談建筑企業(yè)辦公室工作人員應(yīng)該具備的素質(zhì)

張赟

中圖分類號：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-121-01

摘 要 辦公室作為企業(yè)發(fā)展中不可或缺的組成部分，其工作質(zhì)量的好壞會直接影響企業(yè)效益的獲取，所以企業(yè)管理人員在進(jìn)行辦公室管理時，應(yīng)當(dāng)依據(jù)辦公室管理中存在的問題制定相應(yīng)的解決措施，不斷提升辦公室在企業(yè)制度決策中所起到的輔助作用。本文將對建筑企業(yè)辦公室工作人員應(yīng)該具備的素質(zhì)進(jìn)行深入探討，以供參考。

關(guān)鍵詞 建筑企業(yè) 辦公室 行政工作 素質(zhì)要求

辦公室是建筑業(yè)的重要紐帶，責(zé)任重大。不僅要繼承這一點，與內(nèi)部和外部聯(lián)系起來，還會直接影響辦公人員的形象風(fēng)格和具備綜合素質(zhì)的企業(yè)的整體形象以及自身的功能發(fā)揮。因此，辦公室職員的作用至關(guān)重要。不僅要提高生產(chǎn)率，還要不斷提高自己的綜合素質(zhì)。這是建設(shè)企業(yè)提高服務(wù)能力和內(nèi)部管理水平亟待解決的問題，需要認(rèn)真研究和分析。

一、建筑企業(yè)辦公室之中普遍存在的問題

首先，建筑企業(yè)辦公室有些工作人員的責(zé)任心不強。辦公室的工作職能和工作比較瑣碎，所以很多人認(rèn)為辦公室的工作不需要跑腿、雜物、錢財和技術(shù)，任何人都可以做。有了這種偏見的理解，建筑企業(yè)辦公室職員也不能偏重本職工作，甚至可能會想到職務(wù)變更。其次，忙碌的工作使員工幾乎沒有時間提高學(xué)習(xí)水平，從而間接難以晉升員工，從而影響收入水平。第三，出于多種原因，辦公室員工來源廣，部分員工的工作效率和自己的綜合質(zhì)量低，專業(yè)工作也不符合要求，直接影響到辦公室員工的整體水平。第四，對一些企業(yè)來說，員工配置管理不太科學(xué)，大多數(shù)是臨時的，沒有長期開發(fā)的計劃，也沒有相應(yīng)的員工培訓(xùn)，辦公室員工水平不好，無法滿足辦公室員工的工作要求。

二、建筑企業(yè)辦公室人員的素質(zhì)要求

（一）樹立大局服務(wù)意識，努力提升執(zhí)行力

辦公室在為每個業(yè)務(wù)部門提供服務(wù)的同時，必須與終端員工對接，工作并不困難，但非?，嵥楹蛷?fù)雜，創(chuàng)建材料、發(fā)送文件、管理車輛、甚至清潔等都是非常詳細(xì)的工作，需要高度的責(zé)任感和堅持的態(tài)度，有些經(jīng)營者在辦公室工作成績困難、默默無聞、長期得不到正確的鼓勵和關(guān)注，不能滿足要求，或者經(jīng)常受到委屈和各方誤解，辦公室后勤支持工作極度考驗 將企業(yè)制度的要求聯(lián)系起來，按照上級組織的指導(dǎo)進(jìn)行正確的服務(wù)，同時表明辦公室負(fù)責(zé)人需要對部門工作有明確的總體了解。 作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，要學(xué)會思考問題，處理工作，成為各部門的協(xié)調(diào)員，以目標(biāo)、多方面、高質(zhì)量地完成工作。辦公室總是帶著“責(zé)任感”、“服務(wù)意識”和“大勢意識”展開工作。以此為基礎(chǔ)，提高工作效率的努力也是辦公室的服務(wù)要求。辦公室有力的執(zhí)行是工作的基礎(chǔ)，干凈積極地問問，工作要通宵達(dá)旦，應(yīng)該是淳樸的工作風(fēng)格，事先安排，對萬事的回答應(yīng)該是在辦公室里面應(yīng)對未來的工作[1]。

（二）及時對辦公室工作人員的責(zé)任進(jìn)行細(xì)分

在當(dāng)前建筑企業(yè)辦公室管理中出現(xiàn)的重要問題就是辦公室沒有責(zé)任劃分，這樣就使得企業(yè)工作人員在工作中不能夠明確自身的職責(zé)。因此企業(yè)要想在發(fā)展中發(fā)揮辦公室的作用，就需要根據(jù)辦公室人員的職位性質(zhì)細(xì)分工作人員的職責(zé)，只有這樣才能夠保證辦公室工作人員日常工作的有序進(jìn)行。例如，企業(yè)在進(jìn)行辦公室管理時可以規(guī)定“辦公室管理人員的主要職責(zé)就是對辦公室日常工作進(jìn)行管理，確保辦公室各項職能的順利完成。”也可以規(guī)定“辦公室文職人員的主要工作就是將公司發(fā)展有關(guān)的檔案進(jìn)行整理收集”又或者規(guī)定“辦公室的電腦技術(shù)人員主要職責(zé)就是，保證公司電腦運行安全以及及時將公司的發(fā)展策略進(jìn)行電子文檔錄入”等等。企業(yè)通過對辦公室各個職位職責(zé)的劃分，就能夠使得辦公室人員在進(jìn)行工作的過程中明確自身職責(zé)，了解自己應(yīng)該干什么，進(jìn)而提升辦公室的工作效率[2]。

（三）提高企業(yè)人員的工作素質(zhì)

辦公室工作人員是否能夠在工作中發(fā)揮其應(yīng)有的工作效應(yīng)，最為關(guān)鍵的就是看辦公室人員是否具有較高的工作素質(zhì)，如果工作人員擁有加強的工作素質(zhì)，那就能夠充分提升辦公室的工作職能。所以為了能夠保證工作室職能的發(fā)揮，企業(yè)管理人員需要積極提升企業(yè)人員的工作素質(zhì)。例如企業(yè)工作人員在進(jìn)行辦公室人員招聘時，可以根據(jù)辦公室的需求進(jìn)行人才招聘要求的制定，并且規(guī)定“當(dāng)應(yīng)聘人員所具有的技術(shù)才能相仿時，招聘人員需要優(yōu)先招聘工作素質(zhì)較高的員工”，通過這種具有針對性的人才招聘，辦公室人員的綜合工作素質(zhì)就可以得到有效提升。此外企業(yè)也可以定期組織辦公室工作人員大會，及時向辦公室人員傳授提升辦公室工作素質(zhì)的方式，并且在方式傳授一段時間后，企業(yè)可以組織專業(yè)人員進(jìn)行素質(zhì)提升情況測試。通過人才招聘以及原有人員素質(zhì)教育，那辦公室人員的整體工作素質(zhì)就可以得到有效提升[3]。

（四）分清輕重緩急、掌握主次，服務(wù)周全凝聚團隊

辦公室工作流動性比較強，為了完成本業(yè)可能會有很多意外的突發(fā)工作，所以工作任務(wù)很忙，很繁忙，但經(jīng)營者的工作秩序并不混亂，一方面加強工作的可預(yù)見性，為可能發(fā)生的事做好準(zhǔn)備，在日常工作中及時整理任務(wù)，避免工作積壓，另一方面要確定優(yōu)先順序，指導(dǎo)性分配的工作要優(yōu)先處理，緊急和困難的工作要慎重對待與秘密相關(guān)的工作，這樣才能另外，白領(lǐng)還有一個“細(xì)”字，工作要考慮周密，迅速準(zhǔn)備，緊急問題必須形成方案并及時解決，才能得到其他員工的認(rèn)可，不能抵抗服務(wù)過程中產(chǎn)生的摩擦，要積極溝通，避免引起誤會和委屈。后勤支援工作必須有服務(wù)團體的意識工作，才能團結(jié)團隊，誘導(dǎo)企業(yè)文化的傳播，是促進(jìn)企業(yè)健康出發(fā)的獻(xiàn)身工作。

三、結(jié)語

企業(yè)改革發(fā)展新階段辦公室管理的創(chuàng)新和改進(jìn)，可應(yīng)用于具體的管理實踐，有效推進(jìn)管理現(xiàn)代化。建設(shè)工程要不斷適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展帶來的巨大變化，及時使用最新技術(shù)，辦公用品也要不斷更新和改進(jìn)，以求最大限度地提高效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]李玲.論國有建筑企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新與實踐對策[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（17）：103.

[2]曹峰.施工企業(yè)項目辦公室如何做好后勤服務(wù)工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019（14）：64.

[3]趙攀飛.公路施工建筑企業(yè)辦公室的綜合管理方法[J].交通世界，2019（Z2）：258-259