談企業(yè)人事檔案管理的路徑

李珊珊

摘 要：伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)的管理與經(jīng)營(yíng)也應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，結(jié)合自身的實(shí)際，運(yùn)用先進(jìn)的理念與技術(shù)不斷進(jìn)行完善與更新。特別是人事檔案的管理方面，應(yīng)當(dāng)以不斷進(jìn)步與科學(xué)發(fā)展與原則與依據(jù)。因此，針對(duì)現(xiàn)存人事檔案管理的問題與不足，應(yīng)積極的探尋全新的方法去彌補(bǔ)與解決，摒棄不足，切實(shí)發(fā)展，以實(shí)際行動(dòng)說明實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與科技化的重要意義。文章將對(duì)企業(yè)人事檔案管理的路徑展開積極的探討，不斷深化企業(yè)的人事檔案管理工作，全面促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案管理;信息化建設(shè);具體實(shí)施路徑

引言

“路徑依賴”是一種理論分析，最早是由生物學(xué)專家所提出來的。后來被經(jīng)濟(jì)學(xué)家引入新的經(jīng)濟(jì)制度與經(jīng)濟(jì)學(xué)當(dāng)中，不斷的進(jìn)行演變，使其更加的使用于經(jīng)濟(jì)學(xué)理論?！奥窂揭蕾嚒钡膶?shí)質(zhì)，就是現(xiàn)在所做的決定與選擇受到先前歷史因素的影響，人們過去所做的選擇影響了現(xiàn)在所做的決定，與生物學(xué)中的“慣性”大致相同。將“路徑依賴”的原理運(yùn)用于現(xiàn)在的企業(yè)人事檔案管理，結(jié)合具體的實(shí)際情況與實(shí)施辦法，同樣適用。

1 問題分析

1.1個(gè)人信息重復(fù)且分散

人事檔案信息的全面充實(shí)本應(yīng)得到足夠的重視，但是一些企業(yè)與單位竟然僅僅將其留存于表面的形式，完全沒有將具體的工作細(xì)致的落實(shí)到實(shí)處。例如員工的姓名、性別、籍貫以及家庭背景等等，對(duì)于員工工作能力以及思想意識(shí)方面的記錄更加空白，完全與實(shí)際相悖。但是，企業(yè)與單位進(jìn)行人才選拔與薪資劃分的重要參考，就是人事檔案信息。如果檔案信息與實(shí)際情況完全相悖，甚至脫離，那么就完全喪失了借鑒與參考的意義。同時(shí)，目前企業(yè)檔案的記錄、保存與輸出三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)已經(jīng)完全脫節(jié)，沒有任何聯(lián)系。員工個(gè)人工作能力與工作成績(jī)沒有切實(shí)的體現(xiàn)在檔案中。進(jìn)而導(dǎo)致對(duì)員工進(jìn)行評(píng)估時(shí)欠缺對(duì)員工著重的、細(xì)致的評(píng)價(jià)，這不但浪費(fèi)了檔案管理的投入與精力，極大的降低了管理工作的效率，同時(shí)也凸顯了該企業(yè)不完善的檔案管理工作，無法參考檔案信息對(duì)員工進(jìn)行客觀全面的評(píng)價(jià)，沒有充分的反應(yīng)員工具體的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案信息完全沒有任何具體的效用。

1.2欠缺相關(guān)的管理制度

經(jīng)濟(jì)價(jià)值是一個(gè)企業(yè)生存、經(jīng)營(yíng)、發(fā)展、存在的根本意義，因此，企業(yè)的管理往往更加重視能帶來豐厚經(jīng)濟(jì)收益的部門，而忽視經(jīng)濟(jì)價(jià)值不高的部門。因此，企業(yè)通常將更多的資金投入與精力放在經(jīng)濟(jì)回報(bào)高的部門，例如銷售部門與經(jīng)營(yíng)部門。而相對(duì)于檔案管理部門，片面的認(rèn)為其作用不大，僅僅起到證明企業(yè)與員工存在聯(lián)系的作用，因而長(zhǎng)期受到冷落與怠慢。長(zhǎng)期以往，這樣的思維會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N思維模式，進(jìn)而對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展造成嚴(yán)重的阻礙。同時(shí)，思維與認(rèn)知的改變，也是企業(yè)檔案管理工作首要需要面對(duì)與解決的問題。除此之外，部分企業(yè)單位用于檔案管理的方式過于依賴人工和紙質(zhì)記錄的方法，這顯然是落后的，是跟不上時(shí)代發(fā)展變化的，因此亟待改進(jìn)。

1.3管理不規(guī)范，信息利用率低

私營(yíng)企業(yè)的發(fā)展起步較晚，再加上經(jīng)營(yíng)規(guī)模與能力水平的限制，檔案管理問題更難得到有效的、系統(tǒng)化的解決，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理本身的嚴(yán)謹(jǐn)性與科學(xué)性難以得到合理有效的保障，其客觀精準(zhǔn)的特殊屬性也難以維持。人才管理工作中最主要的缺失點(diǎn)，就是人才檔案管理的不規(guī)范，這就導(dǎo)致檔案信息喪失了原有的可參考性，使其難以為企業(yè)的發(fā)展出力。這不但對(duì)企業(yè)的發(fā)展不利，對(duì)于人力資源的管理也將帶來嚴(yán)重的失誤與不必要的麻煩。

2 路徑選擇

檔案管理工作，切入點(diǎn)非常關(guān)鍵，必須以人力資源潛能的開發(fā)為最終的目的。企業(yè)相關(guān)的管理工作也必須以此為出發(fā)點(diǎn)來對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展進(jìn)行部署與規(guī)劃，合理的調(diào)整相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，使其更加具有合理性與有效性。對(duì)于傳統(tǒng)的、片面的、短淺的思維應(yīng)全面摒棄，積極樹立全新的先進(jìn)思維模式，充分的結(jié)合檔案管理的整體性與特殊性，針對(duì)問題找尋合理有效的解決方式，建立全新的檔案管理模式。見先進(jìn)的信息技術(shù)與檔案管理工作完美融合，將信息記錄的方式從原先的紙質(zhì)記錄轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)的記錄形式，這是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的重要手段，也是促進(jìn)檔案管理信息化的有效途徑，將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分的利用到檔案管理當(dāng)中。

檔案管理的制度，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特征，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際，依照國家現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定不斷的進(jìn)行更新與補(bǔ)充，建立全新的、更加實(shí)用的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，確保人事檔案管理的制度化與規(guī)范化。檔案信息的收集必須全面、及時(shí)、完整，并嚴(yán)格的確認(rèn)檔案信息的正確性。檔案的整理與保存應(yīng)充分的嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。檔案的借閱與共享應(yīng)采取具體情況具體分析的方式，嚴(yán)格考察檔案信息借閱與共享的單位與部門，注意檔案信息的安全。關(guān)于檔案信息的更新應(yīng)及時(shí)、精準(zhǔn)、完整，特別是對(duì)新的檔案內(nèi)容，注意及時(shí)的補(bǔ)充與核對(duì)。只有全面確保檔案信息的真實(shí)性、全面性、嚴(yán)肅性與有效性，才可以確保人力資源的合理配置與有效使用，讓檔案信息更好的為企業(yè)的人力資源建設(shè)服務(wù)，進(jìn)而為企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

同時(shí)，專業(yè)人才的引用才是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)保障。長(zhǎng)期從事傳統(tǒng)檔案管理的人員，短時(shí)間內(nèi)是難以適應(yīng)信息化檔案信息管理的操作的。因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，企業(yè)必須注重培養(yǎng)相關(guān)的信息化管理人才。人是信息化檔案管理最終的決定性因素，人事檔案管理人員必須要完成從實(shí)體檔案管理由信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變，全面提升管理人員的各項(xiàng)專業(yè)技能素質(zhì)，充分借助信息化、數(shù)字化的管理手段來實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

結(jié)語

總結(jié)全文，文章對(duì)目前我國企業(yè)人事檔案管理中的問題以及其原因進(jìn)行了詳盡的分析，認(rèn)為基于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，企業(yè)的人事檔案管理也應(yīng)充分的實(shí)現(xiàn)信息化與現(xiàn)代化，以信息化建設(shè)發(fā)展為路徑，同時(shí)對(duì)這一路徑實(shí)施過程中所需注意的問題進(jìn)行了合理的規(guī)避。文章認(rèn)為，企業(yè)的人事檔案管理，應(yīng)充分的以各種先進(jìn)的技術(shù)手段為武器，實(shí)現(xiàn)人事檔案高效管理的最終目的，全面發(fā)揮人事檔案管理的積極作用，使其更好的為企業(yè)服務(wù)。

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