“建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理”實踐與探索

萬海軍 何穎珊 劉穎

摘 要：本文主要對國家檔案局“建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理”試點項目實施過程中遇到的問題進行總結(jié)討論，對采取的相關(guān)舉措進行了簡要介紹。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子檔案;抽水蓄能電站;電子簽章技術(shù)

為進一步貫徹落實國家檔案局、國家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)的《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發(fā)【2016】11號），推動建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作健康有序發(fā)展，提升項目電子文件和電子檔案管理效率，促進建設項目信息資源共享，國家檔案局于2018年起開展建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點研究。

1 研究背景

筆者所在單位為在建抽水蓄能電站建設項目管理單位，自2018年起承擔國家檔案局“建設項目電子文件和電子檔案管理”試點任務。抽水蓄能電站工程建設周期長、參建單位多、工程施工面廣，質(zhì)量控制是重點，項目檔案是工程建設的有機組成部分，是工程質(zhì)量的直接反映，其真實地記錄了電站建設的全過程情況，項目檔案質(zhì)量在一定程度上反映了工程建設的質(zhì)量，是工程建設、管理的重要基礎(chǔ)和依據(jù)[1]。傳統(tǒng)的項目檔案管理工作模式中人力、物力以及時間投入等方面相對來說是比較大的。

信息化、數(shù)字化、智能化、智慧化等一系列新興技術(shù)與工程建設融合應用是目前技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，同時通過業(yè)務模塊與新一代技術(shù)的深度融合能夠解決傳統(tǒng)項目檔案管理過程中存在的一些問題，達到提質(zhì)增效的目的。那么項目檔案管理作為工程建設管理的一項重要模塊，怎樣結(jié)合新興技術(shù)實現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理，需要進一步討論和探索。

2 存在問題

結(jié)合國家相關(guān)標準規(guī)定要求，經(jīng)過試點項目兩年的研究，發(fā)現(xiàn)實現(xiàn)項目建設電子文件歸檔和電子檔案管理確實需要有個長期探索的過程，在這個過程中需要亟待解決一些技術(shù)問題：

1）電子文件合法合規(guī)性。通過業(yè)務系統(tǒng)生成的電子文件并不滿足能電子檔案歸檔要求，必須經(jīng)過一定的技術(shù)手段確保生成的電子文件滿足《中華人民共和國電子簽名法》要求。

2）電子文件真實性。項目檔案是工程建設全過程真實的記錄，形成的電子文件信息必須是真實可靠的，必須根據(jù)施工情況實時記錄，形成的全過程必須留有痕跡化記錄。

3）電子文件準確性。抽水蓄能電站項目檔案類別多，涉及施工全過程所形成的單元驗評、試驗、測量、驗收、往來函、日志、圖紙、結(jié)算等類別的項目文件，文件內(nèi)容及體例格式都要符合相關(guān)的規(guī)程規(guī)范要求，通過業(yè)務系統(tǒng)生成的電子文件也必須要符合這些專業(yè)要求，需要定制化開發(fā)相關(guān)的文件格式，以確保在形成過程中體例格式的統(tǒng)一和數(shù)據(jù)的準確性。

4）電子文件有效性。最終形成的電子文件格式需滿足檔案歸檔和利用要求，能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索功能，目前市場上應用比較成熟的檔案數(shù)字化后的格式為雙層PDF格式，國產(chǎn)OFD等格式也相繼出現(xiàn)，國產(chǎn)化是未來的發(fā)展趨勢，在業(yè)務系統(tǒng)中實現(xiàn)生成符合檔案歸檔格式要求的電子文件也是需要解決的技術(shù)難題。

5）電子檔案安全性。業(yè)務系統(tǒng)的穩(wěn)定是確保電子文件元數(shù)據(jù)安全的前提。實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，電子文件轉(zhuǎn)換為電子檔案時，在遷移過程中也需要確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用。電子檔案的長期保存和利用保密性也需要有效的技術(shù)保障。另外在業(yè)務系統(tǒng)關(guān)閉后如何保障電子檔案的長期有效性，也是電子文件單軌制歸檔需要解決的問題。

6）內(nèi)外網(wǎng)環(huán)境業(yè)務數(shù)據(jù)對接。業(yè)務系統(tǒng)需在施工現(xiàn)場應用，因此是部署在外網(wǎng)環(huán)境運行，而為確保檔案的安全和保密，各單位檔案系統(tǒng)一般都部署在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境運行，如何實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)環(huán)境業(yè)務數(shù)據(jù)的對接和遷移是技術(shù)難題。

7）一線人員水平有限?；üこ探ㄔO參建單位較多，技術(shù)人員缺乏且流動性大，施工人員多為農(nóng)民工人員知識水平有限，項目文件都是來源于項目現(xiàn)場一線人員，一線人員整體綜合素質(zhì)能力直接決定了項目文件的形成質(zhì)量和準確性，而由紙質(zhì)文件歸檔轉(zhuǎn)化為電子文件歸檔，更需要在項目現(xiàn)場應用現(xiàn)代化的設備進行項目文件的采集，這對一線人員的技術(shù)水平提出了更高的要求。

3 試點舉措

針對上述問題，經(jīng)過兩年的試點研究探索，筆者所在單位取得了一定的成果，順利通過國家檔案局年度結(jié)題評審。

1）開發(fā)業(yè)務管控系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管控?；跀?shù)字化電站工程管控系統(tǒng)質(zhì)量管理模塊，在基建工程施工現(xiàn)場采用移動終端，實現(xiàn)單元工程質(zhì)量驗評等項目文件的在線采集和流轉(zhuǎn)審批、生成，有效提升現(xiàn)場工作效率。系統(tǒng)中定制化研發(fā)了標準化的項目文件模板，開發(fā)檔案預立卷模塊，與質(zhì)量驗評等業(yè)務模塊建立對應鏈接關(guān)系，在發(fā)起項目文件編制時即可對應相關(guān)檔案信息，電子文件生成后可自動歸集至“檔案預立卷”模塊，實現(xiàn)了檔案管理前端管控。

2）配置無線局域?qū)＞W(wǎng)，保障系統(tǒng)運行安全。在施工現(xiàn)場布設無線專網(wǎng)，最大程度保障業(yè)務系統(tǒng)運行安全，確保電子文件信息滿足保密性要求。在網(wǎng)絡覆蓋范圍內(nèi)，各參建單位人員可使用電腦PC端、移動APP終端操作生成電子文件，實現(xiàn)現(xiàn)場在線填報、審批流轉(zhuǎn)。

3）利用電子簽章技術(shù)，確保電子文件合法有效。業(yè)務系統(tǒng)中嵌入電子簽章認證系統(tǒng)，基于電子簽章認證技術(shù)對電子簽章進行認證，通過密碼驗證、簽名驗證、CA數(shù)字證書等技術(shù)手段確保電子文件防偽造、防篡改、防抵賴，符合《電子簽名法》要求，所形成的電子文件合法有效。

4）加強制度建設，保證電子簽章真實有效。項目現(xiàn)場參建單位較多，人員復雜，為加強電子簽章管理，建設單位編制相關(guān)執(zhí)行手冊和規(guī)章制度，詳細規(guī)范電子簽章的申請、制作、發(fā)放、使用和注銷等環(huán)節(jié)的管理要求和流程。開展電子簽章備案，單一簽章與系統(tǒng)登錄賬號唯一對應，規(guī)范了電子文件編、審、批流程，保障了電子檔案真實、完整、有效。參建單位和人員對電子簽章雙軌負責，在制度上保障了電子簽章認證證書的安全性。

4 結(jié)語

經(jīng)過試點項目的實踐和探索，發(fā)現(xiàn)對于抽水蓄能電站建設項目來講，實行電子文件歸檔和電子檔案管理，對比紙質(zhì)檔案歸檔和傳統(tǒng)的檔案管理模式，可有效提升文件規(guī)范性、流程便捷性，節(jié)約了人力物力，大幅度提高了工作質(zhì)效。而要真正實現(xiàn)“電子文件歸檔和電子檔案管理”還需要不斷的探索和研究，逐步解決一系列技術(shù)難題。

參考文獻

[1]龔鳴，游志剛.抽水蓄能電站工程項目檔案過程管理探索[J].蘭臺世界：上旬，2014（S6）：4-5.