引起高度重視，公平、公開、公正的開展人事檔案管理工作。

2 建立全面的人事檔案管理工作條例，提供制度保障

人事檔案管理比較繁雜，具有很大的管理難度，為防止管理人員在工作中出現(xiàn)懈怠的情況，將發(fā)生工作失誤的概率減少，應立足于實際完善檔案管理各項條例。第一，完善人事檔案管理制度，嚴格按照制度規(guī)定采集、收入人事檔案資料，并對其進行歸納、整理、移交和運用，以更規(guī)范的采用信息，順利開展檔案管理工作。第二，嚴格制定考核制度，嚴格考核管理人員有助于增加管理的嚴謹性，強化檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)。第三，采取追究責任制，提高檔案安全性，避免未嚴格審查檔案，出現(xiàn)私自修改和丟失的情況。

3 創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理的方法和手段

為共享人事檔案信息資源，發(fā)揮最大化檔案價值，加快單位內(nèi)部的人才合理流動，保障其配置、使用的合理性，避免發(fā)生用人失察、用人失當、用人失誤等情況，進一步提高人力資源管理信息化水平，提供有效參考依據(jù)給單位科學選拔人才，構(gòu)建科學合理的用人機制，積極創(chuàng)新管理理念及方法。事業(yè)單位應緊跟時代發(fā)展，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，購買先進的軟硬件設備，借助數(shù)字化手段對信息進行存儲，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫及微機檢索系統(tǒng)，為利用查詢提供方便，促進工作效率的提高，讓人才信息更可靠，使人力資源共享在單位實現(xiàn)，高效管理檔案。

4 減少“無頭檔案”，避免人檔分離的情況

若要使“無頭檔案”的出現(xiàn)減少，就需做好相關(guān)預防工作。檔案管理人員日常工作中應留意單位人才流動情況，掌握職位調(diào)動信息，把控人才流向，并整理與補充檔案[2]。對此就對檔案管理人員的責任心、工作態(tài)度提出了較高的要求。同時，視野單位應對人事檔案收進、轉(zhuǎn)出工作進行重點審查，做好登記，借助此方式能夠?qū)Α盁o頭檔案”的產(chǎn)生起到很好的預防作用。

同時，“無頭檔案”是人事檔案管理的難點。工作人員應對檔案內(nèi)容做認真分析，并把事業(yè)單位工作所需結(jié)合起來確定是否要保留檔案。若檔案需要保留，則需對其合理分類與整理，并認真保存，再借助多樣化渠道同當事人保持聯(lián)系，轉(zhuǎn)交檔案。如果無法聯(lián)系到當事人，就需和當事人的原籍管理部門聯(lián)系，就檔案的處理工作進行協(xié)商，登記造冊未有較大保留價值的檔案，并向領導上報，提出銷毀批準的申請。

5 加強人事檔案信息化管理的安全性

保證人事檔案的保密性、安全性為檔案管理的一項重要內(nèi)容。所以，進一步強化人事檔案的安全性，基于人事檔案制定相對應的法律法規(guī)及安全標準，逐步建成信息安全的保障體系。同時，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制，對借閱機制進行規(guī)范，提高檔案信息儲存與使用的安全性。同時，從人員上保證安全。加強安全教育，定期開展培訓活動，進一步強化檔案管理人員保密安全意識，具備更高的安全使用技能。另外，在存儲上保證安全。從物理上分開存儲數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案，且二者的使用也要盡可能的分開。

6 提升檔案管理人員的基本素質(zhì)

若要提升事業(yè)單位人事檔案管理水平，則就需要將檔案管理人員的基本素質(zhì)提高。快速發(fā)展的社會，迫切的要求事業(yè)單位建立起一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，實現(xiàn)科學化、系統(tǒng)化的檔案管理。而為了將檔案管理人員的素質(zhì)提高，就需要事業(yè)單位加強培訓管理人員的管理意識與業(yè)務知識，在培訓中把重點突出，抓好典型，借助專業(yè)訓練和學習相關(guān)知識，讓檔案管理人員可同科學化的要求相符。

7 結(jié)語

總而言之，不斷深入的干部人事制度改革，將新的挑戰(zhàn)帶給了人事檔案管理工作。新時期，事業(yè)單位人事檔案管理人員應將現(xiàn)階段單位發(fā)展的實際需要結(jié)合起來，立足于單位實況，對適合本單位人事檔案管理工作的新方法展開積極探索，真正把本單位的人事檔案管理工作落到實處。

參考文獻

[1]趙婧.淺談事業(yè)單位人事檔案管理水平的提升[J].管理觀察，2016

（31）：62-63.

[2]劉揚.行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].企業(yè)導報，2016（18）：31.