科技報告歸檔管理定位研究

沈宸 袁曦臨

摘要：我國科技報告工作存在多頭管理的混亂現(xiàn)象，影響到科技報告的保存與利用，并導致科技檔案連續(xù)性受損。文章從概念屬性和實踐工作兩個層面對科技報告和科技檔案的職能定位進行對比，證實了將科技報告納入科技檔案管理體系的可行性，確立了科技報告歸檔管理的新定位，修正了科技檔案歸檔范圍，調(diào)整了科技報告檔案管理工作，依據(jù)文件連續(xù)體理論建立了個人、部門、機構(gòu)、國家層面的科技報告多級呈交制度。

關(guān)鍵詞：科技報告；科技檔案；歸檔管理定位；歸檔范圍分類號：G275

Research on Science and Technology Report Filing Management Position

Shen Chen1， Yuan Xilin1， 2

（1.School of Economics and Management， Southeast University， Nanjing， Jiangsu， 211189； 2.Southeast University Library， Nanjing， Jiangsu， 210096）

Abstract：The chaos of multi-management exists in the management of science and technology reports in China， which affects the preservation and utilization of science and technology reports， and also causes the continuity of science and technology archives to suffer. This article compares the functional positioning of science and technology reports and science and technology archives from two levels of conceptual attributes and practical work， confirms the feasibility of incorporating science and technology reports into the science and technology archives management system， and establishes a new orientation for science and technology reports filing management. This article also revises the science and technology archives filing scope， adjusts the management of science and technology report archives， and establishes a multi- level submission system for science and technology reports at the individual， department， institution， and national levels based on the continuum of documents theory.

Keywords：Science and Technology Report； Science and Technology Archives； Filing Manage？ ment Position； Filing Scope

1我國科技報告歸檔管理困境

在建設創(chuàng)新型國家的政策推動下，我國科研創(chuàng)新活動取得了重大突破，產(chǎn)生了大量的科研成果，與此相對應，科研成果及科研活動過程文件的管理問題就顯得尤為突出?？萍紙蟾孀鳛椤懊枋隹蒲谢顒拥倪^程、進展和結(jié)果”的科技文獻[1]，具有極高的參考利用價值，其管理問題也應受到重視。

早在20世紀80年代，我國學者就開展了有關(guān)科技報告管理的研究。1987年，李延海等學者[2]為了加強對科技報告的管理提出了建立科技報告聯(lián)合服務中心的構(gòu)想。2013年以后，關(guān)于科技報告的研究熱度急劇上升，主要集中于情報學領(lǐng)域[3]。例如，賀德方教授從政策法規(guī)、標準規(guī)范、服務平臺、宣傳培訓、理論研究等方面探討了我國科技報告資源體系的建設[4]，并總結(jié)了科技報告產(chǎn)生發(fā)展的管理歷程，明確了科技報告制度的建設路徑、科技報告資源的整合方案和科技報告體系的構(gòu)建模式[5]。目前，我國科技報告管理的研究集中于科技報告資源體系與科技報告管理制度建設[6]。

與此同時，學界內(nèi)有關(guān)于科技檔案與科技報告概念內(nèi)涵是否重合的討論一直存在[7][8][9]，但較少有學者討論科技報告和科技檔案的整合管理。目前僅見潘世萍[10]等學者提出要將科技報告檔案納入項目檔案管理體系的設想，并指出在這一工作中實際上需要解決的是歸檔范圍的修訂問題。

綜上所述，盡管學界已對科技報告的管理問題進行了一定的研究，但由于我國科技報告管理體系一直沒有建成，科技報告的歸檔管理工作正面臨困境。

1.1科技報告存檔分散割離

目前我國仍未形成統(tǒng)一的科技報告管理制度，各級尤其是基層科研管理部門職責范疇不清晰，使得科技報告管理工作各自為政，造成了科技報告存檔分散甚至部分流失的混亂局面。這些能夠反映完整的科研過程和具體研究細節(jié)的科技報告“散落在各級各類政府科研管理部門、科研院所、高校甚至研究者個人手中”[11]，僅為單位或部門內(nèi)部使用。這種分散割離的存儲狀態(tài)，造成了科技文獻資源利用價值的巨大浪費。

在科研管理的實際操作層面，各機構(gòu)科研部門重形式輕內(nèi)容，重成果性材料、輕過程性材料，“重科研項目前期爭取、輕項目執(zhí)行過程和目標結(jié)果管理”[12]，使得收集到的科技報告內(nèi)容形式并不規(guī)范且質(zhì)量較低。這部分科技報告“多呈現(xiàn)信息孤島狀態(tài)，沒有整理，缺少分類與分級，沒有編號和代碼標識”[13]，難以進行利用。

我國科技報告薄弱的歸檔工作與日益提高的科研水平之間的不對稱，使科技報告資源難以利用，從而影響科研成果價值的發(fā)揮。從更深遠的角度上講，科技報告難以利用的狀況阻礙了學術(shù)史的研究，使得研究缺乏史料支撐。

1.2科技檔案和科技報告歸檔的工作范疇重合問題

根據(jù)《科學技術(shù)檔案工作條例》，科技報告作為“科技生產(chǎn)活動中形成的科技文件資料”的一部分[14]，卻始終沒有納入科技檔案歸檔范圍。我國的科技報告管理體制一直獨立在科技檔案館之外，但是科技檔案與科技報告管理工作的范疇又存在交叉重合。目前這種科技報告的分散管理方式，與科技檔案的成套性特點嚴重相悖，無法實現(xiàn)科技檔案的完整性與連續(xù)性，限制了科技檔案各項功能的發(fā)揮，影響國家科技信息資源的有效積累和長期保存[15]。

因此，有必要從理論及實踐的層面上探討將科技報告納入科技檔案管理體系的可行性及合理性，確立科技報告歸檔管理的新定位，以加強科技報告的統(tǒng)一管理。在保障科技檔案的連續(xù)性的同時，避免科技報告和科技檔案管理工作并行所產(chǎn)生的資源浪費。

2科技報告與科技檔案關(guān)系及職能辨析

2.1概念內(nèi)涵與特征比較

參考《科技報告編寫規(guī)則》《科學技術(shù)檔案工作條例》對科技報告和科技檔案所下的定義[16][17]可知，科技檔案是歸檔備查的反映科技生產(chǎn)活動的科技文件資料。撰寫和呈交科技報告作為科研活動不可缺少的一環(huán)，在這一環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的相關(guān)文件，包括科技報告本身，自然就具有檔案屬性[18]?？萍紙蟾媾c科技檔案概念范疇重合。

為了進一步對比兩者的職能定位，本文借鑒賀德方教授在其研究中采用的方法，即從概念表述中抽取能區(qū)別科技報告與科技檔案概念的特征[19]（如表1所示）。

由表1可以看出，盡管科技報告在理論概念層面上和科技檔案存在交叉重合，但兩者在具體的職能定位上有著不同的側(cè)重?？萍紙蟾?zhèn)戎赜谶M行科研成果的交流傳播、知識分享，并通過這一形式規(guī)范科研活動的各個環(huán)節(jié)。而科技檔案側(cè)重完整積累、記錄保存科技生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的科技文件資料，其職能體現(xiàn)在儲存并記錄相關(guān)科技信息資源，從而面向形成者或社會提供利用，發(fā)揮其知識儲備和依據(jù)憑證功能、情報功能、促進生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟效益功能[21]。

2.2主管部門職責范疇與內(nèi)容比較

根據(jù)《國家科技計劃科技報告管理辦法》[22]，科技報告的項目主管部門是中國科學技術(shù)信息研究所，其職責內(nèi)容包括接收、整理、保存、管理、統(tǒng)計、利用、服務。而科技檔案館作為科技檔案的主管部門，其職責范疇遵循檔案管理工作的八大環(huán)節(jié)，包括收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計。

從兩者的職責范疇來看，科技檔案館負責管理的是科技檔案，中信所負責管理的是國家科技計劃科技報告。根據(jù)前文中兩者的概念內(nèi)涵對比，科技報告為科技檔案組成部分，屬于科技檔案館管理工作的職責范疇，兩個主管部門職能定位存在重合。

從兩者的職責內(nèi)容來看，科技檔案館和中信所在5個環(huán)節(jié)上內(nèi)容重合（見表2）。與科技檔案館管理工作相比，中信所科技報告管理工作不包括鑒定、檢索和編研工作，卻強調(diào)了“服務”這一職能。《國家科技計劃科技報告管理辦法》對其服務職能進行了說明，即“建設和維護科技報告共享服務系統(tǒng)，開展科技報告的共享服務”[23]?？梢姡萍紙蟾娴膶嵺`工作體現(xiàn)的職能大部分被科技檔案所涵蓋，但與科技檔案相比，科技報告管理工作更注重“服務”性。

從以上兩個角度的對比分析中可以看出，科技報告無論是在理論概念還是實踐工作層面，其職能定位都與科技檔案存在交叉重合。這與國外的科技報告管理工作顯著不同。以美國科技報告制度為例，美國不存在科技檔案的概念，而是在國家層面構(gòu)建了一個覆蓋科技檔案形成、收集、整理、歸檔、保管和利用全過程的“科研項目組、科技管理部門及其信息中心、國際技術(shù)信息服務局”三位一體的科技報告管理模式[24]。且在2010年美國國家檔案與文件署（NARA）與美國國家技術(shù)信息服務局（NTIS）簽訂協(xié)議，NARA將備份保存其所有數(shù)字STEI（即美國政府科技報告）的記錄副本?？梢娫诿绹?，科技報告已經(jīng)列入檔案管理的工作范疇之中。在兩者的最終目的都是提供科技文獻資源供社會公眾利用的前提下，科技檔案的職能定位側(cè)重于“記錄”資源，科技報告的職能定位側(cè)重于“傳播”資源。美國的科技檔案工作重視科技資料的成果性，并通過科技報告的形式進行交流與傳播，這也是美國科技報告制度的成因。

3科技報告歸檔管理重新定位思考

長期以來，我國的科技檔案管理工作存在“重藏輕用”的問題。隨著近年來科技檔案館日益注重館藏檔案資源開發(fā)，將科技報告納入科技檔案管理工作職責范疇之中，一方面，科技報告管理工作可以依附已經(jīng)成熟的科技檔案管理體系，完善對科技報告資源的保存和利用，另一方面，科技報告的傳播性和服務性也有助于帶動科技檔案資源面向社會公眾廣泛傳播，促進館藏資源利用和開發(fā)。

3.1科技報告歸檔范圍界定

科技報告由于是描述科研活動過程或結(jié)果的文獻，可歸入科技檔案范疇下科研檔案的歸檔范圍之中。

科研檔案的歸檔范圍參考國家檔案局頒布的《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》[25]，該文件要求歸檔的科技文件資料根據(jù)科研項目的工作階段分類：研究準備階段、研究試驗階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果獎勵申報階段、推廣應用階段，以及與各階段有關(guān)的文件。

依據(jù)國家科技報告服務系統(tǒng)的科技報告類型分類，包括以下14種：獎勵報告、結(jié)題驗收報告、結(jié)題驗收摘要報告、進展報告、立項報告、年度報告、年度進展報告、驗收報告、一般性科技報告、摘要報告、中期報告、中期評估報告、專題報告、最終報告。其中立項報告、中期報告和結(jié)題驗收報告是對其所屬研究階段的總結(jié)，為該階段的重要科技文獻資源，已被納入科研檔案歸檔范圍內(nèi)。故這三類科技報告按其原有的分類歸檔，其余類型科技報告按照其產(chǎn)生階段歸入科研檔案歸檔范圍。據(jù)此，將科技報告納入科技檔案的歸檔范圍之中，豐富了科技檔案內(nèi)容，調(diào)整了科技檔案歸檔范圍，從而確立了科技報告歸檔管理的新定位（具體如表3所示）。

3.2科技報告檔案管理工作內(nèi)涵調(diào)整

科技檔案工作包括宏觀管理和微觀管理兩方面內(nèi)容，宏觀管理是針對整個科技檔案事業(yè)的組織建設和事業(yè)管理工作，而具體到實際業(yè)務工作，也就是科技檔案工作的微觀管理則主要包括“科技檔案形成管理、科技檔案實體管理和科技檔案信息資源開發(fā)利用”三個方面[26]。在科技報告納入科技檔案歸檔范圍之后，有必要對科技檔案微觀管理工作進行調(diào)整。

一是在科技檔案的形成管理工作中，將科技報告作為科研項目檔案的組成部分，與屬于同一科研項目的其他科技文件資料一起，依據(jù)項目的不同工作階段整理組卷，以遵循科研項目文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件的系統(tǒng)聯(lián)系[27]。卷內(nèi)文件依據(jù)重要程度排列，由于科技報告多屬于成果性文件，故排列在案卷最前。

二是在科技檔案的實體管理工作中，科技報告所屬的科研檔案案卷多以“專業(yè)—課題”的方案進行分類。同時，為了實現(xiàn)科技報告“傳播交流”科技資源，分享成果知識的職能定位，有必要對科技報告檔案或整個項目檔案案卷進行數(shù)字化加工與組織，以便于后續(xù)的科技報告資源開發(fā)利用工作。

三是在科技檔案信息資源開發(fā)利用工作中，由于科技報告?zhèn)戎赜趥鞑ズ头盏穆毮芏ㄎ?，有必要針對重點科研項目所產(chǎn)生的科技報告建立專題數(shù)據(jù)庫或出版專題目錄，以便于科技報告的快速檢索查詢和廣泛傳播利用。同時，科技專業(yè)檔案館還可以統(tǒng)一編制本專業(yè)的科技報告匯編，利用科技報告在傳播交流上的優(yōu)勢，促進科技檔案資源開發(fā)。

3.3科技報告歸檔制度重構(gòu)

目前，我國的科技檔案工作仍沿襲1980年開始執(zhí)行的《科學技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定，實行“條塊結(jié)合”的科技檔案工作管理體系，也就是在國家檔案局的統(tǒng)一掌管下，按專業(yè)實行統(tǒng)一管理。在這個管理體制的統(tǒng)籌領(lǐng)導下，各企事業(yè)單位的科技生產(chǎn)部門負責將科技活動中產(chǎn)生的文件移交到其直屬的基層科技檔案工作機構(gòu)進行管理；同時，基層科技檔案工作機構(gòu)向各專業(yè)主管機關(guān)的科技專業(yè)檔案館及各省市的科技專業(yè)檔案館移交需要長期或永久保存的科技檔案。在新的需求環(huán)境下，可以從共同管理的角度重新規(guī)劃科技報告歸檔制度。

參考檔案管理理論中的文件連續(xù)體理論，依托我國科技檔案管理體制，建立個人、部門、機構(gòu)、國家層面的涵蓋科技報告形成、收集、整理、歸檔、保管和利用全過程科技報告多級呈交制度。文件連續(xù)體理論呈現(xiàn)了一種從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式，揭示了文件形成、保存與長久利用一體化管理的理念[28]。通過建立多元素多維度文件有機聯(lián)系的檔案集合，以保存和記錄人類社會的集體記憶[29]。依據(jù)文件連續(xù)體模型理論，可以從個人、部門、機構(gòu)、國家層面建立科技報告多級呈交制度。

第一，科研項目承擔者依據(jù)《科學技術(shù)報告編寫規(guī)則》等標準文件規(guī)范，完成項目各工作階段的科技報告撰寫工作，并保留相關(guān)過程文件；在一定期限內(nèi)提交科技報告及其過程文件。

第二，科研單位在科技生產(chǎn)的過程中監(jiān)督科研項目承擔者，完成科技報告的撰寫工作；在項目結(jié)項時將科技報告移交到單位內(nèi)的基層科技檔案工作機構(gòu)之中；基層科技檔案工作機構(gòu)以項目為單位對科技報告進行初步鑒定、分類、編目、登記、統(tǒng)計等必要的加工整理工作，并面向單位提供利用；定期向所屬的科技專業(yè)檔案館移交需要長期或永久保存的科技報告，并保留副本。

第三，科技專業(yè)檔案館定期接收基層科技檔案工作機構(gòu)提交的科技報告；對接收的科技報告進行進一步的鑒定、整理、保管、檢索、編研、統(tǒng)計、開發(fā)利用等工作?？萍紮n案館與科研單位共享科技檔案資源，共同對科技報告負責，并在其生命周期中承擔不同的角色。

第四，由科技部和國家檔案局對科技報告管理體系進行統(tǒng)籌規(guī)劃，中央和地方各級專業(yè)主管機構(gòu)和各級檔案行政管理部門對科技報告管理工作進行統(tǒng)一的領(lǐng)導、監(jiān)督和檢查；各級科技檔案館聯(lián)合中國科學技術(shù)信息研究所，將科技報告數(shù)字化文件上傳至國家科技報告服務系統(tǒng)；中信所在承接了全國科技報告的數(shù)字化文件之后，定期對各專業(yè)科研情況進行總結(jié)，形成國家級的專業(yè)科技報告，呈交到國家檔案館歸檔管理，向社會公眾開放。

為了保障科技報告多級呈交制度的執(zhí)行，在規(guī)范層面可以參考美國科技報告制度，設立“上及國家級法規(guī)政策、部門級規(guī)章制度，下至基層單位管理制度”[30]的政策規(guī)范體系。在國家級法規(guī)政策層面，規(guī)范科技報告管理制度，以法律形式確立科技報告管理體系；在部門級規(guī)章制度層面，以國家法規(guī)政策為基礎(chǔ)，各級專業(yè)主管機構(gòu)和各級檔案行政管理部門對科技報告管理工作的歸檔范圍、密級及保管期限等問題進行規(guī)范；在基層單位管理制度層面，各級科技檔案館和科研單位根據(jù)實際工作制定本單位科技報告管理細則。

4結(jié)論

科技報告歸檔工作目前是科研事業(yè)管理中的短板，我國的科技檔案管理規(guī)范滯后于時代要求。大部分科技檔案管理規(guī)范都是在20世紀80年代或90年代制定的，已不符合當前的政策環(huán)境。重新修訂原有科技檔案管理的政策規(guī)范，完善科技檔案資源的管理及開發(fā)機制迫在眉睫。

因此，本文探討并確立了科技報告歸檔管理的新定位，提出將科技報告納入科技檔案管理工作中的構(gòu)想。同時，界定了科技報告歸檔范圍，提出依據(jù)文件連續(xù)體理論建立個人、部門、機構(gòu)、國家層面的科技報告多級呈交制度，以期對建設和完善科技報告管理體系，以及為今后科技檔案管理體制的改革與調(diào)整提供思考方向。

*本文系江蘇省研究生教育教學改革課題“江蘇高水平大學建設績效特色評價研究”（項目編號：JGLX19_009）階段性研究成果。

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