提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

李進(jìn)鵬

摘 要：社會(huì)的不斷發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，對(duì)檔案管理工作水平提出更高的要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷提高，為提高檔案管理科學(xué)化水平奠定了基礎(chǔ)，是科學(xué)發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案是歷史的見(jiàn)證，是促進(jìn)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的最有效路徑?；诖耍疚膹恼撌鰴n案管理的有效路徑、檔案管理的重點(diǎn)分析等方面，探討檔案管理的科學(xué)化路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化管理;信息技術(shù)

一、引言

提高檔案管理是提高文化水平，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然需要。檔案是歷史文化的強(qiáng)有力見(jiàn)證，更是知識(shí)和經(jīng)濟(jì)的精華集結(jié)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，科學(xué)信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理充分發(fā)揮重要價(jià)值。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平成為時(shí)代趨勢(shì)。

科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。檔案管理是對(duì)經(jīng)濟(jì)信息及數(shù)據(jù)的整理保管。隨著數(shù)據(jù)信息化，檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，需要適合的管理路徑。提高檔案管理科學(xué)化路徑，是順應(yīng)科學(xué)發(fā)展的需要，是信息化發(fā)展的必然要求。

二、檔案管理有效路徑

1.建立科學(xué)化的檔案管理體系

生活中網(wǎng)絡(luò)化的建立，需要改變傳統(tǒng)的管理思想。在進(jìn)行科學(xué)化管理的路徑上，需要建立改進(jìn)檔案管理體系。檔案管理人員必須掌握科學(xué)信息操作方法，更新檔案管理體系。同時(shí)對(duì)檔案管理增加資金及設(shè)備的投入，從根本上發(fā)展科學(xué)管理路徑。

第一，管理層增加檔案管理的法律法規(guī)及規(guī)章制度的建立，將檔案管理作為一項(xiàng)重要事項(xiàng)實(shí)施。管理層借鑒國(guó)家法律法規(guī)，進(jìn)行落實(shí)宣傳。公司內(nèi)部建立檔案管理規(guī)章制度，并將其列入培訓(xùn)計(jì)劃，告知所有人檔案管理不可逾越的紅線。

第二，公司內(nèi)部各部門將檔案管理列入重點(diǎn)工作計(jì)劃，在實(shí)踐探索中完善檔案管理制度。檔案管理部門，落實(shí)部門職能職責(zé)，精進(jìn)崗位職責(zé)。檔案管理增設(shè)專職人員，實(shí)行分級(jí)建檔集中統(tǒng)一管理。

第三，建立檔案管理考核制度。根據(jù)檔案管理的職能及職責(zé)，建立檔案管理考核機(jī)制。為促進(jìn)檔案管理科學(xué)化建立，公司應(yīng)建立獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)檔案管理人員，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。

第四，合理制定檔案管理的格式及編目等規(guī)定。統(tǒng)一公司檔案存放格式，方便后期利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查找。公司檔案管理人員，隨著公司的發(fā)展運(yùn)行而流動(dòng)。為了避免后期因?yàn)槿藛T流動(dòng)出現(xiàn)工作銜接問(wèn)題，需要對(duì)檔案的管理細(xì)節(jié)進(jìn)行體系落實(shí)。建立指導(dǎo)手冊(cè)，長(zhǎng)期發(fā)展檔案管理工作。落實(shí)檔案管理機(jī)制，是進(jìn)行科學(xué)管理檔案的有效路徑。公司應(yīng)該不斷深化改革檔案管理機(jī)制，促進(jìn)檔案的規(guī)范化和制度化管理。

2.增加信息化方法

檔案管理在進(jìn)行科學(xué)化管理路徑中，公司需要增加軟件及硬件的投入。大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)檔案管理信息化。檔案管理需要增加計(jì)算機(jī)檔案管理方法，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和自動(dòng)化。公司應(yīng)增加檔案管理的電子信息技術(shù)投入，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息的有效控制。

例如，某建筑公司為了提高檔案管理的科學(xué)化，使用檔案管理軟件系統(tǒng)。檔案管理軟件系統(tǒng)，具有圖紙管理功能?；ヂ?lián)網(wǎng)的信息技術(shù)發(fā)展，檔案管理軟件系統(tǒng)已經(jīng)能實(shí)現(xiàn)錄入的圖紙等信息幅面和精度的需要。其中檔案管理系統(tǒng)具有，能實(shí)現(xiàn)公司機(jī)密數(shù)據(jù)管理權(quán)限增設(shè)功能。技術(shù)上有檢索查詢的功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化操作。檔案管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作，實(shí)現(xiàn)檔案的輸入、存儲(chǔ)、修改、刪除的功能。創(chuàng)建電子檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)不同的文件屬性，進(jìn)行不同的存儲(chǔ)。對(duì)于文字?jǐn)?shù)據(jù)采用XML或TXT格式，視頻數(shù)據(jù)的使用MPEG等格式。不同類型的文件，其文件格式采用公司規(guī)定的檔案格式。檔案管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)整理編目功能。但在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案管理人員嚴(yán)格按照公司規(guī)定的格式進(jìn)行命名。使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化及數(shù)字化，促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的路徑發(fā)展。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率，更進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

3.應(yīng)用科學(xué)化管理方式

檔案管理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)云儲(chǔ)存模式。檔案管理人員，針對(duì)檔案存儲(chǔ)或存放變動(dòng)進(jìn)行及時(shí)更改。同時(shí)檔案管理員，要重視檔案的保密性。合理科學(xué)地利用檔案信息，靈活變通檔案信息，實(shí)現(xiàn)公司有用資源的共享，更好地為有需要的項(xiàng)目提供服務(wù)。例如，某科技公司，在進(jìn)行項(xiàng)目投標(biāo)的過(guò)程中，因?yàn)轫?xiàng)目資料需要查找檔案。由于公司檔案調(diào)檔需要審批權(quán)限，但是管理人員并不在公司。為了項(xiàng)目順利進(jìn)行，檔案管理人員在遵循保密權(quán)限原則的同時(shí)，要靈活下放權(quán)限?？梢岳梦⑿呕螂娫掍浺舻确绞剑_定項(xiàng)目需求資料。利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，完成檔案權(quán)限在線簽署。

檔案的價(jià)值不是靜止存放，應(yīng)該加強(qiáng)資源共享。例如，某工程公司，進(jìn)行新員工入職培訓(xùn)時(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容可以根據(jù)公司存放的檔案，進(jìn)行合理的案例信息折射，幫助新入職的員工，加快適應(yīng)工作的步伐。

檔案信息管理，不僅僅要重視量的增加，還要精進(jìn)質(zhì)量。不是所有的信息都是最有價(jià)值的信息，根據(jù)檔案的重要級(jí)別進(jìn)行分級(jí)存放，提煉出最有價(jià)值的檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)價(jià)值。適應(yīng)科學(xué)管理方式，有利于提高檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，同時(shí)提高檔案信息質(zhì)量，為公司提供更高的經(jīng)濟(jì)利益。

4.檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)

隨著檔案管理的科學(xué)化步伐的加快，選用適合的人才進(jìn)行檔案管理非常重要?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷提高，檔案管理不僅僅只是簡(jiǎn)單進(jìn)行資料的保管。檔案管理人員需要擁有較強(qiáng)的執(zhí)行能力，堅(jiān)持崗位原則，靈活處理公司應(yīng)急使用檔案權(quán)限問(wèn)題。需要具備計(jì)算機(jī)使用及操作技術(shù)，能夠完成信息的管理。傳統(tǒng)的檔案管理人員，已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代的科學(xué)化檔案管理需要。公司應(yīng)該選取專業(yè)的人員，對(duì)內(nèi)部檔案進(jìn)行科學(xué)化管理。檔案管理應(yīng)向?qū)I(yè)化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理人員，應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷適應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展。

三、檔案管理重點(diǎn)分析

1.檔案管理科學(xué)化是時(shí)代要求

提高科學(xué)化檔案管理水平，利用科學(xué)理論整改檔案管理。內(nèi)部制定科學(xué)的管理制度，推進(jìn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化?？茖W(xué)的進(jìn)步，時(shí)代的發(fā)展，需要越來(lái)越專業(yè)的科學(xué)化模式，進(jìn)行檔案管理。隨著時(shí)間的推移，檔案是沉淀人類智慧的精華。提高檔案管理水平，也是提高公司文化軟實(shí)力的有效措施。檔案管理的科學(xué)化發(fā)展方向，不僅僅使用于公司所有檔案管理部門，要深入貫徹科學(xué)管理理念，與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新管理檔案方法。檔案是歷史的見(jiàn)證，也是綜合競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，檔案管理的價(jià)值日益顯著。推進(jìn)科學(xué)化檔案管理路徑，是時(shí)代發(fā)展的需要。

2.檔案管理科學(xué)化的重要意義

檔案管理是文化建設(shè)的重要組成部分，具有很強(qiáng)的歷史借鑒價(jià)值。文化形式的多樣性，幫助指引經(jīng)濟(jì)發(fā)展。新時(shí)代的發(fā)展需要，檔案的科學(xué)化管理任重而道遠(yuǎn)。進(jìn)行檔案管理的系統(tǒng)化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，為公司提供高質(zhì)量運(yùn)作的服務(wù)環(huán)境。傳統(tǒng)的檔案管理，很多地方存放不健全。檔案存放凌亂，電子信息歸檔不及時(shí)，檔案信息丟失等現(xiàn)象。同時(shí)，公司缺少專業(yè)的檔案管理人員，不夠重視專業(yè)人員的培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案很難進(jìn)行科學(xué)化管理。信息化的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷完善，很多公司開始重視檔案信息管理。各個(gè)領(lǐng)域數(shù)據(jù)化的借鑒，促使檔案管理科學(xué)化進(jìn)行。

提高檔案管理的科學(xué)化路徑，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案作為重要的參考資料，服務(wù)公司實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價(jià)值。系統(tǒng)化的管理檔案，規(guī)范化的要求檔案管理人員，促進(jìn)公司實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理路徑。加快公司文化信息的建設(shè)，引進(jìn)科學(xué)的方法進(jìn)行檔案管理。檔案管理要充分發(fā)揮人的主觀作用，不斷創(chuàng)新科學(xué)管理方法。面對(duì)新形勢(shì)的發(fā)展趨勢(shì)，信息服務(wù)功能在各行各業(yè)的滲透，提高檔案管理的科學(xué)化水平路徑越來(lái)越重要。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）