酒店集團在線直銷財務(wù)結(jié)算管控的探討

陳紅

摘 要 在科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，近年來國內(nèi)各大酒店集團在在線直銷方面取得顯著進(jìn)步。但由于該領(lǐng)域?qū)Ξa(chǎn)品資源整合、IT信息技術(shù)、財務(wù)管理等綜合運營能力的要求較高，要成功開展在線直銷業(yè)務(wù)并非一日之功。本文主要對開元酒店集團在線直銷財務(wù)管理中的財務(wù)結(jié)算管控進(jìn)行研究，從結(jié)算流程分析存在的問題及原因，并給出相應(yīng)解決方案。

關(guān)鍵詞 酒店集團 在線直銷 財務(wù)結(jié)算 管理控制

互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展至今，國內(nèi)的許多酒店集團已建立起了自己的在線直銷平臺，如錦江、首旅、華住、海航、開元等，在線直銷的比例逐年提高。在線直銷可建立自己的會員體系，可根據(jù)平臺的大數(shù)據(jù)分析為客戶提供更好的服務(wù)，提升酒店效益。其中財務(wù)結(jié)算管控，主要指包括在線支付體驗在內(nèi)的渠道訂單資金收支及稅務(wù)相關(guān)管理，是酒店集團發(fā)展在線直銷的重要組成部分。對業(yè)務(wù)而言，優(yōu)質(zhì)的財務(wù)結(jié)算方案可助力其實現(xiàn)良性且持續(xù)的發(fā)展。在當(dāng)前形勢下，電子商務(wù)的多樣化發(fā)展及稅制改革的深入，給酒店集團在線直銷的財務(wù)結(jié)算帶來了新的挑戰(zhàn)。本文以開元酒店集團的在線直銷業(yè)務(wù)為例，探討酒店集團的在線直銷財務(wù)結(jié)算管控模式。

一、在線直銷財務(wù)結(jié)算流程

（一）日歷房訂單結(jié)算流程

酒店日歷房指賓客在在線直銷平臺上直接選定入住日期后下訂單，根據(jù)付款方式，可分為現(xiàn)付訂單和預(yù)付訂單。

現(xiàn)付訂單指賓客首先在酒店集團在線直銷平臺預(yù)訂，如預(yù)訂酒店允許以“前臺現(xiàn)付”方式支付的，則賓客可以選擇“前臺現(xiàn)付”完成預(yù)訂單。在相應(yīng)酒店辦理入住時，賓客再將房費直接支付給酒店前臺，離店時如賓客需開具發(fā)票，酒店應(yīng)給予開具。

預(yù)付訂單指酒店出于收益管理的原則考慮，一般在周末、節(jié)假日，會限定在線直銷訂單只可選擇“在線預(yù)付”方式，平時則顯示的是“前臺現(xiàn)付”和“在線預(yù)付”兩種支付方式。在線預(yù)付方式主要有網(wǎng)銀支付、第三方支付、會員卡值支付、積分支付等。

對于來自酒店集團在線直銷平臺的預(yù)付訂單，酒店前臺操作時應(yīng)掛入AR（應(yīng)收賬戶）處理，AR可單設(shè)客戶“酒店集團在線直銷”。有的酒店集團為在線直銷設(shè)獨立核算公司，則掛入AR該公司賬上即可。會員卡值支付、有價票券支付或積分支付有特殊規(guī)定。會員卡值支付，掛入結(jié)賬方式“卡值支付”;有價票券支付，掛入“集團票券”;積分支付，掛入“積分支付”，如部分為積分支付，則需從AR賬戶中轉(zhuǎn)出至“積分支付”中。另外，如果有與銀行合作的滿立減活動預(yù)付訂單，則要根據(jù)備注信息，從AR對應(yīng)賬戶中轉(zhuǎn)出至指定的公司賬中，以便后續(xù)開具發(fā)票以及結(jié)賬收款。預(yù)付訂單發(fā)票（非現(xiàn)金全支付時）也是由酒店開具給賓客或指定客戶的。

集團在線直銷運營于次月初對收費結(jié)算系統(tǒng)生成的渠道訂單收費賬單數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，主要審核每家酒店的渠道訂房金額是否與對應(yīng)的收費規(guī)則相匹配，相應(yīng)計算是否正確。集團審核后信息傳至酒店，酒店在系統(tǒng)中只能看到對應(yīng)酒店的渠道訂單收費賬單。酒店對賬單信息進(jìn)行確認(rèn)后，再向集團在線直銷反饋，在線直銷財務(wù)根據(jù)系統(tǒng)收費信息開具發(fā)票寄送至酒店，酒店收到發(fā)票后辦理支付。

在線直銷訂單收費一般不考慮預(yù)付訂單手續(xù)費因素，費率與現(xiàn)付訂單相同。預(yù)付訂單的金額款項，則由在線直銷財務(wù)結(jié)算專員與酒店財務(wù)指定會計人員核對后，辦理支付結(jié)算手續(xù)。

（二）拼購類產(chǎn)品訂單結(jié)算流程

除了現(xiàn)付及預(yù)付房費訂單，酒店集團往往會利用其酒店資源優(yōu)勢，在其在線直銷平臺線上銷售各種拼購產(chǎn)品，常見的有“雙11”“ 雙12”“ 618年中促”等。產(chǎn)品有單酒店和組合套餐2種模式，組合類的產(chǎn)品更具市場優(yōu)勢，如“江浙滬36家五星酒店通用房券2晚通票”“全國五星酒店通用餐券”等。

單酒店拼購產(chǎn)品可由在線直銷運營發(fā)起也可由酒店發(fā)起;組合套餐拼購產(chǎn)品的前期策劃由在線直銷運營負(fù)責(zé)，運營會事先向酒店發(fā)布招商函，大致框定上線產(chǎn)品范圍，然后由酒店市場部或收益部根據(jù)套餐使用范圍和結(jié)算價格等因素選擇參加產(chǎn)品，運營以集團內(nèi)通知發(fā)文的形式傳達(dá)給執(zhí)行酒店相關(guān)部門。

拼購類產(chǎn)品銷售后，并不形成酒店訂單。賓客在產(chǎn)品券的有效期內(nèi)，在指定使用范圍內(nèi)的任意酒店使用，酒店前臺在給賓客辦理入住前需對券進(jìn)行核銷。在線直銷財務(wù)根據(jù)系統(tǒng)核銷以及訂單紀(jì)錄與酒店核對后結(jié)算，這其實是一種比較特殊的預(yù)付訂單結(jié)算流程。

二、財務(wù)結(jié)算存在的問題及原因

（一）在線直銷財務(wù)核賬手工化比例高效率低

由于在線直銷平臺交易有各種收款方式，財務(wù)結(jié)算專員會通過系統(tǒng)后臺報表系統(tǒng)導(dǎo)出明細(xì)數(shù)據(jù)，并在EXCEL中用公式匹配相關(guān)訂單與各網(wǎng)銀及第三方支付平臺收款紀(jì)錄、會員系統(tǒng)卡值消費及積分支付報表、票券管理系統(tǒng)核銷紀(jì)錄等數(shù)據(jù)，匯總后發(fā)給酒店財務(wù)，進(jìn)行賬務(wù)核對。由于業(yè)務(wù)量大，通常不能做到日清，基本以旬或半月為期。

手工整理賬單會帶來以下問題。第一，員工工作效率低，對訂單金額應(yīng)收實收的筆筆核對占平常工作量的一半有余。月加班3～4天，月末時甚至可能加班到深夜。而隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的擴大，結(jié)算專員編制的增配似乎成了必然的選擇。第二，手工統(tǒng)計計算產(chǎn)生的差錯率不可避免。

出現(xiàn)手工整理賬單的情況的主要原因是，在線直銷系統(tǒng)表沒有完全與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)或各收款平臺做系統(tǒng)接口，系統(tǒng)后臺報表無法獲取相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)或收款系統(tǒng)的回傳數(shù)據(jù)。

（二）渠道預(yù)付訂單結(jié)算方式核對難

在實務(wù)中，集團財務(wù)結(jié)算專員與酒店會計對賬是一個老大難問題，渠道應(yīng)付款通過余額調(diào)節(jié)方式處理后，效果不甚理想。在線直銷財務(wù)2018年9月的賬齡顯示，酒店集團內(nèi)有業(yè)務(wù)往來的單位在100家左右，與近30%的酒店存在3～6個月左右的未達(dá)賬項，未達(dá)筆數(shù)超100條。

主要原因在于，在線直銷預(yù)付訂單的結(jié)算方式較多，酒店員工普遍反映操作復(fù)雜、難度大。因此出現(xiàn)了酒店訂單賬務(wù)管理混亂、在線直銷預(yù)付訂單結(jié)算不及時的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為以下幾點。

第一，同一筆預(yù)付訂單有不同的結(jié)算主體。如訂單金額含積分抵扣時，根據(jù)酒店集團財務(wù)結(jié)算規(guī)則，積分抵扣金額酒店向酒店集團公司收取，該筆訂單除積分以外的金額則向在線直銷公司收取。又如訂單金額含外部平臺優(yōu)惠券時，優(yōu)惠券金額的發(fā)票需開具給外部合作單位，款項或由外部合作單位直接打款或由在線直銷公司統(tǒng)一代收取后打款。還有訂單金額參與銀行滿立減活動時，與優(yōu)惠券類似，存在不同的結(jié)算主體。酒店會計人員需從AR賬中手工挑選拋賬，尤其對于一些線上訂單量大的酒店而言，業(yè)務(wù)量大，操作復(fù)雜度，錯誤率自然就大。

第二，集團活動通用產(chǎn)品訂單由總部核銷票券，導(dǎo)致賬務(wù)歸屬確認(rèn)存在偏差。酒店集團設(shè)立客服中心，賓客可致電預(yù)訂酒店，客服人員下預(yù)訂單時如選擇集團總部為結(jié)算使用地點，而集團結(jié)算專員無法判斷應(yīng)結(jié)算酒店，只能由酒店發(fā)起結(jié)算申請。如果酒店會計未及時查實反饋，則將拖長預(yù)付訂單結(jié)算周期。

（三）收費結(jié)算系統(tǒng)不能滿足資金結(jié)算管控需求

酒店集團在線直銷有獨立的收費結(jié)算系統(tǒng)，主要功能是與酒店核對收取的渠道服務(wù)費和會員管理費，同時核對應(yīng)支付給酒店的預(yù)付訂單款項。存在的問題是系統(tǒng)功能單一，僅限于核對使用，無法實現(xiàn)線上資金結(jié)算，不能滿足酒店對結(jié)算周期的期望。從酒店集團層面來看，也達(dá)不到管控渠道資金的目的，無法及時獲取應(yīng)收款的回款情況。2018年6月的應(yīng)收賬齡分析表顯示，10%左右的酒店近30萬的渠道技術(shù)服務(wù)費賬齡達(dá)6個月以上，15%左右的酒店近50萬的渠道技術(shù)服務(wù)費賬齡達(dá)3～6個月。

另外，發(fā)票開具及寄送的人力成本和快遞成本高，這也是在線直銷結(jié)算的一個痛點。截至2020年6月，開元集團品牌旗下?lián)碛?00家酒店，遍布全國118個城市。財務(wù)每月寄送發(fā)票的快遞費在10000元左右，開具發(fā)票、蓋發(fā)票章、寄快遞、查知到達(dá)信息的工作時長在3～4天左右。同時，以上問題也是酒店收到發(fā)票遲、回款慢的原因之一。

在電子商務(wù)發(fā)展迅速的今天，線上交易量的比例逐年提高。2019年，開元酒店集團在線直銷交易量占酒店集團客房總收入的10%，間夜量達(dá)52萬間夜。傳統(tǒng)的資金結(jié)算模式令集團與酒店矛盾日益尖銳，酒店越來越不滿意渠道預(yù)付訂單結(jié)算不及時的情況，這在一定程度上影響了酒店的現(xiàn)金流，尤其是委托管理或特許酒店的業(yè)主意見更大。集團在線直銷的資金結(jié)算模式如不改變，長此以往，會在市場競爭中缺少優(yōu)勢而失去市場份額。

三、有效的財務(wù)結(jié)算管控方案

（一）完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)對賬報表，實現(xiàn)系統(tǒng)化管理

要解決在線直銷結(jié)算專員對賬工作效率和準(zhǔn)確性的問題，必須完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)賬務(wù)報表體系。根據(jù)財務(wù)提出的意見，產(chǎn)品經(jīng)理完善了相關(guān)對賬報表的取數(shù)功能。通過與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，增加相關(guān)字段，在對賬報表中體現(xiàn)了訂單號、酒店名、預(yù)訂時間、入住時間、離店時間 、訂房人姓名、聯(lián)系人手機號、會員卡號、訂單狀態(tài)、支付方式、訂單支付交易號、訂單來源、訂單金額、積分抵扣金額、優(yōu)惠券金額、滿立減金額、退款金額、手續(xù)費等與賬務(wù)核對相關(guān)的信息。其中訂單支付交易號為唯一業(yè)務(wù)與收款系統(tǒng)的核對確認(rèn)口徑。

由于外部收款系統(tǒng)的接口存在授權(quán)問題，有時候可能并不能完全理想化地實現(xiàn)上述報表自動取數(shù)的功能，所以產(chǎn)品經(jīng)理可以根據(jù)各收款系統(tǒng)的報表格式，設(shè)計取數(shù)方案，用一定的手工整理輔助手段加工后，導(dǎo)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成對賬報表，盡量減少手工核對的工作內(nèi)容。相信在不久的將來，各大銀行機構(gòu)及第三方收款平臺可以根據(jù)企業(yè)需求，定制產(chǎn)品，提供對接渠道，幫助大中型集團企業(yè)解決更多的資金對賬問題。

完善上述報表后，在線直銷財務(wù)結(jié)算專員的工作效率得到了明顯的提升，平常不再需要加班，月末結(jié)賬速度加快，基本能保證在規(guī)定的上班時間內(nèi)完成應(yīng)收實的賬務(wù)處理。2017—2019年，在線直銷GMV（網(wǎng)站成交金額）每年增長50%，而財務(wù)結(jié)算專員崗位雖然始終只留1人，但工作質(zhì)量穩(wěn)定，從未因核賬錯誤給集團帶來資金風(fēng)險。

（二）優(yōu)化預(yù)付訂單結(jié)算方式，減少人為操作差錯

在線直銷預(yù)付訂單的結(jié)算方式其實并不是既定的，可以根據(jù)業(yè)務(wù)的實際情況，在合理合規(guī)的前提下進(jìn)行調(diào)整，解決酒店操作難的問題。因此在線直銷財務(wù)在深入酒店財務(wù)了解情況后，制定了以下解決方案。

一筆訂單多種結(jié)算方式，可以考慮統(tǒng)一結(jié)算主體，如積分抵扣訂單的問題，既然同屬一個集團內(nèi)的核算單位，積分抵扣訂單無須拆分結(jié)算主體，酒店全額掛AR“酒店集團在線直銷”，由在線直銷向承擔(dān)積分成本的結(jié)算主體收取。平臺優(yōu)惠券或滿立減等，也采用總對總的結(jié)算方式 ，即集團在線直銷與外部合作單位或合作銀行結(jié)算并確認(rèn)費用，再向酒店收回確認(rèn)收入，酒店只需確認(rèn)一個結(jié)算主體AR“酒店集團在線直銷”即可。上述調(diào)整簡化了酒店的操作步驟，減少了錯誤的發(fā)生。

對于集團通用活動券的操作，在線直銷產(chǎn)品頁面取消客服中心預(yù)訂說明。此類活動券均由酒店完成核銷，客服中心不再代為核銷，避免因核銷操作員的賬號問題導(dǎo)致賬務(wù)歸屬不清。

上述方案落實到位后，酒店財務(wù)核對質(zhì)量明顯提高，酒店會計反饋對賬工作更加輕松了。賬務(wù)清晰了，集團與酒店相互之間的往來結(jié)算效率也就提升了。

（三）開發(fā)“結(jié)算通”系統(tǒng)功能，實現(xiàn)自動結(jié)算

升級原收費結(jié)算系統(tǒng)，開發(fā)系統(tǒng)自動對賬結(jié)算功能，可以解決在線直銷資金結(jié)算管控難這一重點問題。因此開元酒店集團在線直銷于2018年下半年成立以資深產(chǎn)品經(jīng)理為主的研發(fā)小組;于2019年初成功升級了原收費結(jié)算系統(tǒng)，命名為“結(jié)算通”系統(tǒng)。

系統(tǒng)以訂單為基礎(chǔ)，和PMS（工程生產(chǎn)管理系統(tǒng)）、會員系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及財務(wù)系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、快遞公司系統(tǒng)等對接，解決包括訂單服務(wù)費（管理費）計算、預(yù)付訂單結(jié)算、發(fā)票管理、資金劃轉(zhuǎn)、應(yīng)收應(yīng)付核銷等問題。其中的發(fā)票管理模塊通過稅務(wù)云實現(xiàn)對接，并引入快遞公司接口，開票信息、快遞物流信息一目了然。集團與酒店可以通過系統(tǒng)，即時查看信息，更便于管理。同時，隨著電子發(fā)票的普及，發(fā)票寄送的人力成本和快遞成本問題也迎刃而解。

系統(tǒng)內(nèi)集團在線直銷以及酒店設(shè)置的獨立機構(gòu)，一個機構(gòu)為一個結(jié)算單位，可以收款也可以付款。系統(tǒng)內(nèi)機構(gòu)單位綁定銀行卡或支付寶、微信支付結(jié)算，并開通收付款授權(quán)功能，付款可以設(shè)為自動也可以經(jīng)財務(wù)審核后手動支付。應(yīng)收服務(wù)或管理費款直接在應(yīng)付訂單款中扣除，加速了應(yīng)收款的回收，最大限度地保證了收入的安全完整。同時，應(yīng)付訂單款根據(jù)雙方約定的結(jié)算規(guī)則，按“資金結(jié)算周期T+天數(shù)執(zhí)行”，從而滿足酒店的資金結(jié)算需求。

（作者單位為浙江金扇子網(wǎng)絡(luò)科技有限公司）

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