EXCEL在會計工作中的應(yīng)用技巧

孫瑀

隨著時代的不斷變化，信息技術(shù)也逐漸進(jìn)入人們的視野當(dāng)中，而在會計計算中也逐漸與計算機應(yīng)用相互結(jié)合在一起，從而加快會計數(shù)據(jù)的計算。在一些企業(yè)財務(wù)運算時，利用計算機技術(shù)能夠加快會計人員計算的效率。在計算中，一些人員會利用EXCEL軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，該軟件的功能較為強大，能夠為人們的生活提供便捷的服務(wù)。

一、引言

在企業(yè)財務(wù)管理過程中，一些財務(wù)人員經(jīng)常被迫去給其他工作人員提供一些財務(wù)數(shù)據(jù)，并且還要對數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的分析。會計人員在統(tǒng)計、分析一些數(shù)據(jù)時就會運用到一些計算數(shù)據(jù)的軟件，從而使得企業(yè)的會計信息逐漸走向信息化。然而，一些企業(yè)在運行的過程中，拒絕使用一些有關(guān)的計算軟件，這就會導(dǎo)致這些企業(yè)在計算會計數(shù)據(jù)時，效率就會逐漸降低。在實際生活中，會計人員經(jīng)常利用EXCEL軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，從而利用表格解決各種問題。

二、EXCEL的特點以及功能

（一）表格制作

在EXCEL軟件中可以很輕松地將一些數(shù)據(jù)制作成表格并且使用EXCEL軟件操作簡單，不需要一些難度較高的操作技術(shù)，其中在制作表格時，我們可以做出多種不重樣的表格，使我們制作的表格變得更加美觀。在使用EXCEL表格統(tǒng)計數(shù)據(jù)時，該軟件中包含許多的模板，方便我們正常使用，同時，我們在使用EXCEL軟件的過程中，可以將文檔中的一些模板進(jìn)行保存，進(jìn)而有效節(jié)約我們查找表格模板的時間。除此之外，我們在填充一些利用公式計算出的數(shù)據(jù)、日期以及一些重復(fù)的數(shù)據(jù)時，我們都會用到“填充柄”，進(jìn)而對數(shù)據(jù)進(jìn)行補充，這樣的操作有效地節(jié)省了填充數(shù)據(jù)或者重復(fù)文字的時間，有效地為我們減少了大量的工作。

（二）處理數(shù)據(jù)

在對EXCEL表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行填充時，我們可以利用軟件中自帶的填充工具對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，并且，還可以利用表格中的公式對一些數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，之后再使用填充工具對表格內(nèi)容進(jìn)行填充，這樣的操作可以有效地避免我們在計算結(jié)果時，一個數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤就需要對表格中全部的內(nèi)容進(jìn)行改變的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）函數(shù)

EXCEL表格中函數(shù)工具中存在許多的函數(shù)，比如：求和、計數(shù)、求平均數(shù)等等，這些都可以讓我們對一些數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的統(tǒng)計。而對會計財務(wù)報表進(jìn)行統(tǒng)計時，我們經(jīng)常會利用函數(shù)將數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，并且還會將數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分類。

（四）繪圖以及處理圖形

當(dāng)我們在使用EXCEL軟件繪制圖表時，就需要將數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計、分類之后，再利用軟件中的圖表工具將圖表制作出來，在制作圖表時，需要注意圖表中的文字信息以及還要注意圖表的名稱等等一些重要的信息，這些信息能夠使我們直觀地掌握表格中的信息，并且能及時做出彌補。

（五）外部數(shù)據(jù)功能

使用EXCEL軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯時，可以利用軟件中的工具對文檔中的信息進(jìn)行讀取，有效的避免在手動填入信息時出現(xiàn)的誤差，進(jìn)而加快我們統(tǒng)計數(shù)據(jù)的效率，從而提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

三、編制會計報表

會計工作大多數(shù)都是以繪制會計報表而展開的一系列的工作，該工作主要是編制不同種類的會計報表，而在編制報表的過程中我們要避免將數(shù)據(jù)輸錯而給公司帶來的損失。利用EXCEL軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行編制的過程中，能夠及時將錯誤的數(shù)據(jù)更正過來，并且還能一定程度地保證數(shù)據(jù)的可靠性以及安全性。在利用EXCEL表格對資產(chǎn)負(fù)債表進(jìn)行編制時，主要有以下幾點：

（一）建立新的工作表

當(dāng)我們在編制資產(chǎn)負(fù)債表之前，首先要做的就是打開EXCEL表格，并將工作表的名稱改為資產(chǎn)負(fù)債表，如果與該工作表相鄰的位置存在相同的工作表名稱，那么就應(yīng)該利用不同的顏色將兩個工作表進(jìn)行區(qū)分。主要操作是單機鼠標(biāo)右鍵，這時就會彈出相應(yīng)的快捷菜單欄，單擊鼠標(biāo)左鍵選擇“改變工作表標(biāo)簽顏色”，之后就可以對該工作表標(biāo)簽的顏色進(jìn)行更改。

（二）對報表中中文內(nèi)容進(jìn)行填寫

根據(jù)以往的經(jīng)驗來說，在對表格進(jìn)行編制時，第一行應(yīng)該將本表格的名稱進(jìn)行說明，所以我們在編制表格內(nèi)容時，就應(yīng)該清晰的將“資產(chǎn)負(fù)債表”展示在表格的第一行，之后，在將報表中的內(nèi)容按照一般順序輸入到表格中，并且，輸入的內(nèi)容要與其他的內(nèi)容相隔一段距離，一般情況，輸入的內(nèi)容相互之間會相隔一行或者一列，在表格中要想將表格進(jìn)行美化，就應(yīng)該在“單元格格式”這個對話框中對表格的底紋、數(shù)字的格式以及文字的對齊等進(jìn)行調(diào)整。并且，如果單元格中的內(nèi)容有點長或者需要將兩個小的單元格合并在一起，就應(yīng)該選中要合并的單元格，之后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇合并單元格。

（三）設(shè)定報表數(shù)據(jù)的函數(shù)關(guān)系

根據(jù)所需要的數(shù)據(jù)，進(jìn)而選擇相對應(yīng)的函數(shù)。如果在該報表中需要對每一行的數(shù)據(jù)分別進(jìn)行求和，那么就應(yīng)該在工具欄的公式中選擇求和函數(shù)，然后選中這行中需要求和的數(shù)據(jù)，最后按回車健就可以得到求和的數(shù)值，而在求和過程中，每一行的數(shù)據(jù)都需要進(jìn)行求和，我們則應(yīng)該選中已經(jīng)利用函數(shù)工具求和出來的數(shù)據(jù)，單擊左鍵對該列的數(shù)據(jù)進(jìn)行填充，這樣的操作方式會有效地節(jié)省依次求和的時間，從而提高我們工作的效率。我們在對應(yīng)的單元格中對格式進(jìn)行設(shè)置，有效地降低了數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤的概率。

（四）保護(hù)數(shù)據(jù)

當(dāng)我們建立表格后，為了防止一些人員對表格內(nèi)的一些內(nèi)容進(jìn)行篡改，這時，就需要對表格進(jìn)行保護(hù)措施，從而防止表格中的內(nèi)容丟失。具體操作：首先選中“單元格格式”，就會彈出一個對應(yīng)的對話框，其次選擇“保護(hù)”這個選項，在操作的過程中，選擇“保護(hù)”這一選項，系統(tǒng)就會對表格的內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)，從而使得表格中的內(nèi)容更加安全。如果在操作時，想要對整個工作薄進(jìn)行保護(hù)，就應(yīng)該選中“工作簿保護(hù)”這一選項，之后再根據(jù)自己的需求進(jìn)行對應(yīng)的設(shè)置。

四、EXCEL圖表的使用

我們在編輯表格內(nèi)容時，一般都會利用文字、數(shù)字的形式對表格內(nèi)容進(jìn)行編輯，但是這一方式不能夠完全使我們掌握表格中所表達(dá)的意思，這時就需要制作一些圖表對表格中的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的表述，進(jìn)而為我們節(jié)省獲取信息的時間。利用圖表的形式對表格進(jìn)行描述，可以讓我們清晰地掌握整個表格中所有的數(shù)據(jù)，還可以讓我們直觀掌握所有數(shù)據(jù)的變化趨勢。一般來說，當(dāng)我們想要利用圖表了解該數(shù)據(jù)在表格中的個數(shù)時，就會選擇柱形圖;當(dāng)我們想要利用圖表了解該數(shù)據(jù)的變化趨勢時，就會選擇折線圖;當(dāng)我們想要了解該數(shù)據(jù)在整個表格中的占比情況時，就應(yīng)該選擇餅圖。這些簡單的操作是作為會計人員必須掌握的一項技能。具體操作：首先選中要制作成表格的數(shù)據(jù)，其次在工具欄中選中“圖表”這一選項，之后就需要選擇所需要圖表的類型，最后點擊下一步系統(tǒng)內(nèi)就會自動生成相對應(yīng)的圖表，然后在圖表中添加相對應(yīng)的標(biāo)題信息。

五、EXCEL在會計運算中的運用

（一）建立會計帳薄

在實際工作中，我們經(jīng)常會做一些資產(chǎn)負(fù)債表、明細(xì)表等財務(wù)報表，這時就需要利用EXCEL表格對其進(jìn)行編輯。該軟件與其他一些會計軟件不同的是，它可以清晰地將表格中的一些數(shù)據(jù)展現(xiàn)出來，并且，它在使用的過程中操作簡單便捷。

（二）輔助財務(wù)決策

一些企業(yè)在進(jìn)行財務(wù)決策時，有時就會選擇EXCEL軟件輔助財務(wù)人員對財務(wù)進(jìn)行決策，利用該軟件可以有效地提高工作效率，還可以幫助企業(yè)制定戰(zhàn)略決策。

六、結(jié)語

當(dāng)我們在處理一些有關(guān)的會計數(shù)據(jù)時，首選的軟件就是EXCEL軟件，利用該軟件制作表格可以有效節(jié)約工作的時間，除此之外，利用該軟件可以避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差而給公司帶來損失。（作者單位：云南工商學(xué)院會計學(xué)院2019級專升本會計學(xué)一班）