新時代干部人事檔案規(guī)范管理之我見

摘 要：探索新時代干部人事檔案規(guī)范管理，是擺在各級組織人事單位和檔案主管部門面前的一個新課題。2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》，是最新的干部人事檔案管理規(guī)范，在最新的干部人事檔案材料具體內(nèi)容和分類標準未出臺之前，目前干部人事檔案材料的整理方法是按照中央組織部1991年《干部檔案整理工作細則》和2009年關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及上級主管部門的規(guī)定執(zhí)行的。文件材料按照“十大類”整理方法進行分類整理。本人在縣檔案局館工作多年，主要從事檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作，感到干部人事檔案按照目前這種“十大類”整理方法存在諸多弊端，有必要進行一定的改革，可以用“事由整理法”取代“十大類”的整理方法。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案整理規(guī)范;改革

最新的《干部人事檔案工作條例》下稱《條例》自2018年11月20日起施行。在最新的干部人事檔案材料具體內(nèi)容和分類標準未出臺之前，本人就整理標準提出一點建議，僅供上級部門制定《分類標準及整理方案》時參考。在新《條例》出臺之前，干部人事檔案材料目前的整理方法是按照中央組織部1991年《干部檔案整理工作細則》和2009年關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及上級主管部門的規(guī)定執(zhí)行，按照“十大類”整理進行分類整理。本人在縣檔案局館從事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作30多年，認為目前這種“十大類”整理方法有諸多弊端，隨著新《條例》的制定，認為對這種整理方法有必要進行一定的改革，可以用“事由整理法”取代“十大類”的整理方法。

1 傳統(tǒng)“十大類”整理方法的優(yōu)缺點;

1.1 優(yōu)點

1）對干部人事檔案歸檔范圍進行了劃定，保證了文件材料歸檔的齊全完整。

2）在人工手檢時代較為方便檢索。

1.2 缺點

1）分類過多過細?！笆箢悺闭順藴蕦⑺胁牧戏譃槭箢?，第四類、九類下又再分4小類，實際大小類共計十六類。分類的目的在于更好地利用，在遵循分類規(guī)則的同時，還應(yīng)符合以下二項要求，一是每類的設(shè)置應(yīng)有一定數(shù)量的材料。二是每類材料應(yīng)有一定的后續(xù)材料。因為設(shè)置子類就是為了單列管理，如果失去以上二點，分類就沒有意義了。例如第二類自傳材料，這類材料有的同志根本就沒有該材料，有的同志到了退休也就1-2份。第六類加入黨團材料，該類材料也是很少的，基本上沒有后續(xù)材料。分類應(yīng)是越少越好，越粗越好。

2）分類標準不一致。文件材料進行分類，必須遵循邏輯劃分的規(guī)則。同一層次的分類必須按照統(tǒng)一的標準和依據(jù)，即同一層次不能有的按問題劃分，有的按文種劃分。傳統(tǒng)“十大類”分類中就同時存在幾種標準這種情況，以中組部1991年《干部檔案整理工作細則》和2009年《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及上級主管部門的規(guī)定為例：

3）類與類之間內(nèi)容有交叉現(xiàn)象。按照分類要求，劃分的類別之間要清楚，類目設(shè)置要合理，含義要明確，不可互相交叉，互相包容，應(yīng)使每一份文件材料的歸宿只能有一個類別，不能有兩個或兩個以上的類別都能將其容納。傳統(tǒng)“十大類”類別劃分就出現(xiàn)內(nèi)容有交叉現(xiàn)象，出現(xiàn)了將同一“事由”或“件”的文件分入了不同的類別，導(dǎo)致文件材料的成套性和有機聯(lián)系受到破壞。雖然《條例》、《收集歸檔辦法》及上級主管部門規(guī)范中強調(diào)了“部分的檔案材料，存在內(nèi)容交叉的情況，對這些材料，可以根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途來確定類別”的特別處理方法，但是檔案工作人員還是沒有辦法做到分類準確。如入黨形成的材料，從入黨申請到批準為正式黨員有25個程序，是一項活動，一個“事由”，在這些程序中形成的材料，都是入黨程序的歷史“痕跡”，它們之間有著非常密切的聯(lián)系，是一套密不可分的材料，更不能人為進行分離?！笆箢悺敝械谌?、五、六類均包含該事由的材料，文件材料的成套性和有機聯(lián)系受到破壞。

4）沒有定義“文件”與“件”的概念。整理時很容易導(dǎo)致文件主附件分離，文件支離破碎，條理性、完整性受到破壞，同時主附件每份文件均需編目，工作量人為加大?！拔募笔侵冈谖臅幚砉ぷ鲿r形成一份完整的文件單位。“件”是指在特定時間內(nèi)表達一件獨立完整的事件或活動的檔案整理單位。在人員招聘、入黨、入伍等工作活動中，每項活動均會形成一整套材料，例如在人員招聘工作中，會形成報名材料：報名登記表;入圍材料：入圍名單文件;資格復(fù)審材料：面試通知書。面試材料：面試成績單;體檢材料：醫(yī)療機構(gòu)體檢結(jié)果;政審材料：政審表及戶籍所在地派出所、社區(qū)、原工作單位或高等學(xué)校出具的相關(guān)證明等;錄取材料：錄取人員名單文件;簽訂聘用干部合同：勞動合同書。這些材料環(huán)環(huán)相扣、緊密聯(lián)系，形成一個整體。根據(jù)“十大類”的分類標準，一“件”檔案中附件可能分到了幾類，變成了幾份文件，每件文件都可能作為一“件”進行整理、編目;人員招聘材料在“十大類”的第五、九、十類中均有表述。這樣不但判斷艱難、費時費力，而且會導(dǎo)致同一事由文件支離破碎，本人認為在人事檔案中有很多為一“件”的檔案是有多份材料組成（主附件），整理時可為一“件”，編制目錄時只要以一“件”編目即可;而不要把每份附件逐份編制目錄，這樣一是大大增加了工作量，提高了行政成本;二是主次不分，條理不清，使利用者看不清事情主次和來龍去脈，影響利用效果。

5）卷內(nèi)文件材料大裝訂保管，后期再整理時對檔案實體損害大。現(xiàn)在人事檔案管理是一人一卷（不含副卷），所有文件材料以打三孔進行裝訂，動態(tài)管理，每年對新充實的材料再整理一次，把新材料放入相應(yīng)的類別后面，編號編目打孔裝訂，每年如此。一是因為是大裝訂，所以在插“件”過程中，原先已裝訂好的文件均要拆下，檔案材料中有很多材料或年代久遠或紙張脆弱，在反復(fù)整理中對檔案材料損害很大，導(dǎo)致檔案材料實體“壽命”縮短，不利于檔案保護。二是在檔案利用過程中，利用者如查閱某位同志人事檔案某個專項問題時，因為是大裝訂，檔案室只有提供該同志的全部檔案材料，不在查閱范圍的文件材料也被看到，該同志的個人隱私得不到保護。

6）卷內(nèi)目錄表格“十大類”間預(yù)留困難，需要反復(fù)更新。我們知道，傳統(tǒng)“十大類”的卷內(nèi)目錄是十大類混編在一起的，每大類后面均要預(yù)留部分空白表格，因為每類材料未來增加材料多少是未知的，所以留多少空白表格難以把握，經(jīng)常需要不斷更新重做，費工費時。

2 “事由整理法”的定義及優(yōu)缺點

2.1 “事由整理法”的定義

“事由整理法”是指在檔案整理過程中，始終遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用，對檔案實體進行整理和編目，使之有序化過程的一種方法。

2.2 優(yōu)缺點

2.2.1 優(yōu)點

1）是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系這一整理原則的體現(xiàn)。將同一事由形成的文件材料整理在一起，可以客觀地反映出某事由發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過程，反映出文件材料之間的聯(lián)系。不需要再分十大類，一是減少一層環(huán)節(jié)，二是能夠清晰地反映一個人工作和生活發(fā)展的“歷史痕跡”，通過其檔案材料能夠再現(xiàn)歷史。

2）對判斷和體現(xiàn)文件材料的價值非常重要。一些附件材料如果離開與它有密切聯(lián)系的“件”，成為孤立狀態(tài)，就很難科學(xué)地判斷和體現(xiàn)其應(yīng)有的保存和利用價值。同時明確“件”的定義。在整理中強化主件，弱化附件，有主有次，保存價值一目了然，事情條理更加清晰，同時減少了工作量。

3）方便查找和檔案實體存取。從查找角度講，提高“查準率”、“查全率”是同樣重要的兩項要求。在計算機檢索條件下，可以做到查準，但進行“族性檢索”和綜合系統(tǒng)利用，達到查全率要求就難以保證。即使是計算機也只是依據(jù)利用者輸入的查找條件對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進行機械的匹配。如果“件”的條目與輸入的查找條件有較大的差異，那肯定會造成漏查，達不到“族性檢索”的目的。手工查找的難度就更大。所以只有按照“事由原則”將有密切聯(lián)系的文件材料相對集中整理排列在一起，查找利用時只要在目錄中找到其中一“件”或幾“件”文件的條目，并通過對其前后條目的簡單查看和判斷，就可以找到一個事由的全部材料。

4）文件整理編目更加簡單易行。所有文件均以“件”為單位整理編目，以事由為主線，結(jié)合時間順序進行排序，簡單容易掌握，便于不同層面檔案工作人員的理解和實際操作，案卷質(zhì)量能夠得到保證。首先是整理。將同一事由的文件材料放在一起。然后是確定“件”，第二步是裝訂，第三步是排序，第四步是編號，第五步是編目。

（1）整理。

人事檔案整理時總規(guī)則是以“事由”為線索，以時間為紐帶，以“件”為單位進行整理。

A.確定“事由”。“事由”是指具有密切聯(lián)系、因果關(guān)系的一個事件、一次活動。一個事由有大有小，材料有多有少，有一事由只有一份文件，有的事由則由多份文件構(gòu)成。這個時候確定“事由”非常重要，確定“事由”有二個標準，一是審查一份文件是否能夠表達一個獨立完整的事件或活動？二是多份文件之間是否具有有機聯(lián)系？是否是一個整體？標準搞清了，確定“事由”就迎刃而解了。

B.確定“件”?！凹笔侵冈谔囟〞r間內(nèi)表達一件獨立完整的事件或活動的檔案整理單位，多數(shù)是以單份文件出現(xiàn)的，但也有是在特定條件下由多份文件組合而成。單份文件為一“件”的，容易認定。多份文件組合而成的“件”主要形式是主體+附件，這時如何認定附件是個難點，有二個標準：一是判定附件離開主件是否就失去應(yīng)有的價值。例如主件的印證和支撐材料，如錄用人員審批表后附的考試成績、政審、體檢材料等;職稱審批表后附的資格、業(yè)績成果材料等。二是主件上寫明的附件。

（2）裝訂。

卷內(nèi)文件材料以“件”為單位進行裝訂保管，再整理時便于插“件”，有利于檔案保護，利用時便于保密。

卷內(nèi)文件一“件”一裝訂，一人一卷，一卷一盒，動態(tài)管理。在每“件”首頁上加蓋檔號章，標注相關(guān)內(nèi)容，其中“件”的序號用鉛筆標注，便于改動。等來年新材料充實進來時，再進行整理編目，需要插“件”的材料就插入相應(yīng)位置，改動一下“件”的序號就行了，避免了傳統(tǒng)“大裝訂”的頻繁拆卷，有效地保護檔案實體。

小裝訂保管，便于利用，有人需要查閱人事檔案時，可以有針對性調(diào)閱檔案，以“件”為單位查閱，避免了不需查閱的材料，保護了個人隱私。

（3）排序。

A.同一事由材料之間的排序：

如果同一事由是由多份文件組成。例如入黨過程中形成的材料，這些材料可按照順序（時間或流程）或倒敘（結(jié)論+時間或流程）方法進行排列。

B.不同事由材料之間的排序：

不同事由之間的材料原則上按照時間順序進行排序。如果不同事由之間時間存在交叉，則以每個事由結(jié)束（結(jié)論）時間為準。如入黨時間跨度為2001-2003年，而參加工作時間為2002年，那么參加工作的材料排列在入黨材料前面，以此類推。

（4）編號。

卷內(nèi)“件”號是指將卷內(nèi)文件在卷內(nèi)位置標識為符號。并以歸檔章形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映整理、排列這些系統(tǒng)化工作的成果，通過編號使歸檔文件在卷內(nèi)的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

A.“件”號的編制?！凹碧柤础凹迸帕械捻樞蛱?，它是反映歸檔文件在卷內(nèi)的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識，每卷歸檔文件均從“1”開始標注，編制大流水號，直至最后

一“件”。

B.加蓋歸檔章。檔號項目確定后，要以歸檔章的形式逐“件”標識在每“件”歸檔文件上，歸檔章必須蓋在每“件”首頁右上角，以明確歸檔文件在卷內(nèi)的位置，同時可以借助歸檔章上項目的標識，保證歸檔文件在借閱后能夠正確歸位。

歸檔章樣式：

檔號 序號 頁數(shù)

（5）編目。

歸檔文件應(yīng)依據(jù)“件”的順序號編制卷內(nèi)目錄，編目以“件”為單位進行，每一“件”在卷內(nèi)目錄中只體現(xiàn)為一個條目，它包含了利用者提出的主要檢索要求，為利用者提供了主要的檢索途徑。

2.2.2 缺點

1）文件材料的“小裝訂” 增加了一定的工作量。以事由為標準整理檔案，實行一“件”一裝訂，一“件”為一個最低保管單位，這樣無形當中增加了工作量。

2）一次未收集齊全的材料再次整理時需要插卷和更新卷內(nèi)目錄。在整理個人檔案時，要求是將所有文件材料一次性收集齊全，但在實際工作中，往往收不齊，過一段時間又發(fā)現(xiàn)部分材料（有的材料來自其它單位），出現(xiàn)這種情況就要插“件”，因為使用了“小裝訂”，插“件”也比較簡單，只要更改一下檔號章上的序號就行了，因為實體卷內(nèi)目錄當然也要相應(yīng)地更新了。

3 使用“事由” 整理方法能從根本上解決傳統(tǒng)“十大類”整理存在的弊端。

通過以上兩種整理方法的對比，可見“事由整理法”優(yōu)于“十大類”，整理方法更符合人事文件材料形成的基本規(guī)律和檔案整理原則。大家知道，總之，整理檔案必須尊重文件形成規(guī)律，使零亂松散的文件得到條理和有序化，通過檔案材料能夠清晰和完整地了解一個人的一生工作生活經(jīng)歷。而事由就是一個人經(jīng)歷中的每個點，人的一生就是由無數(shù)個事由串起來的。因此，干部人事整理只有尊重文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，才能更好地反映一個人的人生軌跡。

參考文獻

[1]2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》。

[2]中共中央組織部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《干部檔案工作條例》的通知（組通字[1991]13號 1991年4月2日）

[3]中共中央組織部文件（中組發(fā)〔2009〕12號）關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的通知

[4]《合肥市委組織部人事檔案培訓(xùn)材料講義簡稿》

作者簡介

張嵩（1967-），男，安徽肥東，漢，館員（中級），大學(xué)本科，安徽省肥西縣檔案館，研究方向：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。