微時代高校學(xué)生事務(wù)微檔案建設(shè)探究

吳春陽

摘? 要：高校學(xué)生事務(wù)微檔案是學(xué)生事務(wù)檔案的有益補(bǔ)充，動態(tài)記載了學(xué)生的個性化數(shù)據(jù)檔案。但微檔案建設(shè)還存在管理主體多元、服務(wù)意識不強(qiáng)、新技術(shù)應(yīng)用不足、管理機(jī)制不健全等問題，需要培育新理念、建構(gòu)新機(jī)制、強(qiáng)化信息化建設(shè)和加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)等，以推動微時代高校學(xué)生事務(wù)微檔案建設(shè)，服務(wù)于“大思政”工作格局的需要，助力學(xué)生事務(wù)管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：微時代;學(xué)生事務(wù);微檔案

Abstract： The micro--Archives of university student affairs is a beneficial supplement to the student affairs file， which records the students' personalized data file dynamically. However， there are still many problems in the construction of micro-Archives， such as multiple management subjects， weak service consciousness， insufficient application of new technology and imperfect management mechanism. It is essential to cultivate new ideas， construct new mechanisms， strengthen information construction and strengthen the construction of talents， etc.， in order to promote the construction of micro-Archives in colleges and universities in the micro-era， serve the needs of 'big ideological and political' work pattern and help the high-quality development of student affairs management.

Keywords： Micro-era; Student affairs; Micro-Archives

高校在學(xué)生事務(wù)檔案管理的信息化工作中，盡管也在收集學(xué)生個性、愛好等動態(tài)檔案方面進(jìn)行了不同程度的探索，但卻忽略了微時代背景下學(xué)生“微社交”信息檔案的收集與整理，尤其是在微信、微博和抖音等微媒體社交信息的應(yīng)用研究方面基本上處于失位狀態(tài)，未能多維度采集學(xué)生多元信息、調(diào)動大數(shù)據(jù)資源、挖掘?qū)W生真實需求，并提供精準(zhǔn)服務(wù)，不利于提高高校學(xué)生事務(wù)管理工作的服務(wù)和質(zhì)量。

1 微檔案概述

1.1 學(xué)生事務(wù)微檔案?！拔n案”作為檔案的一種特殊形態(tài)，是創(chuàng)新檔案意識、創(chuàng)新工作方式綜合作用的結(jié)果，是提升“三全育人”質(zhì)量，實現(xiàn)立德樹人根本任務(wù)的有益助力。有學(xué)者指出，微檔案是指“個人或微小的組織在各類實踐活動中形成的具有保存查考價值的原始記錄”。[1]而微時代下的學(xué)生事務(wù)微檔案，就是指基于微時代特征，記錄學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、心理、科研、文體等各種活動中，形成的線下及學(xué)生線上網(wǎng)絡(luò)社交具有保存查考價值的原始記錄，這種記錄以信息化手段形成數(shù)據(jù)資源。區(qū)別于傳統(tǒng)的學(xué)生事務(wù)檔案，更突出學(xué)生事務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化特征，側(cè)重搜集學(xué)生借助“微載體”記錄校園活動和事件、表達(dá)意見和建議等方面的內(nèi)容。通過這種非正式的檔案記載，可以真實記錄學(xué)生對學(xué)校、對社會現(xiàn)實的真實觀點和看法，記錄學(xué)生動態(tài)化發(fā)展的全過程。

1.2 學(xué)生事務(wù)微檔案特征。從微檔案的定義來看，學(xué)生事務(wù)微檔案除具有傳統(tǒng)檔案管理范式的特征外，還確立了微檔案在線收集、海量存儲、實時管理、遠(yuǎn)程服務(wù)等智能化的自組織管理范式。[2]第一，數(shù)據(jù)異構(gòu)性。微檔案數(shù)據(jù)信息來源復(fù)雜，涉及視頻、照片、語音、文字等，都是非結(jié)構(gòu)化信息，具有碎片化的特性。第二，數(shù)據(jù)海量性。由于高校學(xué)生較多，每人生成的除了傳統(tǒng)化的不為檔案部門關(guān)注的檔案資料外，還有學(xué)生網(wǎng)上社交活動形成諸多的海量信息檔案，是學(xué)生個人最原始和最完整的記錄，如實記錄了大學(xué)生社會化活動的全過程。第三，數(shù)據(jù)實時性。打破了時空界限，信息可以實時傳遞收集，并進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理與分析。第四，信息的動態(tài)交互性。微時代成長的大學(xué)生信息更依賴于網(wǎng)絡(luò)的傳遞，其個性、觀點和意見多通過網(wǎng)絡(luò)社交活動進(jìn)行實時動態(tài)表達(dá)，因而個人之間會產(chǎn)生信息的交互。

1.3 學(xué)生事務(wù)微檔案類型。從載體上來看，可以分為學(xué)生活動微檔案和信息微檔案。一是學(xué)生活動微檔案。該類微檔案是學(xué)生參加校園活動而形成的線下動態(tài)檔案資料。這類資料不在檔案管理的重點關(guān)注范圍，包括學(xué)生自身參加各種文體和教學(xué)活動而產(chǎn)生的資料，如教學(xué)活動過程中具有保存價值的微課程、PPT、錄像和照片等，也包括團(tuán)隊性質(zhì)的材料，如各種班級、社團(tuán)、黨團(tuán)組織等活動生成的資料。二是學(xué)生信息微檔案。主要涵蓋學(xué)生在活動過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，如在網(wǎng)絡(luò)社交活動中，學(xué)生通過微信、微博、QQ和抖音等社交平臺發(fā)布和關(guān)注的各類有保存價值的信息。

2 微時代學(xué)生事務(wù)微檔案管理的困境

2.1 學(xué)生事務(wù)微檔案管理主體多元。在學(xué)生檔案管理工作中，不管是高校采用何種管理模式，學(xué)生檔案管理都涉及多元主體，存在“多頭分散”管理情況。既有檔案館、教務(wù)處和組織部等職能部門和教輔機(jī)構(gòu)，又有學(xué)工、團(tuán)委、研工部等學(xué)生管理部門，也包括資助部門、心理健康教育部門等。當(dāng)然，微檔案的管理更多涉及的是院系學(xué)生管理人員，以及新媒體管理機(jī)構(gòu)等。這些部門并沒有形成整體上的合力，都是按照各自分工行使權(quán)限。這種多元主體管理的模式，既缺乏主動拓展業(yè)務(wù)的意識，又缺乏信息部門技術(shù)力量的支持，加之沒有協(xié)同參與學(xué)生工作的動力和壓力，很難推進(jìn)學(xué)生事務(wù)微檔案建設(shè)的進(jìn)程。

2.2 學(xué)生事務(wù)微檔案服務(wù)意識不強(qiáng)。微時代檔案管理理念、手段和方法，技術(shù)應(yīng)用均發(fā)生了很大的變化，業(yè)務(wù)內(nèi)容邊際也不斷拓展。但與之對應(yīng)的是，對學(xué)生事務(wù)檔案的認(rèn)識并沒有隨之而有效提升，部分人員還停留在傳統(tǒng)的、被動式的檔案管理階段，“重管理、輕利用”仍然存在很多人的潛意識當(dāng)中，沒有樹立起“以用戶需求”為中心的工作理念，更沒有充分意識到檔案從業(yè)人員在“大思政”格局中所扮演的重要角色和能發(fā)揮的重要作用。

2.3 學(xué)生事務(wù)微檔案技術(shù)應(yīng)用不足。當(dāng)前盡管有學(xué)者提出將云管理應(yīng)用于微檔案管理，[3]也有學(xué)者對區(qū)塊鏈技術(shù)在學(xué)生檔案管理中的應(yīng)用模式進(jìn)行了探究，[4]并研究了基于區(qū)塊鏈技術(shù)的高校學(xué)生日常行為管理系統(tǒng)，也有企業(yè)設(shè)計了智慧檔案系統(tǒng)，但從實際應(yīng)用情況來看，高校學(xué)生事務(wù)檔案管理的信息化應(yīng)用還有很大的提供空間，大部分高校的信息化應(yīng)用水平，還僅僅停留在傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)查詢的階段，對數(shù)字化檔案的研究剛處于初始階段，對收集什么信息、如何管理、如何提升檔案應(yīng)用價值還沒有清晰的思考，并形成有效的應(yīng)用方案，更無從談及“微檔案”的建設(shè)。

2.4 學(xué)生事務(wù)微檔案管理機(jī)制不健全。由于對學(xué)生事務(wù)微檔案認(rèn)識不足，在體制機(jī)制方面的建設(shè)上還沒有跟上形勢發(fā)展的需要。在整合檔案管理隊伍、職責(zé)界定、制度制定、激勵措施等方面頂層設(shè)計與規(guī)劃不足。對微檔案資料收集、保存、安全管理等方面思考不多，沒有形成系統(tǒng)化的制度體系。如，學(xué)生事務(wù)微檔案主導(dǎo)機(jī)構(gòu)不明確，微檔案資料范圍界定不清晰、職責(zé)不明晰，運營流程不規(guī)范等，這些因素的存在都嚴(yán)重影響到學(xué)生事務(wù)微檔案建設(shè)的健康發(fā)展。

3 學(xué)生事務(wù)微檔案建設(shè)路徑

3.1 培育學(xué)生事務(wù)微檔案建設(shè)理念。不同于傳統(tǒng)學(xué)生檔案的管理，學(xué)生事務(wù)微檔案更注重線上線下反映學(xué)生動態(tài)資料的歸檔。而這些資料大部分不在傳統(tǒng)檔案歸檔名單中。從某種程度上講，微檔案的建設(shè)并不在目前檔案管理人員的任務(wù)清單中。因此，要強(qiáng)化對學(xué)生事務(wù)檔案從業(yè)人員的理念引導(dǎo)，使其認(rèn)識到微檔案對“大思政”工作的重要意義。而且微檔案建設(shè)也是將來學(xué)生事務(wù)檔案管理發(fā)展的重要方向，從業(yè)人員應(yīng)及時轉(zhuǎn)變工作理念，適應(yīng)微時代檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、個性化的要求，樹立以“學(xué)生為中心”的工作理念，從微檔案中挖掘出隱性知識與信息，滿足學(xué)生的個性化需求。[5]

3.2 建構(gòu)學(xué)生事務(wù)微檔案管理機(jī)制。主要包括整合運營機(jī)制，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、評價保障機(jī)制等。在整合運營機(jī)制上要打破多頭管理的現(xiàn)狀，整合多元主體的力量，實現(xiàn)微檔案建設(shè)的有效銜接，共同服務(wù)于學(xué)生工作。在創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制上，要創(chuàng)新服務(wù)模式，搭建與學(xué)生互動的“微平臺”，變被動服務(wù)為主動作為。在評價保障機(jī)制上要強(qiáng)化對微檔案建設(shè)的物質(zhì)和人才保障，改進(jìn)對學(xué)生檔案管理從業(yè)者的評價機(jī)制，健全微檔案建設(shè)的制度保障體系。

3.3 強(qiáng)化學(xué)生事務(wù)微檔案信息化建設(shè)。云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，為學(xué)生事務(wù)微檔案建設(shè)的順利開展提供了可能。高校要加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，滿足海量信息儲存、整合、優(yōu)化和分析的需要。針對“微數(shù)據(jù)”的識別、分類、傳輸、交換和利用等要做好微檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。此外，針對學(xué)生對隱藏信息與知識的需要，應(yīng)該進(jìn)一步加大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用力度，構(gòu)建智能服務(wù)系統(tǒng)，挖掘微信息潛在的價值。[6]

3.4 加強(qiáng)學(xué)生事務(wù)微檔案人才隊伍建設(shè)。一方面要加大檔案人才，尤其是具備網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)人才的引進(jìn)力度，從整體上優(yōu)化學(xué)生事務(wù)檔案管理隊伍的人才結(jié)構(gòu)。另一方面，要加強(qiáng)對學(xué)生事務(wù)檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)力度，圍繞微時代學(xué)生事務(wù)檔案管理的現(xiàn)實需要，在理念涵育、業(yè)務(wù)知識培養(yǎng)、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面提升學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和信息技術(shù)使用水平。

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[4]劉越男，張一鋒，吳云鵬，鄭翀.區(qū)塊鏈技術(shù)與文件檔案管理：技術(shù)和管理的雙向思考[J].檔案學(xué)通訊，2020（01）：4-12.

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[6]趙月霞.論“微檔案”建構(gòu)社會記憶的能力和途徑[J].檔案管理，2017（02）：17-19.

（作者單位：河南工業(yè)大學(xué) 來稿日期：2020-04-17）