淺析工程設(shè)計單位檔案數(shù)字化的可行性解決方案

林虎

摘要：目前，隨著工程設(shè)計單位辦公自動化和檔案系統(tǒng)的建設(shè)完善，部分檔案資源如質(zhì)量記錄等已經(jīng)逐漸由紙質(zhì)向電子文件形式轉(zhuǎn)化。但是，由于部分設(shè)計單位未建設(shè)協(xié)同系統(tǒng)，造成大量工程圖紙仍以紙質(zhì)形式出圖和保存。

關(guān)鍵詞：工程設(shè)計單位;檔案數(shù)字化;可行性;解決方案

一、檔案數(shù)字化的定義

檔案數(shù)字化是指采用專業(yè)的掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互連，利用檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、檔案數(shù)字化的價值

（一）提升企業(yè)信息化程度，提高企業(yè)形象。目前，多數(shù)單位已建成OA辦公自動化系統(tǒng)和檔案、人事、財務(wù)等系統(tǒng)，信息化程度實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提高。進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化，將進(jìn)一步提升企業(yè)信息化程度。企業(yè)信息化程度的提升，必將進(jìn)一步提高企業(yè)形象。

（二）提高利用效率。與紙質(zhì)文件相比，數(shù)字化檔案檢索更加快速，利用更加便捷快捷。

（三）數(shù)字化資源更容易分享，增進(jìn)知識的傳播速度，提高知識的利用率。

（四）突破地域限制，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。

（五）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。一些重要的設(shè)計圖紙和資料難免會因為眾多員工的使用而發(fā)生泄密、丟失、損毀等現(xiàn)象，難以實(shí)現(xiàn)文件的保存。將紙制檔案數(shù)字化后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)。

（六）降低對紙張的依賴，綠色環(huán)保。紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，可以提高檔案資源的利用效率，提升檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

三、工程設(shè)計單位檔案數(shù)字化面臨的困難

（一）部分企業(yè)未上線協(xié)同系統(tǒng) 紙質(zhì)檔案仍然有留存保管需求 不能節(jié)省庫房成本

如果企業(yè)已經(jīng)建設(shè)了協(xié)同系統(tǒng)，那么協(xié)同系統(tǒng)產(chǎn)生的電子資源可以直接歸檔至檔案系統(tǒng)，不會占用庫房面積，將節(jié)省庫房成本。然而，目前，部分企業(yè)并沒有建設(shè)協(xié)同系統(tǒng)，新出設(shè)計成品仍然需要打印簽字、蓋章后以紙質(zhì)形式留存，因此，即使對此類紙質(zhì)資源進(jìn)行了數(shù)字化，此類紙質(zhì)資源仍有保存的需要，不會因數(shù)字化而節(jié)省庫房成本。

（二）檔案系統(tǒng)建設(shè)不成熟

目前市場上的檔案系統(tǒng)建設(shè)并不完善，有些檔案系統(tǒng)目前在收集、整理方面性能穩(wěn)定，但系統(tǒng)插件安裝復(fù)雜，對瀏覽器有適配性要求等問題，一定程度上對檔案資源利用產(chǎn)生阻礙。

四、工程設(shè)計單位檔案數(shù)字化的可行性

雖然設(shè)計單位進(jìn)行檔案數(shù)字化面臨一些困難。比如庫房成本問題，一直以來，工程底圖作為底板圖紙不方便外借，設(shè)計院需要額外沖曬保存藍(lán)圖以提供查考，這種模式造成庫房成本增加。目前，部分設(shè)計院如上海同濟(jì)建筑設(shè)計研究院、上海現(xiàn)代規(guī)劃設(shè)計研究院等通過將底圖數(shù)字化后提供利用，不再增曬、保存藍(lán)圖，這大大降低了庫房成本。

另外，隨著檔案系統(tǒng)供應(yīng)商的逐步摸索，檔案系統(tǒng)插件等問題可以通過優(yōu)化升級等方式解決，將不會成為紙質(zhì)檔案數(shù)字化的障礙。

同時，經(jīng)過檔案管數(shù)字化理論的發(fā)展以及信息技術(shù)的不斷提升，紙質(zhì)檔案數(shù)字化在理論指導(dǎo)、技術(shù)實(shí)現(xiàn)方面具有可行性，同時行業(yè)經(jīng)驗及部分設(shè)計單位自身檔案資源的前期建設(shè)，都為數(shù)字化打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。

理論指導(dǎo)層面。由國家檔案局發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)和管理要求，為企業(yè)進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供了依據(jù)和指導(dǎo)。

技術(shù)實(shí)現(xiàn)層面。紙質(zhì)檔案數(shù)字化已推行多年，技術(shù)成熟。通過使用現(xiàn)代化的掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)，可以將大量龐雜的紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。

行業(yè)經(jīng)驗層面。同行業(yè)企業(yè)普遍進(jìn)行了數(shù)字化，有經(jīng)驗可借鑒。像上海同濟(jì)建筑設(shè)計研究院、上?，F(xiàn)代建筑設(shè)計研究院等都已經(jīng)進(jìn)行了多年的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，其經(jīng)驗可以進(jìn)行學(xué)習(xí)、借鑒。

自身基礎(chǔ)層面。據(jù)筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前行業(yè)中大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)建立了檔案系統(tǒng)，并且構(gòu)建了目錄數(shù)據(jù)庫，目錄數(shù)據(jù)庫的建立為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)。也就是說，紙質(zhì)文件數(shù)字化之后，只需將相應(yīng)的電子文件與相應(yīng)的目錄掛接即可建立目錄和數(shù)據(jù)完備且一一對應(yīng)的電子全文數(shù)據(jù)庫。

五、工程設(shè)計單位檔案數(shù)字化解決方案

（一）原則把控

1.統(tǒng)一規(guī)劃。紙質(zhì)檔案數(shù)字化對象為海量檔案文件，對這些文件掃描加工是一個系統(tǒng)工程，需要提前進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，為后續(xù)開展工作提供指導(dǎo)思想，以減少不必要的調(diào)整和變更。

2.分布實(shí)施。對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行加工需要很長時間，所以需要本著從需求出發(fā)的宗旨，首先開展查閱利用率高的、緊密關(guān)系生產(chǎn)經(jīng)營的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化工作;

3.資源共享。資源共享是數(shù)字化的主要目標(biāo)，因此數(shù)字化各項工作的推進(jìn)要緊緊圍繞此項目標(biāo)進(jìn)行。

4.確保安全。檔案資源為企業(yè)重要財產(chǎn)，在數(shù)字化過程中需要確保紙質(zhì)和數(shù)字資源的安全。

（二）流程構(gòu)建

按照國家檔案局發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31—2017的規(guī)定，紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本上分為以下十個步驟：

文檔接收-文檔整理-目錄建庫-文檔掃描-圖像處理-圖像質(zhì)檢-數(shù)據(jù)質(zhì)檢-數(shù)據(jù)驗收-裝訂歸還-數(shù)據(jù)掛接。

（三）數(shù)字化團(tuán)隊、管理體系、資源等配備

1.數(shù)字化供應(yīng)商方面

（1）專業(yè)化的團(tuán)隊。應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務(wù)和良好的組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員（項目經(jīng)理、現(xiàn)場管理人員）。熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員，掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識并熟悉本職工作的操作人員等。

（2）完善的管理體系。包括嚴(yán)格執(zhí)行國家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，建立安全保障規(guī)定（含實(shí)體安全、現(xiàn)場安全、人員安全、信息安全），建立現(xiàn)場保障制度（員工紀(jì)律準(zhǔn)則、考勤管理制度、衛(wèi)生管理制度、值班管理制度、操作管理制度、物品管理制度、周轉(zhuǎn)庫房制度）等。另外，需要成立現(xiàn)場管理小組對工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理等。

（3）標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化流程。有明確的數(shù)字化流程，流程能夠符合檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31—2017。具體到工程設(shè)計行業(yè)應(yīng)包括：調(diào)檔交接、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、檔案歸還等工序。加工過程中嚴(yán)格遵守國家及用戶各項標(biāo)準(zhǔn)，確保加工成果的合規(guī)性、可用性、可靠性等。

（4）各類資源。①領(lǐng)先同行的軟件操作系統(tǒng)，以用于數(shù)字化安全存儲和后續(xù)開發(fā)利用;②利用專業(yè)化的高速掃描儀將紙質(zhì)圖紙進(jìn)行掃描，將掃描的圖紙從光柵圖轉(zhuǎn)換成矢量圖，以便以后的使用和保存。針對工程設(shè)計行業(yè)的具體特點(diǎn)，掃描滿足以下要求：

第一，針對設(shè)計圖紙尺寸大、尺寸不一的特點(diǎn)，掃描儀除滿足常規(guī)尺寸掃描需求外，需要布置專業(yè)的大幅圖紙（A0、A1等）掃描儀;

第二，針對設(shè)計圖紙精度高的特點(diǎn)，掃描儀應(yīng)最少用200DPI以上分辨彩色或灰度掃描，以最大限度的還原精細(xì)的原圖;

第三，掃描存儲后的資源支持OCR識別。即將掃描的圖片、PDF文檔轉(zhuǎn)換為可編輯、可全文檢索的文本類型的文件，方便檢索利用。

2.工程設(shè)計單位方面

（1）專業(yè)化的團(tuán)隊。檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)進(jìn)度把控、流程監(jiān)督、成果檢查等;檔案管理員進(jìn)行輔助數(shù)字資源掛接等;

（2）掃描場地。出于檔案資源保密和提高掃描效率的目的，所掃描的檔案不能帶離現(xiàn)場，設(shè)計單位應(yīng)提供空間供掃描使用。

結(jié)束語：由于工程設(shè)計單位紙質(zhì)資源館藏量大，數(shù)字化需要投入大量人力、物力、財力成本，投資收益率也需要隨著后續(xù)利用才能逐步顯現(xiàn)。但不可否認(rèn)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化可以提高檔案資源的利用效率，提升檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。另外目前設(shè)計行業(yè)中多數(shù)企業(yè)已經(jīng)實(shí)行或正在實(shí)行數(shù)字化，數(shù)字化已經(jīng)成為大勢所趨。

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