高校設(shè)備檔案管理規(guī)范化的思考

摘 要： 隨著高校教學(xué)科研的發(fā)展，高校所擁有的設(shè)備不僅數(shù)量與日俱增，而且質(zhì)量上高科技、現(xiàn)代化程度也越來越高。但是與此相對應(yīng)的是高校設(shè)備檔案的管理情況存在一些問題，因此要加強設(shè)備檔案管理的規(guī)范化，提高設(shè)備檔案管理的水平。本文主要探討高校設(shè)備檔案管理的內(nèi)涵、作用，并針對目前高校設(shè)備檔案管理存在的問題，提出規(guī)范化管理設(shè)備檔案的措施。

關(guān)鍵詞： 高校;設(shè)備檔案;規(guī)范化

一、高校設(shè)備檔案的重要性

高校設(shè)備在高等教育中具有重要作用，它既是高校教學(xué)科研的主體，培養(yǎng)學(xué)生綜合能力的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是高校對外服務(wù)的重要依托，任何高校的教學(xué)科研活動都離不開設(shè)備的運行。設(shè)備檔案是對高校設(shè)備的購置、驗收、調(diào)試安裝、使用、技術(shù)管理、故障處理、報廢等全過程進行監(jiān)督管理。它必須反映設(shè)備管理從購置至報廢的全過程，通過對設(shè)備情況做詳細的記錄可以了解設(shè)備運行狀態(tài)，對于高校提高設(shè)備的使用效率十分重要。因此，建立和完善高校設(shè)備檔案具有重要意義。

（一）設(shè)備檔案保障設(shè)備購置的合理性

設(shè)備購置關(guān)系到高校的教學(xué)活動和科學(xué)研究，購入設(shè)備時，學(xué)校需要采購哪些設(shè)備，必須先進行討論研究，分析采購設(shè)備的必要性、可行性和采購的依據(jù)，以防止重復(fù)購買、盲目投資，導(dǎo)致資產(chǎn)閑置或者因信息滯后、市場調(diào)研不完善導(dǎo)致采購到型號老舊的設(shè)備，從而影響最終使用及設(shè)備的維修、維護費用增加，造成浪費[1]。若加強設(shè)備購入時原始檔案的記錄管理，則對于設(shè)備的性能、質(zhì)量、價格等有一個全面的了解，從而最大限度上避免了買賣雙方的不公平交易和權(quán)利的腐敗，也會對高校以后的資產(chǎn)管理提供保障。

（二）設(shè)備檔案有利于設(shè)備的安裝與維護

設(shè)備的安裝使用說明、圖紙介紹等方面的資料非常重要，這些設(shè)備檔案可以保障設(shè)備的順利安裝和規(guī)范使用，若缺少這些相應(yīng)的設(shè)備檔案資料，那么設(shè)備的安裝就很有可能會耗費大量的人力、物力，高校的正常教學(xué)活動和科學(xué)研究也會因為設(shè)備使用的不合理受到影響。設(shè)備運行情況、維修記錄等方面的設(shè)備檔案可以有效地地幫助高校了解設(shè)備維護保養(yǎng)情況，從而可以及早消除設(shè)備故障隱患。

（三）設(shè)備檔案為設(shè)備的更新、轉(zhuǎn)讓、報廢提供依據(jù)

隨著高校教學(xué)活動和科學(xué)研究進入到一個更高的水平，當(dāng)前的設(shè)備已不能滿足教學(xué)與科研的需要，高校就應(yīng)該對當(dāng)前的設(shè)備做一個處置，或更新或轉(zhuǎn)讓或?qū)匣脑O(shè)備進行報廢，而這種處置的依據(jù)就在于高校的設(shè)備檔案。通過對需要處置的設(shè)備的檔案進行分析，從而能夠了解對設(shè)備進行更新、轉(zhuǎn)讓或者報廢涉及的成本收益。

（四）設(shè)備檔案促進高校設(shè)備管理

高校通過對設(shè)備的檔案管理不斷積累管理經(jīng)驗，可以提高設(shè)備檔案的管理水平，而設(shè)備檔案的規(guī)范化管理既需要技術(shù)也需要管理，因此設(shè)備檔案管理水平的提高對于高校技術(shù)水平和管理水平的提高具有重要的意義。另一方面，通過設(shè)備檔案規(guī)范化的管理可以節(jié)省大量的物力、人力，節(jié)省了高校教學(xué)活動和科學(xué)研究過程投入的成本，有助于減少不必要的資產(chǎn)浪費。

二、高校設(shè)備檔案管理存在的主要問題

（一）高校管理人員不重視設(shè)備檔案管理，管理不規(guī)范

設(shè)備檔案管理本應(yīng)該是高校日常管理的重要內(nèi)容，然而實際操作中經(jīng)常性被忽視，另外，高校往往缺乏相關(guān)的規(guī)章制度，也沒有一個比較完善的系統(tǒng)來規(guī)范設(shè)備檔案管理工作，與此同時管理不規(guī)范也會造成專業(yè)的管理部門和管理人才的缺失，高校設(shè)備檔案管理不健全也會帶來一系列的問題，例如，設(shè)備資料收集不夠全面、查詢不方便等，影響設(shè)備檔案本身應(yīng)該具有的作用。

（二）設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)低

隨著高校職能管理人員不重視設(shè)備檔案管理的進一步加深，高校往往會進一步壓縮單位編制，正是由于對設(shè)備檔案管理重要性的認識程度不夠，專職的設(shè)備檔案管理部門人員缺乏，即使有兼職的設(shè)備檔案管理人員，也因為缺乏專門的系統(tǒng)培訓(xùn)，從而使得設(shè)備檔案管理只是根據(jù)管理人員的經(jīng)驗進行管理，缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性。與此同時，由于設(shè)備管理人員素質(zhì)偏低，單位的人事變動也會對設(shè)備檔案管理產(chǎn)生影響，例如，針對高校的設(shè)備使用期間，很少有專人對其進行系統(tǒng)的管理，在設(shè)備的轉(zhuǎn)交或使用時，相關(guān)的資料也無法做到按時交接，可能導(dǎo)致資料丟失[2]。尤其是一些重要的儀器設(shè)備的檔案資料等相關(guān)材料沒能及時歸檔，當(dāng)進行管理人員變動時，新進的管理人員無法了解該設(shè)備的具體使用情況，當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)問題時，就會嚴重影響高校的教學(xué)科研活動。

（三）設(shè)備檔案信息利用率低

設(shè)備檔案記錄了設(shè)備狀況的最原始資料，不僅要注重設(shè)備檔案的保管工作，更要注重設(shè)備檔案的運用情況。設(shè)備檔案管理的最初目的就是為了能夠通過對設(shè)備檔案的合理用來更科學(xué)地管理設(shè)備，因而高校應(yīng)當(dāng)加強對設(shè)備檔案的應(yīng)用。然而由于各方面原因，高校設(shè)備檔案利用率非常低，一般僅僅用于核查設(shè)備的查詢服務(wù)。

（四）設(shè)備檔案管理的現(xiàn)代化程度低

大部分高校的設(shè)備檔案管理，仍采用較為傳統(tǒng)的模式，設(shè)備檔案存放擁擠、設(shè)備檔案利用不方便，影響了設(shè)備檔案使用的效率。有些高校雖然實行了信息化的管理模式，但是這種信息化水平仍然較低，缺乏專業(yè)有效的系統(tǒng)指導(dǎo)。以福建省為例，當(dāng)前的招標檔案，除紙質(zhì)檔案收集歸檔外，主要實行電子備案。所謂采購項目電子備案，即從項目申購、合同簽訂到最后的驗收付款，全程都要依托福建省政府采購網(wǎng)上公開信息系統(tǒng)進行，進而讓系統(tǒng)實時獲得招標項目的所有電子信息[3]。此種統(tǒng)計方式主要存在結(jié)果不精確、統(tǒng)計滯后等問題。

三、加強高校設(shè)備檔案管理的規(guī)范化

為了更加科學(xué)化、規(guī)范化地進行設(shè)備檔案管理，高校設(shè)備管理者要積極做好以下幾個方面：

（一）加強高校設(shè)備檔案的重視程度

高校長期以來都比較重視教學(xué)及科研，而設(shè)備檔案相對來說利用率低，高校對這方面重視還不夠。但是設(shè)備檔案管理仍然是高校行政管理的重要組成部分，設(shè)備檔案管理的好與壞直接關(guān)系到設(shè)備能否發(fā)揮其最高的效能，能否促進高校教學(xué)和科研水平的提高。隨著科技及信息化水平的不斷提高，高校設(shè)備檔案管理不能再停留在傳統(tǒng)的模式上了，設(shè)備檔案管理的方法也要與時俱進，高校設(shè)備管理工作者要與設(shè)備操作者緊密聯(lián)系，確保設(shè)備在購置、驗收、調(diào)試安裝、使用、報廢等方面檔案的全面完整。

（二）確保高校設(shè)備檔案的完整性與準確性

準確性是高校管理設(shè)備檔案的基礎(chǔ)，設(shè)備檔案記錄中所記錄的各項數(shù)據(jù)必須根據(jù)設(shè)備的實際情況建立，不能憑空捏造、臆斷。這就要求設(shè)備管理人員必須認真收集各項數(shù)據(jù)，并且要及時歸檔。同時，設(shè)備管理者要從設(shè)備購入的各個過程，如購置計劃、購置合同、使用說明、維修記錄等各個環(huán)節(jié)做好完整的記錄，以便為設(shè)備的管理與使用提供完整的依據(jù)。在建立設(shè)備檔案時，要對設(shè)備檔案進行分類、排列，對于設(shè)備檔案中存在的問題要及時糾正并做好相應(yīng)的記錄。例如，2018年山東大學(xué)以完善“山東大學(xué)大型儀器設(shè)備管理辦法”為切入點，結(jié)合新形勢下資產(chǎn)管理模式和“放管服”要求，完善了大型儀器設(shè)備檔案管理制度體系。不僅明確了大型儀器設(shè)備檔案管理組織體系，建立起主管部門和二級單位的聯(lián)動工作機制，還明確了大型儀器設(shè)備檔案歸檔原則和范圍，通過線上和線下相結(jié)合形式規(guī)范管理，確保儀器設(shè)備檔案建設(shè)和管理始終支持和配合“雙一流”建設(shè)發(fā)展方向[4]。該系統(tǒng)大大提高了設(shè)備檔案的管理水平，這種管理方式可以為高校的設(shè)備檔案管理提供借鑒。

（三）提高高校設(shè)備檔案的利用率

高校設(shè)備檔案的建立目的就是為了對其合理利用。當(dāng)今的信息化時代，設(shè)備檔案作為高校的一項重要資源，更應(yīng)該對其進行更為有效的利用，確保設(shè)備的良好運行，從而服務(wù)高校的正常教學(xué)活動和科學(xué)研究。

四、結(jié)語

高校內(nèi)涵發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)注重教學(xué)科研和管理的并行，提高對高校設(shè)備檔案管理的重視程度、提高高校設(shè)備檔案的利用率，努力提高高校設(shè)備管理人員的素質(zhì)，并且不斷根據(jù)實際情況改善設(shè)備檔案管理方法，與時俱進，要不斷加強高校設(shè)備檔案信息資源的建設(shè)，通過規(guī)范化的設(shè)備檔案管理，提高設(shè)備資源的利用率，更好地為高校教學(xué)科研活動提供物質(zhì)保障服務(wù)。

參考文獻：

[1]初雪.從本科教學(xué)評估角度談加強高校設(shè)備檔案管理的意義.齊魯師范學(xué)院學(xué)報，2018（5）.

[2]隨鳳華.高校設(shè)備檔案管理探究.蘭臺內(nèi)外，2019（1）.

[3]蔡林鵬.當(dāng)前高校設(shè)備招標檔案管理存在的不足及展望.開封教育學(xué)院學(xué)報，2018（6）.

[4]王文君，劉淑云，劉洪顏.高校大型儀器設(shè)備檔案管理的實踐與探索.實驗技術(shù)與管理，2019（4）.

作者簡介： 劉永梅（1979—），女，漢族，安徽定遠人，碩士研究生，助理研究員，研究方向：科研管理與固定資產(chǎn)管理。