強(qiáng)化人事檔案審核，提升人才服務(wù)水平

謝素英

內(nèi)容摘要 目前，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展及各項(xiàng)工作制度的持續(xù)化改革，人事檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化，如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，創(chuàng)新人事檔案管理內(nèi)容、范圍及檔案收集方法已經(jīng)成為人事檔案管理工作的主要內(nèi)容。文章主要就人事檔案審核現(xiàn)狀、存在問(wèn)題等方面進(jìn)行探討，同時(shí)提出相應(yīng)的有效策略，望為相關(guān)人士提供參考建議。

關(guān)鍵詞 人事檔案管理 檔案審核 人才服務(wù)水平

1 引言

人事檔案管理工作，是各項(xiàng)人事管理工作開(kāi)展的前提條件。通過(guò)人事檔案管理，能夠?qū)ぷ魅藛T的工作經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、任免情況、技術(shù)水平及政治思想表現(xiàn)等進(jìn)行全面、詳細(xì)的記錄。所以，必須進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案審核工作，全面提高人事檔案管理人才服務(wù)水平，確保人事檔案能夠得到合理的應(yīng)用，保證人事人才服務(wù)順利開(kāi)展。

2 人事檔案審核工作現(xiàn)狀分析

2.1 制度不完善

新形勢(shì)下，原有的人事檔案管理制度已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要，以福建省將樂(lè)縣為例，由于信息化社會(huì)快速發(fā)展、人性化服務(wù)需求實(shí)際，以及“一趟不用跑、最多跑一趟”等工作制度的全面落實(shí)，對(duì)人事檔案審核工作提出更高要求和更新挑戰(zhàn)，現(xiàn)有的檔案制度亟待進(jìn)一步完善。

2.2 從業(yè)人員不足

據(jù)統(tǒng)計(jì)，各級(jí)政府的人力資源和社會(huì)保障部門所屬的檔案室均有多名編制，但往往才配置一名檔案工作人員，“事多人少”矛盾突出。以筆者工作實(shí)際為例，2019年，完成在職干部人事檔案目錄錄入680冊(cè)，整理上架2018年錄用公務(wù)員、定向生、緊缺急需崗位人員檔案68冊(cè)，收集并歸檔全縣公務(wù)員登記表、年度考核表、調(diào)整工資審批表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表、任職審批表、退休審批表等材料15 000余份，完成120名退伍軍人檔案查閱登記，收集紀(jì)委處分決定18份，提供檔案材料110多份，轉(zhuǎn)遞調(diào)出公務(wù)員、事業(yè)單位工作人員和解聘辭職人員檔案63冊(cè)，同時(shí)，完成2018年錄用公務(wù)員24人、轉(zhuǎn)正定級(jí)公務(wù)員32人、事業(yè)聘用人員69人檔案專項(xiàng)審核。

2.3 歷史遺留問(wèn)題多

這主要表現(xiàn)在檔案資料不全、缺失、難以界定等幾個(gè)方面。以檔案專審為例，本縣林業(yè)局某員工，其檔案中最早的材料出生年月已被人為涂改，需將檔案送省公安廳做筆跡鑒定;農(nóng)業(yè)局某員工，其檔案中最早材料填寫(xiě)的出生年月比現(xiàn)在使用的更大，且個(gè)人拒不配合認(rèn)定，經(jīng)多方協(xié)調(diào)、溝通，并按上級(jí)文件規(guī)定予以規(guī)范操作后方得以妥善解決。

3 人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

3.1 缺乏正確的檔案管理意識(shí)

對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，因?yàn)槠湫再|(zhì)特殊，所以會(huì)受到多方面因素的影響，如涉及干部人員檔案信息的保密性、信息化人事檔案管理工作意識(shí)薄弱等[1]，勢(shì)必嚴(yán)重降低人事檔案管理工作的效果，導(dǎo)致人事檔案管理工作中進(jìn)場(chǎng)出現(xiàn)內(nèi)外不協(xié)調(diào)的情況。同時(shí)，要重視檔案存放工作，檔案室必須要具備防火、防潮的性能，且配置專門的檔案柜[2]，并在檔案室內(nèi)配置相應(yīng)的滅火、去濕設(shè)備，但是在實(shí)際的工作中，檔案室的條件則比較簡(jiǎn)陋，相關(guān)配置也達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化要求，不僅空間狹小，而且不具備相關(guān)的硬件設(shè)施。在人事檔案中記錄了每一名工作人員的工作經(jīng)歷，為了能夠更好地利用人事檔案資料，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行多角度、全方位的挖掘[3]，不僅要確保檔案信息資料的真實(shí)性，也要保證其全面性，只有這樣才能夠充分發(fā)揮出人事檔案資料的作用。但是，在實(shí)際的工作中，因?yàn)槿狈φ_的檔案管理意識(shí)，導(dǎo)致檔案資料收集、保存工作存在漏洞。

3.2 檔案審核工作存在弊端

在檔案審核工作中，必須要對(duì)員工的“三齡兩歷一身份”進(jìn)行全面審核，其中“三齡”指的是年齡、工齡和檔案;“兩歷”指的是學(xué)歷與工作經(jīng)歷;而“一身份”指的是工作人員的具體身份，對(duì)其進(jìn)行審核可以說(shuō)是檔案審核工作的重點(diǎn)內(nèi)容[4]。但是在人事檔案管理工作中，仍然存在對(duì)“三齡兩歷一身份”審核不規(guī)范、不全面等問(wèn)題，產(chǎn)生這種情況的主要原因就是因?yàn)橐恍┕ぷ魅藛T為了獲取更高的自身利益，而選擇虛造信息，從而增加了檔案審核工作的難度。

3.3 信息化建設(shè)程度不足

如今的人事檔案審核工作的信息化建設(shè)程度依然比較落后，主要表現(xiàn)在以人工管理模式為主，僅僅只是使用計(jì)算機(jī)輸入人員的基本信息，并建立簡(jiǎn)單化的管理系統(tǒng)，無(wú)法真正地發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)[5]。在查詢檔案信息時(shí)，也通常是查找紙質(zhì)版的信息，不僅會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，而且會(huì)增加工作人員的工作量。

4 強(qiáng)化人事檔案審核水平的有效策略

4.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

人事檔案審核工作不僅工作量巨大，還具有非常強(qiáng)的專業(yè)性與政策性，所涉及的內(nèi)容也非常廣泛，所以必須要深入開(kāi)展審核工作，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案審核工作的重視程度。以人事檔案審核部門作為中心，建立完善的審核小組，該小組由相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)與工作人員共同組成，對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，并定期開(kāi)展報(bào)告會(huì)，及時(shí)吸取相關(guān)的意見(jiàn)，并總結(jié)審核工作中存在的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題及時(shí)提出解決方案，確保后續(xù)的人事檔案審核工作能夠順利開(kāi)展。

此外，為了能夠保證人事檔案審核工作可以得到有效的落實(shí)，努力實(shí)現(xiàn)責(zé)任、制度及人員三個(gè)方面的一體化工作。管理制度方面，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作情況建立完善的審核制度、考評(píng)制度及審核方案，明確規(guī)定審核的具體要求、流程及方式，從而為審核工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)，確保審核工作能夠更加規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化;審核人員方面，必須要確保其具有良好的工作能力、業(yè)務(wù)水平和政治素養(yǎng)，只有這樣才能夠提高人事檔案審核工作的質(zhì)量;責(zé)任落實(shí)方面，應(yīng)制訂詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確各項(xiàng)責(zé)任，并將其落實(shí)到每一名工作人員的頭上，以此確保人事檔案審核工作的質(zhì)量。

4.2 嚴(yán)格執(zhí)行審核標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案審核工作的質(zhì)量是確保人事檔案內(nèi)容完整與其利用率的關(guān)鍵，所以必須要重點(diǎn)關(guān)注人事檔案的審核質(zhì)量，做好細(xì)節(jié)性的審核。在初審與復(fù)審時(shí)，相關(guān)的工作人員應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)審核標(biāo)準(zhǔn)，按照實(shí)際的審核情況，查看檔案中的內(nèi)容，并如實(shí)記錄審核登記表。完成審核后，應(yīng)由專門的管理人員進(jìn)行簽字確認(rèn)，如果管理人員本人的意見(jiàn)與組織意見(jiàn)不一致，則應(yīng)將組織意見(jiàn)作為標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)程度

為了能夠進(jìn)一步提高人事檔案審核管理工作的質(zhì)量，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)程度，建立多媒體檔案室，為檔案管理工作的開(kāi)展提供更加多方位、全面性的信息。在實(shí)際的工作中，應(yīng)利用多媒體聲像資料信息庫(kù)，將聲音、影像及相應(yīng)的文字融為一體，形成一套完整的人事檔案錄像片。除此之外，應(yīng)合理地利用電子檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的智能化搜索與利用，同時(shí)通過(guò)電子檔案實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，減少人工工作量，提高人事檔案審核工作質(zhì)量與效率。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的快速提升，為各項(xiàng)制度的創(chuàng)新和改革奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。而人事檔案作為記錄工作人員工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及其他個(gè)人基本信息的詳細(xì)記錄，不僅能夠反映出個(gè)人的工作能力，也是選拔與提升工作人員的重要憑證。因此，新形勢(shì)下，必須提高人事檔案審核工作質(zhì)量，確保認(rèn)識(shí)檔案資料的真實(shí)性與完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案審核工作中存在的不足，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)人員的檔案審核意識(shí)，加強(qiáng)檔案審核工作的信息化建設(shè)程度，使人事檔案管理工作的作用與價(jià)值能夠得到充分發(fā)揮，從而全面提高人才服務(wù)水平。

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