基于業(yè)財融合視角的書店銷售內部控制系統(tǒng)建設

劉鴻

摘 要 隨著企業(yè)信息系統(tǒng)的普遍應用，財務業(yè)務流程一體化已經成為企業(yè)管理新常態(tài)，其利用應用信息系統(tǒng)對日常經營活動和財務活動進行管理，可以減少數(shù)據(jù)重復錄入、提升工作效率。企業(yè)購買使用通用行業(yè)信息系統(tǒng)，在降低軟件成本的同時，增加了軟件使用風險。本文從業(yè)財融合視角，在內部控制理論的指導下，通過對書店通用信息系統(tǒng)的應用研究，找出書店銷售業(yè)務系統(tǒng)的主要風險點，選擇適當?shù)目刂品椒?，針對書店內控存在的問題提出合理化建議。

關鍵詞 業(yè)財融合 內部控制 銷售業(yè)務

一、書店銷售內部控制系統(tǒng)概述

（一）內部控制系統(tǒng)內涵

內部控制是由企業(yè)管理層及全體員工實施的、用于實現(xiàn)企業(yè)控制目標的管理過程。內部控制是隨社會的不斷進步發(fā)展而來的，在企業(yè)內部所采納的通過規(guī)劃、限制、評估、調整乃至控制等辦法、手段與措施的總稱。內部控制首先是一種管理方法，是改善企業(yè)管理、保護資產、規(guī)避風險的手段;其次是一個管理過程，貫穿企業(yè)經營的全過程，涉及企業(yè)全體員工;最后是一種管理制度，內部控制通過制度落實管理方法，實現(xiàn)企業(yè)全過程管理控制。內部控制的目標是合理保證企業(yè)經營管理活動合規(guī)合法、資產安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

（二）書店加強銷售內部控制系統(tǒng)建設的現(xiàn)實意義

1.有助于保障企業(yè)的生存與發(fā)展。內部控制作為企業(yè)內部管理的重要制度體系，對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展具有至關重要的作用，而銷售與收款內部控制本身也是企業(yè)經營管理的重要內容之一。企業(yè)為了促進銷售穩(wěn)定增長、提升市場份額，規(guī)范銷售行為、防范銷售風險、制定適宜企業(yè)的銷售與收款業(yè)務的內部控制體系非常有必要。

2.有助于減少企業(yè)經營風險。企業(yè)借助一系列有效的規(guī)章制度及良好的銷售內控制度，可以規(guī)范產品銷售過程，加快資金回流，減少資金被占用的情況，從而最大限度地減少企業(yè)呆壞賬風險，提高資金使用率，最終有效防范經營風險。

3.有助于提高企業(yè)經營效率。擁有良好的銷售內控制度的企業(yè)，通過科學的流程管理，可使資源在企業(yè)內部實現(xiàn)共享，加快資源在企業(yè)內部的有序流動;良好的流程管理可以使各環(huán)節(jié)崗位權責分明，各環(huán)節(jié)人員各司其職、各負其責，提高員工工作效率。

4.有助于提升企業(yè)市場競爭力。企業(yè)優(yōu)良的銷售政策不僅可以充分發(fā)揮員工的主觀能動性，還可以將有限的資源配置到更有利于企業(yè)發(fā)展的方面。好的銷售政策一方面促進應收賬款良性回收，保證企業(yè)正常經營資金需求，另一方面促使業(yè)務員銷售更多邊際收益高的產品或服務，從而使企業(yè)獲得更多收益，開發(fā)新產品、開拓新市場，最終提高企業(yè)競爭力。

二、書店銷售內部控制系統(tǒng)建設的基本框架

（一）銷售控制主要風險點

1.客戶信用管理風險?？蛻粜庞霉芾砣笔А⑿庞霉芾碇贫炔唤∪蛉鄙倏蛻糍Y信評估制度，都會導致客戶選擇不當或企業(yè)受到欺詐;對客戶無信用額度限制或經辦人員未經授權修改信用額度，會導致賒銷業(yè)務失控。

2.合同簽訂不當風險。合同的銷售價格、收款期限違背企業(yè)銷售政策;合同未對意外情況或特定細節(jié)問題規(guī)范清楚，造成合同重大疏漏或欺詐;合同簽訂人未經授權對外訂立合同，導致企業(yè)合法益受到侵害。

3.發(fā)貨風險。發(fā)貨未經授權、發(fā)貨不符合合同約定而導致企業(yè)的貨物損失或企業(yè)與客戶的銷售爭議，或運輸過程產生爭議或客戶不承認收貨，都會造成銷售款項不能收回風險。

4.款項無法回收風險。存在企業(yè)信用管理不到位、結算方式選擇不當、票據(jù)管理不當?shù)惹闆r，或是收款過程中存在舞弊行為，這些都可能造成銷售款項流失。

（二）銷售控制主要方法

1.不相容崗位相分離。具體包括銷售部門與銷售人員應專職獨立，銷售員不得兼職會計、收款、貨物保管、發(fā)貨等各崗位工作;銷售各個環(huán)節(jié)，包括合同簽訂、發(fā)票開具、銷售價格、銷售方式、結算方式、銷售折扣與折讓、退貨等都要經過批準，批準人員與經辦人員分離。

2.授權批準控制。企業(yè)建立銷售業(yè)務授權審批制度，對客戶信用控制、銷售定價、合同審批、銷售價格折扣進行分層管理，制定審批方式、權限、程序、責任相關控制規(guī)范。每個銷售環(huán)節(jié)都需要通過批準才能開展，各級人員按授權審批程序辦理業(yè)務，避免越級審批、違規(guī)審批的情況發(fā)生。

3.會計系統(tǒng)控制。企業(yè)建立銷售、發(fā)貨、收款核對制度，財務部門通過審核業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)，核對業(yè)務系統(tǒng)銷售、發(fā)貨、款項回收情況，確保業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致，確保會計記錄、銷售記錄、倉儲記錄一致。企業(yè)還應該構建適合本單位的收入、應收賬款核算會計制度，確保銷售會計記錄真實完整，制定應收賬款清收、壞賬核銷制度，做好應收賬款管理。

4.合同風險評估。合同風險防范控制是企業(yè)銷售業(yè)務中基礎性和經常性的工作，企業(yè)設置風險評估崗，安排專人負責識別、規(guī)避和控制合同風險，并就合同起草、審核、簽訂、執(zhí)行和違約應對措施等過程風險進行評估，必要時可聘請專家參與。

5.信息系統(tǒng)控制。企業(yè)通過建立訪問安全制度、對不同部門層級人員設置訪問權限和限制訪問模塊等方式，加強業(yè)務系統(tǒng)操作控制。業(yè)務系統(tǒng)訪問設置中的不相容職務，如退貨申請與退貨審批、價格折扣與收銀。信息系統(tǒng)相關模塊實行歸口管理，財務部門負責財務數(shù)據(jù)處理的準確性、及時性，銷售部門負責準確完整地上報業(yè)務數(shù)據(jù)，倉儲部門負責保證庫存商品或原材料數(shù)據(jù)完整、準確。

三、書店銷售內部控制系統(tǒng)建設中存在的主要問題

（一）崗位設置與管理權限不明確

目前，企業(yè)還存在一人多崗的情況，部門內部如簽訂合同、銷售、收款均由一個人完成?；虿块T間雖然設置了多個崗位，也對部門權責進行了劃分，但存在權限劃分不明確、部門崗位責任無法落實、不按照流程或越權處理業(yè)務的情況。

（二）銷售合同管理不規(guī)范

企業(yè)對銷售業(yè)務合同簽訂無法實施有效的控制，合同簽訂隨意性大，這易導致某些合同條款不嚴謹，最終產生合同糾紛;銷售合同失控嚴重時甚至出現(xiàn)銷售人員與購買方串通，造成合同欺詐或合同舞弊。

（三）應收賬款回收困難

很多單位沒有建立賒銷管理制度，無客戶的資信審查程序，無統(tǒng)一的信用評審標準，賒銷決策具有不確定性，賒銷出現(xiàn)問題互相推諉。單位未制定應收賬款管理制度，財務部門無法獲取應收賬款的完整信息，發(fā)生壞賬和銷售人員舞弊的風險較大。收款責任無法落實，應收賬款無法及時、全面地收回，造成企業(yè)資金短缺，嚴重時款項無法收回形成壞賬。

（四）信息系統(tǒng)運行存在風險

很多企業(yè)反映購入的業(yè)務系統(tǒng)無法適應單位實際情況，主要包括：一是業(yè)務系統(tǒng)無法涵蓋企業(yè)所有業(yè)務，導致銷售收入遺漏;二是業(yè)務系統(tǒng)操作不當，無法通過系統(tǒng)收銀，存在款項少收風險。三是由于業(yè)務系統(tǒng)的局限性，系統(tǒng)無法正確反映企業(yè)的銷售信息，當企業(yè)采用業(yè)務信息系統(tǒng)不支持的促銷政策時，會導致財務核算不準確風險;四是銷售業(yè)務內部報告的系統(tǒng)缺失、內容不完整、功能不健全，或業(yè)務信息不及時上報，均會影響管理者的經營決策。

四、完善書店銷售內部控制系統(tǒng)建設的策略

（一）明晰崗位職責

銷售業(yè)務中的現(xiàn)金、銀行存款、應收賬款等資產流動性強，必須對其嚴格地實施審批授權、職務分離制度，方能合理保證資產安全完整。企業(yè)根據(jù)銷售業(yè)務流程，結合不相容崗位分離原則，設置銷售業(yè)務崗位，規(guī)定各業(yè)務崗位職責范圍，對每一項具體業(yè)務都制定具體的操作流程和規(guī)范，保證銷售業(yè)務正常開展。銷售業(yè)務不相容的工作崗位包括合同簽訂與合同審核、合同審核與發(fā)貨、貨款記錄與會計記錄、壞賬審批與核銷。

（二）加強合同管理

通過制定合同管理制度，企業(yè)對合同簽訂、合同履行、合同歸檔進行管理。合同簽訂前應有合同審批手續(xù)，合同簽訂與審批實行分級管理、逐級審批。常規(guī)經營業(yè)務合同可以采用經律師審核過的通用模版。銷售價格在規(guī)定折扣權限內的合同簡化簽訂及審批流程。對標的金額大、價格折扣率高、回款期限長或涉及特殊條款的合同，在簽訂前加強審查。合同履行過程應按照合同約定送貨、開票、收款，待合同履行完畢，合同檔案交管理部門妥善保管。

（三）提高企業(yè)應收賬款管理效率

建議企業(yè)對應收賬款進行全過程管理，首先通過建立賒銷審批制度，完善賒銷業(yè)務內部控制制度，構建企業(yè)信用管理體系，關注客戶的信用狀況，設置客戶信用等級，規(guī)定客戶賒銷額度等，這些均可以減少賒銷風險，提高應收賬款回收率。

其次，賒銷業(yè)務均簽訂正式合同，合同明確銷售定價、結算方式、支付期限、權利與義務條款，做好應收賬款事前管理。

再次，建立應收賬款催討機制，對應收賬款事中管理，建立應收賬款獎懲制度以鼓勵業(yè)務人員提前催款。財務部門建立逾期賒賬賬單信息，提醒、督促業(yè)務完成貨款催討。財務部門形成應收賬款的回收、賬齡等情況定期分析報告制度，為經營管理層、業(yè)務部門提供決策數(shù)據(jù)支持。

最后，銷售部門保留證明應收賬款權益的材料，對應收賬款進行事后管理。當應收賬款無法回收時，合法的資料如合同、發(fā)票、發(fā)運憑證、客服的交易記錄、溝通信息等，可提交作為向法院提起訴訟的證據(jù)或應收賬款壞賬核銷的依據(jù)。

（四）切實通過業(yè)財融合減少信息系統(tǒng)運行風險

財務流程數(shù)據(jù)來源于業(yè)務系統(tǒng)，通過業(yè)財融合，財務部門深入了解業(yè)務，可使業(yè)務數(shù)據(jù)盡快傳遞到財務系統(tǒng)，減少業(yè)務端與財務端的信息不對稱;財務部門對獲取的數(shù)據(jù)進行加工，反饋到業(yè)務系統(tǒng)，可使管理流程更有效;財務部門若了解業(yè)務系統(tǒng)運營局限性，可針對業(yè)務系統(tǒng)的固有缺陷制定相應表單或數(shù)據(jù)報送流程，這樣可避免系統(tǒng)缺陷造成數(shù)據(jù)上報差錯;企業(yè)構建企業(yè)信息交流平臺，加強部門之間的交流溝通，促進業(yè)務和財務人員發(fā)揮各自特長，提升企業(yè)的經營管理水平。

五、結語

銷售是企業(yè)一切工作的起點及最終目的，財務部門作為企業(yè)的職能部門，應服務于銷售。在實際工作中，財務人員將業(yè)財融合的理念融入財務管理日常工作，一切以銷售為中心，堅持以風險控制為導向，在內部控制系統(tǒng)框架下指導銷售工作，這樣才能更好地促進企業(yè)發(fā)展。

（作者單位為柳州日報社）

參考文獻

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