新形勢下高校檔案安全工作現(xiàn)狀及對策研究

劉勇

摘要：高校檔案是高校在辦學(xué)過程中所形成的原始資料的真實記錄，在這些記錄當(dāng)中往往包含了學(xué)生的真實信息、教職工的實際教學(xué)情況，是重要的不可再生的資源。隨著以信息技術(shù)為代表的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，計算機技術(shù)不斷成熟推廣應(yīng)用，高校需要提高重視程度，切實做好檔案的安全管理工作，避免檔案被泄露，避免各種有價值的檔案資源被不法分子所利用，保證檔案安全。本文主要結(jié)合實際工作經(jīng)驗，首先分析了新形勢下高校檔案安全工作所面臨的問題，然后論述了具體的工作對策，希望通過本次研究對廣大同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：高校檔案;安全工作;存在問題;對策

高校檔案是高校在長期的辦學(xué)過程中，高校師生在社會實踐活動中自然所形成的真實原始記錄，是一所高校辦學(xué)歷史和辦學(xué)特色的時間積累和歷史沉淀，是不可再生的重要資源。對于高校的各項管理工作來看，檔案在其中扮演著十分重要的作用。因此在進(jìn)行檔案管理過程中，如何保證高效檔案的安全，就成為新時期檔案管理部門需要重點攻克的難題。近年來隨著以計算機互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)不斷推廣應(yīng)用，在提升工作效率改進(jìn)工作方法的同時，檔案管理工作開展過程中所面臨的安全問題日益凸顯，針對這種情況，就需要檔案管理工作人員提高重視程度，消除安全隱患，嚴(yán)格落實高校檔案管理的各項工作機制，確保檔案安全。

一、新形勢下高校檔案安全工作面臨的問題

1.缺乏完善的儲存場所

在高等院校檔案管理辦法當(dāng)中明確規(guī)定了高校在日常發(fā)展過程中必須將檔案管理所需要的經(jīng)費納入到高校的預(yù)算當(dāng)中，這是保證檔案管理工作高效開展的前提保證。另外按照相關(guān)要求還需要構(gòu)建完善的檔案儲存場所，對于某些價值較高存在涉密的檔案，更應(yīng)該建設(shè)專業(yè)的庫房進(jìn)行保存。隨著信息技術(shù)的不斷開展，在檔案管理過程中還需要向著信息化數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。但當(dāng)前由于很多高校辦學(xué)經(jīng)費緊張，加上管理部門對檔案重視程度不足，不能夠從學(xué)校的預(yù)算當(dāng)中劃撥出專項經(jīng)費用于檔案安全管理，檔案收集檔案儲存存在很大的隨意性，隨著時間的不斷推移，很多有價值的檔案逐漸遺失、損壞，影響到檔案安全管理工作質(zhì)量。

2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差

由于部分高等院校對檔案管理工作的重視程度不高，不能夠配置專業(yè)化的檔案人才用于學(xué)校發(fā)展過程中各種檔案資源的有效收集，整理，匯總和保存，整個檔案工作隊伍專業(yè)素質(zhì)較差，工作能力不足，工作存在很大的隨意性，工作積極性不高。再加上很多高校的檔案管理人員都是兼職行為，各個檔案管理人員頻繁的調(diào)動，人才流失較為頻繁，上崗之前缺乏對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，造成很多工作人員各項專業(yè)業(yè)務(wù)不熟悉，無法發(fā)揮自身的職能作用，就此給檔案科學(xué)管理安全管理埋下了隱患。

3.檔案安全管理制度不健全

由于領(lǐng)導(dǎo)層面和管理部門的重視程度不高，并沒有構(gòu)建完善的檔案管理機制和管理制度。在檔案管理工作開展過程中，由于缺乏制度保證，很多管理人員在日常工作過程中存在很大的隨意性。有些學(xué)校雖然構(gòu)建了比較完善的檔案管理基本制度，但經(jīng)常存在執(zhí)行不到位，執(zhí)行流于形式的現(xiàn)象，這就給檔案管理埋下了安全隱患。有些工作人員經(jīng)常在檔案館檔案庫當(dāng)中吃東西，留下食物殘渣，這就給鼠患或者蟲害埋下了安全隱患。還有不少工作人員在檔案室當(dāng)中抽煙，存放易燃易爆物品，檔案室中的各種電氣設(shè)備更換不及時，電路老化年久失修很容易引發(fā)火災(zāi)，從而造成巨大損失。

二、新形勢下高校檔案安全工作對策

1.加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校檔案管理部門在開展檔案收集整理管理儲存過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照高等院校檔案管理辦法的相關(guān)要求，保證有充足的資金投入，確保檔案管理部門有專項經(jīng)費用于購置相應(yīng)的保存設(shè)施，用于加強檔案室建設(shè)。在整個檔案管理部門內(nèi)部還需要加快建設(shè)和購置符合檔案管理檔案保管的庫房和設(shè)備，逐步改善過去陳舊落后的保存環(huán)境和管理環(huán)境。要實現(xiàn)庫房、閱文、辦公三分開。另外在檔案室建造過程中，還需要配置完善的防護設(shè)備，保證檔案室當(dāng)中的溫度濕度可調(diào)，做好防火、防盜、防蟲、防鼠工作，確保整個檔案室內(nèi)清潔有序，消除檔案在保存管理過程中所存在的諸多安全隱患，避免檔案丟失，保證檔案安全。

2.注重提升檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)

在高校檔案管理工作開展過程中，檔案管理的安全性直接與檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有著密不可分的聯(lián)系。作為維檔案管理人員，在日常檔案工作過程中要不斷加強檔案相關(guān)方面的學(xué)習(xí)，掌握最先進(jìn)的檔案保存方法，操作方法，操作技巧，熟練掌握檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)，并能夠了解國內(nèi)外檔案管理的發(fā)展動態(tài)和發(fā)展政策。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理部門也需要提高重視程度，保證配置專業(yè)化的檔案管理人才，在步入工作崗位之前，應(yīng)該制定嚴(yán)格的培訓(xùn)制機制，通過考核之后才能夠持證上崗。隨著時代不斷發(fā)展，檔案管理人員還應(yīng)該做到與時俱進(jìn)，掌握現(xiàn)代化信息操作技術(shù)，要熟悉數(shù)字檔案，電子檔案的分類操作，歸檔整理，數(shù)據(jù)加密處理，安全保護等各個技術(shù)要求，并能夠準(zhǔn)確的判定檔案內(nèi)容是否完整，是否安全，切實做好高校檔案資源的科學(xué)利用和科學(xué)保管工作。另外在日常工作過程中，還應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，要具備創(chuàng)新發(fā)展的精神，加快新技術(shù)新方法，新理念的推廣應(yīng)用，以此來提升整個工作隊伍的專業(yè)素質(zhì)和管理效率。

3.構(gòu)建完善的檔案安全管理制度

高等院校應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)管理辦法的要求，結(jié)合院校的實際辦學(xué)特色，構(gòu)建完善的檔案安全管理規(guī)章制度，并將數(shù)字化檔案，電子檔案，圖片視頻等多種類型的資料，納入到檔案收集整理的范疇當(dāng)中，并結(jié)合信息化發(fā)展趨勢，構(gòu)建數(shù)字化、電子化檔案整理、歸檔、保存制度。另外在安全管理制度制定過程中，還應(yīng)該統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案的統(tǒng)一化收集、整理、歸檔處理，更加方便今后對檔案數(shù)據(jù)資源的科學(xué)利用，檔案資源保存更加完善，不容易丟失。為了保證電子檔案的安全性，在今后檔案安全管理工作開展過程中，應(yīng)該加快網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，不斷更新和完善電子檔案的安全防范技術(shù)，定期對高校的電子檔案進(jìn)行備份處理，這樣當(dāng)系統(tǒng)受到病毒和黑客攻擊之后，有備份檔案可用，避免檔案丟失。

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課題名稱：遼寧石化職業(yè)技術(shù)學(xué)院2019年度學(xué)院課題研究成果，課題編號：LSHYY1915