中專學(xué)校檔案管理信息化研究

陳素蘭

【摘要】檔案管理在很多行業(yè)工作當(dāng)中都具有重要的作用，但是其受到的重視程度不高。檔案管理逐漸趨向于信息化方向，在管理形式上發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變。中專學(xué)校的檔案管理存在較多不容忽視的問題，給中專教學(xué)質(zhì)量產(chǎn)生了一定的影響。在實(shí)施中專學(xué)校檔案管理時(shí)，也需要滿足信息化管理要求，為教學(xué)管理工作的開展提供有效依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】中專學(xué)校;檔案管理;信息化管理

中專學(xué)校是我國職業(yè)教育體系的重要組成部分，受到傳統(tǒng)教學(xué)思想的影響，政府部門對于教學(xué)、人事等檔案管理缺乏重視，拓展延伸到其他的管理事務(wù)當(dāng)中時(shí)，也還是有較多的不足。新時(shí)期的發(fā)展促使檔案管理開始由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒎绞?，能夠在較大程度上提高檔案管理質(zhì)量及效率。因此需要明確檔案管理信息化對中專學(xué)校發(fā)展的重要性，明確其中存在的主要問題，提高檔案管理的規(guī)范性，促進(jìn)教學(xué)工作的開展。

一、中專學(xué)校檔案管理信息化的必要性

中專學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的開展主要是培養(yǎng)技術(shù)型人才，教師在教學(xué)當(dāng)中需要注重學(xué)生自身的優(yōu)勢及特點(diǎn)，才能夠達(dá)到基礎(chǔ)的教學(xué)目的。而中專學(xué)校教學(xué)活動是否能夠順利開展，還需要取決于教師對于學(xué)生的了解程度及學(xué)校掌握相關(guān)信息的程度。檔案管理作為一種能夠記錄學(xué)生及教師基本資料的形式，可以給教學(xué)活動的開展提供基礎(chǔ)依據(jù)。部分中專學(xué)校甚至能夠通過檔案管理體現(xiàn)其發(fā)展?fàn)顩r，其中包括學(xué)校學(xué)生、教職員工的基本資料、學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況及固定資產(chǎn)等。由此可見，檔案管理信息化能夠簡化管理工作的流程，讓檔案管理工作人員減輕工作壓力。檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)人員高效工作，有關(guān)人員可以對檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，使其更加完整有效。中專學(xué)校的人事情況相對來說比較復(fù)雜，在處理檔案信息時(shí)要對不同職位的教職員工檔案內(nèi)容進(jìn)行歸類，進(jìn)而提高管理效率。信息化管理能夠讓不同崗位的中專教職員工互相了解相關(guān)的信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，強(qiáng)化人事工作實(shí)質(zhì)性效用。

二、中專學(xué)校檔案管理信息化問題

（一）信息化水平較低。當(dāng)前，很多學(xué)校的檔案管理工作的開展雖然相對來說比較順利，但是其中的信息化水平還是較低，沒有借助信息化技術(shù)的優(yōu)勢。學(xué)校檔案的內(nèi)容較多，龐大的人事數(shù)據(jù)信息難以得到有效處理，在記錄的過程中難以通過人工的方式綜合所有的信息。信息化水平較低導(dǎo)致其中部分工作的開展受到限制，在收集和處理信息、數(shù)據(jù)的過程中難以實(shí)現(xiàn)分類歸納。一些中專學(xué)校在開展信息化管理過程中，過于注重學(xué)生的技能培訓(xùn)，對有關(guān)教學(xué)過程檔案的管理重視不夠，對人事相關(guān)工作的檔案整理也重視程度不足，職工在查找相關(guān)資料時(shí)耗時(shí)耗力，達(dá)不到信息化建設(shè)要求。

（二）信息化平臺建設(shè)滯后。信息化建設(shè)工作的開展需要以信息化平臺的建設(shè)為基礎(chǔ)，但是中專學(xué)校檔案管理人員在這個(gè)方面比較欠缺。中專學(xué)校檔案管理過于關(guān)注教學(xué)工作的開展產(chǎn)生的實(shí)際效益，甚至經(jīng)常計(jì)算短期內(nèi)的效益，缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃。學(xué)校在發(fā)展時(shí)沒有根據(jù)實(shí)際情況制定規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系，對于自身的學(xué)校定位認(rèn)識不清晰。在對學(xué)校檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，只是初步實(shí)現(xiàn)了檔案目錄的數(shù)據(jù)庫存儲，在其數(shù)字化信息化方面比較欠缺，導(dǎo)致整體人事工作的開展達(dá)不到現(xiàn)代化學(xué)校建設(shè)的需求。

（三）信息化安全性不足。信息化主要需要依靠網(wǎng)絡(luò)平臺，在對學(xué)校檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)需要利用信息技術(shù)。但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相對比較復(fù)雜，在監(jiān)理管理平臺的過程中需要創(chuàng)建相關(guān)的網(wǎng)址，然后讓管理人員登錄及處理相關(guān)工作。網(wǎng)址的創(chuàng)建存在一定的不安全性，部分不法分子會利用黑客技術(shù)對網(wǎng)站進(jìn)行攻擊，盜取上面的資料數(shù)據(jù)，導(dǎo)致學(xué)生及教職員工的信息泄露。在這種情況下，人事及處室業(yè)務(wù)檔案的完整性不足，存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，阻礙很多管理工作的發(fā)展。

三、中專學(xué)校檔案管理信息化的措施

（一）建立管理系統(tǒng)。中專學(xué)校管理人員在利用信息化技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)，可以建立管理系統(tǒng)對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的分析。信息化系統(tǒng)下的中專學(xué)校檔案管理可以實(shí)現(xiàn)自動化及智能化，檔案管理人員要按照要求實(shí)施精細(xì)化管理行為，促使檔案信息內(nèi)容得到有效保存。學(xué)校需要在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下實(shí)施檔案管理工作，基于當(dāng)前的學(xué)校教育教學(xué)情況在教職人員需要查詢檔案信息時(shí)給其提供有效的幫助。管理信息系統(tǒng)的建立能夠?qū)χ袑W(xué)校的有關(guān)信息進(jìn)行記錄，特別是在處理復(fù)雜的人事信息時(shí)，能夠借助管理系統(tǒng)迅速查找工作人員的信息，為中專學(xué)校人事管理的有效性提供保障。

（二）科學(xué)劃分檔案類別。中專學(xué)校在開展檔案管理工作的過程中不僅僅需要給學(xué)生及教職員工有關(guān)信息的真實(shí)性及安全性進(jìn)行保證，還涉及較多專業(yè)內(nèi)容。工作人員需要了解有關(guān)的基層檔案管理專業(yè)知識，尤其是在處理人事與處室業(yè)務(wù)檔案時(shí)，可以通過信息化手段找到同一個(gè)工作類別的人員信息與工作內(nèi)容，反映檔案管理的綜合形式。在檔案管理信息化的過程中，可以對不同的管理內(nèi)容進(jìn)行分類，對不同的人事部門要求進(jìn)行分析，讓各種檔案信息能夠分門別類。在信息化管理形式下，不同類型的檔案更加易于管理，在統(tǒng)計(jì)、保存及查詢過程中更加便利，還能夠做好登記、編目及保管等。

（三）加強(qiáng)信息化管控。檔案管理信息化要求管理人員做好信息化管控工作，在對檔案信息進(jìn)行管理時(shí)提高其安全性。學(xué)校在發(fā)展當(dāng)中面臨激烈的教育競爭，其不僅需要在實(shí)際開展教學(xué)工作時(shí)做好全面的管理工作，還需要針對檔案管理加大監(jiān)控效用。在實(shí)施檔案管理信息化之后，需要針對不同的工作內(nèi)容做好事前管理、事中管理及事后管理等工作，在每個(gè)時(shí)期對檔案的利用及歸檔情況進(jìn)行檢查。在開展不同的業(yè)務(wù)工作時(shí)，管理人員可以對檔案的形成過程進(jìn)行分析，對其中的信息進(jìn)行檢測，在實(shí)際應(yīng)用時(shí)減少問題的產(chǎn)生。管理人員在進(jìn)行檔案管控時(shí)，需要定期做好檔案管理的總結(jié)匯報(bào)工作，還需要加強(qiáng)對基層教育人員的指導(dǎo)，在產(chǎn)生問題時(shí)給出指導(dǎo)意見。

（四）實(shí)施電子資料管理。電子資料管理是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，在實(shí)際進(jìn)行檔案管理時(shí)，工作人員需要對基礎(chǔ)的文本資料等進(jìn)行電子化整理，對其中涉及的技術(shù)進(jìn)行綜合分析。電子資料管理對于工作人員處理文件資料的形式有較高的要求，其不僅需要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件整理方式及工作理念，還需要在管理檔案時(shí)加強(qiáng)資源配置，保證各項(xiàng)資源的合理利用，使其能夠達(dá)到基礎(chǔ)的要求及條件。管理人員在處理檔案資料時(shí)需要明確檔案的處理方式及格式，對其進(jìn)行統(tǒng)一與規(guī)范，明確檔案資料的保存周期，在必要時(shí)還需要做好檢查工作，促使電子資料管理能夠按照要求完善整體效用。由于部分電子檔案儲存系統(tǒng)容易遭受損壞或者遺失，在實(shí)施電子資料管理時(shí)，可以借助電子技術(shù)及設(shè)備的記憶功能對檔案資料進(jìn)行備份。電子備份能夠加強(qiáng)對資料的有效管理，防止資料遺失或者遭受損壞。

四、結(jié)語

總之，中專學(xué)校需要加大對檔案管理的重視程度，在實(shí)施信息化管理時(shí)明確學(xué)校檔案的管理特點(diǎn)，體現(xiàn)信息化管理的價(jià)值。

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