高職院校院系學(xué)生檔案管理探索

郭曉娟

摘 要：高職院校學(xué)生檔案記錄著學(xué)生在校期間實踐實訓(xùn)、學(xué)業(yè)成績、現(xiàn)實表現(xiàn)等各種情況，直接影響學(xué)生今后的就業(yè)擇業(yè)和成長發(fā)展。然而，當(dāng)下高職院校對于學(xué)生檔案管理的重要性缺少認識，導(dǎo)致檔案管理存在各種問題，使學(xué)生的就業(yè)、學(xué)校的發(fā)展均受到負面影響。新時代下，高職院校應(yīng)與時俱進，做好教育教學(xué)工作的同時，應(yīng)針對學(xué)生檔案管理予以應(yīng)有的重視，與時代接軌，加快學(xué)生檔案的系統(tǒng)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化管理。本文首先就高職院校院系學(xué)生檔案管理特點進行闡述，再就高效實用的管理策略展開探究。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;學(xué)生檔案

前言

高職院校院系學(xué)生檔案是社會各組織考核、任用、選拔學(xué)生的可靠依據(jù)，也是高校人才培養(yǎng)依據(jù)，主要記錄了學(xué)生在校期間的動態(tài)變化情況，包括參加校內(nèi)外實踐活動的情況和在校期間的學(xué)習(xí)和生活情況。在學(xué)生健康成長、全面發(fā)展過程中，學(xué)生檔案不可獲取，有著無法取代的價值。高職院校要從思想上重視院系學(xué)生檔案管理，并立足實際采取行之有效的策略，不斷充實學(xué)生檔案管理內(nèi)容，完善學(xué)生檔案管理體系，督促學(xué)生奮力向前、積極向上，推動學(xué)校可持續(xù)發(fā)展。

一、高職院校院系學(xué)生檔案管理特點

要想建立完善的檔案管理體系，首先要了解并掌握高職院校院系學(xué)生檔案管理特點，只有掌握這些信息，才能有的放矢地制定科學(xué)的管理策略。高職院校院系學(xué)生檔案與普通高校學(xué)生檔案相比具有一些不同，主要表現(xiàn)在以下幾點：

1.多樣化

高職院校院系學(xué)生數(shù)量多、生源范圍廣，既有五年一貫制的學(xué)生，也有普通高中學(xué)生，而且不同的學(xué)生進入高職院校的方式、途徑不一樣，加上家庭背景、社會經(jīng)驗等各個方面存在不同，學(xué)生之間差異突出。所以，院系學(xué)生檔案管理具有多樣化特點，管理人員要認真把握好每一個環(huán)節(jié)的管理質(zhì)量關(guān)，這樣才能保證每一個學(xué)生的檔案內(nèi)容記錄得準確無誤。

2.周期性

高職院校院系學(xué)生的學(xué)制通常是兩三年，具有較強的流動性。這也意味著，院系學(xué)生檔案管理具有周期性特點。

3.應(yīng)用性

為社會培養(yǎng)高水準應(yīng)用型人才，這是高職院校人才培養(yǎng)目標。因此，在教學(xué)實踐中，學(xué)校不僅要重視理論知識教學(xué)，還要給學(xué)生創(chuàng)造實踐和鍛煉的條件。而學(xué)生檔案記錄學(xué)生在校期間的一切動態(tài)變化，所以既包括學(xué)生理論學(xué)習(xí)情況，還包括相關(guān)的技能鍛煉、實踐活動情況。

4.滯留性

高職院校學(xué)生畢業(yè)之后，大多數(shù)都是自謀出路或者選擇進入企業(yè)，對于自身的檔案缺乏重視。而且很多學(xué)生畢業(yè)之后不再與學(xué)校聯(lián)系。這種情況下，學(xué)校檔案部門就會滯留很多過時檔案，這在一定程度上增加了學(xué)校管理學(xué)生檔案的難度。

二、高職院校院系學(xué)生檔案管理的重要性

高職院校檔案記載著學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、工作經(jīng)歷、成長過程、綜合表現(xiàn)及參加各種社會實踐活動等，關(guān)系到學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)乃至發(fā)展，對社會、學(xué)校和學(xué)生個人有著重要意義。對高職院校目前學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀的分析研究，高職院校在實際發(fā)展的過程中，院系學(xué)生檔案管理工作具有重要意義，具體表現(xiàn)為：

1.有助于為領(lǐng)導(dǎo)人員提供準確決策依據(jù)

高職院校的院系檔案中記錄了各個專業(yè)的建設(shè)信息、校內(nèi)與校外實習(xí)基地建設(shè)信息、師資隊伍信息、學(xué)生就業(yè)信息、教學(xué)管理信息、教學(xué)質(zhì)量信息等等，科學(xué)開展相關(guān)的檔案管理工作，可以為高職院校的領(lǐng)導(dǎo)人員提供更多決策依據(jù)，有效提升各方面的決策工作質(zhì)量和水平，在科學(xué)開展決策工作的情況下，從根本上增強管理工作效果，促使高職院校教育工作與各方面管理工作的高效化實施和發(fā)展。

2.有助于為教學(xué)評估、教學(xué)改革提供依據(jù)

高職院校在院系檔案學(xué)生檔案管理工作中，可以將學(xué)生的學(xué)習(xí)狀態(tài)信息、學(xué)習(xí)成績信息、素質(zhì)發(fā)展信息等記錄在檔案中，便于在教學(xué)評估的過程中提供準確依據(jù)。與此同時，院系學(xué)生檔案管理期間，還能按照檔案內(nèi)容全面了解各個專業(yè)學(xué)生的實際情況，針對性制定人才培養(yǎng)方案和課程標準，有效開展課程改革工作，培養(yǎng)新時期社會的優(yōu)秀人才。

3.有助于提升學(xué)生教育管理效果

高職院校在開展院系學(xué)生檔案管理工作的過程中，強化各方面的檔案管理力度，可以結(jié)合學(xué)生的信息、學(xué)習(xí)情況等，制定完善的教育管理方案和計劃，提升高職院校的院系教育工作效果。與此同時，還能按照學(xué)生的檔案內(nèi)容，提供相應(yīng)的就業(yè)教育指導(dǎo)、職業(yè)規(guī)劃教育指導(dǎo)的服務(wù)，為學(xué)生指明未來的職業(yè)發(fā)展方向，形成良好的教育指導(dǎo)作用。

由此可見，在高職院校實際發(fā)展的過程中，院系學(xué)生檔案管理工作非常重要，高職院校必須要予以一定重視，在工作中強化院系學(xué)生的檔案管理力度，制定完善的工作方案和計劃，提升整體管理工作效果。

三、高職院校院系學(xué)生檔案管理策略

1.從思想上重視院系學(xué)生的檔案管理

對于學(xué)生檔案的管理，很多高職院校并未給予應(yīng)有重視。觀念意識淡薄導(dǎo)致很多高職院校院系學(xué)生檔案管理工作漏洞百出。由于重視程度不夠，學(xué)校資金設(shè)備配套不齊全，檔案管理工作不能順應(yīng)時代發(fā)展，信息收集不全面或不完善。要想改變這一現(xiàn)狀，需從以下兩個方面著手：

首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，從思想上重視院系學(xué)生的檔案管理，而且要從上到下提高認識，包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生等，對于院系學(xué)生檔案管理的重要性做到充分認識。在這個過程中，學(xué)校各個部門、管理人員之間應(yīng)當(dāng)互相協(xié)調(diào)，積極做好配合工作，對學(xué)生檔案管理內(nèi)容及時補充、及時收集。學(xué)校要將管理學(xué)生檔案這項工作納入到日常管理體系之中，作為一項重要工作提上日程，甚至作為一項對相關(guān)部門、管理人員綜合素質(zhì)的考核標準，使學(xué)生檔案管理成為學(xué)校的一項基礎(chǔ)性工作。

此外，要充分認識班主任、輔導(dǎo)員在學(xué)生檔案管理工作中的作用。從某種程度上說，班主任、輔導(dǎo)員與學(xué)生接觸時間多，對學(xué)生在?；厩闆r了解最多，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起檔案管理第一責(zé)任人的責(zé)任，及時補充檔案內(nèi)容，包括學(xué)生個人經(jīng)濟情況、心理測評、體格檢查等。在實際工作中，學(xué)?？梢酝ㄟ^校園網(wǎng)、學(xué)校官方微博、微信公眾號等針對學(xué)生檔案管理的重要性進行宣傳，通過這種方式增強全校師生的檔案管理意識，充分調(diào)動師生主觀能動性。

2.明確檔案管理內(nèi)容并有針對性完善

學(xué)生檔案記錄著學(xué)生在校期間的活動記錄，包括成長經(jīng)歷、學(xué)習(xí)情況等。內(nèi)容具有全面性、綜合性、真實性。然而，當(dāng)下部分高職院校院系學(xué)生檔案內(nèi)容缺乏全面性，或者有所側(cè)重，僅僅詳細記錄著學(xué)生的學(xué)業(yè)狀況和水平、健康狀況等，而對學(xué)生的個人經(jīng)歷、思想狀況等沒有記錄或者記錄較少。這樣的檔案內(nèi)容不夠完善，導(dǎo)致其價值和效能的發(fā)揮受到限制。高效管理視角下，管理部門及相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)針對學(xué)生檔案管理內(nèi)容進行明確，然后根據(jù)實際情況進行有針對性的完善，以保證學(xué)生檔案內(nèi)容的科學(xué)性、系統(tǒng)性。一般來說，學(xué)生檔案管理內(nèi)容包含以下幾點：

第一，能力檔案。高職院校強調(diào)學(xué)生技能的培養(yǎng)，學(xué)生的想象力、動手力、注意力、思維力、記憶力、觀察力等對學(xué)生未來的工作有直接影響，當(dāng)前社會非?？粗袑W(xué)生的實踐操作能力、創(chuàng)新能力、問題解決能力等。所以，能力檔案是學(xué)生檔案體系中不可或缺的一部分。

第二，素質(zhì)檔案。素質(zhì)檔案主要反映和記載學(xué)生在校期間年度考核、社會實踐、黨團活動、道德修養(yǎng)、思想政治等各個方面的情況。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時收集、整理學(xué)生參加活動的信息資料，并進行歸檔，這可以為用人單位了解學(xué)生素質(zhì)情況提供重要參考。

第三，心理檔案。心理檔案涵蓋的內(nèi)容體現(xiàn)在兩個方面，一方面是反映學(xué)生心理特點和心理狀況的信息，即學(xué)生職業(yè)能力傾向類型、學(xué)習(xí)心理特征、心理健康狀況、個性特征、智力水平等。另一方面是影響學(xué)生心理變化的信息，即學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活情況、家庭生活情況、個人基本情況等。

第四，信用檔案。信用檔案是關(guān)于學(xué)生誠信行為記錄的檔案，包括學(xué)生品行記錄、經(jīng)濟信息、個人基本信息。其中，品行記錄包括打架斗毆、論文抄襲、考試作弊等不良記錄和助人為樂、見義勇為等各種榮譽;經(jīng)濟信息包括勤工助學(xué)、社會服務(wù)、困難補貼、助學(xué)金等;個人基本信息包括學(xué)生擔(dān)任的職務(wù)、特長、學(xué)習(xí)成績、專業(yè)、學(xué)籍情況、家庭住址、身份證明等。

檔案管理部門及相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在明確學(xué)生檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上有的放矢地彌補和完善檔案信息，以保證學(xué)生檔案的完整性，提升檔案管理實效性。

3.重視并加強學(xué)生檔案的信息化管理

高職院校院系學(xué)生檔案的內(nèi)容具有多樣性、豐富性、集中性、真實性、時效性等特點，很多信息需要動態(tài)收集和管理，工作量非常大。要想完成這些工作，僅僅靠手工操作的方式去管理，不僅容易出錯，而且費時費力。為了打破這種費時低效的檔案管理局面，管理人員應(yīng)及時革新教育理念、與時俱進，重視并加強檔案的信息化管理，通過信息技術(shù)的介入建立現(xiàn)代化管理體系，從根本上解決學(xué)生信息涵蓋不全、利用率低、管理效率低等問題。

第一，做好信息入機工作。在院系學(xué)生檔案管理過程中，管理人員應(yīng)準確、真實、完整、及時地將學(xué)生基本信息錄入專用的電腦之中，并定期進行更新和維護。

第二，做好信息共享工作?；谛畔⒈Ｃ艿那疤嵯?，各個管理部門、管理人員應(yīng)相互協(xié)調(diào)，做好資源共享工作，確保在需要的情況能夠隨時統(tǒng)計、查詢學(xué)生的個人信息，隨時為有資質(zhì)的用人單位以及上級部門考核學(xué)生提供可靠的學(xué)生個人信息資料。這樣既能節(jié)省財力和物力人力，還能提升檔案管理的高效性和準確性，從而實現(xiàn)對學(xué)生檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，這對利用和開發(fā)學(xué)生檔案信息具有重要意義。

除此之外，在學(xué)生檔案管理的工作中必須要積極采用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，按照學(xué)生檔案的管理特點，采用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)挖掘?qū)W生的信息，豐富、充實其中的檔案信息內(nèi)容，統(tǒng)一開展院系學(xué)生檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作、整合工作和協(xié)調(diào)工作，確保在大數(shù)據(jù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，提升高職院校院系檔案管理工作的自動化水平與先進性水平，打破傳統(tǒng)工作的局限性，提升各方面的院系檔案管理工作質(zhì)量。

4.針對學(xué)生檔案管理建立完善的制度

完善的制度是高效管理的前提條件，這一點同樣適用于高職院校院系學(xué)生檔案管理工作。高職院校院系學(xué)生檔案屬于人事檔案，這一類型的檔案具有保密性特點。高職院校應(yīng)當(dāng)立足學(xué)校實際情況，在遵循國家法律法規(guī)的前提下建立健全學(xué)生檔案管理制度，針對院系學(xué)生檔案的移交、整理和收集提出規(guī)范標準，同時明確檔案材料查閱程序以及查閱范圍。

學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立專門的檔案管理室，并且為學(xué)生檔案管理配備專業(yè)的管理人員。定期對檔案管理人員進行技能培訓(xùn)，及時更新其檔案管理理念和方法。在這個基礎(chǔ)上，建立相關(guān)的責(zé)任制度，明確檔案管理負責(zé)人，一方面可以防止后期工作中出現(xiàn)各種扯皮現(xiàn)象，另一方面也能提高管理人員的對檔案管理的重視程度。管理人員要積極配合學(xué)校的日常工作。

對于學(xué)生檔案，院系不能存放，相關(guān)材料應(yīng)當(dāng)要定時歸檔。為了方便后期查閱和應(yīng)用，管理人員應(yīng)當(dāng)以收集材料的時間為順序?qū)n案進行排列。一般來說，對于學(xué)生檔案材料的采集和整理，以一學(xué)年或者一學(xué)期為單位，相關(guān)部門將學(xué)生檔案材料定期移交到專門的檔案管理室。與此同時，檔案管理室也要根據(jù)實際情況建立科學(xué)的檔案材料索要制度，不定期或定期向?qū)W校相關(guān)部門、教職工索要需要歸檔的檔案材料，為學(xué)生檔案內(nèi)容的規(guī)范性、準確性、完整性提供可靠的保障。

除此之外，針對學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出也要建立相關(guān)制度，確保一人一袋，還要做好相關(guān)的登記工作，保證學(xué)生離校的時候檔案隨著人走，相關(guān)管理人員要注明學(xué)生檔案的去向、數(shù)量、材料名稱、轉(zhuǎn)出時間等信息。為了確保高職院校院系檔案管理工作質(zhì)量和水平，在實際工作中還需制定完善的責(zé)任制度，明確各個人員的工作責(zé)任，一旦發(fā)現(xiàn)在院系學(xué)生檔案管理工作中存在問題，必須要嚴格懲罰負責(zé)人，從根本上增強院系學(xué)生檔案管理人員的工作積極性，自覺按照規(guī)章制度、工作標準執(zhí)行任務(wù)，歸納總結(jié)豐富經(jīng)驗，認真履行自身的職責(zé)，提升整體的院系學(xué)生檔案管理有效性。

結(jié)論

作為高技能高素質(zhì)的專門型勞動者，高職學(xué)校是當(dāng)前社會勞動群體中的主力軍，發(fā)揮著重要作用。高職院校要重視并加強學(xué)生檔案管理，這是培養(yǎng)高職學(xué)生綜合素質(zhì)中不可或缺的環(huán)節(jié)，對于學(xué)生走得更高更遠、獲得長足發(fā)展具有重要意義。面對當(dāng)前學(xué)生檔案管理中存在的問題，高職院校及相關(guān)管理人員應(yīng)從思想上給予重視，并針對問題進行深入研究，以問題為切入點，從各個方面進行加強、深化，完善學(xué)生檔案管理體系，將學(xué)生檔案的作用和價值充分發(fā)揮出來。

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（作者單位：山西衛(wèi)生健康職業(yè)學(xué)院）