論信息管理系統(tǒng)有效提高圖書檔案管理的路徑分析

侯莉

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人們有了更多獲取知識(shí)的方法，網(wǎng)絡(luò)化的迅速發(fā)展使得信息平臺(tái)建設(shè)規(guī)模更大，成為組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行的重要因素。而信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用也開始進(jìn)入到圖書檔案管理領(lǐng)域中，為資料收集整理提供了方便，同時(shí)也提高了圖書檔案檢索效率?；诖?，本文就信息管理系統(tǒng)有效提高圖書檔案管理路徑展開研究，首先闡述了信息管理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀，其次對(duì)其在圖書檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行分析，最后提出了應(yīng)用路徑。

關(guān)鍵詞：信息管理系統(tǒng);圖書檔案管理;路徑

當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)水平的提高和科技的迅速發(fā)展，為互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和普及奠定了基礎(chǔ)，人們對(duì)知識(shí)的獲取也更加便利，而隨著信息平臺(tái)的增加，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為知識(shí)獲取的主要方式，為人們提供了便利的學(xué)習(xí)渠道，同時(shí)也有利于知識(shí)傳輸共享，對(duì)個(gè)人和社會(huì)的發(fā)展有著積極的意義。對(duì)于圖書檔案管理而言，應(yīng)用信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⒋罅康闹R(shí)信息存儲(chǔ)起來，為需要的人提供便捷的查詢和學(xué)習(xí)服務(wù)，該系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)于圖書檔案管理質(zhì)量的提高具有一定的作用。

一、信息管理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了高度發(fā)展，對(duì)于組織和機(jī)構(gòu)而言，信息平臺(tái)的建立已經(jīng)成為其運(yùn)行的基礎(chǔ)條件之一。而伴隨互聯(lián)網(wǎng)的普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)存儲(chǔ)方式具有的缺陷被暴露出來，信息檢索速度較低，信息質(zhì)量不高，無法滿足當(dāng)前快節(jié)奏的生活要求。作為國(guó)家和個(gè)人的資源寶藏，圖書館憑借著豐富的藏書吸引越來越多的人，但是由于紙質(zhì)資源信息檢索率不高，無法滿足當(dāng)前的生活要求，若是讀者急需尋找某一項(xiàng)資料，可能會(huì)出現(xiàn)無法迅速檢索到所需資料的情況，而且當(dāng)前的圖書管理系統(tǒng)存在不相容的現(xiàn)象，導(dǎo)致圖書館的價(jià)值無法真正發(fā)揮出來。因此，圖書館需要完善信息管理系統(tǒng)，提高信息管理系統(tǒng)的效率和質(zhì)量，做好系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新，利用現(xiàn)代技術(shù)取代原有的紙質(zhì)檢索。

二、圖書館檔案管理內(nèi)容

圖書館檔案管理主要包括政文檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案以及設(shè)備檔案。

政文檔案就是黨政文件、工作會(huì)議記錄、內(nèi)部研討資料、年度工作總結(jié)報(bào)告、工作計(jì)劃、規(guī)章制度、工作日志等。這類資料收集難度比較大，因此整體資料不夠全面且十分零散。

人事檔案不僅有圖書館員工資料，同時(shí)也有圖書館用戶資料，內(nèi)部員工資料包括員工個(gè)人情況、崗位配置及其變動(dòng)、考評(píng)職稱等，用戶資料包括用戶個(gè)人信息、圖書借閱信息等。信息化時(shí)代，信息一般存儲(chǔ)在圖書館檔案信息管理系統(tǒng)中。

業(yè)務(wù)檔案就是圖書館各部門在開展日常業(yè)務(wù)時(shí)形成的資料，其中涉及了工作開展、匯報(bào)以及研究等方面的材料，和圖書館工作數(shù)據(jù)等信息，例如館藏量等。

設(shè)備檔案就是圖書館設(shè)備資料，其中記錄了設(shè)備引進(jìn)、維修等內(nèi)容，尤其是招標(biāo)采購(gòu)政策實(shí)施后，其采購(gòu)的設(shè)備需要建立獨(dú)立的設(shè)備檔案。

三、信息管理系統(tǒng)在圖書檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

信息管理系統(tǒng)在圖書檔案管理中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在讀者登錄上，讀者通過登錄該系統(tǒng)自行查詢、借閱圖書，而管理者也能夠利用該系統(tǒng)中的信息實(shí)現(xiàn)檔案管理，提高了圖書檔案管理效率。信息管理系統(tǒng)能夠分析和滿足讀者需求，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)?，F(xiàn)階段，該系統(tǒng)還需要存儲(chǔ)大量信息，例如讀者借閱圖書、還書和書及新增等方面的信息，當(dāng)前的系統(tǒng)無法將圖書現(xiàn)狀完整呈現(xiàn)出來，而人們生活節(jié)奏的加快使得其對(duì)書籍檢索速度提出了更高的要求，圖書館中繁雜的書籍更加為讀者借閱增加了困難。因此，利用信息技術(shù)對(duì)圖書檔案進(jìn)行規(guī)范管理，不僅推動(dòng)了圖書館的發(fā)展，同時(shí)也為讀者提供了便利，而信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用能夠滿足讀者閱讀需求，對(duì)圖書檔案管理工作也有著重要的意義，其應(yīng)用價(jià)值體現(xiàn)在以下幾方面。

1.管理價(jià)值

信息管理系統(tǒng)的建立能夠有效提高圖書館的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。圖書館中，存儲(chǔ)比較多的是印刷型紙質(zhì)文獻(xiàn)，整個(gè)管理完全由手工操作，管理和服務(wù)工序比較繁瑣，庫(kù)存管理比較雜亂，無法實(shí)現(xiàn)信息共享，也難以獲得準(zhǔn)確的管理信息，這些問題會(huì)導(dǎo)致資源浪費(fèi)，無法提高管理服務(wù)質(zhì)量和水平，對(duì)圖書館效益的發(fā)揮產(chǎn)生了影響，同時(shí)也對(duì)圖書館社會(huì)地位造成了影響。而利用利用管理信息系統(tǒng)可以優(yōu)化重組圖書館業(yè)務(wù)流程，通過計(jì)算機(jī)管理推動(dòng)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息共享，提高管理效率和資源利用率，提高圖書館的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

2.社會(huì)價(jià)值

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息管理系統(tǒng)成為圖書館未來的發(fā)展趨勢(shì)之一。隨著科技的迅速發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用越發(fā)廣泛，為全球信息化發(fā)展起到了推動(dòng)作用，而信息技術(shù)的普及也使得人們對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用需求越發(fā)迫切。當(dāng)前，人們對(duì)信息需求越發(fā)迫切，信息需求種類越發(fā)多樣，隨著網(wǎng)絡(luò)信息資源的迅速增加，信息來源渠道越來越多，分布呈現(xiàn)無序性，在大量網(wǎng)絡(luò)信息的沖擊下，圖書館也需要進(jìn)行數(shù)字化、信息化等方面的變革。對(duì)此，圖書館需要完善傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)，逐漸深化信息管理系統(tǒng)理念，使圖書館信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。信息管理系統(tǒng)作為綜合性人機(jī)交互信息系統(tǒng)，其可以實(shí)現(xiàn)信息收集整理和存儲(chǔ)傳輸，能夠滿足互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下圖書館實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的要求，對(duì)圖書館的發(fā)展就一定的社會(huì)意義。

3.決策價(jià)值

信息管理系統(tǒng)的建設(shè)能夠是圖書館管理決策水平的提升。在面對(duì)不斷變化的內(nèi)外部環(huán)境時(shí)，需要確保組織管理層能夠及時(shí)組織內(nèi)外部信息，為管理決策制定提供依據(jù)，同時(shí)能夠接收到?jīng)Q策實(shí)行的反饋信息，及時(shí)調(diào)整管理方案，為組織目標(biāo)調(diào)控提供保障。此外，對(duì)于高層管理工作而言，非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化之類的問題是其經(jīng)常面對(duì)問題類型，這就需要通過定量分析法以及相關(guān)的模型來加工分析相關(guān)信息，進(jìn)而得到綜合信息。但是信息管理系統(tǒng)的職能在于收集和處理信息數(shù)據(jù)，其功能體現(xiàn)在信息處理、決策、預(yù)測(cè)以及控制上，該系統(tǒng)的建立為管理決策實(shí)現(xiàn)科學(xué)化發(fā)展提供了幫助。

4.技術(shù)價(jià)值

對(duì)于當(dāng)前圖書館而言，圖書信息管理技術(shù)是其關(guān)鍵技術(shù)，能夠?yàn)閳D書資源和使用者提供交流平臺(tái)，使二者能夠建立緊密的關(guān)系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息處理和共享。信息管理系統(tǒng)運(yùn)行速度很快，這就使得信息傳輸速度有所提升，能夠滿足使用者對(duì)信息檢索速度的要求。

四、圖書館檔案信息化管理中存在的問題

1.信息系統(tǒng)建設(shè)不足

圖書館信息系統(tǒng)建設(shè)中，有些圖書館沒有根據(jù)實(shí)際情況建立與之相符的檔案信息管理制度，使得檔案資料在收集和整理上缺乏規(guī)范指導(dǎo)。檔案信息管理中，普遍存在資料收集不全、存檔時(shí)間規(guī)劃不明、分類不清、查找困難等現(xiàn)象，這就影響了信息系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用效果。而且，信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)已經(jīng)無法滿足當(dāng)前信息管理要求，需要對(duì)其進(jìn)行電子化管理。

2.信息服務(wù)層次不高

現(xiàn)階段，圖書光檔案信息服務(wù)只滿足了材料收集存檔工作，只能夠?yàn)橐徊糠钟脩籼峁┳稍?、查詢、閱覽等服務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代化設(shè)備的普及，圖書館檔案管理開始營(yíng)業(yè)云計(jì)算平臺(tái)，其便利了檔案管理，但是，圖書館的整體信息服務(wù)效果仍然不好，沒有將信息技術(shù)管理優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，大部分圖書館無法為用戶提供全面的信息服務(wù)，用戶無法通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行交流溝通，信息服務(wù)層次不高，沒有將其中的資源共享、專題服務(wù)等作用挖掘出來。

3.信息系統(tǒng)利用率低

檔案信息化管理憑借著便捷高效的優(yōu)勢(shì)在社會(huì)資源管理中占據(jù)了一定地位，而信息資源開發(fā)利用直接影響著圖書光工作的進(jìn)行。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，圖書館信息建設(shè)是其未來發(fā)展的趨勢(shì)，若是不能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理，就會(huì)使圖書館工作效率降低，影響圖書館實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展?，F(xiàn)階段，大部分圖書館已經(jīng)建設(shè)了信息管理系統(tǒng)，但是，并沒有將其作用真正開發(fā)出來，管理模式也比較傳統(tǒng)，信息系統(tǒng)及其資源利用率低。

五、圖書館檔案管理信息化建設(shè)措施

1.加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)

圖書館檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)是當(dāng)前圖書館重要管理工作之一，在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)十分必要檔案信息管理系統(tǒng)包括檢索、統(tǒng)計(jì)、編目和管理等內(nèi)容，同時(shí)也能夠記錄并收集檔案信息，根據(jù)國(guó)外先進(jìn)的技術(shù)，信息管理系統(tǒng)中要明確檔案檢索和記錄功能，簡(jiǎn)化檔案歸檔流程，方便檔案管理作業(yè)的進(jìn)行。

2.提高檔案信息服務(wù)層次

圖書館檔案信息管理必須要提高信息服務(wù)層次，使檔案管理科學(xué)規(guī)范。信息時(shí)代，檔案管理實(shí)現(xiàn)了信息化，利用信息管理系統(tǒng)能夠使檔案管理流程規(guī)范，提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量和層次，利用信息技術(shù)建立檔案服務(wù)系統(tǒng)，為檔案用戶提供溝通平臺(tái)，提高信息服務(wù)水平。

3.做好管理人員配置工作

圖書館檔案信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)人機(jī)共同管理，作為其中的一部分，檔案管理人員有著重要的作用，其將管理人員分為三部分，其一為數(shù)據(jù)錄入，由于漢字比較特殊，因此錄入人員需要進(jìn)行專門的培訓(xùn)，具有專業(yè)素質(zhì)。其二為信息處理應(yīng)用，其直接使用信息設(shè)備，作用也十分突出。其三為維護(hù)管理，主要對(duì)信息管理系統(tǒng)及其設(shè)備進(jìn)行維護(hù)管理，保證系統(tǒng)和設(shè)備正常運(yùn)行。

六、信息管理系統(tǒng)有效提高圖書檔案管理的路徑

1.提高檔案檢索設(shè)計(jì)

在設(shè)計(jì)開發(fā)系統(tǒng)時(shí)，盡可能應(yīng)用成熟的技術(shù)為系統(tǒng)開發(fā)提供保障。在對(duì)圖書檔案信息檢索系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，利用的技術(shù)包括Web、ASP、html、局域網(wǎng)和關(guān)鍵數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，通過以上技術(shù)，采用IE等大眾瀏覽器，并通過B/S方式與主服務(wù)器連接起來，瀏覽信息，并提出請(qǐng)求，有利于管理者掌握全部的圖書信息，管理人員也能夠統(tǒng)計(jì)工作人員情況，為財(cái)務(wù)工作進(jìn)行提供便利。ASP對(duì)交互站點(diǎn)設(shè)計(jì)適應(yīng)性良好，在Web基礎(chǔ)上，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)提出訪問要求，而ASP對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問應(yīng)用的是ADO數(shù)據(jù)模型，這種方法能夠?yàn)槎喾N數(shù)據(jù)提供者提供讀寫和手機(jī)操作服務(wù)。

2.增強(qiáng)用戶使用便捷

通過設(shè)計(jì)用戶界面使圖書檔案信息管理系統(tǒng)更加人性，為檔案管理工作提供了方便。在設(shè)計(jì)主界面時(shí)，通過Visual foxpro6.0中的菜單實(shí)現(xiàn)法，建立與Windows類型相似的操作主界面。

在設(shè)計(jì)輸入界面時(shí)，其分為讀者和圖書館兩個(gè)選項(xiàng)，并設(shè)計(jì)相應(yīng)的表單，每個(gè)菜單向?qū)?yīng)輸入表單窗口，能夠?qū)崿F(xiàn)圖書和讀者信息的錄入功能，同時(shí)保存新的記錄到圖書數(shù)據(jù)要和讀者數(shù)據(jù)比較內(nèi)。

在設(shè)計(jì)圖書借閱界面時(shí)，根據(jù)讀者借閱圖書功能，設(shè)計(jì)相應(yīng)的表單，表單分為兩個(gè)，其中一個(gè)將讀者借書證號(hào)輸入進(jìn)去，之后將讀者相關(guān)信息顯示出來，信息核實(shí)無誤后點(diǎn)擊確認(rèn)，之后將下一個(gè)表單激活，該表單需要將這些圖書編號(hào)輸入進(jìn)去，之后會(huì)將該圖書的相關(guān)信息顯示出來，信息確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊確認(rèn)，系統(tǒng)會(huì)將讀者借書證號(hào)、借閱圖書編號(hào)、借書時(shí)間、還書期限等信息羅列出來，形成一條借閱記錄，被保存到借閱數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。

在設(shè)計(jì)查詢界面時(shí)，該見面有兩個(gè)菜單項(xiàng)，分別為讀者和圖書，其中包含了5個(gè)表單，為使用者提供圖書和讀者信息的查詢功能。圖書查詢時(shí)，該功能下設(shè)三個(gè)子項(xiàng)，分別為根據(jù)編號(hào)、根據(jù)書名和根據(jù)作者三個(gè)查詢菜單項(xiàng)，而后兩種實(shí)現(xiàn)了模糊查詢，使用者只需要提供一部分就能夠檢索到詳細(xì)的信息，信息包括書名、書號(hào)、作者、出版社和單價(jià)等。讀者查詢時(shí)，其中包含的子菜單項(xiàng)有2個(gè)，分別為根據(jù)借書證和根據(jù)讀者姓名這兩個(gè)查詢菜單項(xiàng)，使用者任意選擇一種方式，點(diǎn)擊相應(yīng)的按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)查詢讀者信息，之后屏幕會(huì)將讀者的信息顯示出來，信息包括讀者姓名、借書證號(hào)、所借圖書等。

3.提高檔案管理效率

檔案信息管理系統(tǒng)中，信息管理包括刪除、修改、添加和同步等功能，其能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的掃描錄入、查詢、發(fā)布、辦公計(jì)劃等作用。利用掃描儀能夠掃描紙質(zhì)檔案信息，并將其錄入到系統(tǒng)中，用圖片保存，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別文字信息，進(jìn)而形成電子檔案存儲(chǔ)在系統(tǒng)中，解放了錄入人員的雙手，提高了錄入效率和準(zhǔn)確性。而信息查詢則是通過檢索來實(shí)現(xiàn)的，信息發(fā)布是利用已有檔案信息，用HTML形式將其發(fā)布為可網(wǎng)絡(luò)訪問的檔案，辦公計(jì)劃則是系統(tǒng)為用戶提供檔案管理計(jì)劃，能夠提示檔案管理人員進(jìn)行管理事項(xiàng)，使管理工作有序進(jìn)行，提高管理效率和質(zhì)量。此外，圖書檔案分析統(tǒng)計(jì)功能能夠?yàn)楣芾砣藛T提供在線統(tǒng)計(jì)分析信息的服務(wù)，便于檔案管理人員能夠?qū)崟r(shí)了解檔案信息，確保檔案管理運(yùn)行正常，而統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果通過圖表形式直觀的表現(xiàn)出來，其不僅能夠方便用戶了解圖書館中各種信息的變化情況，同時(shí)也能夠?yàn)閳D書館的相關(guān)決策提供科學(xué)有效的指導(dǎo)，為圖書館檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。

七、結(jié)束語

綜上所述，對(duì)于圖書檔案管理而言，信息管理系統(tǒng)能夠提高其管理水平，對(duì)圖書檔案管理工作提供了幫助。信息時(shí)代下，人們迫切需要大量信息，對(duì)信息獲取渠道提出了更高的要求，同時(shí)也希望能夠擴(kuò)展信息的廣度和深度，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的人通過互聯(lián)網(wǎng)來獲取信息，這就導(dǎo)致圖書館的功能和地位下降。但是，圖書館對(duì)于國(guó)家而言就一定的社會(huì)價(jià)值，圖書館要想將社會(huì)功能充分發(fā)揮出來，就需要提高信息化建設(shè)水平，加大力度建設(shè)信息管理系統(tǒng)，通過信息管理系統(tǒng)提高圖書檔案管理質(zhì)量，為人們提供方便的信息獲取渠道，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋曉光.試論圖書資料管理工作的路徑優(yōu)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[2]黃建軍.論城市圖書館的檔案管理數(shù)字化建設(shè)[J].山西財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)，2019

[3]劉肖肖.論信息管理系統(tǒng)有效提高圖書檔案管理的路徑分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012

[4]王 虎.圖書資料精細(xì)化管理體系建設(shè)研究[J].才智，2020

（作者單位：濟(jì)寧市旅游公共服務(wù)中心）