云時(shí)代背景下檔案數(shù)字化管理及其應(yīng)用方式分析

銀花

摘要：隨著信息技術(shù)的快速，“云時(shí)代”已經(jīng)來臨。在此背景之下，檔案管理工作顯得尤為重要，針對檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)變正在深入各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，在企業(yè)間逐漸成為主流趨勢。通過合理應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠迅速提高企業(yè)的管理能力，尤其是在檔案管理方面上，更需要將檔案進(jìn)行數(shù)字化、云端化，從而為提高檔案的利用效率做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：云時(shí)代;檔案;數(shù)字化;管理及應(yīng)用

引言：在云時(shí)代來臨之前，關(guān)于檔案的保存以及管理工作都是由特定人員進(jìn)行。檔案通常是以文字或者錄音的形式存放，這樣的檔案容易損壞、缺失，而且需要人工進(jìn)行梳理、分類，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛使用，檔案的管理方式有了新的變化——由線下轉(zhuǎn)移到線上。本文就針對檔案數(shù)字化管理以及應(yīng)用進(jìn)行闡述。

一、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

由于云計(jì)算，云存儲(chǔ)的功能越來越成熟，使得企業(yè)管理檔案的方式更加多樣化，而將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理是當(dāng)前的不二之選。借助互聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)等高新技術(shù)，將紙質(zhì)檔案文件向“數(shù)字化”進(jìn)行轉(zhuǎn)變，更好的實(shí)施“存量數(shù)字化，增量電子化”戰(zhàn)略。

1.減少人員配置，節(jié)省資金

在之前的檔案管理過程當(dāng)中，需要配備許多專業(yè)人員對文件進(jìn)行梳理、歸檔，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且效率低下，若將紙質(zhì)檔案文件上傳到計(jì)算機(jī)云端，則計(jì)算機(jī)能夠使用云計(jì)算對文件進(jìn)行分類、管理，只需少數(shù)人員對檔案進(jìn)行上傳操作，可以極大的節(jié)省人力成本，節(jié)約資金，創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。

2.足不出戶，查閱檔案

由于將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，可以不拘泥于空間和時(shí)間，相關(guān)人員可以隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案的查閱，足不出戶即可閱覽各項(xiàng)文件，從而了解到檔案中的知識(shí)技術(shù)，幫助指導(dǎo)項(xiàng)目工程的建設(shè)，非常的方便且快捷。由此可見，檔案的數(shù)字化管理是非常有效且必要的。

3.統(tǒng)一管理，提高利用效率

有些企業(yè)由于受到條件的限制，并未專門規(guī)劃出庫房進(jìn)行保存檔案。相關(guān)資料只是較雜亂無章的放在各個(gè)辦公室，不利于檔案的保存，容易造成重要檔案丟失或者損毀，同時(shí)也無法很好的利用文件檔案。若遺失、損壞檔案，很有可能影響項(xiàng)目的后續(xù)進(jìn)展。若將檔案數(shù)字化，則可以省去專門存放檔案的空間，同時(shí)也方便統(tǒng)一歸納管理，充分提高檔案的使用效率。

4.云端存儲(chǔ)，避免損壞

平日的管理檔案過程中，需要檢查檔案是否受潮、受蟲蛀，受酸堿等影響，對環(huán)境的要求較為苛刻，同時(shí)還要提防檔案泄露，需要配備專門的安保人員進(jìn)行防盜。采用了云端存儲(chǔ)之后 ，則不需要擔(dān)心環(huán)境對檔案的損傷了，節(jié)省了購買專門存放文件設(shè)備的資金，改善了檔案的利用效率。

二、數(shù)字化管理的應(yīng)用

1.利用先進(jìn)技術(shù)對檔案文件進(jìn)行采集

在當(dāng)今的大背景下，利用云端將檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，需要使用檔案資料轉(zhuǎn)換把文字轉(zhuǎn)成數(shù)字模式，這個(gè)過程中最重要的一環(huán)就是信息采集。在使用數(shù)字化信息采集的過程當(dāng)中，首先應(yīng)當(dāng)選取合適的數(shù)字化設(shè)備，采用正確的手段，防止錯(cuò)誤操作造成信息損壞、丟失，若存在圖片文件，則應(yīng)該使用掃描設(shè)備以及圖片轉(zhuǎn)文字的軟件將信息進(jìn)行上傳，使其存放在計(jì)算機(jī)的云端上。除此之外，還可以使用其他相關(guān)設(shè)備對文字進(jìn)行掃描，歸納，例如錄像機(jī)、錄音機(jī)等設(shè)備，采集完相關(guān)信息之后，將視頻或者音頻上傳到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，充分利用先進(jìn)技術(shù)管理檔案文件。

2.進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

完成檔案的采集工作任務(wù)之后，接下來的重點(diǎn)問題就是將收集到的信息進(jìn)行歸類、梳理的操作，此舉旨在幫助用戶通過檢索關(guān)鍵詞、句能夠更快捷的獲取精確的目標(biāo)，尋找到自己想要的相關(guān)知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)，保證數(shù)字化的效果。在檔案的分類過程當(dāng)中，可以采用編號(hào)，提煉關(guān)鍵字等方式，對相同或相似內(nèi)容的檔案進(jìn)行歸納，也便于用戶進(jìn)行查找，翻閱，相比于傳統(tǒng)的查找檔案方式，幫助用戶能夠更好的在線上云端進(jìn)行查閱，為檔案的有效利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.針對檔案，建立專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐漸成熟，數(shù)據(jù)庫能夠?qū)⒋罅康臄?shù)據(jù)進(jìn)行存放、保管，并且充滿安全性：沒有權(quán)限的用戶無法閱讀其中的文件，一般權(quán)限的用戶無法閱讀機(jī)密檔案，最高權(quán)限的用戶可以查閱所有檔案。除此之外，數(shù)據(jù)庫還能夠根據(jù)用戶的需求，對檔案文件進(jìn)行增加、刪除、查看、修改等操作，方便快捷。憑借著上述優(yōu)點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫得到了眾多企業(yè)的青睞，針對檔案的存儲(chǔ)也可以通過創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方式統(tǒng)一進(jìn)行管理。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的時(shí)候可以根據(jù)文件的類型不同，放在不同的類別當(dāng)中，例如文字類的相關(guān)檔案放在一起，音頻類的放在一起，視頻類的放在一起等等。創(chuàng)建時(shí)需要根據(jù)實(shí)際情況不可照抄照搬，從而建立起企業(yè)、單位自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫。

結(jié)語

在云時(shí)代這個(gè)大背景下，檔案數(shù)字化管理具有非凡的現(xiàn)實(shí)意義，它標(biāo)志著檔案管理方式正在逐步發(fā)展，趨于成熟。在管理過程當(dāng)中需要注重方式方法，與時(shí)俱進(jìn)，采用最先進(jìn)的方式，借助新興的云計(jì)算、云存儲(chǔ)來完成由傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。此外還需要思考之前存在的問題，進(jìn)行改正，取其精華去其糟粕，保持創(chuàng)新精神，使檔案管理工作取得長遠(yuǎn)發(fā)展，全方位保證相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，為國家為社會(huì)做出巨大貢獻(xiàn)。

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