共享中心的內(nèi)部控制建設(shè)

黃冬蔓

摘 要 隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，財(cái)務(wù)共享中心作為互聯(lián)網(wǎng)與財(cái)務(wù)工作的有效結(jié)合、作為時(shí)代的產(chǎn)物、作為財(cái)務(wù)作業(yè)中心的一種創(chuàng)新形式，規(guī)范、便捷地將線下的各項(xiàng)審批任務(wù)搬到線上。它運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)載體，打破空間的限制，讓審批人可以隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱與審批。

關(guān)鍵詞 共享中心 內(nèi)部控制 制度建設(shè)

一、引言

財(cái)務(wù)共享中心以網(wǎng)絡(luò)為載體，將財(cái)務(wù)審批事項(xiàng)從線下搬到線上，打破了報(bào)銷人、審批人、支付人時(shí)間、空間上的限制，具有快速瀏覽影像、審核審批、一鍵支付等功能。企業(yè)內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工共同參與執(zhí)行的，目的在于控制目標(biāo)的過程。在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)初期，企業(yè)要結(jié)合內(nèi)部控制五大目標(biāo)、五大原則、五大要素，根據(jù)具體組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源體系等實(shí)際情況，以公司發(fā)展戰(zhàn)略為導(dǎo)向，制定費(fèi)用報(bào)銷的崗位設(shè)置、流程走向、審批權(quán)限，款項(xiàng)支付、檔案管理，努力將共享中心的風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)。

二、共享中心助力內(nèi)部控制五大目標(biāo)

內(nèi)部控制對(duì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)僅僅是科學(xué)的保障，并不是徹底的保證。內(nèi)部控制的作用在于確保企業(yè)根據(jù)國家相關(guān)法律政策開展經(jīng)營活動(dòng)，確保內(nèi)部信息系統(tǒng)準(zhǔn)確、資產(chǎn)完整安全、財(cái)務(wù)報(bào)告翔實(shí)以及經(jīng)營成效得到提升，從而推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。上述內(nèi)容相輔相成，不可或缺，并且內(nèi)容存在交叉。其中，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)來說，確保企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)規(guī)范、合法地開展，是最關(guān)鍵的內(nèi)容。

第一，合規(guī)目標(biāo)。財(cái)務(wù)共享中心要求原始憑證合理、合法、合規(guī)，保證報(bào)銷的原始項(xiàng)目內(nèi)容切實(shí)符合國家出臺(tái)的相關(guān)法規(guī)要求，且真實(shí)有效。守規(guī)矩，守法律，講誠信是每一家企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

第二，資產(chǎn)安全目標(biāo)。共享中心為納入財(cái)務(wù)管理體系的固定資產(chǎn)及視同固定資產(chǎn)管理的低值易耗品建立卡片，實(shí)物管理部門每年至少進(jìn)行一次全面的資產(chǎn)清查，通過對(duì)卡片的定位跟蹤管理，滿足財(cái)務(wù)基本準(zhǔn)則賬實(shí)一致的要求，從而保證企業(yè)資產(chǎn)的管理與安全[1]。

第三，報(bào)告目標(biāo)。財(cái)務(wù)報(bào)告和有關(guān)內(nèi)容數(shù)據(jù)是否全面正確，關(guān)鍵在于統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)來源是否真實(shí)有效。根據(jù)預(yù)算項(xiàng)目、收支項(xiàng)目、成本中心、費(fèi)用承擔(dān)人、報(bào)銷人、報(bào)銷人部門、報(bào)銷人單位、金額、稅額、發(fā)票類型等多項(xiàng)主要費(fèi)用標(biāo)志的設(shè)置，共享中心能多維度、多科目，靈活快速地查詢并生成相關(guān)報(bào)表提供給管理層、決策層、外部監(jiān)管層等報(bào)表應(yīng)用部門。

第四，經(jīng)營目標(biāo)。計(jì)算機(jī)將財(cái)務(wù)工作由原始的手工記賬轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)電算化，互聯(lián)網(wǎng)將財(cái)務(wù)審批由線下移至線上，共享財(cái)務(wù)更是將紙質(zhì)的原始單據(jù)、記賬憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、經(jīng)營決策與目標(biāo)轉(zhuǎn)換成影像、操作界面。多維數(shù)據(jù)倉庫查詢，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)、手機(jī)等多種電子產(chǎn)品的極速錄入、流轉(zhuǎn)、審批、查閱、分析等功能，大大提高了工作效率，審批人能夠隨時(shí)隨地利用手機(jī)進(jìn)行審批。

第五，戰(zhàn)略目標(biāo)。實(shí)施內(nèi)部控制最根本的目的在于促使企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的達(dá)成。建立內(nèi)部控制制度就是保障企業(yè)的總體戰(zhàn)略，實(shí)現(xiàn)股東價(jià)值的最大化服務(wù)。

三、共享中心遵循內(nèi)部控制建設(shè)須遵循的原則

第一，全面性原則。需要將內(nèi)部控制融入決策、執(zhí)行及監(jiān)管等各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，并且應(yīng)當(dāng)融入企業(yè)和有關(guān)部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)與事項(xiàng)當(dāng)中，切實(shí)開展動(dòng)態(tài)化、全員控制工作，禁止出現(xiàn)留白。共享中心要在財(cái)務(wù)信息、員工報(bào)銷、審批支付等管理事項(xiàng)方面，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)、全部門、全員工的全覆蓋。

第二，重要性原則。內(nèi)部控制需要對(duì)企業(yè)各種事項(xiàng)進(jìn)行覆蓋的同時(shí)，還需要側(cè)重風(fēng)險(xiǎn)較高的領(lǐng)域，注意重大事項(xiàng)，采用降價(jià)嚴(yán)苛的策略，保證不會(huì)出現(xiàn)重大缺陷。共享中心在財(cái)務(wù)事項(xiàng)審批流程設(shè)計(jì)上，費(fèi)用申請(qǐng)或費(fèi)用報(bào)銷超5萬的，需要單位經(jīng)營預(yù)算委員會(huì)會(huì)簽，對(duì)重大財(cái)務(wù)支出事項(xiàng)實(shí)行集體決策和聯(lián)簽制度。

第三，制衡性原則。內(nèi)部控制需要在企業(yè)組織架構(gòu)、機(jī)構(gòu)及權(quán)責(zé)安排、業(yè)務(wù)規(guī)程等方面建立起互相監(jiān)督與制約的機(jī)制，并且還需要將企業(yè)的運(yùn)營情況考慮在內(nèi)。共享中心的財(cái)務(wù)審批結(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)，始終貫穿制衡性原則，進(jìn)行某項(xiàng)業(yè)務(wù)審批工作必須通過不隸屬的、不少于兩個(gè)的崗位與節(jié)點(diǎn)[2]。

第四，適應(yīng)性原則。內(nèi)部控制制度需要和企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、競爭情況以及能承受的風(fēng)險(xiǎn)程度相符。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的經(jīng)營范圍、能力，制定適應(yīng)本企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、內(nèi)部架構(gòu)、經(jīng)營理念、行為準(zhǔn)則的共享中心內(nèi)部控制制度，遵循與企業(yè)適應(yīng)的原則。

第五，成本效益原則。該原則主要是指在進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)時(shí)，務(wù)必綜合考量投入成本與產(chǎn)出效益之間的關(guān)系。在建設(shè)共享中心時(shí)，若盲目追求其復(fù)雜性、嚴(yán)格性、控制性，制約性，有可能造成財(cái)務(wù)流程拖沓冗長，審批事項(xiàng)重復(fù)、報(bào)銷效率低下的情況。

四、共享中心蘊(yùn)含內(nèi)部控制五大要素

第一，內(nèi)部環(huán)境。企業(yè)環(huán)境主要包括外部環(huán)境與內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境將決定企業(yè)內(nèi)部的控制方式與內(nèi)容，是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。共享中心建設(shè)初期，企業(yè)要根據(jù)自身的風(fēng)險(xiǎn)偏好、治理結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化等綜合條件，完善共享中心內(nèi)部控制制度，完善人力資源政策，建立優(yōu)勝劣汰的機(jī)制，積極承擔(dān)社會(huì)責(zé)任，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，教育員工誠實(shí)守信、愛崗敬業(yè)，樹立員工的創(chuàng)新精神與團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。

第二，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要是指，企業(yè)能夠在第一時(shí)間，對(duì)自身的生產(chǎn)經(jīng)營與控制目標(biāo)達(dá)成的有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別與評(píng)價(jià)，并制定科學(xué)的對(duì)策。它在內(nèi)部控制中發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用。通常來說，其內(nèi)容主要有目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。共享中心的財(cái)務(wù)審批環(huán)節(jié)需要事先設(shè)置審批流程，保證節(jié)點(diǎn)分布、報(bào)銷憑證的合法合理性。讓每一筆報(bào)銷都能按正常流程流轉(zhuǎn)審批，是內(nèi)部控制中的重要環(huán)節(jié)[3]。

第三，控制活動(dòng)?？刂苹顒?dòng)主要是指結(jié)合具體風(fēng)險(xiǎn)采取有效的解決措施，切實(shí)減低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率或減小其帶來的損失。常見的控制措施有以下七項(xiàng)：不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制、預(yù)算控制、運(yùn)營分析控制、績效考評(píng)控制。在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部控制制度時(shí)，要秉著“流程標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任化，責(zé)任制度化”的理念，將財(cái)務(wù)共享中心的費(fèi)用申請(qǐng)、單據(jù)報(bào)銷、財(cái)務(wù)審核、記賬支付等流程進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，嚴(yán)格流轉(zhuǎn)。

第四，信息溝通。信息溝通包括信息質(zhì)量、溝通制度、信息系統(tǒng)與反舞弊機(jī)構(gòu)。有效的溝通必須全方位地進(jìn)行，既要有內(nèi)部溝通也要有外部溝通。在共享中心中，在財(cái)務(wù)費(fèi)用流轉(zhuǎn)的審批流中，批示語就是信息溝通的主要橋梁。費(fèi)用發(fā)起人、審批人等角色，都可以在該筆費(fèi)用流轉(zhuǎn)至本人結(jié)點(diǎn)時(shí)，采用批示語與其他人進(jìn)行信息溝通。財(cái)務(wù)共享中心成立之初，就要將舉報(bào)投訴制度和舉報(bào)人保護(hù)制度等信息傳達(dá)給單位全體員工。

第五，內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督包括日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督。日常監(jiān)督是專項(xiàng)監(jiān)督的基礎(chǔ)，專項(xiàng)監(jiān)督是日常監(jiān)督的補(bǔ)充。兩者相互依存，相互配合。企業(yè)在開展日常監(jiān)督的同時(shí)，更要有的放矢地進(jìn)行專項(xiàng)檢查。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)較高的項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督時(shí)，日常監(jiān)督與專項(xiàng)監(jiān)督要雙管齊下，把企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)盡可能地降到最低。在財(cái)務(wù)共享的內(nèi)部控制建設(shè)方面，除了對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行日常監(jiān)督與管理以外，還應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款、短期借款等重點(diǎn)科目的專項(xiàng)檢查，避免賬款短缺，應(yīng)付未付等情況的出現(xiàn)，避免給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失及負(fù)面影響[4]。

在新冠肺炎疫情防控期間，財(cái)務(wù)共享中心優(yōu)點(diǎn)突出。它減少了人與人交流見面的傳染風(fēng)險(xiǎn)，通過線上流轉(zhuǎn)申請(qǐng)、審批等功能，打破了空間、時(shí)間的限制，打通了資產(chǎn)管理、資金申請(qǐng)、差旅報(bào)銷、費(fèi)用審批等環(huán)節(jié)。并通過審批流程的設(shè)置與審批節(jié)點(diǎn)的查詢，跟蹤憑證單據(jù)，針對(duì)“三重一大”中的大額資金使用必須經(jīng)過集體聯(lián)簽制度的內(nèi)部控制要求，明確單位大額資金的范圍，設(shè)置集體聯(lián)簽的人員。在流程未結(jié)束之前，不可記賬支付，防止重大資金未經(jīng)過集體聯(lián)簽便使用，防止集體聯(lián)簽中出現(xiàn)漏簽、少簽等現(xiàn)象，杜絕未經(jīng)審批就使用資金的行為[5]。

五、結(jié)語

筆者參考《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》《企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)指引》，并結(jié)合自己的工作體會(huì)，將財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)與內(nèi)部控制五大目標(biāo)、五大原則、五大要素緊密結(jié)合起來。希望在2019年1月杭州銀行股份有限公司溫州分行（以下簡稱“分行”）共享中心建設(shè)初期，為銀行提供寶貴的內(nèi)部控制理論經(jīng)驗(yàn)。

（作者單位為杭州銀行股份有限公司溫州分行）

參考文獻(xiàn)

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[2] 于唯唯. M集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的內(nèi)部控制研究[D].北京交通大學(xué)，2019.

[3] 趙榮捷. C公司財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部控制體系優(yōu)化研究[D].哈爾濱商業(yè)大學(xué)，2019.

[4] 孟凡琪.基于財(cái)務(wù)共享模式的X企業(yè)內(nèi)部控制研究[D].哈爾濱商業(yè)大學(xué)，2019.

[5] 趙姝. Z企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的內(nèi)部控制研究[D].哈爾濱商業(yè)大學(xué)，2019.