高校基建檔案建設(shè)與管理研究

劉煜 石峰

重慶醫(yī)科大學(xué)

高?；n案是高校行政管理和檔案管理的重要部分?；n案的可以為使用者提供對建設(shè)本身的全面理解，同時也為高校的后續(xù)建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，基建項(xiàng)目逐漸增多，基建檔案資料也隨之增加，對基建檔案建設(shè)與管理提出了更高的要求。因此，高校理應(yīng)擬定出合理的基建檔案管理方法，做好面臨更多困難和問題的準(zhǔn)備，使高校的基建檔案資源得到有效的開發(fā)和利用，推動高校的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、高?；n案建設(shè)與管理的重要性

在高校建設(shè)中的主要信息來源是依據(jù)基建檔案。一個完整的建設(shè)包含了多項(xiàng)內(nèi)容，比如報建、設(shè)計、施工、驗(yàn)收、結(jié)算審計等，而對所有任務(wù)的實(shí)施過程進(jìn)行記錄，就需要搭建基建檔案。由于基建檔案是高校建設(shè)管理中比較重要的歷史憑證，基建檔案能夠?qū)σ恍┕こ淘O(shè)計類的信息進(jìn)行提取，使信息可以重復(fù)利用[1]。比如，對工程的竣工圖，所需要的附屬設(shè)施，以及有相同標(biāo)準(zhǔn)的房屋建設(shè)等，都可以使用同一份項(xiàng)目檔案，或者借助此類項(xiàng)目檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟坪透倪M(jìn)，增強(qiáng)檔案的利用率。這樣不僅可以在一定程度上，減少了設(shè)計的時間，還降低了工作人員的壓力和精力，更能加快了建設(shè)的進(jìn)度，從而有效的提高了設(shè)計的整體質(zhì)量，獲得了更多的經(jīng)濟(jì)效益。

并且，在高校建設(shè)過程中，基建檔案具有增值的效果，可以在各種生產(chǎn)實(shí)踐，或者相關(guān)的經(jīng)濟(jì)活動中進(jìn)行有效的利用?；n案與后期的設(shè)施維護(hù)和管理緊密聯(lián)系，對工程項(xiàng)目的使用提供了重要的數(shù)據(jù)支持，是以后工程項(xiàng)目改建、擴(kuò)建工作的重要依據(jù)，對學(xué)校的發(fā)展也能發(fā)揮出參考作用[2]。在后續(xù)建設(shè)過程中，設(shè)計人員可以根據(jù)相關(guān)的檔案資料，掌握更加充足的歷史材料，對事物發(fā)展的規(guī)律、工程圖紙等展開深入的研究，使檔案材料發(fā)揮出最大效益。

二、高?；n案建設(shè)與管理存在的問題

（一）不夠重視基建檔案

大部分高校缺乏基建檔案的意識，過于重視教學(xué)的檔案、財務(wù)檔案等，忽略了基建檔案。并且，很多高校在工程建設(shè)時，認(rèn)為檔案的收集和搭建難度較大，所以就自動減少了對基建檔案的管理，只是讓相關(guān)管理人員進(jìn)行簡單的整理，缺乏完整的管理約束機(jī)制和管理制度。

（二）管理人員責(zé)任不足

基建檔案的管理人員，對檔案管理的意識不夠，無法對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的完善與管理。并且，對于已經(jīng)歸檔的資料，也難以把控和管理，這都是由于管理人員的責(zé)任意識不足，導(dǎo)致出現(xiàn)數(shù)據(jù)混亂的情況，甚至造成一些比較重要的數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重的影響了基建檔案管理的質(zhì)量[3]。而且，對圖紙的設(shè)計污染過于嚴(yán)重，很多文件經(jīng)歷過多次修改無法準(zhǔn)確的辨認(rèn)。

另外，由于檔案分卷立卷不夠清楚，影響了檢查工作的正常運(yùn)行。部分管理人員對檔案了解的不夠清晰，對于收集到的相關(guān)資料沒有及時的分類和整理，時常持有敷衍了事的工作態(tài)度，對檔案資料只是比較隨意的裝訂，在一定程度上導(dǎo)致檔案資料缺乏準(zhǔn)確性，從而影響了檔案管理的質(zhì)量，使檔案資料的成效得不到保證。

（三）無法發(fā)揮檔案作用

由于檔案管理人員，長期受到傳統(tǒng)觀念的困擾，始終處于被動的管理資料狀態(tài)下。同時，高校對檔案人員沒有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員缺少工作的方法和技巧。在實(shí)際的管理中，對需要使用的檔案資料就用一下，不需要使用的檔案資料就置之不理，不去整理和歸納，認(rèn)為檔案管理是一件自由且放人不管的事情，從而導(dǎo)致檔案資料無法發(fā)揮出所具有的作用和價值，對高校的建設(shè)更沒有起到重要的促進(jìn)作用。

三、高校基建檔案建設(shè)與管理的有效策略

（一）完善基建檔案管理制度

在高校的基建檔案建設(shè)與管理過程中，需要對基建檔案管理制度進(jìn)行不斷的完善，使基建檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化，確?；n案管理的正常運(yùn)行。因此，高校應(yīng)該選取較為適當(dāng)合理的方式，對基建檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)與調(diào)整。首先，對于檔案資料的收集范圍、入檔記錄的格式，以及歸檔的正確方法等方面，需要擬定出較為完整的標(biāo)準(zhǔn)和要求。其次，對于管理部門的工作人員，需要結(jié)合實(shí)際的崗位，為其明確的分配工作內(nèi)容和工作目標(biāo)，使檔案管理人員的管理工作更加高效[4]。并且，需要建立具體的績效考核制度，以及監(jiān)督機(jī)制，根據(jù)各個部分的特點(diǎn)，制定合理的部門規(guī)章制度，從而確?；n案管理工作的有章可循，保證資料歸檔的合理化。

另外，要建立嚴(yán)格的登記制度，在歸檔登記時，需要保存所有歸檔資料的名錄，以便檔案管理人員與基建人員對接。而且，在借閱登記環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格的登記借閱人、原因、檔案資料、以及借閱時間和歸還時間，其中，一些重要的檔案資料還需領(lǐng)導(dǎo)層的審批和認(rèn)可。

（二）加強(qiáng)對基建檔案管理的重視

高校不僅要對基建工程的進(jìn)度、質(zhì)量等環(huán)節(jié)注重外，更需要從思想上重視基建檔案管理，應(yīng)全面的支持基建檔案管理工作，在人力、物力和財力上給予對應(yīng)的傾斜政策。首先，高校的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)以身作則，發(fā)揮出良好的榜樣帶頭作用，加強(qiáng)對基建檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)，對各個部門層層把關(guān)，跟進(jìn)好各個環(huán)節(jié)的工作進(jìn)度[5]。其次，要將基建檔案與人事檔案、圖書檔案等一些檔案管理工作一視同仁，加大宣傳的力度，增強(qiáng)全體工作人員的檔案意識，協(xié)調(diào)好相關(guān)的職能部門，對基建檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，確保項(xiàng)目實(shí)施、工程審計等方面檔案資料的完整性，推動基建檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）增強(qiáng)檔案人員的專業(yè)水平

基建檔案管理是一項(xiàng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的工作，所涉及到的工程設(shè)計、勘察、施工等，都需要專業(yè)技術(shù)活動的記錄。因此，要求基建檔案管理人員要具備專業(yè)的知識和技能，比如檔案管理知識、檔案記錄方法等綜合能力。所以，高校要增強(qiáng)基建檔案管理人員的專業(yè)水平，不斷優(yōu)化管理工作的效率[6]。首先，高校應(yīng)組織相關(guān)的基建檔案人員，參與檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和工程建設(shè)的專業(yè)知識培訓(xùn)，使其了解基建的具體工作，熟悉基本建設(shè)流程，能夠主動做好檔案的整理工作。其次，對于一些檔案管理的專業(yè)性知識，需要管理人員進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，并能夠熟練的掌握計算機(jī)等現(xiàn)代化的數(shù)字設(shè)備，能夠促使自己成為一名優(yōu)秀的檔案管理者。

另外，高校要培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加深對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，以及條文條例的認(rèn)識，以此為依據(jù)嚴(yán)格的要求自身的言行舉止，做好屬于自己的工作。并且，要掌握一定的統(tǒng)計學(xué)和管理學(xué)知識，了解國家的一些政策方針，不斷的增強(qiáng)自身的政治素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。

（四）遵循基建檔案的建設(shè)原則

在高校的基建檔案建設(shè)與管理中，相關(guān)的基建人員需要充分遵循建設(shè)的原則，嚴(yán)格按照工程建設(shè)管理和檔案管理的規(guī)定，對工程項(xiàng)目，從提出、立項(xiàng)、審批、施工以及竣工的全部過程，進(jìn)行一個完整清晰的規(guī)劃。同時，要將這些過程，以及其中的所有內(nèi)容，進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以及及時的歸檔，為日后工作人員的查閱提供了有效的幫助。并且，基建人員要對工程項(xiàng)目中的各個細(xì)節(jié)，以及相關(guān)的環(huán)節(jié)內(nèi)容記錄清楚，避免出現(xiàn)資料的遺漏等現(xiàn)象。

（五）增設(shè)硬件設(shè)施的投入

由于基建檔案的形式多樣，所以高校應(yīng)該增設(shè)一些相關(guān)的硬件設(shè)施。首先，要及時的更新和添加設(shè)備，比如，配置掃描儀，能夠?qū)⑷康幕n案資料進(jìn)行備份，并將紙質(zhì)的資料傳入到計算機(jī)中轉(zhuǎn)化為電子資料作為儲備[7]。同時，可以利用計算機(jī)對資料進(jìn)行分類保存，實(shí)現(xiàn)基建檔案查閱的電子化，減少了手動翻閱時間，并有效的避免了原件材料的損壞。其次，可以利用一些辦公軟件，進(jìn)行圖紙的繪制和設(shè)計，能夠隨時修改和完善，不要出現(xiàn)過于修改痕跡造成不清晰的情況，確保圖紙的清晰明了，有助于工程項(xiàng)目的更好操作和實(shí)施。

結(jié)束語：綜上所述，基建檔案的建設(shè)與管理，能夠有效的增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)效益。通過對基建檔案進(jìn)行有效的管理，使基建檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化，確保基建檔案管理的正常運(yùn)行。同時，對基建檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，確保項(xiàng)目實(shí)施、工程審計等方面檔案資料的完整性，從而推動基建管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。