科研單位科技檔案管理工作探析

王軍花++馬瑞++孫素杰++李大吉

[摘要]文章簡要探討了科研單位科技檔案管理的特點、方法和工作方向，強調(diào)科研單位科技檔案管理的創(chuàng)新要點。立足科研單位的實際情況，加強科技檔案的管理工作，夯實基礎(chǔ)、提高效率、構(gòu)建體系，提出具有實踐意義的問題解決方案，從而確保科研單位科技檔案工作的順利開展，同時為科研單位開展其他各項工作提供信息支撐。

[關(guān)鍵詞]科技檔案；科研單位；檔案管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201619098

1科技檔案的含義

科技檔案是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱，是在科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基礎(chǔ)建設(shè)等活動中形成的具有保存和追溯價值的科技文件資料?？萍紮n案對國家、社會、單位和個人都具有技術(shù)指導(dǎo)作用，是科研過程的歷史記錄，是科研技術(shù)活動的重要依據(jù)?？萍紮n案因其具有專業(yè)技術(shù)性強的特點，不同于一般檔案的管理。例如科技檔案的收集、整理、分類需根據(jù)不同的專業(yè)進行區(qū)分；科技檔案的保管也需設(shè)置獨立的科技檔案館；科技檔案的借閱和應(yīng)用主要是圍繞科技活動開展等。

科研單位相較于企業(yè)的科技檔案管理，在科技檔案內(nèi)容收集上更側(cè)重于科研項目、工藝技術(shù)、基礎(chǔ)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計定型、專利成果等活動資料的記錄和歸檔?？蒲袉挝辉诳萍紮n案的管理特點方面除了強調(diào)專業(yè)性特點外，更重視科技檔案管理的安全保密性。

2科技檔案管理的現(xiàn)狀及主要問題

1支持力度和重視程度不足

目前我國的企業(yè)普遍存在對科技檔案管理工作認識程度不深、支持力度不足的現(xiàn)象。往往將精力集中在新項目研究和技術(shù)開發(fā)的過程上，卻忽視在科研過程中形成的科技檔案信息數(shù)據(jù)的運用和管理。日常工作中不能發(fā)揮科技檔案的支撐和輔助作用，無法為科技檔案管理工作提供良好的環(huán)境，降低了科技檔案數(shù)據(jù)應(yīng)有的信息價值。隨著我國政治、經(jīng)濟、科技文化活動的日益增多和不斷發(fā)展，科技檔案管理工作的重要支撐作用日益凸顯?？萍紮n案管理工作也面臨著重要的轉(zhuǎn)型，需要加強管理人員的使命感和責(zé)任感，探索新的管理模式，迎接新的挑戰(zhàn)。

2安全保密系數(shù)低

首先，隨著現(xiàn)代化科技水平的不斷進步，傳統(tǒng)的科技檔案管理模式存在一定的漏洞，嚴重威脅著科技檔案管理工作的安全性和保密性?？萍紮n案涵蓋了科研單位眾多工作人員的科研成果和心血。而我國的科技檔案管理過程中，只是簡單的執(zhí)行國家檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)定，并未有效地結(jié)合單位自身特點建立科技檔案保護制度和流程標準，對于科研單位自身科技檔案保密認定的范圍不明確、職責(zé)不清晰。其次，雖然現(xiàn)階段已有眾多的科研單位已經(jīng)開始利用信息系統(tǒng)管理科技檔案資料，但卻對管理系統(tǒng)的安全保密性要求不高。國際國內(nèi)發(fā)生的利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或信息系統(tǒng)病毒竊取國家或企業(yè)核心數(shù)據(jù)的事件也是屢見不鮮。檔案保管人員缺乏安全意識、保密意識和憂患意識，無法有效地避免或杜絕科技檔案數(shù)據(jù)的缺失，直接或間接地造成涉密的科技檔案資料發(fā)生泄密情況。

3工作缺乏亮點

由于傳統(tǒng)工作模式缺乏創(chuàng)新，科技檔案管理工作長期以來一直處于延續(xù)傳統(tǒng)工作模式的狀態(tài)之中，如簡單的數(shù)據(jù)收集、歸納、整理、錄入、你查我借、你問我答等，并沒有形成一種具有特色的科技檔案信息資源?？萍紮n案管理工作缺乏主動性、動態(tài)性和便捷性?？萍紮n案管理工作的最終目的是為了服務(wù)于科研工作，而傳統(tǒng)科技檔案管理工作的模式不能夠完全服務(wù)于科研工作并提升科研價值。因此科技檔案管理工作不能只是將科研成果保存起來，保證科技檔案數(shù)據(jù)不泄露、不損壞就可以了，更重要的是要發(fā)掘出科技檔案的真正價值。然而我國的科研單位在科技檔案管理工作中，卻未能認識到這一點。對科技檔案管理的工作還停留在原來的工作模式中，滿足于現(xiàn)狀，止步不前，不能做到結(jié)合工作實際創(chuàng)新管理模式，嚴重阻礙了科研單位科技檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，也影響了科技檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價值作用。

3科研單位科技檔案管理的特性和應(yīng)用策略

1支撐性

科研人員、專家學(xué)者、技能技術(shù)人員是科研單位的主要人員構(gòu)成，其在科研過程中需要引用、推理、驗證大量的科技數(shù)據(jù)或信息，尤其是在原有項目、型號、產(chǎn)品或技術(shù)研發(fā)成果基礎(chǔ)之上的創(chuàng)新和推廣，原有的科技檔案資料是新開展的科研活動關(guān)鍵支撐。因此科研單位應(yīng)在日常的科技檔案管理工作中加強對科技檔案管理的重視，最大限度地圍繞科研項目、課題研究、重點工作系統(tǒng)全面的開展科技檔案收集、歸檔、調(diào)研、制度建設(shè)和支撐服務(wù)工作。務(wù)必保證科技檔案管理工作形成具有參考價值、指導(dǎo)意義、決策引導(dǎo)和成果裂變的管理體系。同時需根據(jù)社會發(fā)展趨勢和單位工作的實際情況，不斷在科研單位內(nèi)部宣傳科技檔案管理工作的重要意義，增強科研人員的重視程度，為科研、生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)支撐，為單位的現(xiàn)實工作服務(wù)，為科研單位科技檔案的制度化、體系化、標準化和規(guī)范化提供管理基礎(chǔ)。

2安全保密性

安全保密性是科研單位開展科技檔案工作的第一要務(wù)?？蒲袉挝坏目萍紮n案資料的安全保密不僅關(guān)系

到眾多科研人員和科研單位的利益，甚至?xí)乐赝{國家安全。因此這就要求科技檔案管理人員應(yīng)具備高度的保密安全意識和責(zé)任感，嚴格遵守國家保密管理規(guī)定，并不斷建立健全科研單位的科技檔案管理制度、流程和標準。除了嚴格貫徹和執(zhí)行科技檔案管理的國家安全、保密制度規(guī)定，保持高度的警惕性和保密意識，在科技檔案保管、借閱、利用過程中層層把關(guān)審批、記錄清晰、做到不失密不泄密外，還應(yīng)加強科研單位科技檔案管理的體系的創(chuàng)新性建設(shè)。首先，可建立多層次的科技檔案審核機制，不定期地開展不同層級、不同專業(yè)、不同類型人員的抽檢、校對工作。其次，在科研單位引進信息系統(tǒng)或設(shè)備監(jiān)控審批軟件，無論是查閱、打印、輸入、輸出或是銷戶科技檔案資料，均可在電腦中查詢到詳細的操作記錄，科技檔案管理人員可以實時便捷的管理與科技檔案相關(guān)的工作痕跡，及時處理異常或違規(guī)操作現(xiàn)象。有力地保障了科研單位科技檔案工作的安全保密性，同時更好地為科研工作提供技術(shù)服務(wù)。

3服務(wù)特色性

傳統(tǒng)科技檔案管理工作在提供科技數(shù)據(jù)的模式上比較單一和被動，忽視了科技檔案管理工作應(yīng)采取多渠道積極主動的服務(wù)特性。為了更好地為科研人員提供科研數(shù)據(jù)和文獻資料，科研單位可將傳統(tǒng)的科技檔案檢索渠道不斷拓展，形成以搜索引擎模塊和子模塊為特色的科技檔案信息管理系統(tǒng)。如設(shè)置獨立的科技檔案管理內(nèi)部網(wǎng)頁，并在網(wǎng)頁上建立具有便捷檢索模塊功能的數(shù)據(jù)庫操作系統(tǒng)?？萍紮n案數(shù)據(jù)檢索模塊可根據(jù)科研單位的主要研究項目、專業(yè)、產(chǎn)品或成果等內(nèi)容分級、分類設(shè)置子模塊檢索功能。而子模塊檢索數(shù)據(jù)庫又可全面涵蓋文字、圖紙、圖片、視頻、鏈接等多種數(shù)據(jù)類型。同時可將科技檔案數(shù)據(jù)動態(tài)以彈窗的方式，定期定時自動在科研單位的內(nèi)網(wǎng)中進行更新。通過建立具有主動服務(wù)功能的科技檔案信息管理系統(tǒng)，使科技檔案管理工作不再停留于傳統(tǒng)的保管和歸檔，能夠最大限度地為科研單位提供便捷的網(wǎng)絡(luò)瀏覽途徑，同時內(nèi)網(wǎng)的特殊性也可確保數(shù)據(jù)信息的安全，為合理、高效的利用科技檔案提供了新的管理方向。

總之，科研單位的科技檔案管理工作是我國檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，如何有效地建立和落實科研單位科技檔案管理工作，創(chuàng)新性地提出科研單位科技檔案管理新模式、新思路、新措施是高效實現(xiàn)科技檔案管理的根本保障，更是科研單位在國際社會中開展科研技術(shù)競爭的關(guān)鍵，我們需要反復(fù)探索、反復(fù)實踐，保障科研單位科技檔案管理工作朝著可持續(xù)發(fā)展的方向不斷前進。