基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

蔣嶺娥

摘 要 內(nèi)部控制是現(xiàn)代化企業(yè)管理制度體系中的重要內(nèi)容之一。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)有助于加強(qiáng)內(nèi)部控制數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性與分享性，從而達(dá)到精細(xì)化內(nèi)控管理的要求。ERP系統(tǒng)通過(guò)計(jì)劃與控制促進(jìn)企業(yè)日常運(yùn)作管理的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理，實(shí)現(xiàn)全程覆蓋控制，積極強(qiáng)化業(yè)財(cái)融合協(xié)同處理，從而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)施。本文介紹了企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系，分析了目前ERP系統(tǒng)應(yīng)用中不利于內(nèi)部控制的主要表現(xiàn)，并提出相應(yīng)的對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞 ERP 內(nèi)部控制 企業(yè)經(jīng)營(yíng)

一、企業(yè)ERP系統(tǒng)概述

企業(yè)ERP基本內(nèi)容與功能：

（一）企業(yè)ERP基本模塊

ERP的全稱是企業(yè)資源管理計(jì)劃，最初是由美國(guó)計(jì)算機(jī)咨詢公司Gartner Group提出的，它可以滿足各個(gè)行業(yè)現(xiàn)代企業(yè)的多樣化生產(chǎn)模式，而且精細(xì)化管理企業(yè)供應(yīng)鏈。ERP運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)以及管理思想，匯集整合企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營(yíng)信息、供應(yīng)商信息以及客戶信息等，最終可以高效配置企業(yè)資源，梳理和改進(jìn)業(yè)務(wù)流程。ERP基本模塊主要包括BOM管理子系統(tǒng)、采購(gòu)管理子系統(tǒng)、生產(chǎn)管理子系統(tǒng)、銷售管理子系統(tǒng)、存貨管理子系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)等內(nèi)容。

（二）企業(yè)ERP基本功能

1.提升生產(chǎn)規(guī)劃能力功能。ERP系統(tǒng)可以讓企業(yè)在最優(yōu)狀態(tài)下完成生產(chǎn)，同時(shí)兼顧生產(chǎn)彈性。具體涵蓋生產(chǎn)規(guī)劃、原材料需求規(guī)劃、生產(chǎn)控制規(guī)劃等。

2.協(xié)助企業(yè)提升資產(chǎn)管理水平。存貨管理可以降低存貨成本，具體涵蓋采購(gòu)、庫(kù)存管理、財(cái)務(wù)管理等。

3.提供實(shí)時(shí)、精確財(cái)務(wù)信息的功能。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)能夠從成本管理、產(chǎn)品成本會(huì)計(jì)、利潤(rùn)分析、作業(yè)成本以及總公司匯總賬等。

4.加強(qiáng)銷售分析功能。運(yùn)用銷售管理模塊可以協(xié)助企業(yè)高效地把握市場(chǎng)信息，便于對(duì)客戶的需求作出最快速的反應(yīng)。

5.精確化內(nèi)部信息管理功能。ERP系統(tǒng)當(dāng)中具有多種模塊，而各個(gè)模塊的信息均是從企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節(jié)收集，能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地反饋企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況，便于進(jìn)行控制管理。

二、企業(yè)ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制

（一）企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制關(guān)系

ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制都是現(xiàn)代企業(yè)為擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)效益所產(chǎn)生的管理工具，因此具有相似性。ERP系統(tǒng)側(cè)重于管理，而且主要是各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的載體，更多的是一種工具，不僅僅是提升企業(yè)管理效率，更是內(nèi)部控制的重要手段。而內(nèi)部控制的核心是控制，更多是從宏觀角度出發(fā)對(duì)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)節(jié)。ERP通過(guò)將各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化，將信息與數(shù)據(jù)的即使共享作為企業(yè)內(nèi)部控制管理決策的重要參考資料。并且ERP系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展到某個(gè)階段不可饒過(guò)的管理工具，也是提升內(nèi)部控制管理水平的關(guān)鍵系統(tǒng)。

（二）企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的影響

企業(yè)內(nèi)部控制通常由五要素構(gòu)成，分別為內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通以及內(nèi)部監(jiān)督，而ERP系統(tǒng)的各個(gè)模塊與功能基本上覆蓋了內(nèi)部控制的五要素。ERP系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)主要是通過(guò)信息化的流程驅(qū)動(dòng)，數(shù)據(jù)信息在各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)、高效的共享傳遞，傳遞過(guò)程中就需要企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，精簡(jiǎn)管理層級(jí);避免因?yàn)楣芾韺蛹?jí)較多，導(dǎo)致傳遞過(guò)程數(shù)據(jù)信息失真。另外，在ERP系統(tǒng)要求下，對(duì)于內(nèi)部控制各管理人員以及其他業(yè)務(wù)崗位職責(zé)提供更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。因此，ERP并不是獨(dú)立于內(nèi)部控制而存在的，而是內(nèi)部控制環(huán)境的重要部分，本身也是內(nèi)部控制的重要對(duì)象。

三、現(xiàn)階段企業(yè)ERP系統(tǒng)應(yīng)用中不利于內(nèi)部控制的主要表現(xiàn)

（一）業(yè)務(wù)流程未建立測(cè)試優(yōu)化機(jī)制

ERP系統(tǒng)要想發(fā)揮出最大化效用，就需要通過(guò)規(guī)范、先進(jìn)以及優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程作為支持。該系統(tǒng)主要就是在高效的業(yè)務(wù)流程上才能夠完成對(duì)企業(yè)資源的高效配置。然而，企業(yè)在應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，前期投入的大量建設(shè)成本很難快速獲得效益，導(dǎo)致后續(xù)在應(yīng)用過(guò)程中沒(méi)有投入更大的資金對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化、維護(hù)，致使企業(yè)ERP系統(tǒng)缺乏定期測(cè)試優(yōu)化的機(jī)制，無(wú)法及時(shí)解決ERP系統(tǒng)過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題，這種情況最終會(huì)導(dǎo)致ERP系統(tǒng)失去先進(jìn)性，無(wú)法配合內(nèi)部控制工作。往往當(dāng)內(nèi)部控制制度改進(jìn)后，ERP系統(tǒng)某些功能還沒(méi)有達(dá)到改進(jìn)過(guò)后內(nèi)部控制制度的要求。正是因?yàn)闃I(yè)務(wù)流程缺乏測(cè)試優(yōu)化機(jī)制，許多ERP、內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)，也就不能夠及時(shí)提出解決策略。

（二）ERP控制規(guī)范化存在不足

ERP系統(tǒng)本身就是企業(yè)內(nèi)部控制的重要對(duì)象，但是許多企業(yè)在制定ERP系統(tǒng)過(guò)后，對(duì)于ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制往往缺失，這就是ERP控制規(guī)范化的不足。例如，ERP系統(tǒng)操作不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)，通常涵蓋違法違規(guī)操作與操作不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)。ERP用戶權(quán)限的設(shè)置關(guān)系到內(nèi)部控制的具體執(zhí)行。某些企業(yè)ERP系統(tǒng)權(quán)限管理混亂，權(quán)限分離制度沒(méi)有落實(shí)。另外就是計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)，ERP系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)高度集中的計(jì)算機(jī)信息平臺(tái)，倘若企業(yè)對(duì)計(jì)算機(jī)安全重視度不足，直接就會(huì)因?yàn)镋RP系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題影響內(nèi)部控制管理體系，最終會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理造成毀滅性打擊。尤其是許多業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范沒(méi)有明確，在進(jìn)行ERP控制時(shí)，規(guī)范化不足的缺陷就會(huì)暴露出來(lái)。

（三）ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)缺乏檢測(cè)

ERP系統(tǒng)當(dāng)中最為關(guān)鍵的資源就是數(shù)據(jù)信息，但是企業(yè)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息仍然是人為操作完成輸入。一旦數(shù)據(jù)輸入過(guò)程中人為操作失誤或者產(chǎn)品信息錯(cuò)誤都會(huì)影響該項(xiàng)業(yè)務(wù)的整個(gè)ERP流程。最終將會(huì)造成整個(gè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的失真，不利于企業(yè)內(nèi)部控制作出正確的決策。并且某些環(huán)節(jié)的ERP系統(tǒng)操作人員為省卻工作量，往往會(huì)編造部分?jǐn)?shù)據(jù)，以此來(lái)填充到ERP系統(tǒng)中。上述問(wèn)題均是由于ERP系統(tǒng)當(dāng)中欠缺數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)環(huán)節(jié)，無(wú)法針對(duì)企業(yè)所錄入的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行判斷。另外，由于ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)缺乏檢測(cè)，無(wú)法保證ERP所錄入的數(shù)據(jù)信息的精確性，從而會(huì)影響到后續(xù)參考EPR數(shù)據(jù)信息進(jìn)行的內(nèi)部控制工作。

（四）ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的要素結(jié)合并不緊密

盡管企業(yè)ERP系統(tǒng)覆蓋了內(nèi)部控制五要素絕大部分內(nèi)容，然而在某些環(huán)節(jié)，ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制五要素結(jié)合并不緊密，如信息溝通以及內(nèi)部監(jiān)督方面。信息溝通上主要是ERP系統(tǒng)當(dāng)中缺乏即時(shí)的溝通模塊，通常需要通過(guò)其他平臺(tái)進(jìn)行溝通。而在運(yùn)用其他平臺(tái)溝通時(shí)又無(wú)法準(zhǔn)確描述ERP系統(tǒng)當(dāng)中的問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部控制整體效率低下;而內(nèi)部監(jiān)督是由于ERP系統(tǒng)僅僅是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)管，對(duì)于具體業(yè)務(wù)操作無(wú)法進(jìn)行監(jiān)督。

四、強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)控中ERP應(yīng)用的具體建議

（一）ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程定期優(yōu)化測(cè)試

ERP系統(tǒng)只有在規(guī)范化、優(yōu)化過(guò)后的業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)資源的高效配置管理。因此，企業(yè)在業(yè)務(wù)變化、發(fā)展以及創(chuàng)新業(yè)務(wù)的過(guò)程中要注重與ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行結(jié)合，積極更新優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的需求，才能為ERP系統(tǒng)的有效性提供保障。主要方式可以運(yùn)用流程調(diào)整以及新增業(yè)務(wù)流程模塊的形式更新ERP系統(tǒng)，保證ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制管理的先進(jìn)性。此外，針對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程處理也要通過(guò)邏輯計(jì)算判斷其是否合理，尤其是針對(duì)ERP當(dāng)中用于定義業(yè)務(wù)規(guī)則的控制測(cè)試，以便能夠更深入地了解業(yè)務(wù)流程，從而進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化。

（二）加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的控制規(guī)范

ERP系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部控制的手段與工具，主要由硬件與軟件兩部分構(gòu)成，不管是硬件還是軟件系統(tǒng)，自身邏輯安全均會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制造成風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)內(nèi)部控制必須針對(duì)ERP系統(tǒng)指定專門的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，確保ERP系統(tǒng)的整體安全。設(shè)立軟、硬件維護(hù)崗位，以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程權(quán)限崗位;明確崗位職責(zé)，定期和不定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)與備份，以此保證企業(yè)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。針對(duì)ERP系統(tǒng)某些業(yè)務(wù)流程的修改、維護(hù)必須構(gòu)建嚴(yán)格的審批機(jī)制，將各項(xiàng)修改權(quán)限規(guī)范化管理，嚴(yán)格落實(shí)崗位不相容權(quán)限設(shè)置，定期對(duì)權(quán)限進(jìn)行測(cè)試管理。

（三）對(duì)ERP系統(tǒng)嵌入控制數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)

針對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息失真的問(wèn)題，需要企業(yè)嵌入控制數(shù)據(jù)完成檢測(cè)。許多內(nèi)部控制點(diǎn)的控制標(biāo)準(zhǔn)、方法預(yù)先制定，然后嵌入ERP系統(tǒng)應(yīng)用程序或控制數(shù)據(jù)設(shè)置當(dāng)中。由ERP系統(tǒng)驅(qū)動(dòng)分析器與控制器針對(duì)所錄入的各類業(yè)務(wù)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行各種檢驗(yàn)、核對(duì)、研判以及監(jiān)督等工作，從而確保ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性。定期對(duì)ERP系統(tǒng)當(dāng)中關(guān)于內(nèi)部控制點(diǎn)的控制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)，并且及時(shí)優(yōu)化和調(diào)節(jié)其中不合理、與實(shí)際情況背離的檢測(cè)控制標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)使數(shù)據(jù)資源符合ERP、內(nèi)部控制的需要，能夠保證數(shù)據(jù)信息的安全。

（四）促進(jìn)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制之間的融合

ERP系統(tǒng)盡管作為內(nèi)部控制的一部分，但其僅僅作為一種工具，兩者在融合應(yīng)用上還有極大的提升空間。例如，ERP系統(tǒng)可以在平臺(tái)上嵌入即時(shí)溝通信息模塊，當(dāng)操作人員發(fā)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)流程存在問(wèn)題，就能夠直接在該環(huán)節(jié)與相應(yīng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，便于快速找到問(wèn)題癥結(jié)并且解決問(wèn)題;大幅度提升問(wèn)題的解決效率，整體上也會(huì)推動(dòng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率提升。另外，ERP系統(tǒng)不僅僅是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，還需要對(duì)具體業(yè)務(wù)流程的負(fù)責(zé)人的操作進(jìn)行監(jiān)督，業(yè)務(wù)操作人員在操作完成后應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行工作備忘錄登記，通過(guò)將實(shí)際操作后臺(tái)數(shù)據(jù)與備忘錄情況進(jìn)行對(duì)比，就能夠?qū)I(yè)務(wù)人員的具體操作情況進(jìn)行監(jiān)督。通過(guò)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制要素的充分融合，將發(fā)揮出兩者的最大化作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益目標(biāo)。

五、結(jié)語(yǔ)

ERP系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是具有重要意義的。通過(guò)ERP系統(tǒng)，可以更好地落實(shí)各項(xiàng)內(nèi)部控制工作，并且促進(jìn)內(nèi)部控制管理水平的提升。因此，企業(yè)必須重視ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的結(jié)合，只有兩者相輔相成才能夠發(fā)揮出協(xié)同作用，幫助企業(yè)提升經(jīng)營(yíng)管理水平，實(shí)現(xiàn)更大的戰(zhàn)略目標(biāo)。

（作者單位為宣城市華菱精工科技股份有限公司）

參考文獻(xiàn)

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