林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)與管理策略研究

陳學(xué)

[摘 要]主要研究林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)與管理策略，分析了林業(yè)科技檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并對(duì)林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)管理的有效策略進(jìn)行了探討，林業(yè)科技檔案是林業(yè)部門一筆珍貴的財(cái)富，只有信息化、現(xiàn)代化的檔案管理工作，才能夠?qū)⒘謽I(yè)科技檔案的價(jià)值真正發(fā)掘出來。

[關(guān)鍵詞]林業(yè) 科技檔案 信息化

中圖分類號(hào)：T863 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）10-0332-01

林業(yè)科技檔案管理是一個(gè)有著很強(qiáng)專業(yè)性和綜合性的工作，林業(yè)科技檔案設(shè)計(jì)內(nèi)容比較廣泛，檔案統(tǒng)一的分類、規(guī)劃、管理工作需要很長的時(shí)間，檔案結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，傳統(tǒng)的人力工作模式難以滿足林業(yè)科技檔案管理的要求，有必要在林業(yè)科技檔案管理工作中引入信息技術(shù)，建立信息化的林業(yè)科技檔案系統(tǒng)，采用信息化管理辦法，全面提高林業(yè)科技檔案管理水平。

一、林業(yè)科技檔案信息化發(fā)展現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)主要面臨著共享意識(shí)不強(qiáng)、管理制度有待完善、信息技術(shù)不成熟和工作人員綜合素質(zhì)水平有待提高等問題。

（一）缺乏林業(yè)信息共享意識(shí)

林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案信息的開放性要求很高，通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)林業(yè)科技檔案的共享是林業(yè)科技檔案工作的必經(jīng)之路，但是在現(xiàn)階段，我國林業(yè)科技檔案工作普遍存在著缺乏林業(yè)信息共享意識(shí)的問題，一些林業(yè)科技檔案工作人員仍然抱守傳統(tǒng)檔案工作理念，不愿意共享檔案信息，也有一些人對(duì)檔案信息化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為電子化就是信息化，數(shù)字化就是信息化，過分關(guān)注檔案信息檢索查詢效率的提高和檔案信息存儲(chǔ)載體的變化，但是并沒有意識(shí)到林業(yè)科技信息共享的價(jià)值，無法滿足公眾對(duì)林業(yè)科技信息的需要。很多林業(yè)科技工作人員拒絕公布一些敏感的林業(yè)檔案信息，原因是不愿意承擔(dān)檔案信息泄密風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)為不應(yīng)該將這部分信息公諸于眾，將林業(yè)檔案信息的應(yīng)用局限在單位內(nèi)部，不利于林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的開展。

（二）林業(yè)科技檔案信息化管理制度不完善

我國林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢和林業(yè)科技檔案信息化立法與管理機(jī)制的不完善有關(guān)，現(xiàn)階段國家林業(yè)檔案工作領(lǐng)域并沒有形成明確的條款來明確約束檔案管理工作，沒能形成統(tǒng)一的管理機(jī)制，檔案結(jié)構(gòu)不合理，管理和查詢工作相對(duì)混亂，規(guī)范性差。這種情況下，檔案的檢索工作需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間，管理和歸類也更加復(fù)雜，而工作方法卻相對(duì)落后，限制了林業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)。

（三）信息化技術(shù)不足

現(xiàn)階段，國內(nèi)林業(yè)科技檔案管理的信息化技術(shù)水平有限，存在著一定的信息資源浪費(fèi)，在林業(yè)科技檔案管理工作中實(shí)用性不強(qiáng)，缺少針對(duì)性的信息化檔案管理技術(shù)。林業(yè)部門對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)引起了重視，但是過分關(guān)注先進(jìn)信息技術(shù)的開發(fā)工作，信息技術(shù)的實(shí)用性和研究深度不足，信息化檔案管理技術(shù)難以滿足林業(yè)科技檔案管理工作實(shí)際需求，很多關(guān)鍵性的問題仍然難以通過信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)，例如地理信息定位、數(shù)據(jù)采集、信息屬性處理、數(shù)據(jù)管理等方面難以滿足信息化管理的需求。

（四）林業(yè)檔案管理人員水平有限

人員專業(yè)素養(yǎng)和學(xué)習(xí)能力不高也是林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)管理工作進(jìn)展緩慢的原因之一，很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的信息化檔案管理知識(shí)，對(duì)信息化檔案管理技術(shù)與理念的學(xué)習(xí)掌握程度不高，并且受到傳統(tǒng)檔案管理思想的局限，過分關(guān)注紙質(zhì)檔案管理方法技術(shù)，不愿意學(xué)習(xí)信息化檔案的管理方法。而且林業(yè)科技檔案管理部門活動(dòng)經(jīng)費(fèi)有限，無法經(jīng)常組織檔案管理工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)交流和技能培訓(xùn)，也不利于檔案管理工作人員的自我提升。

二、林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)與管理

林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)與管理工作的有效開展首先要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平，同時(shí)優(yōu)化檔案管理工作流程，加大檔案管理信息化設(shè)備投入，才能夠逐漸提高林業(yè)科技檔案工作的信息化水平。

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的重視

林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)與管理工作進(jìn)展緩慢的根源是缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。信息化的林業(yè)科技檔案管理工作能夠明顯提高檔案檢索工作的效率，并且通過信息化建設(shè)提高林業(yè)科技檔案信息的可共享性，能夠?qū)n案信息的價(jià)值更加充分的發(fā)掘出來。林業(yè)單位所有部門都應(yīng)該齊心協(xié)力，配合檔案部門，全力開展檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）檔案工作人員綜合素養(yǎng)的提升

高質(zhì)量的林業(yè)科技檔案信息化管理工作離不開高專業(yè)技能水平的檔案工作人員，為了組建一只符合信息化檔案建設(shè)管理工作要求的檔案工作人員隊(duì)伍，在招收人才時(shí)應(yīng)該選擇專業(yè)對(duì)口的檔案管理人才，并要求其掌握必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)，以適應(yīng)信息化檔案管理的知識(shí)需求。對(duì)于在職檔案工作人員，需要對(duì)其開展有效的技能培訓(xùn)和思想教育，使之能夠形成正確的思想觀念，加深對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高自身的責(zé)任感使命感，使之能夠自覺接受檔案管理的信息化理念，學(xué)習(xí)檔案信息化管理技術(shù)，通過專門的技術(shù)培訓(xùn)不斷豐富自己，盡快摸索出適應(yīng)林業(yè)科技檔案信息化管理模式的工作方法。

（三）檔案硬件與環(huán)境的改善

高質(zhì)量的硬件設(shè)備和適宜的存儲(chǔ)環(huán)境對(duì)檔案存儲(chǔ)工作有很大的幫助，林業(yè)單位需要為檔案提供一個(gè)穩(wěn)定、適宜的環(huán)境，要求存儲(chǔ)環(huán)境內(nèi)要設(shè)置必要的消防器材、空調(diào)設(shè)備，并且要注意保持檔案室內(nèi)的干燥，防止潮濕造成的檔案存儲(chǔ)設(shè)備損壞。為了提高檔案管理的信息化水平，要為檔案管理工作人員提供現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，使之能夠和信息化的檔案管理工作相匹配。信息化檔案硬件設(shè)備會(huì)增加檔案管理投入，但是通過定期的維護(hù)檢修，新設(shè)備有著更長的使用壽命，并且可以明顯提高檔案管理工作質(zhì)量。

（四）檔案管理流程的優(yōu)化調(diào)整

高質(zhì)量高效率的林業(yè)科技檔案管理工作離不開一個(gè)規(guī)范、科學(xué)的檔案管理工作流程，檔案信息化管理工作同樣需要在一個(gè)明確的管理流程指導(dǎo)下進(jìn)行。林業(yè)檔案管理部門需要綜合考慮自身的實(shí)際情況，學(xué)習(xí)其他檔案管理部門的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，形成一套科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)化、簡潔直觀的信息化檔案處理流程，使用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案信息化管理工具，將檔案記錄、分類、整理、保存、使用、銷毀等所有操作都納入到管理流程中，按照統(tǒng)一的規(guī)范程序執(zhí)行操作。為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的規(guī)范性，林業(yè)科技檔案管理工作可以采用個(gè)人責(zé)任制度，將各種工作職責(zé)明確到每個(gè)人頭上，使每一個(gè)工作人員都能夠自覺照章辦事，出現(xiàn)問題能夠第一時(shí)間找到責(zé)任人，及時(shí)、有效的進(jìn)行處理。

（五）加快檔案信息技術(shù)的推廣

為了改善檔案信息浪費(fèi)的情況，林業(yè)部門應(yīng)該加快檔案信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，積極建設(shè)林業(yè)現(xiàn)代化流通體系，加強(qiáng)林業(yè)檔案管理工作和林業(yè)生產(chǎn)之間的溝通，為商業(yè)林生產(chǎn)提供有價(jià)值的檔案信息，例如將科技檔案系統(tǒng)和林業(yè)種植與病蟲害防治工作聯(lián)系起來，通過檔案管理工作的信息化改革帶動(dòng)林業(yè)綜合信息平臺(tái)的建設(shè)，形成林業(yè)生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸一體化現(xiàn)代信息溝通體系。同時(shí)林業(yè)部門要加快對(duì)數(shù)字化檔案信息共享機(jī)制的探索，推出檔案信息有償服務(wù)產(chǎn)品，從而高效率解決林業(yè)公共事件，提高林業(yè)綜合保證服務(wù)水平。

結(jié)語

林業(yè)科技檔案的信息化建設(shè)與管理是林業(yè)科技檔案發(fā)展的必然方向，信息化檔案管理的主要優(yōu)勢(shì)在于為檔案信息的共享創(chuàng)造了條件，因此在林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，林業(yè)部門還要積極拓展檔案信息價(jià)值的應(yīng)用途徑，將檔案信息在林業(yè)綜合服務(wù)中的價(jià)值充分發(fā)揮出來。

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