簡述新形勢下高校檔案文化功能的發(fā)揮策略

趙悅

摘 要：高校文化是人類先進(jìn)文化的重要組成部分，是高校的核心競爭力所在，也是高校賴以生存的重要精神內(nèi)涵。高校檔案文化作為高校文化的精髓之一，對于高校的發(fā)展有著不言而喻的重要意義。高校檔案文化功能的發(fā)揮是信息公開的時代要求賦予高校的使命和職責(zé)，是高校文化事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，也是高校立德樹人、助力公眾文化事業(yè)的必然選擇和要求。本文通過分析當(dāng)前高校檔案工作中存在的問題，從檔案規(guī)章制度、館藏資源建設(shè)、檔案開放力度、服務(wù)手段及服務(wù)意識、信息化建設(shè)、檔案育人價值功能等方面針對性的提出了新形勢下高校檔案文化功能的發(fā)揮策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案;檔案文化;策略

高校檔案是高校教學(xué)、科研、行政管理工作的真實記錄，是傳承高校文化、精神、歷史沿革的重要載體，也是全國公共文化事業(yè)不可分割的重要組成部分。新的時代背景下，高校檔案被賦予了更重要的時代使命和職責(zé)，在服務(wù)好高校教學(xué)、科研、行政管理工作，為高校育人工作提供檔案信息服務(wù)的同時，高校檔案館應(yīng)轉(zhuǎn)換思路和傳統(tǒng)服務(wù)理念，努力提高高校檔案信息服務(wù)水平，加大高校檔案向社會開放力度，為社會公眾提供更加豐富的、便捷的檔案信息及知識服務(wù)，努力完善檔案育人價值體系，積極創(chuàng)新檔案育人方式方法，充分發(fā)揮高校檔案文化價值功能，助力高校大學(xué)生成長成才，為高校智慧檔案館建設(shè)、智慧校園建設(shè)貢獻(xiàn)檔案力量，為社會文化事業(yè)增添檔案風(fēng)采。

一、當(dāng)前高校檔案工作存在的問題

1.檔案相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)重缺乏

高校檔案工作范圍廣、內(nèi)容繁多，且專業(yè)性強、責(zé)任重大，需要詳細(xì)的規(guī)章制度予以規(guī)范，當(dāng)前，我國檔案相關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)重缺乏，一些規(guī)章制度年代久遠(yuǎn)，已無法適應(yīng)當(dāng)前檔案工作的發(fā)展，特別對于高校，許多規(guī)章制度都已經(jīng)使用了很多年，再加上高校并未制定出適合本校發(fā)展實際的檔案工作制度及規(guī)范，致使高校中檔案相關(guān)的規(guī)章制度嚴(yán)重缺乏。目前，高校檔案工作僅滿足于為學(xué)校內(nèi)部提供檔案查詢服務(wù)，檔案工作流程不規(guī)范、不科學(xué)，檔案服務(wù)手段單一、落后，檔案利用率不高，檔案工作人員服務(wù)意識不強、專業(yè)知識技能不到位，再加上檔案館往往偏居一隅，檔案工作受重視程度不足，檔案宣傳工作不到位，同時又沒有相關(guān)規(guī)章制度的支持，檔案開放利用力度較低，高校檔案特有的豐富的文化功能價值難以得到充分發(fā)揮。

2.檔案館藏資源數(shù)量較少

當(dāng)前，不少高校檔案館只重視對學(xué)校內(nèi)部行政、黨群類、財會類、科研類、基建類文件及學(xué)生學(xué)籍的收集歸檔，檔案館藏結(jié)構(gòu)單一、內(nèi)容匱乏，缺乏學(xué)生類檔案、校史檔案、優(yōu)秀校友檔案、學(xué)校重大活動及重要會議檔案等，館藏結(jié)構(gòu)嚴(yán)重不合理。同時，不少高校電子檔案及音像檔案歸檔不規(guī)范，甚至沒有進(jìn)行歸檔處理，給電子檔案及音像檔案的利用帶來了很多困難。此外，不少高校沒有深入挖掘校史檔案，特色檔案嚴(yán)重不足，導(dǎo)致不少高校檔案館藏內(nèi)容千篇一律，缺乏凸顯自身亮點及特色的檔案資源。由于諸多高校對檔案征集工作的不重視，民生類檔案嚴(yán)重不足，難以滿足師生及社會公眾多樣化的檔案利用需求。

3.檔案開放力度較低

長久以來，高校檔案部門的職責(zé)就是為學(xué)校中心工作服務(wù)，近年來，雖然高校檔案向社會公眾開放的呼聲越來越高，但是由于高校檔案工作在高校整體工作中的邊緣地位，高校管理者對檔案工作重視不足，高校檔案部門的思想意識落后，高校檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和檔案服務(wù)水平較差等等原因，高校檔案事業(yè)發(fā)展較為緩慢，檔案鑒定及編研工作效果不佳，檔案開放力度較低，檔案利用手續(xù)繁瑣，檔案館親民性不夠，檔案開放工作浮于表面，檔案開放活動范圍較小，且影響力較低，一些高校甚至滿足于利用多年前的宣傳材料來服務(wù)當(dāng)前的檔案宣傳活動，高校檔案文化功能的發(fā)揮效果令人遺憾，且事后檔案開放利用工作仍處于無人問津的狀態(tài)。

4.檔案服務(wù)手段單一、服務(wù)意識較差

當(dāng)前，不少高校檔案館僅能為利用者提供入館查詢，且利用手續(xù)十分復(fù)雜。我國大多數(shù)高校修建新區(qū)，地理位置偏僻，入館查詢需要利用者耗費大量的時間成本，有些檔案利用者急需學(xué)歷或?qū)W籍證明，卻身處外地，無法盡快前往檔案館，甚至由于信息不對稱導(dǎo)致一些查詢者需要多次前往高校才能完成一次檔案查詢服務(wù)工作，還有高校每年的寒暑假期間檔案館閉館，這都給檔案利用者造成了很大的麻煩。同時，網(wǎng)絡(luò)時代對于高校檔案工作人員的專業(yè)知識技能及服務(wù)意識等方面也提出了更加嚴(yán)格的要求。因此，當(dāng)前高校落后的檔案服務(wù)手段和服務(wù)意識已經(jīng)難以滿足越來越多的檔案利用者的需求，嚴(yán)重制約了高校檔案文化功能的發(fā)揮。

5.檔案信息化程度較低

當(dāng)前我國絕大部分檔案館的檔案利用服務(wù)僅限于紙質(zhì)檔案查詢，且要求利用者必須前往檔案館進(jìn)行查詢，檔案數(shù)字化建設(shè)力度較低，檔案原文網(wǎng)上查詢服務(wù)較少，檔案數(shù)字化系統(tǒng)利用率低，檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享情況較差。同時，檔案信息化建設(shè)需要連續(xù)資金投入，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為新型的電子檔案，也需要增加額外的經(jīng)費，高校領(lǐng)導(dǎo)檔案工作不夠重視，認(rèn)為檔案工作很簡單，只是保管檔案資料，能夠保證給利用者提供檔案查詢即可，不需要額外的資金投入，從而使得檔案部門普遍存在經(jīng)費不足、人員編制不足的問題，無力進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)。雖然大多數(shù)高校檔案館雖然都有檔案相關(guān)網(wǎng)站，但網(wǎng)站內(nèi)容陳舊、更新速度慢，缺乏網(wǎng)絡(luò)查檔相關(guān)服務(wù)及上網(wǎng)咨詢服務(wù)，網(wǎng)站的橋梁作用發(fā)揮程度較低。同時，大多數(shù)高校檔案館還未通過微信、公眾號、微博、郵件等新媒體方式提供檔案遠(yuǎn)程查詢，檔案服務(wù)工作信息化程度低，難以符合信息時代公眾對高校檔案利用工作的要求。

6.檔案育人價值功能未充分發(fā)揮

育人工作作為高校的中心工作，歷來受到學(xué)校及社會各界的廣泛關(guān)注。全國政協(xié)委員、北京史家教育集團(tuán)校長王歡曾建議“檔案部門要利用資源優(yōu)勢，充分發(fā)揮檔案的育人價值。高校檔案工作人員要講好檔案背后的故事，要將檔案所蘊含的民族精神展示出來，挖掘檔案與學(xué)科教育之間的天然聯(lián)系，為從小培養(yǎng)學(xué)生的家國情懷貢獻(xiàn)力量”。各個高校都有其獨具特色和亮點的育人理念和方法，為社會各界源源不斷地輸送人才。作為高校工作不可分割的重要部分，高校檔案承載著高校的優(yōu)秀歷史和輝煌的辦學(xué)成就，可以為高校育人工作提供寶貴經(jīng)驗和參考咨詢。當(dāng)前，高校檔案館教育功能的實現(xiàn)方式創(chuàng)新不夠，實現(xiàn)檔案館育人功能實現(xiàn)的保障條件與考核機制不充足，且缺乏服務(wù)平臺，高校檔案的價值功能未得到應(yīng)有的重視，檔案育人意識淡薄，檔案育人方式落后，檔案育人范圍及影響力較小，檔案育人效果不盡人意，致使高校檔案育人功能的實現(xiàn)動力不足。

二、高校檔案文化功能的發(fā)揮策略

1.完善檔案相關(guān)規(guī)章制度

高校檔案工作的順利開展離不開檔案相關(guān)規(guī)章制度的規(guī)范和指導(dǎo)，當(dāng)前，高校檔案相關(guān)規(guī)章制度的制定是高校育人工作及高校文化傳遞的必然要求。高校檔案部門應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)和學(xué)校發(fā)展實際，制定適合本校實際的檔案工作制度和規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，明確高校檔案工作流程，細(xì)化檔案部門的工作內(nèi)容和崗位職責(zé)，強化高校檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作檢查及業(yè)績考核。將檔案工作納入學(xué)校中心工作大框架中去，成立以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)為組長的高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立高校檔案工作監(jiān)督機制，積極開展各種檔案專業(yè)知識及業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，培養(yǎng)一支專業(yè)化水平高、業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的專兼職檔案人才隊伍，保障高校檔案服務(wù)水平，提升全校師生及社會公眾檔案意識，吸引社會公眾走進(jìn)高校檔案館，促進(jìn)高校檔案部門提升服務(wù)質(zhì)量。

2.加強檔案館藏資源建設(shè)

高校檔案文化功能的發(fā)揮的前提需要強大的館藏資源的支撐。加強高校館藏資源建設(shè)，高校檔案部門應(yīng)從自身出發(fā)，完善學(xué)校檔案門類，加強學(xué)生類檔案及學(xué)校重大會議、活動檔案的收集、歸檔，深入挖掘校史檔案及優(yōu)秀校友檔案，形成校史檔案文化品牌，提升高校檔案文化教育功能及社會影響力。此外，高校檔案部門應(yīng)以滿足公眾需求為出發(fā)點，擴大檔案征集范圍，加大接收、征集及購買力度，將公眾感興趣的、利用率較高、切身利益相關(guān)的檔案資源收集進(jìn)館，積極與其他單位、組織進(jìn)行交流合作，實現(xiàn)檔案資源共建共享，提高檔案的實用性，對檔案價值進(jìn)行鑒定，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，為公眾提供更多接地氣、實用的檔案服務(wù)，為公眾解決實際問題的同時，提升公眾檔案利用意識，豐富公眾精神文化生活，提升公眾生活水平，促進(jìn)社會文化事業(yè)的有序發(fā)展。

3.加大檔案開放工作力度

高校檔案開放力度直接影響著高校檔案文化功能發(fā)揮的效果，隨著信息公開的實施要求及社會文化事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，高校檔案對外開放已是大勢所趨。因此，高校應(yīng)擴大檔案開放利用范圍，促進(jìn)更多具有學(xué)術(shù)研究價值及歷史文化價值的檔案進(jìn)一步對公眾開放，保障檔案開放的時效性。高校檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案服務(wù)理念，樹立以用戶為中心的檔案服務(wù)意識，變被動為主動，簡化公眾入館手續(xù)，利用館藏資源優(yōu)勢，舉辦檔案知識講座、沙龍、主題展覽等活動，向公眾宣傳檔案知識，讓公眾走進(jìn)檔案，拉近公眾與檔案的距離。拓展高校檔案育人價值功能，邀請專家學(xué)者或者親歷過檔案歷史的老人及家屬講述檔案背后的故事，讓公眾重溫歷史，了解檔案，將高校檔案館打造成文化育人實踐基地。提前預(yù)測公眾需求，將高校檔案與政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展、民生等公眾關(guān)注的熱點緊密結(jié)合起來，加大力度做好民生類檔案的編研工作，開展更多與社會公眾息息相關(guān)的檔案服務(wù)。

4.豐富檔案服務(wù)手段、提高服務(wù)意識

高校檔案向社會開放后，高校的檔案利用者從學(xué)校的管理者、師生擴大到了身邊的每一個人，不同利用者的不同檔案需求給高校檔案服務(wù)工作提出了更高的要求。高校檔案工作者需要掌握先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，及時與利用者進(jìn)行溝通，根據(jù)利用者的不同需求，確定相應(yīng)的檔案服務(wù)方式，以用戶需求為導(dǎo)向，通過網(wǎng)絡(luò)、電話、檔案數(shù)據(jù)平臺、郵件等方式向用戶提供獨特的、個性化的檔案信息服務(wù)。同時，根據(jù)對用戶檔案信息利用習(xí)慣進(jìn)行研究，分析不同類別用戶的信息需求，提前預(yù)測用戶信息需求，有目的性的開展檔案編研工作，有針對性的對用戶推送其可能感興趣的檔案信息資源，進(jìn)一步發(fā)揮高校檔案資源價值，為社會公眾提供超前的檔案信息服務(wù)，提升高校檔案社會影響力。此外，還要改善高校檔案館外部環(huán)境，將高校檔案館打造成愛國主義教育實踐基地和公眾文化生活場所，讓越來越多人享受高校檔案文化的福利。

5.加強檔案信息化建設(shè)

高校檔案部門應(yīng)加強檔案數(shù)字化建設(shè)力度，組建高校檔案資源數(shù)據(jù)庫，完善檔案資源目錄，編制便捷的檢索工具，實現(xiàn)檔案原文網(wǎng)上查詢及在線閱覽，將檔案數(shù)字化系統(tǒng)納入到校園數(shù)字化建設(shè)中來，加強高校辦公自動化與檔案數(shù)字化系統(tǒng)的對接。加強高校檔案網(wǎng)站建設(shè)，設(shè)計用戶友好的使用界面及導(dǎo)航，添加館藏簡介、檔案利用相關(guān)流程及利用手續(xù)、開閉館說明、檔案知識講座及展覽時間說明等用戶關(guān)注的熱點問題說明，方便師生及社會公眾提前知曉檔案館工作動態(tài)。開通檔案網(wǎng)上咨詢服務(wù)，對利用者的疑問進(jìn)行答疑解惑，通過在線服務(wù)解決用戶時間，使用戶足不出戶即可享受網(wǎng)上檔案信息服務(wù)。利用微信、公眾號、微博、郵件等新媒體方式提供檔案網(wǎng)上查詢服務(wù)，將檔案相關(guān)知識、校史文化及民生檔案信息進(jìn)行廣泛宣傳，讓師生和公眾通過推送信息學(xué)習(xí)檔案知識，了解檔案，提高檔案意識，豐富公眾業(yè)余文化生活。

6.充分發(fā)揮檔案育人價值功能

新時代高校應(yīng)不斷豐富高校檔案育人體系，堅持以服務(wù)為導(dǎo)向，將檔案育人工作納入日常重點工作的范疇，堅持以發(fā)展的理念，與時俱進(jìn)開展檔案育人工作，并將檔案育人工作范圍拓展為入校新生教育、思想政治教育、學(xué)科專業(yè)教育等方面。高校檔案育人工作應(yīng)該以師生需求為導(dǎo)向，在開展活動之前進(jìn)行充分調(diào)查，切實了解師生比較容易接收的活動形式，同時完善考核督導(dǎo)機制，針對檔案育人的各個環(huán)節(jié)與各個層面，建立相應(yīng)的考核指標(biāo)和考核機制，進(jìn)一步引導(dǎo)高校檔案育人工作的健康發(fā)展。高校檔案育人活動應(yīng)以教育活動和文化活動為主，檔案工作者應(yīng)結(jié)合檔案館日常工作，開發(fā)出針對于不同利用者的檔案信息服務(wù)、讀書活動、專題學(xué)術(shù)講座、志愿服務(wù)活動等各項實踐活動，充分利用好高校檔案資源優(yōu)勢，發(fā)揮好高校檔案育人價值功能。

三、結(jié)語

隨著信息公開的全面實施和公眾文化生活需求的逐步提升，高校檔案館向公眾開放已成為國際檔案屆的共識，高校檔案館文化功能的發(fā)揮更是勢在必行。高校檔案文化價值功能的發(fā)揮是一項系統(tǒng)復(fù)雜的長期工程，需要社會、高校、檔案部門的共同努力，需要檔案工作者努力與探索，需要高校師生及社會公眾的參與和支持。

當(dāng)前，我國高校檔案文化功能的探索還處于初級階段，針對我國高校檔案工作中存在的不足和問題，高校檔案部門應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展潮流，不斷挖掘高校檔案文化價值功能。高校檔案館應(yīng)加快制定適合本校發(fā)展實際的檔案相關(guān)規(guī)章制度，明確和細(xì)化高校檔案工作流程，指導(dǎo)高校檔案工作更加科學(xué)化、規(guī)范化開展。加強館藏資源建設(shè)，完善學(xué)校檔案門類，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案資源共建共享，提升高校檔案服務(wù)意識及水平。加大檔案開放工作力度，樹立以用戶為中心的檔案服務(wù)意識，開展更多與社會公眾息息相關(guān)的檔案服務(wù)。豐富服務(wù)手段，提高服務(wù)意識，通過各種新媒體技術(shù)向用戶提供個性化的、超前的、便捷的檔案信息服務(wù)。加強信息化建設(shè)，利用各種信息化方式，使用戶足不出戶即可享受便捷的網(wǎng)上檔案信息服務(wù)。不斷完善高校檔案育人體系，堅持以師生需求為導(dǎo)向，積極探索檔案育人新模式，充分利用好高校檔案資源優(yōu)勢，發(fā)揮好高校檔案育人價值功能，助力高校大學(xué)生成長成才，為高校智慧校園建設(shè)貢獻(xiàn)檔案力量，增強高校師生及社會公眾社會文化意識，豐富公眾精神文化生活，促進(jìn)社會文化事業(yè)更上一層樓。

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（作者單位：西安醫(yī)學(xué)院）