水利工程施工檔案項目化管理

趙風蓮

摘 要：水利工程施工檔案管理對工程全過程管理十分重要，這些資料和信息是工程施工的重要基礎，能指導各項工程的后續(xù)工作，具有特殊的價值。所以，在建立檔案時，必須確保收集到的資料是真實、可靠的，不能遺漏任何資料。應按有關(guān)規(guī)定做好記錄工作，不能過于松散。文件中的資料應完整，包括與工程有關(guān)的各種技術(shù)資料、圖紙、法律文件及政府批文。

關(guān)鍵詞：水利工程;施工檔案;項目化管理

水利工程建設檔案是工程建設過程中需要以多種方式保存的信息參考。本文將探討如何實施水利工程檔案項目管理，并運用該管理方法的對工程范圍、施工人員、施工周期等進行有效的檔案管理。這也有助于促進項目各個方面的信息共享。通過管理檔案，可以查看所收集的各種數(shù)據(jù)，并及時更正、補漏，保證工程質(zhì)量，加快施工進度。此外，以項目為基礎的檔案管理能夠監(jiān)督和協(xié)助其他相關(guān)環(huán)節(jié)，例如建筑工人是否充足，工作分配是否科學合理等。

1 水利工程檔案管理存在的問題

水利工程檔案包括工程建設各方面的信息，不僅可作為重要參考，也可對建設者施加壓力，確保他們時刻關(guān)注工程質(zhì)量。當組織施工過程時能夠進行整體上的協(xié)調(diào)，使項目管理更加科學、有效，并糾正項目中的各種錯誤，為后續(xù)項目的運作及相關(guān)協(xié)調(diào)工作提供良好的幫助。在未來的項目擴展或重組過程中，文檔將是很重要的指導原則。目前，我國水利工程檔案管理的實際情況不容樂觀，建設單位對檔案管理不屑一顧，認為檔案只是一種形式，因而常常在檔案管理過程中只做些表面工作。這些現(xiàn)象都為檔案管理埋下隱患。目前，相關(guān)部門對這一問題給予了很大關(guān)注，有人建議改革和調(diào)整當前的檔案管理模式，并采取新的思路。舉例來說，把檔案管理工作當作一個獨立的項目來完成。以工程為基礎的檔案管理，能夠有效地解決了上述不足，使檔案更真實、可靠，質(zhì)量也有很大提高。

2 檔案管理項目前期工作

2.1 檔案管理項目模式化

因為已經(jīng)決定以項目為中心來管理水利工程的施工檔案，所以對于這個項目就需要改變自身的態(tài)度。具體的實施過程和建設的目的是完全不同的，因此這種獨特性也應該在檔案管理中加以考慮。工作人員必須明白，在完成項目的過程中，每一個工程都是獨立存在的，所以檔案管理任務不能相同。不應該在創(chuàng)建檔案期間從其他項目直接復制數(shù)據(jù)信息。與此同時，檔案制作工作也有著不確定性。在施工期間，不斷會有新的數(shù)據(jù)資料產(chǎn)生，沒有人能夠事先預測。此外，即使已產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息在項目未完工之前也會有所改變，比如擴建或重建。所以在創(chuàng)建檔案的時候必須實事求是，堅決杜絕那種工程還沒有完工，檔案卻已經(jīng)全部制作好的現(xiàn)象發(fā)生。

當項目越來越接近完工時，這種不確定因素就會不斷減少。任何一個施工項目都有一個完成日期，與工程匹配的檔案管理任務，只需要記錄從工程立項到工程完工驗收這段時間內(nèi)產(chǎn)生的各種類型的數(shù)據(jù)。在這段時間里的所有記錄都會形成一個完整的檔案。采用專業(yè)項目管理方法，運用多種管理技術(shù)和理論進行檔案管理，不但能更有效地管理檔案，而且達到了施工單位的目的，同時也為水利項目檔案管理發(fā)展了一種新的模式，使其能夠更科學合理地開展檔案管理工作。

2.2 明確項目管理范圍

建設單位必須分析項目的整體結(jié)構(gòu)，并根據(jù)當?shù)刂鞴懿块T、項目所有人和相關(guān)監(jiān)管部門的具體建議，明確界定檔案管理范圍。這樣做避免了因交叉管理造成不必要的人力資源浪費。在此過程中，可最大可能的收集制作檔案所需的各種資料和數(shù)據(jù)。為避免由于范圍不確定導致的混亂，施工單位應該規(guī)范檔案制作的流程。有關(guān)檔案管理的資料主要包括兩方面內(nèi)容。一是與項目有關(guān)的各種技術(shù)文件，如與工程設計框架有關(guān)的圖片和表格。二是與工程相關(guān)的各種批文和許可證。

3 檔案管理項目具體實施

3.1 項目人力資源管理

檔案管理不只是一項需要管理技能和相應專業(yè)知識的工作，它也是一種非常專業(yè)的職業(yè)，所以必須選擇畢業(yè)于相關(guān)專業(yè)并獲得相應的資格的人員。人們通常不加區(qū)分地管理非專業(yè)雇員，從而對項目產(chǎn)生負面影響。并且這項工作必須團隊進行合作才能保證其有效性，因此各參與人員應注意保持信息分享。及時的溝通不僅能保證檔案管理的及時性，還能在提高檔案質(zhì)量方面發(fā)揮特殊作用。1）明確組織架構(gòu)。從以往的經(jīng)驗來看，在工程施工過程中，一般都是由相關(guān)技術(shù)部門負責檔案管理，因此，在配置相關(guān)組織的不同崗位時，應根據(jù)不同層級、不同職責而定。2）責任到人。對參與項目的人員來說，需要科學地分配工作，這樣每個人都能清楚地知道他們具體做什么。才可以在出現(xiàn)工作失誤的情況下及時做出調(diào)整，以避免互相推諉的情況發(fā)生。

3.2 項目時間管理

項目管理時間首先可以將每個環(huán)節(jié)所需的時間進行估算，然后將每個人工作的重要性和可能的發(fā)生的不良情況結(jié)合起來，從而對項目時間進行科學合理的安排。在這過程中，必須把各種任務之間的聯(lián)系弄得清楚，以確保整個過程不會出現(xiàn)主次顛倒的環(huán)節(jié)，使所有的工作能夠按部就班的完成。在項目執(zhí)行期間，需要及時糾正各種錯誤，以避免在早期階段發(fā)生的失誤產(chǎn)生的影響到后期工作的連鎖反應，從而盡量減少損失。

3.3 項目質(zhì)量管理

檔案的質(zhì)量取決于相關(guān)材料是否完整，工程資料是否包括全部信息，記錄方法是否符合相關(guān)標準。1）質(zhì)量控制。為了控制檔案的質(zhì)量，必須從檢查數(shù)據(jù)開始，在規(guī)定時間內(nèi)檢查數(shù)據(jù)的完整性，并與所有的檔案管理員共享信息，確保沒有遺漏。在此過程中，不能隨意捏造或篡改收集到的信息。若發(fā)現(xiàn)偏差，則需要立即進行調(diào)整，以防錯誤繼續(xù)擴大。2）預防質(zhì)量問題。認真，仔細，盡最大努力在創(chuàng)建檔案的過程中減少更改和調(diào)整的次數(shù)?？山⒁欢ǖ墓ぷ髦贫群酮剳蜋C制，并定期進行專業(yè)培訓，確保項目質(zhì)量。3）改善項目質(zhì)量流程。在檔案管理中，運用項目管理的思維模式去發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。先根據(jù)實際情況找出異常并對其產(chǎn)生的原因進行分析，然后制定策略，立即對其進行糾正，最后審核糾正后的檔案，以保證檔案質(zhì)量。

3.4 項目溝通管理

檔案管理通常涉及多個部門，因此，如果遇到質(zhì)量問題，則需要與其他部門的人討論分析，確保在質(zhì)量改進過程中不發(fā)生任何偏差。1）確定溝通目標。檔案管理項目的早期，管理人員應該先了解其工作范圍、待溝通的部門與人員、需要的材料和負責相關(guān)工作的人。沒有正確地確定溝通目標，可能會在項目中出現(xiàn)不必要的損失。2）項目管理溝通。在確定了溝通目標后，還需要采取有效的溝通方式。錯誤的溝通方式會嚴重影響溝通效果。因此，需要結(jié)合具體情況，并根據(jù)相關(guān)人員的特點來選擇最適合的溝通方式，從而達到最好的溝通效果。通常使用的溝通方式有書面交流、會議討論和電話交流。需要找到正確的溝通方式來獲取更多的資料以完成檔案編輯的過程。當檔案中包含與具體某個人員相關(guān)的內(nèi)容時，最好直接以簽字的形式進行確認。3）控制通訊。因為施工過程是有時效性的，所以溝通也必須嚴格控制時間，參與者必須相互監(jiān)督和提醒。為避免因不及時分享信息而造成檔案缺失，檔案管理的主要參與者在溝通方面需發(fā)揮帶頭作用，不斷改進溝通方式，拓寬溝通渠道，使管理任務能夠持續(xù)、高效地開展。

4 結(jié)語

水利工程檔案項目管理是一個系統(tǒng)、全面的管理過程，每個企業(yè)都有其獨特的文化氛圍，管理人員需要靈活地對具體情況在考慮企業(yè)認同度的基礎上進行分析。檔案管理工程一般由五個方面組成：覆蓋范圍、人員、時間、效率和溝通，這五個部分是相互聯(lián)系的整體。有些管理過程中，管理者不能只關(guān)注其中的某個部分，從而導致管理工作的失衡和錯位。

參考文獻

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