“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”理論與實踐的三點思考

黎曉銳

摘 要：將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)應(yīng)用于檔案管理當中，形成了“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的新型檔案管理方式。由于該檔案管理方式相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在諸多優(yōu)勢，因此很多企業(yè)嘗試探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式。針對實踐探索中存在的一些突出問題，檔案管理部門一定要實時更新完善檔案信息，注重各方面檔案信息的歸類與匯總，注重企業(yè)文化通過電子檔案進行內(nèi)部傳承。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+檔案;管理模式;有效策略

檔案是企業(yè)或者圖書館保存的關(guān)于各項重要活動信息的文獻載體。作為文化建設(shè)的重要資料，檔案在文化建設(shè)中擔負著至關(guān)重要的作用。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”簡化了傳統(tǒng)“人工管理+紙質(zhì)檔案”的流程，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為存儲及檢索更加便捷的電子檔案信息。將“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”應(yīng)用于檔案的創(chuàng)建及管理，不僅有利于減輕人工的負擔，更有利于完善檔案的管理系統(tǒng)。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的理論基礎(chǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”是以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)信息在文化、社會、科技等多領(lǐng)域的融合，并且不斷衍生出新技術(shù)、新方法的過程?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”這一關(guān)鍵因子融入到檔案管理當中，有助于檔案工作、檔案宣傳等多個環(huán)節(jié)的智能化管理?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的新型檔案管理方式是計算機技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用體現(xiàn)，將員工信息、公司或圖書館的大事件等以電子檔案的形式進行存儲與記載，方便搜索與查詢[1]。相較于紙質(zhì)檔案，這種電子檔案的存儲內(nèi)容更加豐富多彩，圖片、文檔、錄音等都可以存儲在電子檔案當中?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式存在諸多優(yōu)勢，因此各類企業(yè)紛紛在檔案管理工作中展開探索。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+檔案”實踐探索中出現(xiàn)的問題

“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”作為一種新生的檔案管理方式，各類企業(yè)在實踐探索符合本企業(yè)實際的檔案管理模式的過程中難免出現(xiàn)一些問題，企業(yè)實踐“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理模式是一個由初期摸著石頭過河到逐漸成熟的過程。在探索互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理的過程中，企業(yè)出現(xiàn)的突出問題大致存在以下幾個方面：首先，檔案信息變更不及時，檔案內(nèi)容存在錯誤。由于忽視定期核查，導(dǎo)致檔案信息失真。檔案信息錯誤會直接影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策，進而對企業(yè)的未來發(fā)展造成不良影響。其二，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，存儲的內(nèi)容經(jīng)過積累逐漸成為公司的財富，但是各部門只存儲與該部門相關(guān)的檔案內(nèi)容，缺乏自動化的整合，也沒有進行專門地匯總與歸類，導(dǎo)致檢索與信息提取費時費力。各個部門單打獨斗式的檔案收集管理方式使得“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的獨特優(yōu)勢得不到充分展現(xiàn)[2]。最后，檔案管理方面只關(guān)注信息的積累，忽視檔案的文化傳承性。企業(yè)檔案作為企業(yè)文化的重要表現(xiàn)形式，積累了一代代員工的優(yōu)秀精神品格，新生代員工繼承發(fā)展這些優(yōu)秀的企業(yè)文化傳統(tǒng)，才能使企業(yè)發(fā)展保持長久的蓬勃朝氣，但是多數(shù)企業(yè)檔案管理工作只注重收集和整理檔案信息，卻忽視了檔案管理當中最為重要的一項任務(wù)就是文化傳承。

3 完善“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”應(yīng)用的有效措施

3.1 實時更新完善檔案信息

檔案管理是對企業(yè)形成的多種載體、多個門類的檔案信息進行收集、存儲、整理等全方位管理的過程。企業(yè)在各項生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中形成并積累的全部檔案信息，真實記錄了企業(yè)發(fā)展進步的全過程，積淀了企業(yè)的文化精髓?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式在實踐時，應(yīng)該盡可能地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，還需要對各類檔案信息進行定期審核。為了健全企業(yè)檔案的員工數(shù)據(jù)庫，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)該注重員工事跡檔案的收集與整理，員工的事跡內(nèi)容不僅包括重大的事件，也可以包含員工為企業(yè)發(fā)展所做出的一些小的事跡。在各個部門各個崗位默默無聞、兢兢業(yè)業(yè)工作的員工事跡皆可以記錄在員工檔案當中，從而形成覆蓋各個部門的員工事跡檔案體系。創(chuàng)建員工檔案體系能夠讓員工們體會到企業(yè)對他們的關(guān)注，從而更加賣力地開展工作。

3.2 促進檔案管理的自動化與信息化

檔案管理的自動化與信息化隨著計算機的普及已經(jīng)逐漸成為現(xiàn)實。檔案管理的數(shù)字化能夠加強檔案信息管理模型的建設(shè)，便于從多個方面進行檔案內(nèi)容的檢索。對于那些發(fā)展歷史較為長久的企業(yè)，檔案管理部門建設(shè)企業(yè)文化的流程包括編寫紙質(zhì)版的企業(yè)檔案、員工檔案以及收集整理檔案照片。在必須人工參與的檔案管理環(huán)節(jié)中，檔案管理自動化與信息化可以通過提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，尤其是計算機技術(shù)的操作水平來實現(xiàn)。為了提高檔案工作人員的檔案管理能力，企業(yè)可以為檔案工作人員提供更多培訓(xùn)的機會，聘請專業(yè)人員講解并現(xiàn)場演示檔案的裝訂、規(guī)整及組卷等檔案管理的流程[3]。

3.3 注重企業(yè)文化通過電子檔案進行內(nèi)部傳承

企業(yè)檔案作為企業(yè)文化精髓的重要代表，其中蘊含的一代代員工兢兢業(yè)業(yè)努力付出的優(yōu)良品格需要傳承，需要在新一代員工身上繼續(xù)發(fā)揚。電子檔案現(xiàn)階段已經(jīng)成為檔案信息呈現(xiàn)最多的形式，因此一定要注重企業(yè)文化通過電子檔案進行內(nèi)部傳承，尤其要注重老輩優(yōu)秀員工對新員工的指導(dǎo)引領(lǐng)作用。老帶新的傳承方式在很多企業(yè)當中已經(jīng)成為一種優(yōu)秀的文化傳統(tǒng)，檔案工作人員一定要將老員工的先進事跡進行收集與記錄，讓這種優(yōu)秀的文化傳統(tǒng)在一代代企業(yè)員工身上傳承。檔案管理是一項長期性且連續(xù)性較強的工作，在企業(yè)發(fā)展的任何階段都必須注重檔案管理工作，不能因為企業(yè)忙于發(fā)展創(chuàng)新而忽視[4]。為了促進企業(yè)文化在全體員工中的傳承，檔案管理領(lǐng)導(dǎo)可以組織員工學(xué)習企業(yè)的發(fā)展歷史，帶領(lǐng)全體員工感受老一輩員工的精神品格。

4 小結(jié)

時代的飛速發(fā)展中，檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)+的融合已成為一種發(fā)展的必然。為了使“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”這種新型的檔案管理模式發(fā)揮最大的價值，企業(yè)要逐步完善檔案管理，及時更新并定期維護電子檔案信息，促進檔案管理的自動化與信息化。注重檔案信息的管理工作，使檔案信息成為企業(yè)管理者做出正確決策的重要參考。

參考文獻

[1]王方剛.如何做好“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2015（9）：45.

[2]聶丹萍.互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理工作的現(xiàn)狀與應(yīng)對措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，1：92-93.

[3]許德斌，裴友泉.針對“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”理論與實踐的三點思考[J].檔案學(xué)研究，2017，2：40-44.

[4]袁新芳.2015-2016年互聯(lián)網(wǎng)+檔案研究文獻數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析[J].河南機電高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2017，25（2）：79-80.