醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施

牛靜麗

摘要：醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展都離不開人，做好對人的管理，充分發(fā)揮醫(yī)院人力資源的價(jià)值，才能夠保證醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的長效發(fā)展。人事檔案管理就是在這一過程中產(chǎn)生的，是醫(yī)院檔案管理體系的一個(gè)重要組成部分，有助于對人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置，也有助于評估員工職稱、福利待遇等方面的實(shí)際情況，有效彰顯人才價(jià)值，提升廣大員工的工作熱情。醫(yī)院在持續(xù)推進(jìn)人事制度改革的過程當(dāng)中，人事檔案管理的重要性也逐步顯現(xiàn)出來，而目前檔案管理當(dāng)中還存在很多的實(shí)際問題，需要醫(yī)院對這些問題進(jìn)行思考研究，以便提出有效的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;問題;改進(jìn)措施

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院管理體系的重點(diǎn)與難點(diǎn)，涉及醫(yī)院管理運(yùn)營的各個(gè)方面，不但可以體現(xiàn)檔案管理人員的工作素質(zhì)與整體能力，還能夠幫助醫(yī)院做好人才選拔任用和人力資源優(yōu)化配置等方面的工作。在醫(yī)療體制改革和醫(yī)院持續(xù)推動人事制度改革的背景下，只有切實(shí)做好人事檔案管理工作，才能夠體現(xiàn)出人事檔案的應(yīng)用價(jià)值，保證醫(yī)院管理事業(yè)的長效發(fā)展。本文首先剖析了目前醫(yī)院人事檔案管理中存在的實(shí)際問題，在此基礎(chǔ)之上提出改進(jìn)方案，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供必要助力。

一、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

檔案是對醫(yī)院運(yùn)營管理當(dāng)中各項(xiàng)信息的綜合記載，加強(qiáng)檔案管理，有助于對信息的處理和應(yīng)用，從而為醫(yī)院制定有關(guān)決策提供依據(jù)。人事檔案是醫(yī)院檔案體系的重要組成部分，人事檔案管理也是醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵部分，所以醫(yī)院為了適應(yīng)全新的發(fā)展環(huán)境，加快改革發(fā)展的進(jìn)程，開始在人事檔案管理方面加大力度，獲得了諸多寶貴成績，但同時(shí)其中仍舊顯現(xiàn)出了不少的問題。

（一）管理意識亟待提升

醫(yī)院是一個(gè)非常特殊的單位，日常工作所面向的是廣大病患，因此醫(yī)院往往會把工作重點(diǎn)放在醫(yī)療工作上，力求為患者的生命健康安全提供必要保障。所以醫(yī)院在人事檔案管理方面往往不夠重視，也忽視了對各項(xiàng)檔案信息的利用，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)明顯不足。

（二）管理方法比較單一落后

過去的人事檔案管理，以單一的人力處理為主，導(dǎo)致管理水平較低，而且管理過程當(dāng)中的信息質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)度達(dá)不到要求。這樣的落后和單一管理方法已經(jīng)不能夠滿足如今信息化和現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，需要在現(xiàn)代化信息管理方面增加投入，在保障信息安全的同時(shí)，確保檔案資料的有效利用。

（三）管理制度不夠完善

不少醫(yī)院在制度建設(shè)方面缺少應(yīng)有的關(guān)注度，尤其是在人事檔案管理方面缺少保障制度作為必要支持，把人事檔案管理片面看作保管任務(wù)，造成人事檔案管理不夠規(guī)范和專業(yè)，長時(shí)間處在被動管理的不良局面，給醫(yī)院醫(yī)療管理質(zhì)量的提高帶來了消極影響。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在問題的改進(jìn)措施

（一）提高人事檔案管理意識，明確方向性

對人事檔案管理工作進(jìn)行全面優(yōu)化和完善，首要工作環(huán)節(jié)就是增強(qiáng)管理意識，并徹底摒棄過去落后的管理思想，以免影響到管理實(shí)踐行動的落實(shí)。對于醫(yī)院來說，領(lǐng)導(dǎo)在人事檔案管理方面投入的關(guān)注度和持有的思想觀念會直接影響到醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)施效果，于是首先從改進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念著手。具體而言，領(lǐng)導(dǎo)要抓好人事部門的相關(guān)工作，特別是要注重強(qiáng)化規(guī)范管理，及時(shí)分析和掌握人事檔案管理實(shí)踐當(dāng)中存在的現(xiàn)實(shí)困境，在此基礎(chǔ)之上，在資金、設(shè)施、設(shè)備等方面給予支持，保障并且引導(dǎo)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。另外，由于人事檔案管理和醫(yī)院所有員工有著密不可分的關(guān)系，所以還需要在醫(yī)院范圍內(nèi)做好人事檔案管理的宣傳工作，有效增強(qiáng)他們的檔案意識，使其真正認(rèn)識到人事檔案管理是做好人事管理的基礎(chǔ)，也是保障職工切身利益不可忽視的內(nèi)容。所以需要做好人事檔案管理思想的宣傳工作，增強(qiáng)員工的思想認(rèn)識，讓員工主動投入檔案管理建設(shè)當(dāng)中，在做好醫(yī)療服務(wù)工作的同時(shí)，也能夠以主人翁的角色參與到醫(yī)院管理實(shí)踐當(dāng)中，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的調(diào)整與創(chuàng)新。

（二）刨新人事檔案管理方法，保障高效性

過去的人事檔案管理方法之所以無法獲得理想的效果，是因?yàn)闄n案管理模式比較落后，忽視對先進(jìn)科技手段的應(yīng)用，沒有追趕上如今檔案信息化建設(shè)的步伐。人事檔案管理工作本身就有很強(qiáng)的復(fù)雜度和綜合性，進(jìn)行人事檔案的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)存在較大的難度，主要是因?yàn)檫@項(xiàng)大工程涉及面廣，需要的技術(shù)、資金、人力較多，提出的管理和建設(shè)要求較高。這就需要醫(yī)院助力信息化管理意識，再從思想上重視檔案管理，信息化的同時(shí)增加資金上的投入助推人事檔案管理自動化，開發(fā)與醫(yī)院人事檔案管理工作要求相適合的系統(tǒng)軟件，將過去的手工操作轉(zhuǎn)為如今的自動化操作，將過去的封閉和半封閉管理轉(zhuǎn)為如今的智能化管理，為人事檔案的合理化利用提供必要條件。在這一過程中，醫(yī)院要注意對高素質(zhì)信息技術(shù)人才進(jìn)行培養(yǎng)，做好對信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理工作，同時(shí)還需要提高管理者的信息素養(yǎng)。

（三）完善人事檔案管理制度，提高規(guī)范性

不管是從國家層面上進(jìn)行分析，還是從發(fā)展醫(yī)院人事檔案管理工作方面出發(fā)都必須把建設(shè)完善化的檔案管理制度作為根本，用堅(jiān)實(shí)的法律屏障保證人事檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。首先，醫(yī)院要對人事檔案管理工作流程和工作原則進(jìn)行明確規(guī)范，指出各個(gè)崗位和工作人員承擔(dān)的管理職責(zé)，堅(jiān)持責(zé)任到人的制度。其次，要對人事檔案借閱與查閱制度進(jìn)行有效規(guī)范，特別是對于醫(yī)院的機(jī)密檔案，必須要通過申請、登記、審核等一系列的流程之后才能夠借閱，避免出現(xiàn)檔案信息泄露和有借無還等不良問題。最后，要根據(jù)醫(yī)院檔案管理的具體要求，在國家相關(guān)法律法規(guī)的約束之下制定針對于人事檔案管理的部門規(guī)章規(guī)范，有效彌補(bǔ)制度建設(shè)中的空白點(diǎn)。醫(yī)院人事檔案管理工作要想有更好的發(fā)展，首先就應(yīng)該充分考慮基礎(chǔ)設(shè)施及配套服務(wù)的改進(jìn)與發(fā)展，以滿足醫(yī)院對人事檔案管理工作高效運(yùn)行的需求，從需求的整體出發(fā)創(chuàng)造更大的需求。比如，國家越來越重視高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，醫(yī)院作為中國重點(diǎn)發(fā)展的單位，更應(yīng)該主動接納高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，為其創(chuàng)造更好的發(fā)展平臺。比如現(xiàn)在有很多極具潛力的軟件開發(fā)企業(yè)，其雖然當(dāng)下實(shí)力規(guī)模比較小，但是從產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和技術(shù)維護(hù)的能力來看，還是非常有發(fā)展?jié)摿Φ?，那么醫(yī)院人事檔案管理工作就要大力挖掘這方面的信息技術(shù)，通過在醫(yī)院內(nèi)部建立完善的信息交流平臺，將整個(gè)醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理工作透明化，為其打造更大、更加優(yōu)質(zhì)的平臺，推動醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生質(zhì)的飛越，將醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展與整個(gè)社會的科技發(fā)展相掛鉤，在發(fā)展自身的同時(shí)，用社會需求推動人事檔案管理工作的發(fā)展。

（四）加強(qiáng)專業(yè)人員培訓(xùn)

從我國近幾年的醫(yī)院人事檔案管理工作實(shí)際情況來看，在檔案管理工作中高度重視專業(yè)人才的培養(yǎng)與引導(dǎo)、增強(qiáng)人員儲備這一理念是非常有必要的。眾所周知，隨著就醫(yī)人員數(shù)量的不斷增加，當(dāng)下醫(yī)院的人事檔案管理工作正面臨非常嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，人事檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的基礎(chǔ)，它是醫(yī)院能高效運(yùn)行的基本系統(tǒng)，只有有了高技術(shù)、高質(zhì)量的人才，才能保證人事檔案管理工作的合理開展。因此，在以后的工作中應(yīng)該充分將專業(yè)人員的教育與培訓(xùn)融人工作中，不論是從專業(yè)人員的選拔、招聘，還是專業(yè)人員的定期培訓(xùn)教育，都應(yīng)該充分體現(xiàn)對專業(yè)人才的重視。比如，專業(yè)人才培訓(xùn)會議開辦的過程需要有充足的能量作為支持，將醫(yī)院人事檔案管理工作的實(shí)際情況作為培訓(xùn)的重點(diǎn)，在人員培訓(xùn)的過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中存在的問題，那么在以后的工作中就可以通過改進(jìn)人事檔案管理工作結(jié)構(gòu)，用現(xiàn)代化的人事檔案管理培訓(xùn)信息系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工培訓(xùn)，用專業(yè)化的公眾號按時(shí)為專業(yè)人員推送關(guān)于醫(yī)院人事檔案工作的最新資料，這樣用各個(gè)小細(xì)節(jié)加強(qiáng)對專業(yè)人員的培訓(xùn)工作質(zhì)量。

因此，優(yōu)秀的人才是保證所有的工作能夠開展下去的基礎(chǔ)，因此在以后的工作中要建立完善的人才引導(dǎo)戰(zhàn)略和人才培養(yǎng)戰(zhàn)略。首先，醫(yī)院人事檔案管理工作需要不斷完善人才獲取手段，通過外部招聘、校內(nèi)人才培養(yǎng)等多途徑方式獲取高質(zhì)量專業(yè)人才;其次，要建立內(nèi)部專業(yè)的人才培養(yǎng)渠道.通過培訓(xùn)、教育和再學(xué)習(xí)的方法為人才創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)途徑，不斷豐富其專業(yè)知識涵養(yǎng)，在此基礎(chǔ)上建立起完善的內(nèi)部晉升渠道，為工作人員創(chuàng)造良好的發(fā)展前景，以吸引更多更優(yōu)秀的人才，為醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造更優(yōu)質(zhì)的動力。

（五）建立完善的管理制度和考評制度

醫(yī)院人事檔案管理工作的質(zhì)量需要有專業(yè)的工作人員進(jìn)行管理，當(dāng)然在工作的過程中也需要有明確的管理和評價(jià)制度。因此筆者認(rèn)為在以后的工作中需要針對實(shí)際情況在內(nèi)部建立完善的管理制度和考評制度，讓每個(gè)工作人員的工作內(nèi)容以及工作的質(zhì)量都能夠有明確的參考機(jī)制。因?yàn)樵诠ぷ鬟^程中，很多工作人員都認(rèn)為醫(yī)院人事檔案管理工作是鐵飯碗，不論工作的質(zhì)量怎么樣都不會對其自身有什么影響，這在工作中有很大的影響。不論是什么樣的工作都需要有明確的管理和評價(jià)機(jī)制，只有這樣才能保證醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展能夠有理可循，防止其出現(xiàn)問題。考評機(jī)制不僅僅指的是在工作中要對工作人員的工作內(nèi)容以及其工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，更重要的是需要針對工作人員的實(shí)際情況對其進(jìn)行明確的獎勵或者懲罰，在制定獎勵和懲罰的措施的過程中，筆者認(rèn)為不能僅僅考慮醫(yī)院的實(shí)際情況，更重要的是考慮工作人員的實(shí)際情況，在其工作的過程中及時(shí)對其工作的內(nèi)容以及工作的環(huán)境進(jìn)行管理，一旦工作人員做出影響醫(yī)院的事情或者對人事檔案管理工作的正常運(yùn)行產(chǎn)生了不好的影響，那么其就需要做出明確的懲罰，以此加深工作人員對工作質(zhì)量和效率的概念，防止其出現(xiàn)其他的影響工作的質(zhì)量事情。

人事檔案在醫(yī)院當(dāng)中尤為珍貴，因?yàn)槠湔鎸?shí)記錄著醫(yī)院人才情況，能夠幫助醫(yī)院認(rèn)清實(shí)力，了解人力資源現(xiàn)狀，為醫(yī)院相關(guān)決策的制定和醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展提供有效依據(jù)。做好醫(yī)院人事檔案管理工作，有助于幫助醫(yī)院進(jìn)行優(yōu)秀人才的選拔和任用，保證資源的優(yōu)化配置，也能夠?yàn)楦黝惾藛T職稱評定提供必要根據(jù)，激發(fā)員工的工作熱情，為醫(yī)院創(chuàng)造更好的社會與經(jīng)濟(jì)效益。對此醫(yī)院必須從實(shí)際出發(fā)，客觀研究當(dāng)前人事檔案管理方面存在的實(shí)際問題，在此基礎(chǔ)之上提出針對性的解決策略，為醫(yī)院的深化改革提供保障。