提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的策略

蔡玉珍

【摘要】對(duì)于醫(yī)院發(fā)展而言，辦公室檔案至關(guān)重要，因?yàn)槭瞧湓加涗?。在醫(yī)院中通過(guò)高效開(kāi)展檔案管理工作，能夠提高醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力。基于此，本文闡述了醫(yī)院辦公室檔案管理特點(diǎn)，分析了當(dāng)前醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并且提出醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的提升策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;辦公室;檔案管理;工作效率;提升策略

在醫(yī)院日常工作中，辦公室檔案管理工作舉足輕重，是其不可分割的組成部分，不過(guò)在以往發(fā)展過(guò)程中，此項(xiàng)工作有所停滯，亟須有效處理，唯有如此，才可以促進(jìn)醫(yī)院整體建設(shè)不斷發(fā)展。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理的特點(diǎn)

（一）類(lèi)型多樣化，內(nèi)容比較豐富。1.業(yè)務(wù)指導(dǎo)性檔案多。醫(yī)院是一個(gè)以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)的機(jī)構(gòu)，因此其與一般的辦公室檔案管理存在區(qū)別。其業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的檔案較多，且更新快。醫(yī)院內(nèi)部設(shè)置的科室多，其業(yè)務(wù)指導(dǎo)性檔案涉及臨床各科（如內(nèi)、外、婦、兒等大科室，再細(xì)分為各二級(jí)科室如心內(nèi)科、消化內(nèi)科等）、醫(yī)技科及后勤行政各科室。醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)日新月異，新的規(guī)章制度及操作規(guī)范需要及時(shí)進(jìn)行更新及補(bǔ)充。這些原始檔案都可以見(jiàn)證醫(yī)院的發(fā)展，也較一般的辦公室檔案更為豐富多樣。2.醫(yī)患關(guān)系類(lèi)檔案多?，F(xiàn)階段，在醫(yī)療水平方面，患者對(duì)其認(rèn)知程度越來(lái)越高，因此在就醫(yī)時(shí)，對(duì)于如何治療往往與醫(yī)生以及醫(yī)院有所分歧。根據(jù)醫(yī)院糾紛檔案實(shí)際情況來(lái)看，不僅醫(yī)生診療水平是一項(xiàng)決定性因素，而且醫(yī)生醫(yī)德醫(yī)風(fēng)也不容小覷，體現(xiàn)出醫(yī)院醫(yī)療發(fā)展水平，在醫(yī)療糾紛發(fā)生過(guò)程中，難免存在相關(guān)檔案，比如調(diào)查報(bào)告以及解決方案等。在后續(xù)司法程序等方面，能夠?qū)⑦@部分檔案作為原始材料。3.晉升聘任類(lèi)檔案多。在各年度，均有許多醫(yī)生正常聘任以及晉升，與此相關(guān)的檔案從十幾份到數(shù)十份，在醫(yī)院辦公室檔案中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位，是其必不可少的組成部分。

（二）檔案管理完整延續(xù)。通過(guò)探索醫(yī)院辦公室檔案管理人員實(shí)際情況發(fā)現(xiàn)，其穩(wěn)定性較強(qiáng)，對(duì)于檔案管理十分有利，能夠強(qiáng)化其延續(xù)性以及完整性。當(dāng)開(kāi)展日常工作時(shí)，合理劃分檔案類(lèi)型，并做好整理工作，為檔案查閱提供便利。

（三）檔案文書(shū)工作細(xì)致。從醫(yī)院辦公室檔案質(zhì)量的角度來(lái)講，它與工作人員文書(shū)工作密切相關(guān)，是一項(xiàng)決定因素，當(dāng)進(jìn)行收集時(shí)，在辦公室檔案管理中，與醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的媒體報(bào)道同樣占據(jù)著重要位置，是其不可或缺的組成部分。

二、當(dāng)前醫(yī)院辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作的重視不足。在以往很長(zhǎng)時(shí)間中，醫(yī)院致力于探究通過(guò)何種方式提升營(yíng)業(yè)額，通常由兼職檔案管理人員開(kāi)展辦公室檔案管理工作，其專(zhuān)業(yè)性非常缺乏。由于此種狀況的存在，對(duì)辦公室檔案管理人員產(chǎn)生了較大不良影響，導(dǎo)致他們難以影響辦公室領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)法讓領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)感知此項(xiàng)工作意義與價(jià)值。與此同時(shí)，醫(yī)院日常事務(wù)繁瑣、復(fù)雜，由此導(dǎo)致他們?cè)诿鎸?duì)檔案管理工作時(shí)十分消極，不能確保辦公室檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）檔案利用率低下。在醫(yī)院檔案中，詳細(xì)記錄了各個(gè)發(fā)展時(shí)期以及背景條件下的重要任務(wù)與事件等。現(xiàn)階段，醫(yī)院規(guī)模越來(lái)越大，在此背景下對(duì)科學(xué)研究以及管理工作等產(chǎn)生較大影響，提高它們對(duì)檔案的調(diào)閱需求，若仍舊應(yīng)用紙質(zhì)檔案，管理效率越來(lái)越慢。從儲(chǔ)存角度來(lái)講，難以?xún)?chǔ)存管理紙質(zhì)檔案，存在老化等問(wèn)題，極易導(dǎo)致檔案喪失自身價(jià)值。通常情況下，在開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作時(shí)應(yīng)用分散管理方式，當(dāng)收集檔案時(shí)，由于不同部門(mén)缺乏協(xié)調(diào)，不能將責(zé)任落實(shí)到人，所以不能在第一時(shí)間完成檔案資料收集工作，甚至丟失檔案材料等。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)不足。當(dāng)開(kāi)展實(shí)際檔案管理工作時(shí)，相較于紙質(zhì)檔案管理成本，檔案數(shù)字化建設(shè)成本更高，醫(yī)院往往在重要領(lǐng)域加大投資，以此致使檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏資金。除此之外，目前所應(yīng)用的辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)同樣以自身需求為依據(jù)，進(jìn)行相應(yīng)研制和發(fā)明，并未達(dá)到檔案數(shù)字化要求。

（四）管理制度不完善。為開(kāi)展醫(yī)院辦公室檔案管理工作，必須建立健全管理制度，確保每一項(xiàng)工作均配備足夠工作人員，并且將各項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員身上。不過(guò)因?yàn)獒t(yī)院對(duì)辦公室檔案管理缺乏重視，對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生消極影響，導(dǎo)致其缺乏完善的管理制度，進(jìn)而影響日常工作，檔案管理人員非常盲目，在很大程度上降低了他們的工作效率。

三、提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的策略

（一）加強(qiáng)對(duì)工作的規(guī)范化管理。當(dāng)前，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)規(guī)模越來(lái)越大，在此條件下檔案管理工作內(nèi)容不斷豐富與完善，為促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展，必須充分應(yīng)用檔案信息，為醫(yī)院提供更好服務(wù)。對(duì)于醫(yī)院所建立的檔案管理制度而言，一定要涉及檔案管理動(dòng)態(tài)全過(guò)程，需要有效管理各項(xiàng)檔案操作，主要包括收集、分類(lèi)以及歸檔等，與此同時(shí)，以檔案借閱等內(nèi)容為對(duì)象，提高其規(guī)范性，為辦公室檔案管理工作順利開(kāi)展提供重要保障。因此，一定要針對(duì)辦公室檔案管理制度以及體系，不斷健全與規(guī)劃，以醫(yī)院發(fā)展目標(biāo)為依據(jù)，有機(jī)結(jié)合其經(jīng)營(yíng)狀況，合理制定管理規(guī)范。當(dāng)開(kāi)展實(shí)際檔案管理工作時(shí)，同樣應(yīng)該加大對(duì)檔案管理人員的管理強(qiáng)度，確保制度順利執(zhí)行。因此，一定要以檔案管理部門(mén)為對(duì)象，明確其職責(zé)，清楚劃分不同部門(mén)以及辦公室的權(quán)責(zé)，促進(jìn)檔案管理工作開(kāi)展，同時(shí)確保各部門(mén)有效進(jìn)行檔案管理。

（二）提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。在為數(shù)較多的醫(yī)院中，承擔(dān)辦公室檔案管理工作的人員被傳統(tǒng)思維所禁錮，導(dǎo)致他們并未全面、深入了解與探究自己的工作內(nèi)容，而且院領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)輕視辦公室檔案管理工作。因此，應(yīng)該針對(duì)以往檔案管理過(guò)程中的利己主義思想，加大轉(zhuǎn)變強(qiáng)度，在面對(duì)檔案管理工作時(shí)，一定要保持積極態(tài)度。當(dāng)開(kāi)展日常工作時(shí)，需要有效開(kāi)展社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，并做好整理工作，另外還應(yīng)與其他部門(mén)密切聯(lián)系，共同創(chuàng)設(shè)專(zhuān)門(mén)的信息合作平臺(tái)，對(duì)各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生促進(jìn)作用，使其在檔案管理上彼此補(bǔ)充，避免辦公室檔案管理人員盲目管理。

（三）提高檔案管理的信息化建設(shè)。根據(jù)信息化檔案管理實(shí)際情況來(lái)看，其優(yōu)勢(shì)非常鮮明，無(wú)論是效率還是質(zhì)量都相對(duì)較高，并且在現(xiàn)階段的發(fā)展過(guò)程中，無(wú)紙化數(shù)字辦公同樣是必然發(fā)展趨勢(shì)，所以對(duì)于醫(yī)院而言，應(yīng)該加大信息化建設(shè)力度。豐富與完善設(shè)備，促進(jìn)醫(yī)院制度與數(shù)字化檔案管理的協(xié)調(diào)，注重對(duì)工作人員的培養(yǎng)。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)取得長(zhǎng)足進(jìn)步，其應(yīng)用范圍越來(lái)越大，在此背景下對(duì)于醫(yī)院辦公室檔案管理人員而言，一定要具有較高技術(shù)水平，從而將檔案管理工作落到實(shí)處。但是在現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，技術(shù)水平高的工作人員相對(duì)缺乏，所以醫(yī)院一定要加大人才培養(yǎng)強(qiáng)度，組建專(zhuān)門(mén)的辦公室檔案管理隊(duì)伍。招聘大量辦公室檔案管理人員，加強(qiáng)與高等院校之間的合作，引進(jìn)更多專(zhuān)業(yè)人員，使其承擔(dān)辦公室檔案管理工作，加大對(duì)高等院校本專(zhuān)業(yè)學(xué)生的吸引力，不斷提升醫(yī)院辦公室檔案管理隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化。除此之外，還應(yīng)進(jìn)一步提升隊(duì)伍技術(shù)水平，加大教育與培訓(xùn)強(qiáng)度，提高管理人員的管理技能，強(qiáng)化他們的職業(yè)道德，從而有效落實(shí)檔案管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院日常工作中，辦公室檔案管理工作至關(guān)重要，是其必不可少的一部分，醫(yī)院應(yīng)該提高對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度，加強(qiáng)信息化建設(shè)，注重人才培養(yǎng)，從整體上提升檔案管理人員管理水平，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展。

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