高校檔案遠程利用管理系統(tǒng)的構(gòu)建

黃恒

摘 要：近年來中國的計算機技術(shù)取得了長足進步，這給教育行業(yè)提供了新的發(fā)展契機，校園網(wǎng)絡(luò)開始逐漸普及，高校檔案的利用也開始朝著數(shù)字化、遠程化方向發(fā)展，建立高校檔案遠程利用管理系統(tǒng)勢在必行。本文首先介紹了高校檔案遠程利用管理系統(tǒng)構(gòu)建的必要性，而后從文件存取接口、客戶端訪問等方面介紹了系統(tǒng)構(gòu)建的思路。

關(guān)鍵詞：高校檔案;遠程利用管理系統(tǒng);系統(tǒng)構(gòu)建

高校檔案信息往往記錄著最為真實的歷史和數(shù)據(jù)信息，是一種極其重要的信息資源，在高校建設(shè)發(fā)展的過程中扮演著不可忽視的重要角色。在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，在檔案信息遠程使用越來越頻繁的今天，建立高校檔案資源遠程利用管理系統(tǒng)勢在必行。但是在實際工作中，仍有一部分院校的檔案信息利用管理系統(tǒng)仍未成型，因此我們有必要對本課題進行深入的研究。

1 高校檔案信息遠程利用管理的必要性

檔案工作最根本的目標(biāo)，就是給人們提供檔案信息服務(wù)，并且讓檔案資源和信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享，發(fā)揮出應(yīng)有的作用。高校檔案部門往往存放著學(xué)校內(nèi)部諸多部門的檔案資料以及學(xué)生檔案，檔案種類十分豐富多樣，文字圖表音頻視頻各有不同，電子文件的格式也不盡相同。假如為了對這些格式各異的文件進行管理就引進多樣化的運行設(shè)備、建立多種技術(shù)環(huán)境，那么其成本必然會大幅度提升，不利于高校檔案工作的開展，但是文件的使用機構(gòu)則可以借助自身擁有的設(shè)備很好的處理這些源文件，因此建立遠程利用管理系統(tǒng)十分必要，不僅可以解決學(xué)校教職工的檔案你利用需求，同時更能解決畢業(yè)學(xué)員的檔案遠程利用需求。另外，檔案信息的遠程管理還能夠有效的解決檔案變更、操作人員過多帶來的檔案丟失缺損問題，盡最大可能確保電子檔案的真實性和有效性。同時，檔案信息資源往往還具有社會知識形態(tài)，因此必須要創(chuàng)造更加便利、更加有效的使用條件，才能使之發(fā)揮應(yīng)有的作用。就目前來看，國外的高?；疽呀?jīng)與國家檔案信息網(wǎng)接軌，并且形成了全國性的檔案機讀目錄中心，在這種情況下檔案信息的使用率必然會有所提升。所以說在今后的發(fā)展中，高等院校如果想要實現(xiàn)資源共享，就必須要從遠程利用管理的積極意義入手，真正認識到建立檔案信息遠程利用管理系統(tǒng)的必要性，首先從內(nèi)部機構(gòu)、分校區(qū)的檔案共享進行嘗試改造，逐漸完成檔案信息遠程利用管理系統(tǒng)的構(gòu)建，使之功能趨向完善。

2 高校檔案信息遠程利用管理系統(tǒng)的構(gòu)建

高校檔案信息遠程利用管理的根本在于，建立以信息化技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)平臺為基礎(chǔ)的檔案管理系統(tǒng)，而后才能進行信息資源共享。在這個系統(tǒng)的支持之下，各部門的檔案信息都能夠?qū)崿F(xiàn)即時性的傳輸，檔案室則作為管理中心的角色存在，能夠?qū)Σ煌块T檔案的歸檔工作進行管理，讓檔案信息的管理服務(wù)質(zhì)量得到跨越式發(fā)展。另外，檔案信息遠程管理利用系統(tǒng)的目標(biāo)是，實現(xiàn)跨媒體的檔案發(fā)布，因此在構(gòu)建系統(tǒng)的時候還需要考慮信息服務(wù)的多樣化等問題。具體來說，高校檔案信息遠程利用管理系統(tǒng)的構(gòu)建思路如下：

首先，要確定文件存取接口。檔案信息的遠程利用管理離不開文件存取接口的支持，該接口必須要支持FTP/HTTP協(xié)議下的遠端文件訪問，這樣一來各部門歸檔的文件才能即時完成傳輸和儲存。另外，其還需要能夠與檔案館系統(tǒng)安全管理相匹配，實現(xiàn)檔案資料的在線歸檔授權(quán)。

其次，必須要合理設(shè)計客戶端訪問權(quán)限。高校檔案信息遠程利用管理系統(tǒng)必須要能夠適應(yīng)不同客戶端的訪問需求——瀏覽器、辦公軟件等都屬于客戶端——使用戶通過這些客戶端都能夠訪問電子檔案。為了確保這種適應(yīng)性，可對電子檔案進行副本處理，提供各種格式的文件資源，比如說PDF、MS-Office Format、HTML等都是常見的文件格式。另外，為了保證檔案信息的安全性，還需要確?？蛻舳酥痪哂袨g覽功能，避免用戶修改，同時在瀏覽時通過設(shè)置水印信息等方式提高安全性。

另外，必須要建立檔案信息遠程查詢利用子系統(tǒng)。檔案管理部門需要對單位和個人進行用戶訪問授權(quán)管理，對查詢?nèi)藛T進行日志管理，記錄其查詢內(nèi)容和下載內(nèi)容。通過電子檔案的形式更好的管理查詢?nèi)藛T，這樣一來檔案信息遠程服務(wù)的安全性就能得到保證。另外，還可以根據(jù)不同用戶的部門、職務(wù)差異給予不同的檔案信息瀏覽、下載、復(fù)制權(quán)限，在需要查看權(quán)限外資料的時候用戶需要進行單獨申請，經(jīng)過批準(zhǔn)以后才能進行查閱和下載等等，這樣一來利用子系統(tǒng)的作用就能真正發(fā)揮出來。同時，還要建立基于互聯(lián)網(wǎng)的學(xué)生檔案業(yè)務(wù)遠程利用系統(tǒng)，為已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)員提供遠程檔案利用服務(wù)，通過自定義的檔案利用業(yè)務(wù)流程，形成學(xué)生檔案遠程利用業(yè)務(wù)機制。

最后，務(wù)必要加強高校檔案信息遠程利用的組織管理工作。高校檔案信息遠程利用管理在我國仍然是一個新的探究領(lǐng)域，因此并沒有太多可借鑒的經(jīng)驗和案例，管理難度大、風(fēng)險高，做好組織管理就顯得更加重要。具體來說可以從兩方面入手：第一，要明確檔案信息遠程利用管理的法律保障。高校檔案信息中往往存在事關(guān)國家經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究的內(nèi)容，在傳統(tǒng)模式下安全性尚可，但在遠程利用管理中數(shù)據(jù)很容易被人截取，同時傳輸?shù)碾娮訖n案也有可能攜帶病毒，給信息接收單位的計算機系統(tǒng)帶來嚴重的打擊。為了解決這些問題，在建立高校檔案信息遠程利用管理系統(tǒng)的時候，必須要加強法治化建設(shè)，利用法律保障信息安全，對于可能存在安全風(fēng)險的服務(wù)及操作，應(yīng)建立法律保護措施。第二，必須要加強檔案信息遠程利用管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。高校檔案信息遠程利用管理的核心是標(biāo)準(zhǔn)化策略，換而言之缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息無法實現(xiàn)遠程利用管理，檔案管理的質(zhì)量也會大打折扣。具體來說，檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化主要可以分成檔案分類、歸納、保密規(guī)定等等內(nèi)容，加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)能夠有效的提升檔案信息的輸入有效性，更能夠使檢索服務(wù)更加便利。因此在今后的工作中，我們必須要做好高校檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使之能夠匹配遠程利用管理系統(tǒng)的相關(guān)需求。

3 結(jié)語

高校檔案信息遠程利用管理是信息化時代的必然趨勢，也是提升檔案管理工作質(zhì)量的不二之選。因此在今后的工作中，我們必須要從文件接口、客戶端適應(yīng)、組織管理、子系統(tǒng)建立等方面分別入手，對高校檔案信息遠程利用管理系統(tǒng)的構(gòu)建進行深入研究。

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