檔案開放利用與保密工作的關(guān)系探究

古佩玉

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的提升，科教文衛(wèi)事業(yè)也得到飛速的發(fā)展。檔案是重要的信息資源和載體，為現(xiàn)代單位體系發(fā)展提供了重要的參考和數(shù)據(jù)，而檔案管理存在利用與保密雙方面的任務(wù)。作為一名檔案管理人員應(yīng)踐行自己的工作職責(zé)，妥善處理檔案開發(fā)利用與保密之間的關(guān)系，將“?！迸c“放”結(jié)合，滿足群眾對(duì)檔案的需求，高度服務(wù)于社會(huì)。目前檔案開放利用與保密工作中還存在著一些問題，本文從檔案開放利用與保密積極意義角度進(jìn)行切入，分析和探討當(dāng)前檔案開放利用與保密工作的現(xiàn)狀，并對(duì)新形勢(shì)下的行業(yè)發(fā)展作預(yù)判，為提升檔案管理工作效能提出整改措施的建議。

關(guān)鍵詞：檔案;開放利用;保密工作;關(guān)系研究

隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，檔案查詢與借閱量明顯增多，面對(duì)服務(wù)對(duì)象范圍和利用領(lǐng)域的擴(kuò)大，檔案工作發(fā)生了很大變化，從半封閉式向開放性過渡。在開放的環(huán)節(jié)中，需做好檔案的處理工作，既要為服務(wù)對(duì)象提供有用的信息內(nèi)容，還要確保有關(guān)檔案在利用時(shí)不泄露任何機(jī)密內(nèi)容，協(xié)調(diào)好兩方面關(guān)系，才能切實(shí)做好檔案的開放利用與保密工作。

1 檔案開放利用與保密工作中存在的問題

伴隨著“大數(shù)據(jù)”“云計(jì)算”等信息化技術(shù)手段的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已融合到各行業(yè)中并推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文明發(fā)展。很多地方都在檔案管理信息化方面進(jìn)行建設(shè)，但仍不可避免地存在各種問題，影響檔案管理的發(fā)展。

1.1 檔案開放利用與保密工作協(xié)同推進(jìn)步調(diào)不一致

檔案工作要求全面把控信息，確保內(nèi)容的完整性，這就要做好信息的開放利用與保密工作。但依照當(dāng)前的工作內(nèi)容來看，檔案信息收集整理的過程中并沒有將檔案開放利用納入考慮范圍之中，相對(duì)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理和服務(wù)效能，不利于發(fā)揮檔案服務(wù)于民的價(jià)值。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展中，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展既占據(jù)著強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，并且廣泛地應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，能夠把互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案保密工作的管理相結(jié)合，能夠?yàn)闄n案管理工作提供方便與快捷[1]。同時(shí)，檔案在服務(wù)于大眾的過程中，更要對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的把控，確保檔案的機(jī)密性。若檔案出現(xiàn)泄密問題，將會(huì)給后續(xù)的工作帶去損失。很多檔案工作人員對(duì)涉密檔案的安全防范意識(shí)不足，沒有采取足夠的措施進(jìn)行保密處理，而后續(xù)的補(bǔ)救工作必將造成資源的浪費(fèi)。

1.2 信息環(huán)境下，檔案安全存有隱患

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理向著數(shù)字化進(jìn)步。數(shù)字化檔案內(nèi)容存儲(chǔ)方便、便于保存，無論從空間存儲(chǔ)還是在信息內(nèi)容的查詢上都有大幅度的提升改變，優(yōu)勢(shì)不言而喻。但同時(shí)卻也存在檔案保密工作的安全隱患?；谛畔⒓夹g(shù)存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容，會(huì)遭受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的侵襲，為不法分子提供機(jī)會(huì)，通過外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，黑客會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容加以攻擊，從而導(dǎo)致信息內(nèi)容的泄露，檔案遭受破壞等。數(shù)字化檔案依賴信息技術(shù)，由于內(nèi)容的泄密及竄改，若忽略對(duì)原文件的存儲(chǔ)，電子檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤，原稿又找不到，增加了工作困難，失去了檔案的價(jià)值。在提供檔案利用與服務(wù)的過程中由于并沒有意識(shí)到檔案保密的重要性，或者在保密工作中存在著一定的疏漏從而導(dǎo)致涉密檔案的泄露，這些最終都使得檔案的保密性受到一定的負(fù)面影響[2]。

1.3 檔案管理人員安全意識(shí)低業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

當(dāng)前檔案管理人員的管理意識(shí)還處于傳統(tǒng)的管理方法之中，管理理念滯后，安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)低，造成檔案信息安全管理能力與實(shí)際處理檔案的管理手法相差太遠(yuǎn)，影響檔案管理工作。很多地方檔案管理人員的專業(yè)能力普遍偏低，在人員專業(yè)結(jié)構(gòu)的配置上也不能滿足當(dāng)下的工作需求。不難發(fā)現(xiàn)，很多檔案員都屬于外聘性質(zhì)，本身不是相關(guān)專業(yè)，也沒有受到過專業(yè)性的檔案管理培訓(xùn)，大部分工作都是在摸索中進(jìn)行，這使得檔案管理工作效率低下，錯(cuò)誤率偏高，而檔案準(zhǔn)確性對(duì)于其利用價(jià)值有著非常高的影響。此外，單位在檔案的記錄和保存上有著豐富的資料，同時(shí)兼具不同的科目種類，在檔案管理工作中更需要檔案員具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力。

2 檔案開放利用與保密工作間的關(guān)系

隨著檔案資源的擴(kuò)大和社會(huì)使用的程度增高，在檔案管理中不能小覷檔案開放利用與保密工作間的關(guān)系。對(duì)于檔案管理來說，保密可以說是其生命，是管理工作中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)[3]。堅(jiān)持開放利用與保密相結(jié)合的思想，有關(guān)人員要重視檔案管理，學(xué)習(xí)新的管理技能，建立電子檔案存儲(chǔ)規(guī)范，將一些有利用價(jià)值的檔案進(jìn)行編輯、整理，提升其開放利用的價(jià)值。改善傳統(tǒng)管理的理念，做好機(jī)密文檔保密工作，利用簽署技術(shù)、文件加密技術(shù)進(jìn)行設(shè)置，防止相關(guān)檔案信息被竊取，防止黑客進(jìn)入對(duì)電子檔案內(nèi)容刪除及修改，這樣才能做好對(duì)電子檔案原始性及安全性的保護(hù)，既要為后續(xù)檔案查閱提供便利條件，又要為有關(guān)內(nèi)容做好把關(guān)處理，開放利用與保密兩手抓，絕不可偏頗。在檔案開放利用中，要想更好地發(fā)揮檔案的作用，就必須保證檔案信息的真實(shí)、完整，而檔案信息的真實(shí)、完善與否取決于保密工作[4]。

2.1 做好檔案開放利用與保密工作的有效途徑

一是做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。在對(duì)檔案進(jìn)行開放利用前，需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行基礎(chǔ)的整理，有關(guān)檔案內(nèi)容的開放利用需要進(jìn)行嚴(yán)格的審批，管理層書面同意才能對(duì)文檔進(jìn)行開放利用。

二是要做好文檔的建立、保存和管控。在檔案開放利用前，首先要做好文件的備份，防止文件的丟失或損害。按照有關(guān)的要求，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的編輯保護(hù)和命名，防止后續(xù)查閱時(shí)被篡改內(nèi)容。其次是要做好檔案的檢索功能，可以按照檔案文件、關(guān)鍵詞等內(nèi)容進(jìn)行檢索，以多元化的方式完成對(duì)檔案的檢索。推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，需要在數(shù)據(jù)庫支持下，不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和手段，致力于打造智能化數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)和交流共享多功能[5]。

2.2 推動(dòng)檔案利用與保密工作發(fā)展的策略探析

一是做好檔案管理的制度建設(shè)。對(duì)檔案的借閱內(nèi)容、復(fù)制內(nèi)容進(jìn)行說明，根據(jù)不同工作角色，對(duì)檔案的利用內(nèi)容規(guī)定不同的審批手段，確保有關(guān)檔案內(nèi)容在借閱與查詢中內(nèi)容保存完好無損，有關(guān)機(jī)密文件做到保密處理，善于運(yùn)用各項(xiàng)規(guī)章制度，確保有關(guān)條例內(nèi)容在檔案管理中得到更好的執(zhí)行，并在實(shí)踐過程中加以改進(jìn)，不斷充實(shí)及完善相關(guān)工作。

二是做好檔案管理隊(duì)伍的搭建工作。確保檔案管理人員在工作中呈現(xiàn)高度服務(wù)于民的狀態(tài)，具備較強(qiáng)的工作本領(lǐng)和較高的整體素質(zhì)，對(duì)工作高度負(fù)責(zé)。團(tuán)隊(duì)建設(shè)時(shí)，要做好三方面內(nèi)容把關(guān)：第一，具備極高的責(zé)任心，熱愛工作，做好每一項(xiàng)與檔案相關(guān)聯(lián)的工作。第二，具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力，不僅要有專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉各項(xiàng)檔案管理法律法規(guī)，還要擁有極高的業(yè)務(wù)能力，熟練操作工作中的各項(xiàng)任務(wù)。第三，極高的文化素養(yǎng)和全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)，懂得運(yùn)用邏輯思維，做好內(nèi)容總結(jié)與分析工作，找出規(guī)律，提出見解;擁有敏銳的洞察能力，對(duì)工作中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行隨時(shí)把控，發(fā)生意外事件時(shí)可快速處理。

三是做好檔案開放利用過程中的監(jiān)督工作。對(duì)檔案信息處理標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息存檔標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案信息轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，并有明確的監(jiān)督工作流程，促使檔案員在工作過程中“一步一個(gè)腳印”，逐步完善建立規(guī)范化機(jī)制的監(jiān)督措施，以監(jiān)督制度對(duì)檔案員進(jìn)行約束。在工作管理時(shí)，還要做到四勤：第一是嘴勤，不斷對(duì)借閱對(duì)象進(jìn)行溝通與交流，宣傳檔案借閱中的規(guī)章制度。第二是眼勤，不斷對(duì)借閱對(duì)象的動(dòng)態(tài)進(jìn)行觀察，將不同人的行為收入視野，對(duì)其目的進(jìn)行分析。第三是手勤，有關(guān)檔案資料的借閱者，要進(jìn)行身份的登記與核實(shí)工作，確保通過登記信息可以查找到借閱對(duì)象本人。第四是腦勤，對(duì)借閱的內(nèi)容與文件要進(jìn)行核實(shí)，發(fā)現(xiàn)問題后要進(jìn)行及時(shí)的處理，將損害降至最低。

四是做好檔案管理的安全保障措施。對(duì)損壞的檔案內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)技術(shù)維修，防止檔案內(nèi)容丟失。對(duì)檔案信息設(shè)置密碼保護(hù)工作，對(duì)涉密文檔要進(jìn)行加密處理，并要定期更換密碼，防止黑客及病毒的入侵。對(duì)涉密檔案采取有效的保護(hù)措施，若存在檔案電子信息介質(zhì)損壞或檔案信息丟失，要有專業(yè)技術(shù)部門進(jìn)行處理，由專業(yè)技術(shù)人員做好技術(shù)維護(hù)。對(duì)檔案銷毀進(jìn)行嚴(yán)格的處理，首先是進(jìn)行銷毀數(shù)據(jù)的登記與利用專業(yè)的信息技術(shù)進(jìn)行清點(diǎn)，防止不法分子利用其他技術(shù)手段找尋內(nèi)容，影響檔案查詢與管理工作。

2.3 強(qiáng)化檔案開放中電子檔案保密利用工作

一是強(qiáng)化檔案管理人員的安全防范意識(shí)，以電子管理技術(shù)、電子存儲(chǔ)專業(yè)知識(shí)來完善檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備。對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)內(nèi)容的學(xué)習(xí)和技術(shù)操控內(nèi)容的培訓(xùn)。這樣才能確保工作人員對(duì)檔案內(nèi)容能準(zhǔn)確地加以識(shí)別，判定檔案的開放與保密分類，建立檔案存儲(chǔ)的規(guī)范。如：前期的資料收集與整理，中期的編撰與修正，后期的分類與存放。有關(guān)檔案工作的執(zhí)行需要落實(shí)到每個(gè)工作人員的身上，做好檔案的保密工作，對(duì)工作人員的專業(yè)性、責(zé)任感要求極高，需要對(duì)待工作一絲不茍，按照標(biāo)準(zhǔn)制度執(zhí)行，進(jìn)行檔案的編寫、修正，確保檔案保存內(nèi)容與所要求的格式相同。此外，需要對(duì)不同職位的工作人員設(shè)置其管理權(quán)限，不是所有人都可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行查看及編纂的。

二是做好檔案保管期限與保密期限的區(qū)分工作，正確區(qū)分檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)工作需要對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行處理，確保檔案存儲(chǔ)的意義與價(jià)值，從而判定不同檔案的保管期限。針對(duì)處于保密期被泄露的檔案內(nèi)容，要對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行懲處，機(jī)密文件受到國(guó)家法律法規(guī)保護(hù)，不得由于個(gè)人原因造成國(guó)家、企業(yè)安全利益遭受侵襲。有關(guān)保密文件也是具有一定期限的，如：絕密檔案不超過30年，機(jī)密檔案不超過20年等，待文件保密期限滿，便失去保密的意義，應(yīng)該根據(jù)法律法規(guī)，適當(dāng)對(duì)解密檔案進(jìn)行開放利用處理，實(shí)現(xiàn)它的更多價(jià)值。

3 結(jié)語

綜上所述，優(yōu)化檔案開放利用與保密工作是單位開展工作的重要任務(wù)，分析并利用兩者間的關(guān)系，采取科學(xué)辦法做好檔案建立與管理，才能做好相關(guān)的工作，滿足社會(huì)發(fā)展的需要。合理培養(yǎng)工作人員的自主性，做好檔案公開利用前期的準(zhǔn)備，將檔案資料處理到位，合理利用，注重人為因素的影響。要從多個(gè)角度培養(yǎng)人才、吸納人才，完善當(dāng)前的檔案管理體系，為更多人提供服務(wù)，發(fā)揮檔案管理的重要作用。構(gòu)建現(xiàn)代檔案安全管理與利用體系，理應(yīng)是每一個(gè)檔案單位責(zé)無旁貸的工作和每一位檔案人的職責(zé)和義務(wù)。

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