加強基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

謝迎杰

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，基層單位檔案管理的創(chuàng)新是一個很大的挑戰(zhàn)，這需要有創(chuàng)新精神以及創(chuàng)新意識。要做到保持創(chuàng)新精神和創(chuàng)新意識，應(yīng)全面展開，層層針對，以理念為核心，從人員和系統(tǒng)等方面進(jìn)行有效的發(fā)展，從而使基層單位檔案管理工作有質(zhì)的飛躍和良好的轉(zhuǎn)型。本文對此進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;創(chuàng)新精神

一、基層檔案管理的重要性

1.檔案管理

檔案管理，又稱檔案工作。主要工作包括檔案的收集、整理、價值評估、保管和編目。檔案工作的職責(zé)是為檔案信息提供安全保障。有四個原則分別是：①沒有損失，②沒有損害，③沒有混亂，④沒有分散。檔案管理員應(yīng)該小心謹(jǐn)慎的管理檔案。檔案工作者應(yīng)當(dāng)具有強烈的責(zé)任感和保密意識，才能保證手中信息的絕對安全。

2.現(xiàn)階段檔案管理的問題

現(xiàn)階段，基層單位檔位管理存在以下幾個問題：①沒專門的檔案管理室;②工作設(shè)備不完整;③管理意識薄弱;④沒有完整的管理體系。

二、在新時期中如何增強創(chuàng)新意識

創(chuàng)新始于一種理念。有人說，創(chuàng)新是一種不可否認(rèn)的偶然行為。創(chuàng)新有其偶然性。但更多的創(chuàng)新實踐者在創(chuàng)新過程中意識到自己行為的自覺性和價值性，也就是說，他們知道自己在創(chuàng)新，有創(chuàng)新的欲望。創(chuàng)新思維也深入他們的頭腦，成為一種觀念。所以在新時期，要保持善于創(chuàng)新的基層單位檔案管理意識，不守老規(guī)矩，敢于對未知事物充滿好奇和自信。畢竟，經(jīng)驗告訴我們的只是過去失敗的過程，而不是未來如何成功。我們所依賴的老經(jīng)驗是前人智慧的積累，在新的時代，舊的經(jīng)驗并不意味著永遠(yuǎn)適合當(dāng)下情況。

三、加強基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路的意義

檔案管理是一個要求有專業(yè)性的一個工作，需要多數(shù)的人員和財力的注入，加強檔案管理創(chuàng)新，是為了更簡單、更快捷的發(fā)展。檔案管理存在于各行各業(yè)，而對于管理檔案的人員，卻不能確保沒個管理人員都是專業(yè)的，常見的檔案管理有企業(yè)檔案管理、學(xué)校檔案管理、部門檔案管理等，在這些管理上，就就需要有創(chuàng)新的思路，來對管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化以及安全化。

四、檔案管理的創(chuàng)新思路作用

（1）充分發(fā)揮檔案館的作用，有利于科學(xué)規(guī)劃和決策，有利于提高工作效率和管理水平。

（2）提升項目的管理水平和盈利能力。

（3）基層管理目前的情況，借鑒和吸收了檔案管理的研究成果，以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)社會為目標(biāo)、服務(wù)項目、服務(wù)業(yè)主，讓檔案管理可以更好地為企業(yè)服務(wù)，為企業(yè)發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。

五、如何進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新思路的發(fā)展

1.怎樣貫徹落實創(chuàng)新思路的發(fā)展

創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，對基層檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新意識的指導(dǎo)，引導(dǎo)管理人員對檔案進(jìn)行創(chuàng)新，來完善管理檔案整個管理系統(tǒng)，做到對檔案標(biāo)準(zhǔn)化，簡單化，規(guī)范化、信息化。在新時期，電子檔案便體現(xiàn)出了標(biāo)準(zhǔn)化、簡單化等一系列標(biāo)準(zhǔn)，以至被廣泛應(yīng)用，這就是創(chuàng)新化的發(fā)展和創(chuàng)新思路，但在一些公司，一些技術(shù)和技術(shù)設(shè)備尚未被廣泛普及，這樣也顯示了舊傳統(tǒng)管理方法的問題，耗時長、費勞動力、容易混淆、工作時間長，也同樣沒有保證檔案的完整性，而電子檔案管理便使這些進(jìn)行了數(shù)字化的處理提供了快捷的服務(wù)方式，檔案信息數(shù)字化也是保護(hù)原始紙質(zhì)檔案的有效途徑。檔案的獨特性、獨創(chuàng)性和憑證性，是歷史真實記錄的重要體現(xiàn)。

檔案數(shù)字化后，檔案利用主要利用數(shù)字化后的檔案信息，有效地保護(hù)了原始檔案。因此，電子檔案管理是信息時代的必然選擇，但電子檔案也不完善，是具有風(fēng)險性的，在有時候無法供給的時候，而且應(yīng)用軟件更新非常快，在許多檔案企業(yè)的信息化建設(shè)中，以應(yīng)用為導(dǎo)向，以網(wǎng)絡(luò)為中心，在新的軟硬件環(huán)境下無法閱讀。同時也容易改進(jìn)各種系統(tǒng)的開發(fā)，使文件的生成發(fā)生了很大的變化。病毒的存在和入侵威脅著電子文檔的安全和長期存儲。電子文件的硬件設(shè)備，有很強的依賴性，即使現(xiàn)在的計算機(jī)的儲存能力很強，但有時還會出現(xiàn)一些電子檔案未進(jìn)行保存的情況，且在現(xiàn)社會中檔案管理應(yīng)用軟件更新速度很快，許多電子檔案或文件在新的軟件中無法進(jìn)行查看，而且還容易丟失文件和被病毒侵害，不利于電子文件的安全和長期存儲。在傳統(tǒng)的電子檔案管理模式的情況下，不管是從管理還是應(yīng)用的方面上，都有一定的時間限制。在各基層中，大量的電子文件可以通過編解碼的過程存儲在電子文件的硬盤中，也可以進(jìn)行粘貼復(fù)制的方法進(jìn)行保存，這些方法使檔案管理的效率有很大的提高。所以，檔案部門只用將檔案資料輸入到電腦中就可以了?；鶎訖n案管理員可以通過網(wǎng)絡(luò)自動歸檔。這一系列簡單快捷，不瑣碎，不易出失誤等，解決了傳統(tǒng)上的難題。

2.管理員工作問題

在基層單位的發(fā)展過程中，建立一個連接辦公系統(tǒng)的橫向通道仍然是很常見的。由于檔案人員對本部門建立辦公自動化系統(tǒng)和電子檔案工作不完全了解，無法確定資料的完整性，一個渠道連接到管理系統(tǒng)中，用于存儲電子和紙質(zhì)文件，電子檔案向網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變后，檔案部門工作人員可以優(yōu)化系統(tǒng)的協(xié)調(diào)，促進(jìn)系統(tǒng)的發(fā)展，并將其與辦公資料輸入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。電子檔案管理員負(fù)責(zé)將統(tǒng)一的卷編碼發(fā)展成雙協(xié)調(diào)通道，從而增強檔案的數(shù)據(jù)查詢功能，大大保證了檔案的收集和完整性。這樣，兩個系統(tǒng)可以無縫連接。

3.管理人員的管理問題，提高創(chuàng)新意識

在員工工作目標(biāo)的基礎(chǔ)上，通過識別、衡量、傳達(dá)和獎勵員工的關(guān)鍵能力與績效水平，使公司的總體績效水平不斷提高的一種逐步定位方法，使管理人員對創(chuàng)新充滿激情，讓管理人員明確自己的工作目標(biāo);對工作績效進(jìn)行評價;對影響工作績效的因素進(jìn)行分析，制訂一個提高工作績效的有效措施;著眼于未來的發(fā)展，能夠這個讓管理的職業(yè)生涯得到良性發(fā)展。

4.電子檔案管理可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理的原因

因為創(chuàng)新使管理變得簡單，條理清晰，也就是數(shù)據(jù)化，之所以可以替代的根本原因是數(shù)據(jù)，現(xiàn)在是科技時代也是大數(shù)據(jù)時代，檔案是隨著歷史的延變而產(chǎn)生的，是歷史的一個證明，也是社會進(jìn)步的基礎(chǔ)。所以，我們應(yīng)該高質(zhì)量地對檔案進(jìn)行精密的管理，充分發(fā)揮檔案的作用。隨著實踐的一步步展開和經(jīng)驗的積累，檔案管理出現(xiàn)了許多不同的形式。隨著社會的進(jìn)步，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)被推廣到了各行各業(yè)，在基層檔案的管理中，計算機(jī)的普及為檔案管理注入了新的活力與新鮮血液，有了新的科學(xué)技術(shù)的幫助，我們可以更方便快捷地共享檔案資源，打破了時間和空間上的束縛。這是一種創(chuàng)新的表現(xiàn)，這種創(chuàng)新也是時代發(fā)展的必然要求。不僅如此，電子檔案還具有檔案管理數(shù)字化的特點，是一個較為先進(jìn)的特點。因為數(shù)字化主要體現(xiàn)在更先進(jìn)的信息存儲技術(shù)上，與傳統(tǒng)的文件管理相比，安全水平也提升到了一個新的水平。傳統(tǒng)的基層檔案管理會存在一定的局限性，而局限性則主要體現(xiàn)在了兩個方面：一方面，是信息查看地點具有局限性，就是只能在檔案中查看或存儲文件信息的地方查看，另一方面，時間的局限性。檔案的查看時間是有明文限制的，人們只能在特定時間查閱資料。但是信息的案管理不同，它打破了時間上的限制，實現(xiàn)了讓人們隨時隨地都可以查看檔案，方便了人們獲取檔案信息。

六、管理人員應(yīng)該怎樣做

管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對待自己的職務(wù)，做好保密工作，在任職時要做到，理清自己的頭緒，善于創(chuàng)新，有創(chuàng)新意識，認(rèn)清自己的工作職責(zé)，以及創(chuàng)造一種創(chuàng)新的良好氛圍，使每一個職能崗位的人員都認(rèn)識到，每個人都是檔案管理的責(zé)任人，而不僅僅是檔案員個人的工作內(nèi)容。只有建立全員負(fù)責(zé)、各司其職的環(huán)境，管理創(chuàng)新意識才能滲透到經(jīng)營的方方面面，幫助全體員工從過去注重自身工作內(nèi)容創(chuàng)新的微觀層面，提高到整體上更全面的宏觀創(chuàng)新。當(dāng)創(chuàng)新視角由有限向開放轉(zhuǎn)變時，基層單位更容易加速創(chuàng)新，提高創(chuàng)新效率。要努力提高他們的創(chuàng)造性思維和工作思路。檔案管理者要不斷學(xué)習(xí)，高效地開展自己的工作，培養(yǎng)一定的責(zé)任感和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高日常學(xué)習(xí)和工作能力，做好新時期的檔案管理工作。在網(wǎng)絡(luò)時代，要善于運用現(xiàn)代科技設(shè)備為檔案工作服務(wù)。在日常工作中，要整合現(xiàn)有資源，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備。

七、創(chuàng)新的意義

隨著新時代的到來，創(chuàng)新也顯得極為重要，它決定著工作的快慢乃至做事的質(zhì)量。創(chuàng)新改變社會。創(chuàng)新是指在現(xiàn)有思維方式的基礎(chǔ)上，提出不同于傳統(tǒng)或普通人的思想，在符合理想化需求或滿足社會需求的特定環(huán)境中，改進(jìn)或創(chuàng)造新事物、新方法、新要素、新途徑和新環(huán)境的行為，并能取得一定的效益。創(chuàng)新在經(jīng)濟(jì)、商業(yè)、技術(shù)、社會學(xué)和建筑學(xué)的研究中起著重要的作用。這也是為基層檔案管理注入新活力的一項創(chuàng)新。管理創(chuàng)新意識滲透到基層單位的每一個流程環(huán)節(jié)，幫助全體員工從過去注重自身工作內(nèi)容創(chuàng)新的微觀層面提高到整體上更全面的宏觀創(chuàng)新。讓創(chuàng)新成為一種習(xí)慣。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）