辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應(yīng)用

李惠

【摘要】在我國(guó)社會(huì)不斷進(jìn)步的大背景下，辦公自動(dòng)化得到了廣泛運(yùn)用，給各行各業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了很大的進(jìn)步，幫助各行各業(yè)的企業(yè)實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)型和突破。其中，海洋檔案管理工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，將信息化技術(shù)滲透到海洋檔案管理中，有利于幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，更好地實(shí)現(xiàn)海洋檔案管理工作效率的提升，實(shí)現(xiàn)有關(guān)企業(yè)的收益增加，在眾多企業(yè)中脫穎而出。本文將主要以海洋檔案管理為主要話題，對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行總結(jié)和分析。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化系統(tǒng);海洋檔案管理;應(yīng)用

隨著我國(guó)信息技術(shù)的突破，我國(guó)的科技水平達(dá)到了一定的程度，其中海洋檔案管理工作就是對(duì)在海洋企業(yè)中的檔案進(jìn)行梳理和整理，方便日后有關(guān)人員進(jìn)行查閱工作，傳統(tǒng)的檔案管理常常存在著有關(guān)人員工作效率不高，管理不夠科學(xué)等現(xiàn)象，大大約束了海洋檔案管理工作的開展，各個(gè)企業(yè)利用信息時(shí)代的特點(diǎn)，進(jìn)行了優(yōu)化和創(chuàng)新，海洋檔案管理來(lái)說(shuō)更不例外，有關(guān)人員要提高對(duì)于將海洋檔案管理工作和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相融合起來(lái)的重視度，讓有關(guān)人員有著一定的職業(yè)操守，進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，企業(yè)還要引進(jìn)高質(zhì)量的管理人才，給企業(yè)的發(fā)展注入新的活力，讓企業(yè)可以得到長(zhǎng)久的進(jìn)步，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)收益的提升。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的分析

辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)是一種新型的體系，其英文簡(jiǎn)稱為OA，在20世紀(jì)70年代之后得到了迅速發(fā)展，是一門比較綜合性的學(xué)科，融合了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等多種技術(shù)，讓辦公室的工作更加高效化，方便企業(yè)各部門之間進(jìn)行相互的溝通和交流，同時(shí)，也可以很好地實(shí)現(xiàn)信息的接收和發(fā)布工作，使得信息可以更好、更快速地流動(dòng)起來(lái)，方便人們進(jìn)行交流，也讓信息變得更加真實(shí)化，所以在現(xiàn)代企業(yè)中，應(yīng)用自動(dòng)化系統(tǒng)很有必要。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理應(yīng)用中的具體特點(diǎn)

在對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有一個(gè)整體的認(rèn)識(shí)之后，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用到具體的檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)工作人員效率的企業(yè)整體水平的提升。以下，將對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的特點(diǎn)進(jìn)行分析：

（一）海洋檔案存儲(chǔ)的方式更加多樣化。隨著辦公環(huán)境的不斷優(yōu)化，現(xiàn)代的海洋檔案的儲(chǔ)存形式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)向成了圖片、聲音等形式，讓整個(gè)存儲(chǔ)空間變小了，但是存儲(chǔ)的范圍和內(nèi)容變得更加廣泛，延長(zhǎng)了檔案的使用壽命。除此之外，這種形式更利于有關(guān)人員進(jìn)行相關(guān)的查閱，有關(guān)人員通過(guò)計(jì)算機(jī)可以對(duì)該內(nèi)容進(jìn)行查閱，查閱的地點(diǎn)和時(shí)間不受限制，更好地滿足有關(guān)人員多樣化的需求，和傳統(tǒng)的海洋檔案管理有著很大的區(qū)別，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)滲透到海洋檔案管理中，使得存儲(chǔ)的方式更加多樣化，給顧客帶來(lái)了多樣化的需求。除此之外，多樣化的存儲(chǔ)方式也使得檔案保存更完善，這對(duì)于管理人員的水平有著一定的要求，需要有關(guān)人員重視自身素養(yǎng)的提升。

（二）有利于保證電子文件的保密性。通過(guò)利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)技術(shù)，可以形成電子文件進(jìn)行儲(chǔ)存，對(duì)于記錄信息、傳遞信息、保存信息有著很大的影響，相對(duì)于紙質(zhì)檔案記載來(lái)說(shuō)，體積更小，儲(chǔ)存起來(lái)更方便，有著很大的優(yōu)勢(shì)。與此同時(shí)，我們也可以利用DVD或者是VCD等硬件來(lái)進(jìn)行播放，載體的特點(diǎn)表現(xiàn)在存儲(chǔ)比較方便，便于進(jìn)行備份工作。這些方面，儲(chǔ)存的時(shí)間也比較長(zhǎng)。另外，不會(huì)受到一些溫度和濕度等外部因素的影響，不會(huì)出現(xiàn)紙質(zhì)模糊而導(dǎo)致材料信息不全的現(xiàn)象，這類檔案信息不容易受到破壞，他的保密性會(huì)更加強(qiáng)，從而使得電子文件的保密工作更加準(zhǔn)確。

（三）更容易實(shí)現(xiàn)資源共享的工作。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)快速發(fā)展的背景下，有關(guān)人員利用計(jì)算機(jī)技術(shù)讓海洋檔案管理變得更加有序，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案利用率的提升。讓海洋檔案管理更加規(guī)范化，另外這，可以保證檢索的效率，擺脫一定空間的限制，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)于檔案信息管理可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，對(duì)于檔案的管理時(shí)要利用一定的權(quán)限，從某種意義上來(lái)說(shuō)，增強(qiáng)檔案的保密性和安全性。

（四）可以使得海洋檔案管理工作更高效。企業(yè)中各個(gè)部門的功能和作用不同，所以可以將檔案資料的管理分為人事、會(huì)計(jì)、觀測(cè)等等多方面，涵蓋的業(yè)務(wù)范圍比較廣，對(duì)于海洋單位進(jìn)行管理，可以很好地實(shí)現(xiàn)單位的運(yùn)作，其中辦公室的自動(dòng)化系統(tǒng)在每個(gè)部門之間的職能不同，需要沖破傳統(tǒng)人工操作的障礙，對(duì)其實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化管理，從而節(jié)約了更多的檔案管理工作的時(shí)間，提高最終的工作效率。

三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的具體應(yīng)用

對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有著整體的了解和認(rèn)識(shí)之后，由于海洋檔案管理的類型比較復(fù)雜，所以需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分析，更好地實(shí)現(xiàn)高效化的管理，可以很好地促進(jìn)有關(guān)單位自身的進(jìn)步和發(fā)展，運(yùn)用科學(xué)化的手段搭建檔案管理平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享，從而實(shí)現(xiàn)海洋檔案的高效化。以下將對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

（一）電子檔案的收集。電子檔案的收集是進(jìn)行檔案管理的前提和關(guān)鍵，傳統(tǒng)的檔案是利用人工進(jìn)行相應(yīng)的收集工作，不僅會(huì)耗費(fèi)很多的時(shí)間，而且不利于檔案管理的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)性，在具體的電子檔案管理時(shí)，利用高科技的掃描儀器來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行識(shí)別，便于其儲(chǔ)存和分類，將檔案以一種更加規(guī)范化的形式呈現(xiàn)出來(lái)，并錄到計(jì)算機(jī)的設(shè)備中，方便之后的人員操作。

（二）工作流程應(yīng)用。通過(guò)對(duì)海洋企業(yè)業(yè)務(wù)開展現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)，首先需要對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的分析，在對(duì)電子檔案信息進(jìn)行相應(yīng)分類檢索排序等等工作，從而使得分析更加高效化。另外，在具體的工作流程中，要明確每個(gè)人的責(zé)任，合理地安排好每一個(gè)人的工作，必要的情況下，對(duì)于一些操作比較簡(jiǎn)單的流程可以進(jìn)行合并，這樣可以減少一部分人員，從而大大節(jié)約人工成本，確定好相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，可以更好地判斷人們工作的正確與否。另外，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)要和檔案管理系統(tǒng)做好相應(yīng)的兼容工作，從而更好地確保檔案文件的格式正確。

（三）信息化檢索應(yīng)用。除了以上所述的工作內(nèi)容之外，進(jìn)行完檔案的歸檔之后，在一定時(shí)期，人們可能要對(duì)這些檔案進(jìn)行查閱，自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)建方便了人們進(jìn)行文檔查閱，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以進(jìn)行文檔查閱工作，節(jié)省了人們查閱的時(shí)間，同時(shí)也方便人們進(jìn)行相應(yīng)的工作，給工作提供幫助，一方面提高了工作效率，另一方面實(shí)現(xiàn)了科技化的檢索，推動(dòng)了企業(yè)的轉(zhuǎn)型，促進(jìn)企業(yè)的全方面發(fā)展和進(jìn)步。

（四）信息化輸入方面的應(yīng)用。要想實(shí)現(xiàn)海洋檔案管理中的高效性，運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是必行之路。其中數(shù)字化輸入是進(jìn)行辦公自動(dòng)化管理的前提，企業(yè)需要對(duì)其有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，進(jìn)行有關(guān)數(shù)字化輸入的培訓(xùn)，并且管理人員要建立相應(yīng)的檔案數(shù)字化輸入的機(jī)制，從而更好地確保檔案信息的時(shí)效性，加大檔案信息的更新速度。除此之外，企業(yè)還要對(duì)此加以重視，將信息化輸入當(dāng)成一項(xiàng)專門的業(yè)務(wù)，招募有關(guān)的人員，設(shè)立相應(yīng)的辦公室。那么相應(yīng)的人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)或者是該系統(tǒng)進(jìn)行集中處理工作，對(duì)檔案進(jìn)行歸類和保存，歸類的話要做到更加精細(xì)，那么在進(jìn)行相應(yīng)查閱時(shí)會(huì)更加有針對(duì)性。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，信息時(shí)代為各行各業(yè)的發(fā)展都帶來(lái)了一定積極的影響，對(duì)于海洋檔案管理工作來(lái)說(shuō)更是很重要的一方面，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化，建立比較規(guī)范的檔案資源信息服務(wù)平臺(tái)是很重要的，除此之外，有關(guān)人員還要不斷地提高有關(guān)檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)，更好地提高海洋檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

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