檔案管理模式改革在檔案管理中的合理應用

裴華

【摘要】隨著時代的發(fā)展，我國社會各個領域發(fā)展越發(fā)迅速，企業(yè)增員較多，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸無法適應各企業(yè)的人員信息管理?；诖朔N情況，各企業(yè)需緊跟時代的發(fā)展，不斷學習新的檔案管理方法，根據(jù)本企業(yè)的實際情況對檔案管理模式進行相應的調整和改善，增強企業(yè)檔案管理的質量。本文將針對我國目前企業(yè)檔案管理的具體措施和方法進行分析和闡述，并就此論述檔案管理在實際企業(yè)管理中的合理應用，希望能為相關研究人員提供借鑒。

【關鍵詞】檔案管理;改革應用;檔案管理模式;人員信息管理

在企業(yè)生存發(fā)展過程中，檔案管理的重要性不言而喻，它既包含了企業(yè)員工的基本信息，也包含了企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)與銷售信息，對企業(yè)調整發(fā)展目標、制定發(fā)展戰(zhàn)略具有十分重要的作用。但是目前大多數(shù)企業(yè)依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，企業(yè)檔案的真實性以及準確性無法保障，因此，企業(yè)必須深入分析檔案管理中存在的問題，并進行合理的調整和改善，確保檔案管理工作的質量和水平，保障企業(yè)內(nèi)部的檔案信息真實、有效，為日后企業(yè)在重大決策會議中提供準確、有效的數(shù)據(jù)信息，保障企業(yè)決策的科學性。

一、檔案管理模式改革的具體內(nèi)容

企業(yè)檔案管理模式的改革并不是一蹴而就的，是企業(yè)在長期的生存發(fā)展中，不斷學習先進的檔案管理經(jīng)驗，引用先進的科學技術而形成的。檔案管理就是將企業(yè)的人員信息以及產(chǎn)品進行整理和綜合，為其他部門決策提供真實有效的數(shù)據(jù)信息，提高決策的科學性。目前企業(yè)檔案管理模式的改革主要包含以下幾方面內(nèi)容：1.改革管理思路。了解企業(yè)沿用的檔案管理方式和思路，分析企業(yè)檔案的具體工作內(nèi)容，結合時代的發(fā)展要求，改變管理思路，開辟新的模式，才能從根本上解決傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端，提升檔案管理的效率。2.創(chuàng)新檔案管理的服務性。檔案管理日常工作內(nèi)容就是整理與管理企業(yè)在長期發(fā)展過程中產(chǎn)生的人員信息與產(chǎn)品信息。人員信息的有效管理可以清晰了解企業(yè)發(fā)展過程中人員的增加與流失情況;而產(chǎn)品信息的有效管理可以了解企業(yè)過去的發(fā)展情況和方向。對檔案管理的理論和服務進行創(chuàng)新，能夠大幅度增強企業(yè)檔案部門工作人員的工作能力和專業(yè)素質。檔案管理模式的改革，改革內(nèi)容包括兩方面：一是改革檔案管理的工作內(nèi)容。二是對檔案工作人員的能力進行提升。對工作內(nèi)容進行改革，是為了提高檔案管理工作的質量，為企業(yè)決策提供真實有效的數(shù)據(jù)信息，保障企業(yè)決策的科學性;對檔案管理人員進行改革，則是為了提高檔案管理工作人員的綜合素質。總的來說，企業(yè)的檔案管理是一個發(fā)展、創(chuàng)新、又發(fā)展的循環(huán)過程，需要檔案管理部門工作人員緊跟時代的發(fā)展，不斷學習和進步，保障檔案管理信息的有效性和真實性。

二、檔案管理模式改革在檔案管理工作中的實際應用效果

（一）構建合理的檔案管理體系。企業(yè)中任何事物的發(fā)展皆離不開制度與體系的規(guī)范和約束，因此，要想保障企業(yè)檔案管理模式改革能夠順利實施，必須構建合理的檔案管理體系。檔案管理工作實際上是一項較為復雜和繁瑣的事項，從事檔案管理工作的人員必須具備以下幾方面的特征：一是工作人員做事須耐心、細心，能夠準確記錄和保存相關信息。二是及時、準確記錄信息，對檔案信息及時登記和備案。三是工作人員在登記信息時需仔細檢查信息是否完整、有效，對有疑問的信息及時與相關人員取得聯(lián)系并及時修改。四是工作人員必須嚴格遵守企業(yè)制定的檔案管理制度，確保檔案信息的有效性和真實性，從而提高檔案管理工作的質量和水平。構建檔案管理體系之前需深入分析企業(yè)的實際發(fā)展情況，了解檔案管理工作的具體內(nèi)容和人員配置，通過決策構建較為完善、合理的檔案管理體系，為企業(yè)檔案管理模式的改革提供必要的支持。

（二）加強數(shù)字化管理的應用。傳統(tǒng)的檔案管理工作是以紙張為主要承載體，在長久的發(fā)展過程中不僅容易丟失，還會因為各種不穩(wěn)定的因素破壞檔案信息。隨著時代的發(fā)展，企業(yè)越來越重視數(shù)字化技術的應用，將其充分應用到檔案管理工作當中，將文字轉變?yōu)閿?shù)據(jù)信息，能夠提升檔案管理工作的效率和質量。但是采用這種技術對工作人員的專業(yè)技能要求較高，他們必須具備較高的計算機辦公軟件操作水平，能夠較快地接受新時代信息技術的發(fā)展和變化，具備較好的學習能力，這對改善我國部分企業(yè)檔案管理工作人員老齡化具有非常重要的作用。另外，數(shù)字化技術的有效運用能夠加強檔案信息的整理與保存，增強工作效率，有利于提高各部門的工作速度，除此之外，還能保障檔案信息的完整性和有效性，避免了傳統(tǒng)檔案管理工作中檔案內(nèi)容缺失、錯誤的現(xiàn)象。更重要的是數(shù)字化管理方式的應用大幅度緩解了企業(yè)長久以來存在的員工冗雜的問題，有利于減少企業(yè)的用工成本，提高工作效率，增強企業(yè)的經(jīng)濟效益。

（三）提升檔案管理工作人員的綜合素質。檔案管理工作人員對檔案管理工作的正確性以及有效性具有非常重要的作用，通過培訓和講座提升檔案管理人員的綜合素質和專業(yè)技能，能夠有效提升檔案管理工作的質量和水平。目前隨著時代的發(fā)展，新的檔案管理模式對檔案管理工作人員的能力要求越來越嚴格，對檔案管理工作的考量中，其工作人員的綜合素質則是考量的重要指標之一。以往企業(yè)采用的檔案管理模式中并不要求檔案管理工作具備較強的工作能力，因此檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)信息錯誤、檔案遺失以及其他問題。因此有效提升檔案管理工作人員的綜合素質和業(yè)務能力，才能保障檔案管理工作準確性以及有效性，確保企業(yè)決策的科學性。因此檔案管理工作人員需做到以下幾點：一是能夠熟練運用基本的辦公軟件。二是做事細心，能夠詳細校對各種檔案資料。三是具備創(chuàng)新和改革的能力和信心，要敢于突破傳統(tǒng)檔案管理模式的桎梏，在工作中用心發(fā)現(xiàn)能夠提高工作效率的方法和技術，不斷完善，提高檔案管理工作的效率。而作為企業(yè)管理人員，應當定期舉辦培訓和講座，對目前檔案管理的工作方法和理論技術等進行講解，提高他們的創(chuàng)新能力和思維意識，全面提高他們的綜合素質和專業(yè)能力，提高工作效率和質量，更好地為企業(yè)服務。

三、結束語

綜上所述，檔案管理工作在企業(yè)中具有十分重要的作用，檔案信息的記錄和管理能夠促使企業(yè)明確自身的發(fā)展方向，樹立正確的發(fā)展目標。但是隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法保障檔案信息的準確性和真實性，檔案管理工作的效率也受到較大的影響，在一定程度上影響企業(yè)的生存和發(fā)展，因此企業(yè)要想發(fā)展，必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，對檔案管理工作的方式方法以及實用技術等進行創(chuàng)新和改革，另外管理人員還可以深入分析企業(yè)的發(fā)展情況，構建有效的檔案管理制度，讓工作人員嚴格遵守相應的規(guī)章制度。學習和掌握先進的數(shù)字化管理技術，保障檔案信息的真實性和準確性，不斷提升工作效率和質量，讓檔案管理工作能夠為企業(yè)決策提供真實有效的數(shù)據(jù)信息，促進企業(yè)的發(fā)展和進步。

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