移動(dòng)終端下高校檔案數(shù)字化服務(wù)探析

霍奇道

摘? 要：移動(dòng)終端下加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化服務(wù)建設(shè)和管理，是當(dāng)前高?？茖W(xué)化建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。通過(guò)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，并將數(shù)字檔案納入學(xué)校信息建設(shè)計(jì)劃;增加對(duì)基礎(chǔ)架構(gòu)的投資，引入檔案數(shù)字化的專業(yè)人才培養(yǎng)方案并制定數(shù)字解決方案等，可以逐步推進(jìn)高校數(shù)字化檔案建設(shè)和深入發(fā)展。

關(guān)鍵詞：移動(dòng)終端;高校;檔案;數(shù)字化

隨著5G商用的逐步普及，5G基站的大范圍建設(shè)，高尖端信息化技術(shù)為高校檔案館的信息化建設(shè)提供了硬件支撐，從而也推動(dòng)了移動(dòng)終端的信息化發(fā)展，可以更好地為高校檔案數(shù)字化提供服務(wù)，借助移動(dòng)終端媒介，可以更加有效實(shí)現(xiàn)資源的充分利用和數(shù)據(jù)共享。

1 高校檔案數(shù)字化服務(wù)建設(shè)的意義

1.1 提高檔案使用效率。通過(guò)移動(dòng)終端檔案數(shù)字化服務(wù)，可以將傳統(tǒng)的手動(dòng)收集、分類、編號(hào)和信息檢索手動(dòng)管理模式轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)等高科技信息化檔案管理模式。[1]通過(guò)信息化手段使管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為數(shù)字管理模式，人們可以通過(guò)連接有互聯(lián)網(wǎng)的移動(dòng)終端，高效快捷地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)高速使用。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，隨時(shí)隨地共享教育和研究的結(jié)果，有助于數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)資源有效利用。

1.2 節(jié)省檔案管理空間和成本。通過(guò)移動(dòng)終端檔案數(shù)字化服務(wù)，有助于節(jié)省物理存儲(chǔ)空間，節(jié)約時(shí)間成本。例如，湖北某高校進(jìn)行的本科教學(xué)工作審核評(píng)估材料，總體需要的支撐材料種類繁多，各類支撐材料數(shù)量從幾十盒到數(shù)百盒不等，采用傳統(tǒng)方式將所有紙質(zhì)材料加以保管和檢索利用，無(wú)疑會(huì)增加倉(cāng)庫(kù)的負(fù)擔(dān)，耗費(fèi)大量人力，但是通過(guò)將檔案數(shù)字化，借助移動(dòng)終端等媒介，可以更加方便快捷地檢索目標(biāo)材料，實(shí)現(xiàn)空間和時(shí)間的跨域，提高檔案利用效率，大大壓縮管理和時(shí)間成本。因此，除了一些重要憑證和核心材料的紙質(zhì)檔案外，大量一般性文檔可以通過(guò)數(shù)字化方式進(jìn)行數(shù)字檔案處理。[2]實(shí)施數(shù)字化管理后，可以使用軟件實(shí)時(shí)跟蹤、監(jiān)視和管理已形成的教育和科研文件，充分收集教育和科研材料，降低維護(hù)成本并提高檔案完整性。

2 高校檔案的數(shù)字化服務(wù)現(xiàn)狀及問(wèn)題

2.1 檔案數(shù)字化缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。目前，高校尚未將相應(yīng)的電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)流程化。各高校的檔案互通之間幾乎沒(méi)有設(shè)立數(shù)字通信渠道，一般情況下，都是根據(jù)各自檔案的本體特性選擇固定的檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)特定的系統(tǒng)、硬件和設(shè)施來(lái)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)受不同環(huán)境因素的影響，現(xiàn)階段檔案管理的操作環(huán)境和以前相比存在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)。問(wèn)題的根源在于檔案數(shù)字化缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重制約高校檔案數(shù)字化進(jìn)程。

2.2 缺乏檔案管理領(lǐng)域數(shù)字化專門人才。數(shù)字化人才缺乏主要表現(xiàn)在檔案管理者自身信息技術(shù)應(yīng)用能力薄弱方面。僅僅從事的是簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)上輸入、登記檔案目錄和部門檔案的目錄檢索，或是停留在傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案的收集和歸檔等工作模式層面，與數(shù)字化要求相距甚遠(yuǎn)，導(dǎo)致無(wú)法在目錄和原始文本之間實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)的數(shù)字化傳輸。

3 高校檔案的數(shù)字化發(fā)展對(duì)策

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將數(shù)字化檔案建設(shè)納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃

3.1.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案數(shù)字化的認(rèn)識(shí)。在歸檔過(guò)程中提供人力、財(cái)力和物力的保證，確保歸檔與學(xué)校的各項(xiàng)業(yè)務(wù)相協(xié)調(diào)。[3]遵循檔案法律有關(guān)原則，建立關(guān)鍵和特殊項(xiàng)目檔案所需的特殊資金，確保智能終端模式下檔案數(shù)字化建設(shè)順利推進(jìn)。結(jié)合大學(xué)實(shí)際情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維模式，樹(shù)立新時(shí)代條件下的數(shù)字化檔案管理意識(shí)。

3.1.2 納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃來(lái)構(gòu)建一個(gè)集成系統(tǒng)。學(xué)校需要將檔案數(shù)字化納入校園整體發(fā)展規(guī)劃中。集成系統(tǒng)是高校整體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，通過(guò)建立不同的子項(xiàng)目來(lái)促進(jìn)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。逐步完善檔案管理與系統(tǒng)設(shè)計(jì)的集成化設(shè)置，集成系統(tǒng)必須能夠控制和檢索從編寫文檔到創(chuàng)建和存儲(chǔ)紙質(zhì)文檔的所有環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)閉合管理。人們需要共享文檔等屬性信息，通過(guò)限制重復(fù)的條目，讓檔案館的功能得到更好的發(fā)揮。

3.2. 加大資金投入，培養(yǎng)檔案數(shù)字化專業(yè)人才

3.2.1 數(shù)字檔案硬件保障。檔案管理工作所需的資金應(yīng)納入學(xué)校預(yù)算，確?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金到位。

3.2.2 選擇數(shù)字歸檔軟件。高校需要采用功能完善的高級(jí)檔案管理系統(tǒng)軟件，以加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，滿足新時(shí)代條件下大學(xué)檔案的實(shí)際需求。[4]根據(jù)大學(xué)檔案館數(shù)據(jù)類型的特點(diǎn)，如科研檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案等，選擇系統(tǒng)軟件。同時(shí)，為了確保數(shù)據(jù)的安全性和防止?jié)B透，要提高系統(tǒng)的數(shù)據(jù)監(jiān)視功能和安全性能。

3.2.3 培養(yǎng)檔案數(shù)字化專業(yè)人才。在新時(shí)代條件下通過(guò)數(shù)字化檔案館建設(shè)，提高服務(wù)質(zhì)量，首要條件是優(yōu)化人才隊(duì)伍。當(dāng)前條件下的數(shù)字化檔案從業(yè)者，不僅要掌握計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，同時(shí)還要掌握傳播學(xué)等多方面的知識(shí)，才能與時(shí)代的要求相匹配。通過(guò)建立復(fù)合型人才隊(duì)伍、增強(qiáng)業(yè)務(wù)管理能力和數(shù)字化應(yīng)用能力，保障檔案館功能得到充分發(fā)揮。

3.3 制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)方案和系統(tǒng)

3.3.1 建立高校數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)DA/T31—2005是2005年由國(guó)家檔案局發(fā)布的紙質(zhì)檔案數(shù)字化所依據(jù)的技術(shù)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。高校數(shù)字檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要嚴(yán)格遵照國(guó)家的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制定和實(shí)施，便于檔案數(shù)字化后期的管理和服務(wù)。這一標(biāo)準(zhǔn)中涉及的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是判斷檔案信息化和電子檔案管理的結(jié)果和有效性的指標(biāo)，包括檔案信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和使用、信息安全以及信息技術(shù)應(yīng)用的范圍、基于信息的人力資源開(kāi)發(fā)、基于信息的組織和管理、基于信息的績(jī)效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)等。[5]

3.3.2 建立檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化和數(shù)字化?，F(xiàn)階段，各高校要立足實(shí)際需要，通過(guò)推廣使用各移動(dòng)終端，將檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化推向深入，來(lái)滿足標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求。通過(guò)將各類材料、數(shù)據(jù)、圖文通過(guò)技術(shù)手段壓縮存儲(chǔ)，通過(guò)終端集成系統(tǒng)調(diào)取檢索，發(fā)揮檔案的使用效益。檔案的自動(dòng)化和數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，能夠使各類檔案長(zhǎng)期使用，甚至是永久使用，從空間、時(shí)間上看是大大優(yōu)于傳統(tǒng)的檔案管理模式的。通過(guò)建立自動(dòng)化系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)便捷的檔案檢索歸檔服務(wù)。

3.4 通過(guò)移動(dòng)終端媒介，在享受檔案數(shù)字化服務(wù)過(guò)程中增強(qiáng)檔案安全性。安全是檔案工作的重中之重，必須強(qiáng)調(diào)檔案的安全性，杜絕檔案管理中的安全隱患。首先，為確保數(shù)字檔案館的安全，必須加強(qiáng)檔案館管理員的安全知識(shí)培訓(xùn)，從認(rèn)識(shí)上提高對(duì)檔案安全性的重視，防微杜漸。其次，檔案管理者必須遵守信息安全等級(jí)保護(hù)要求，通過(guò)采用安全保密等新技術(shù)，為數(shù)字化建設(shè)提供硬件保障。例如，開(kāi)發(fā)數(shù)字檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)、數(shù)字檔案文件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)、機(jī)密性系統(tǒng)等，并加強(qiáng)電子文件存儲(chǔ)載體、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩芾硪员Ｗo(hù)數(shù)字檔案。

參考文獻(xiàn)：

[1]向禹.高校數(shù)字檔案館工程理論與實(shí)踐[M].長(zhǎng)沙：中南大學(xué)出版社，2015.

[2]劉德佳，馬衛(wèi)東，何曉林.石油化工企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行與管理應(yīng)用技術(shù)[M].北京：中國(guó)石化出版社，2010.

[3]上海大學(xué)檔案學(xué)系.檔案學(xué)理論探索與創(chuàng)新[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2009.

[4]金波，張大偉.檔案信息化建設(shè)[M].上海：上海教育出版社，2016.

[5]盧愛(ài)鳳.檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)力求實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J].黑龍江檔案，2015（05）：109.

（作者單位：無(wú)錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 來(lái)稿日期：2020-04-20）