新時期如何加強食品藥品檢驗檔案管理工作

趙華 四平市食品藥品檢驗所

食品藥品檢驗機構(gòu)作為保障公眾飲食用藥安全的重要技術(shù)部門，加強食品藥品檢驗檔案管理，做好食品藥品檢驗記錄數(shù)據(jù)的存管，對于維護食品藥品安全具有積極意義，故而應(yīng)加大對其重視力度。

一、食品藥品檢驗檔案管理的內(nèi)涵分析

我國食品藥品檢驗機構(gòu)在開展各類食品藥品檢驗時，會生成對應(yīng)的食品藥品檢驗檔案。食品藥品檢驗檔案以食品藥品檢驗內(nèi)容與結(jié)果為主體內(nèi)容，具有極強的專業(yè)性，能夠如實反饋食品藥品檢驗機構(gòu)的綜合能力。

食品藥品檢驗檔案管理工作既有檔案管理的共性特征，又具有區(qū)別于檔案管理的特殊性。按照食品藥品檢驗檔案性質(zhì)與形式差異，可將其分劃到科技檔案類別中。食品藥品檢驗檔案與普遍科技檔案存在共通性，具有如下幾方面特征：自然形成的檔案、還原歷史記錄的檔案、具有極高實用性價值的檔案。

食品藥品檢驗檔案中的檢驗材料具有時效性和分散性。其中，分散性是指各類食品藥品的生產(chǎn)地、生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)條件與生產(chǎn)形態(tài)等存在差異，相同的品種檢驗標準也會有所不同。時效性是指食品藥品均具有保質(zhì)期，其檢驗檔案資料應(yīng)該在產(chǎn)品保質(zhì)期內(nèi)形成?？偠灾ＷC食品藥品檢驗檔案管理的標準規(guī)范性，對于食品醫(yī)藥行業(yè)的良好發(fā)展具有重要意義。

二、食品藥品檢驗檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理重視力度不足。食品藥品檢驗檔案管理并不存在直觀且顯著的經(jīng)濟效益增長優(yōu)勢，管理層人員對其重視度相對較弱，這不利于食品藥品檢驗檔案管理工作的開展，阻礙了檔案資料作用的發(fā)揮，進而對人們健康安全的維護帶來較多的不良影響。

（二）信息化、現(xiàn)代化管理程度較低。在信息技術(shù)大力推廣下，食品藥品檢驗檔案管理也應(yīng)該加大信息技術(shù)的應(yīng)用，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，以提升管理效率。同時還要加大信息設(shè)備的建設(shè)力度，完善信息管理系統(tǒng)，改善檔案管理的現(xiàn)代化水平。不過結(jié)合檢驗機構(gòu)的實際情況來看，信息技術(shù)的應(yīng)用率較低，相關(guān)設(shè)施及管理系統(tǒng)的構(gòu)建還處在初期階段，一些檢驗所仍在沿用傳統(tǒng)的管理模式，這使得檔案管理現(xiàn)代化水平得不到提升，抑制了檔案功效的發(fā)揮。

（三）檔案管理軟硬件設(shè)施配置不完善。多數(shù)食品藥品檢驗機構(gòu)在建設(shè)時偏重實驗室設(shè)施建設(shè)，對檔案基礎(chǔ)配套設(shè)施重視不足，設(shè)施配置尚不完善，如防火裝置、防盜裝置、防潮裝置不完善，檔案管理設(shè)備以計算機、打印機、掃描儀等常規(guī)設(shè)備為主。部分檢驗機構(gòu)未建立完善的LIMS系統(tǒng)，檔案管理單純依靠人工干預(yù)方式，而這也極大的減緩了食品藥品檢檔案管理信息化建設(shè)進程。與此同時，食品藥品檔案信息化管理標準不統(tǒng)一、不明確，無法實現(xiàn)檔案資源共享。此外，部分食藥檢機構(gòu)的檔案管理人員配置不足，現(xiàn)有管理人員責(zé)任意識淡薄，專業(yè)水平落后，綜合素質(zhì)匱乏。

三、新時代下加強食品藥品檢驗檔案管理的具體措施

（一）制定并出臺檔案管理標準。相關(guān)部門需嚴格參照《檔案管理法》，以及檔案管理工作要求，建立健全相應(yīng)的管理制度，完善管理標準規(guī)范，如《食品藥品檢驗檔案管理辦法》《電子檔案管理制度》《檔案管理人員職責(zé)》等，約束和規(guī)范檔案管理流程。再者，加大食品藥品檔案管理投資力度，不斷改善檔案管理工作軟硬件環(huán)節(jié)，完善基礎(chǔ)配套設(shè)施，進一步明確檔案管理人員的職責(zé)權(quán)限，將責(zé)任落實到個人頭上，進而加大檔案管理執(zhí)行力度。

另外，還應(yīng)對檔案設(shè)備實行定期維護保養(yǎng)，及時清理檔案室中的多余資料，同時優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)電子信息檔案庫。最后，積極開展檔案管理監(jiān)督工作，及時發(fā)現(xiàn)管理環(huán)節(jié)存在的問題，并采取切實可行的處理措施，加強檔案管理的標準規(guī)范性。

（二）加大重視力度。為加大人員對食品藥品檢驗檔案管理的重視力度，需要從責(zé)任意識及戰(zhàn)略高度兩個方面進行分析和考量。管理層人員應(yīng)加深自身的責(zé)任意識，明確檢驗檔案管理對檢驗工作開展及科研工作的重要性，構(gòu)建完善的管理體系，發(fā)揮出檔案資料的積極作用。在戰(zhàn)略高度上，管理層人員要將檔案管理與其他管理工作平齊，將其融入到日常工作中來，且加大資金投放力度，推動檔案管理的有序開展。

（三）制定統(tǒng)一管理標準，提高資源利用率。統(tǒng)一食品藥品檢驗檔案管理標準，明確檔案管理內(nèi)容及管理要點，合理規(guī)范管理行為，有助于更好的提升食品藥品檢驗檔案管理的水平，增大現(xiàn)有資源利用率。檔案作為檢驗數(shù)據(jù)最為真實且直觀的表達，通過對食品藥品檢測檔案的開發(fā)和利用，有助于提高科研水平，加大藥品研究力度，為人體健康提供保障。此外，在做好檔案管理收集后，可通過對檢驗資料的分析，分類別、分區(qū)域了解食品藥品質(zhì)量情況，為食品藥品安全監(jiān)管提供數(shù)據(jù)支持。

（四）構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，做到現(xiàn)代化管控。一方面通過信息技術(shù)的應(yīng)用，完善檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理模式，達到檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一化、標準化管理目標，促進檔案資料與食品藥品檢驗工作的融合與統(tǒng)一，以推動檢驗機構(gòu)業(yè)務(wù)工作的有序開展，改進工作質(zhì)量。另一方面，根據(jù)各個周期不同的檢驗工作內(nèi)容，分階段開展數(shù)字化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此全面提高管理水平。

首先應(yīng)構(gòu)建中心數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對不同信息數(shù)據(jù)的收集與整合，并及時更新數(shù)據(jù)內(nèi)容。其次，按照檢測種類進行檔案資料的編輯與整理，做好檔案資料的科學(xué)管理，注重檔案的真實性。最后，建立完善的食品藥品檢驗檔案信息系統(tǒng)，做到信息數(shù)據(jù)的共享與實時傳輸，加快檢驗檔案收集利用速度。

四、結(jié)語

檔案管理作為食品藥品檢驗工作的一個重要環(huán)節(jié)，加大管理力度，增強檔案資料的真實性、齊全性、有效性，對于推動檢驗工作規(guī)范開展，促進食品藥品科研進步有著重要意義。相關(guān)人員需加大對檔案管理的重視力度，通過檔案管理系統(tǒng)及管理標準的制定與明確，資金的科學(xué)投放，有效改善該管理工作，發(fā)揮出檔案資料的作用和價值，進而促進行業(yè)的穩(wěn)步前行。