大型企業(yè)檔案管理存在的問題及應(yīng)對(duì)策略

孫惠媛

【摘要】隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，大型企業(yè)在發(fā)展壯大過程中越來(lái)越意識(shí)到檔案管理對(duì)于促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展的積極作用，也開始逐步重視企業(yè)檔案管理工作。但目前大型企業(yè)在檔案管理過程中普遍存在一些這樣或那樣的問題，亟須不斷改進(jìn)和完善?；诖?，本文在闡述大型企業(yè)檔案管理特殊性的基礎(chǔ)上，分析了目前大型企業(yè)在檔案管理中存在的一些問題，并提出了幾條有效應(yīng)對(duì)策略，希望能為提升我國(guó)大型企業(yè)檔案管理工作水平提供一些有益的參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】大型企業(yè);檔案管理;應(yīng)對(duì)策略

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。企業(yè)檔案是企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)和信息資源，對(duì)促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展、科學(xué)決策具有非常重要的參考價(jià)值。目前，我國(guó)一些大型企業(yè)在檔案管理中存在一些問題，嚴(yán)重影響和制約了企業(yè)的健康發(fā)展，因此全面做好大型企業(yè)檔案管理工作刻不容緩。

一、大型企業(yè)檔案管理的特殊性

一是檔案管理手段具有多元性。大型企業(yè)規(guī)模大、部門多，各職能部門都會(huì)結(jié)合各自具體情況，采取不同的檔案管理方式和方法。對(duì)于不同行業(yè)、不同區(qū)域的部門，企業(yè)檔案管理部門無(wú)法直接采取上下級(jí)管理的方式統(tǒng)領(lǐng)檔案管理工作，還需借助經(jīng)濟(jì)手段、法律手段、行政手段等多種手段強(qiáng)化檔案管理工作。二是內(nèi)部檔案工作具有不平衡性。企業(yè)各部門的管理水平參差不齊，導(dǎo)致檔案工作水平也不平衡。有的部門基礎(chǔ)好、體制健全，檔案管理水平高;有的部門人員少、條件差，檔案管理水平低。因此，大型企業(yè)檔案管理工作存在很大的不平衡性。

二、大型企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜。大型企業(yè)通常具有跨行業(yè)、跨地區(qū)、跨部門的特征，其內(nèi)部機(jī)構(gòu)龐大，部門設(shè)置繁多，經(jīng)營(yíng)范圍廣泛，由此決定了大型企業(yè)的檔案材料繁雜，內(nèi)容涉及面廣，與之相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)也十分復(fù)雜。大型企業(yè)在促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，各個(gè)部門都發(fā)揮了非常重要的作用，要想使各職能部門都有條不紊地開展工作，必須建立完善的管理制度進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作而言亦如此。由于檔案管理系統(tǒng)的復(fù)雜性，大型企業(yè)的檔案管理工作很容易陷入混亂之中，只有建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，明確檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求，開展分類管理，才可有效提高檔案管理工作水平。

（二）企業(yè)人員流動(dòng)性強(qiáng)。大型企業(yè)在改制過程中經(jīng)常會(huì)裁撤一些機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致部分員工被裁減，同時(shí)為促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展，還需要引進(jìn)一些新的技術(shù)型專業(yè)人才，這些都會(huì)加速企業(yè)的員工流動(dòng)，而員工的頻繁流動(dòng)直接增加了檔案管理工作的難度，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是企業(yè)檔案管理培訓(xùn)工作面臨重大挑戰(zhàn)。檔案管理人員的流動(dòng)過于頻繁，導(dǎo)致培訓(xùn)的頻率不能跟上人員的流動(dòng)速度。二是由于人員流動(dòng)性太強(qiáng)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理質(zhì)量無(wú)法得到保障。企業(yè)檔案管理人員由于工作量大、任務(wù)重、崗位調(diào)整頻繁，不能專心從事檔案管理工作，因此出現(xiàn)了檔案資料整理不及時(shí)、移交手續(xù)不完善等情況，對(duì)企業(yè)檔案管理工作造成了不利影響。

（三）信息技術(shù)造成的挑戰(zhàn)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到了社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，大大提升了各行各業(yè)的工作效率，促進(jìn)了生產(chǎn)力水平的提高。在大型企業(yè)檔案管理工作中，檔案類型繁雜、檔案數(shù)量眾多，為確保企業(yè)檔案管理工作順利開展，也應(yīng)引入現(xiàn)代信息技術(shù)，以不斷提升企業(yè)檔案管理效率，減輕檔案管理人員的工作壓力，確保檔案管理工作質(zhì)量。但是在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)需要檔案管理人員掌握一定的信息技術(shù)操作技能，而目前大型企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，很多檔案管理人員無(wú)法勝任信息化的檔案管理工作，嚴(yán)重影響了信息技術(shù)在檔案管理工作中的推廣和應(yīng)用。

三、大型企業(yè)檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作具有促進(jìn)員工合理配置、強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)、服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展等作用，所以大型企業(yè)一定要高度重視檔案管理工作，不斷完善檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，有效規(guī)范檔案管理工作，推動(dòng)檔案管理工作的合理化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。企業(yè)檔案管理制度要明確規(guī)定檔案管理各環(huán)節(jié)的具體要求，增強(qiáng)制度的可操作性和實(shí)效性。例如：在檔案收集環(huán)節(jié)，要重點(diǎn)明確檔案收集內(nèi)容是否完整，收集材料的質(zhì)量達(dá)標(biāo)與否;在檔案鑒別環(huán)節(jié)，要明確對(duì)檔案資料的鑒別必須做到規(guī)范、嚴(yán)格;在檔案歸檔環(huán)節(jié)，要明確材料的管理要得當(dāng)，分類要準(zhǔn)確，更新要及時(shí)等。另外，還應(yīng)通過檔案管理制度明確檔案管理人員的職責(zé)和義務(wù)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，以促進(jìn)檔案管理工作水平的不斷提升。

（二）控制好“人”的因素。首先，檔案工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和服務(wù)意識(shí)，例如，忠于歷史，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌;忠實(shí)守信，不為功利所動(dòng);保守機(jī)密，守口如瓶;甘于寂寞，不圖浮華，同時(shí)還要擔(dān)負(fù)起服務(wù)的職責(zé)，充分發(fā)揮檔案信息作用，積極為檔案利用者服好務(wù)。其次，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在檔案管理過程中，人是管理之本，人的知識(shí)、思想、心理對(duì)檔案管理活動(dòng)具有直接的影響，決定著檔案管理的成敗優(yōu)劣。所以，要高度重視培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和事業(yè)心，提升他們的綜合素質(zhì)，以有效提高檔案管理的質(zhì)量和效益。檔案管理人員的素質(zhì)還對(duì)檔案信息開發(fā)的廣度和深度起到了決定性作用。要想充分挖掘檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，必須提升檔案管理人員的工作水平，使他們具備現(xiàn)代服務(wù)意識(shí)和超前意識(shí)，能系統(tǒng)地、深層次地挖掘檔案信息資源，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。

（三）做好檔案立卷工作。企業(yè)文件立卷，是指將企業(yè)文件系統(tǒng)整理、組成案卷并進(jìn)行排序的過程，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)把零散、無(wú)序的文件進(jìn)行有序化組織的工作。在實(shí)際工作中，企業(yè)文件的立卷是企業(yè)文件系統(tǒng)化的開始，企業(yè)應(yīng)先自上而下制定企業(yè)檔案分類方案，形成企業(yè)檔案（及文件）的大類和屬類。各職能部門對(duì)照分類方案，分析得出本部門形成文件的種類，在此基礎(chǔ)上，選擇合理的方法，把零散的文件組成保管的最小單位——案卷，然后將案卷移交給檔案部門，由檔案部門對(duì)這些案卷進(jìn)行類目的劃分和排列。

（四）加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被越來(lái)越廣泛地應(yīng)用到社會(huì)生活的方方面面，極大地促進(jìn)了各項(xiàng)事業(yè)的迅速發(fā)展。大型企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息技術(shù)提升檔案管理工作效率，將檔案管理人員從繁重的檔案管理模式中解放出來(lái)，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。例如：可在大型企業(yè)內(nèi)部建立檔案管理信息平臺(tái)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件技術(shù)將各職能部門連接入網(wǎng)，有關(guān)檔案資料可直接通過平臺(tái)形成電子文檔或電子檔案，并自動(dòng)輸送至檔案管理部門，檔案管理部門也可利用信息平臺(tái)將一些常用的圖片資料、數(shù)據(jù)資料制作成電子檔案，使得各部門可通過信息技術(shù)平臺(tái)進(jìn)行檔案資料的查詢、利用，達(dá)到資源共享的目的，提高檔案資料利用效率。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，大型企業(yè)檔案管理工作具有自身的特殊性，因此，大型企業(yè)可以結(jié)合自身實(shí)際，采取完善檔案管理制度、控制好“人”的因素、做好檔案立卷工作、加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用等多項(xiàng)有效策略，有效破解檔案管理工作中存在的問題，不斷提升大型企業(yè)檔案管理工作水平，更好地發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

[1]謝國(guó)強(qiáng)，黃新榮.云環(huán)境下大型企業(yè)的檔案管理模式：企業(yè)檔案管理中心[J].中國(guó)檔案，2019（1）.

[2]田慧.大型企業(yè)設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策分析[J].華東科技：學(xué)術(shù)版，2015（9）.

[3]李彬.大型施工企業(yè)檔案管理如何應(yīng)對(duì)信息化管理挑戰(zhàn)[J].建筑科技，2019（3）.

[4]郭樹雄.跨行業(yè)多業(yè)態(tài)央企整合后檔案工作存在的主要問題與解決對(duì)策——以國(guó)家能源投資集團(tuán)為例[J].北京檔案，2018（6）.

[5]張靜蕾.論國(guó)有企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)[J].管理觀察，2017（10）.