精細(xì)化管理在綜合醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用

張志龍　李寧寧　郝秀蓮

摘 要：人事檔案作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院和職工本人都有重要的意義，本文結(jié)合工作實(shí)際，系統(tǒng)介紹人事檔案的意義和精細(xì)化管理的基本要求，分析傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的問(wèn)題，并闡述將精細(xì)化管理應(yīng)用到人事檔案管理中的具體措施以及取得的作用和成效，提出應(yīng)加大投入支持力度、完善規(guī)章制度、配備專(zhuān)職人員、加強(qiáng)信息化建設(shè)、樹(shù)立檔案工作的時(shí)效觀與動(dòng)態(tài)觀等相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理;人事檔案;問(wèn)題分析

人事檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，它記錄了個(gè)人經(jīng)歷、德能勤績(jī)等工作表現(xiàn)，是組織了解和用人的重要依據(jù)。人事檔案能夠真實(shí)體現(xiàn)個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、綜合能力水平，獎(jiǎng)懲情況以及工資狀況等，與個(gè)人職稱(chēng)晉升、工資待遇、組織關(guān)系等緊密聯(lián)系，是記載人生軌跡的重要憑證。因此，及時(shí)了解醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，分析可能存在的問(wèn)題，不斷完善人事檔案管理規(guī)章制度，提高綜合管理水平，是每個(gè)醫(yī)院都應(yīng)重視的工作。

一、精細(xì)化管理的概述及基本要求

精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的一種管理理念，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式，是社會(huì)分工精細(xì)化、以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化對(duì)現(xiàn)代管理的必然要求。

1.精細(xì)化管理在實(shí)施的過(guò)程中要求落實(shí)管理責(zé)任，要求所有人都要履職盡責(zé)。精細(xì)化管理的目標(biāo)就是將日常管理變得精益求精，改變傳統(tǒng)管理中職責(zé)分工不明確的缺陷，將管理責(zé)任明確具體到每一位參與者，從而有效提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作能力。

2.精細(xì)化管理注重提高管理質(zhì)量，要求工作嚴(yán)密性和精細(xì)化。精細(xì)化管理要求通過(guò)科學(xué)管理方式，嚴(yán)密的質(zhì)控管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)糾正存在的問(wèn)題，同時(shí)要積極創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。

3.精細(xì)化管理要求不斷完善管理體系、提高團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力。精細(xì)化管要求每個(gè)崗位根據(jù)自身管理內(nèi)容，對(duì)其相應(yīng)工作職責(zé)進(jìn)行細(xì)化分配，讓所有人能有效貫徹到管理的每個(gè)環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用，使整個(gè)管理體系更加科學(xué)、更加系統(tǒng)，從而提升團(tuán)隊(duì)執(zhí)行能力，保證整個(gè)管理體系高效有序的運(yùn)行。

二、傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在問(wèn)題

1.傳統(tǒng)人事檔案管理模式，對(duì)檔案管理工作重視投入不足。以往許多醫(yī)院對(duì)人事檔案工作并不重視，對(duì)人事檔案工作的投入配備明顯不足?，F(xiàn)階段，我國(guó)大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)都是將醫(yī)療事業(yè)作為醫(yī)院管理的中心，所有資源都用在醫(yī)護(hù)等能夠?yàn)獒t(yī)院直接創(chuàng)造效益的工作中。然而人事檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)繁雜的系統(tǒng)工作，必須要配備標(biāo)準(zhǔn)的庫(kù)房和完善的辦公設(shè)備，配備不足必然會(huì)影響到檔案日常管理工作。

2.傳統(tǒng)人事檔案管理模式，缺少專(zhuān)職工作人員。醫(yī)院人事檔案管理人員很多并非檔案管理專(zhuān)業(yè)出身，缺少相應(yīng)的理論基礎(chǔ)和管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)人事檔案管理方面的法律法規(guī)及知識(shí)架構(gòu)掌握并不全面。由于缺少專(zhuān)職工作人員，往往會(huì)影響到檔案工作效率，容易出現(xiàn)檔案管理混亂，歸檔不及時(shí)，檔案材料不全等問(wèn)題。

3.傳統(tǒng)人事檔案管理模式，管理制度不完善。以往醫(yī)院在制定人事檔案規(guī)章制度時(shí)缺少相關(guān)依據(jù)和工作經(jīng)驗(yàn)，往往導(dǎo)致規(guī)章制度不夠完善。加之檔案工作人員和醫(yī)院職工對(duì)檔案管理內(nèi)容不熟悉、醫(yī)院缺乏有效的監(jiān)督，容易出現(xiàn)人檔分離、檔案材料造假、檔案材料丟失等問(wèn)題。

4.傳統(tǒng)人事檔案管理模式，信息化應(yīng)用偏低。由于醫(yī)院以往對(duì)人事檔案重視投入不足，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)程度不高。信息化程度低不僅影響檔案的檢索效率和信息的統(tǒng)計(jì)，也不利于及時(shí)了解醫(yī)院職工的動(dòng)態(tài)信息情況。同時(shí)在對(duì)紙質(zhì)檔案頻繁查閱過(guò)程中，也容易造成紙質(zhì)檔案的磨損、破壞甚至丟失。

三、精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的措施

1.加大對(duì)人事檔案硬件條件的投入支持力度。硬件條件是醫(yī)院人事檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，醫(yī)院首先設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案室，保證檔案庫(kù)房有足夠的面積，并使檔案庫(kù)房達(dá)到防火防水防潮防霉等八防的基本要求。同時(shí)配備檔案裝具、檔案保管設(shè)備、檔案包裝材料和消耗品，如電腦、空調(diào)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、打包機(jī)、檔案架、檔案盒等基本辦公用品。

2.不斷完善人事檔案管理規(guī)章制度和管理流程。醫(yī)院對(duì)照國(guó)家現(xiàn)行人事檔案管理相關(guān)法律標(biāo)準(zhǔn)，制定與醫(yī)院實(shí)際相適應(yīng)的規(guī)章制度，并將精細(xì)化管理的理念融入到檔案管理制度中。加大對(duì)全院職工檔案規(guī)章制度的宣傳力度，對(duì)全院職工進(jìn)行系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)。同時(shí)明確獎(jiǎng)懲措施，使全體人員真正從思想上對(duì)人事檔案工作引起重視。

3.配備專(zhuān)職工作人員，加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合管理能力。積極組織檔案管理員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，到其他醫(yī)院參觀或進(jìn)修學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)新的法規(guī)政策及其他醫(yī)院的管理經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)在日常管理工作中，鼓勵(lì)檔案管理員運(yùn)用科學(xué)的管理方法來(lái)規(guī)范檔案管理，如品管圈、PDCA法則等，促進(jìn)檔案管理效率、管理水平和管理創(chuàng)新能力的提高。

4.加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，為醫(yī)院配備先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)。信息化是精細(xì)化管理的重要手段，醫(yī)院加大了對(duì)信息化建設(shè)的資金和技術(shù)支持，借助信息軟件，構(gòu)建檔案信息化管理平臺(tái)，建立人事檔案信息庫(kù)，用于查詢(xún)統(tǒng)計(jì)，從而提高檢索效率，減少對(duì)紙質(zhì)檔案的磨損。

5.醫(yī)院建立人事檔案動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。根據(jù)醫(yī)院規(guī)章制度要求，建立人事檔案一人一檔，定期收集補(bǔ)充新的檔案材料內(nèi)容，將檔案材料及時(shí)歸檔。檔案管理人員運(yùn)用精細(xì)化理念，在醫(yī)院檔案歸檔與整理的過(guò)程中加以運(yùn)用，盡可能結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況收集整理檔案材料，保障歸檔時(shí)全部人事檔案的完整性和科學(xué)性。同時(shí)定期開(kāi)展質(zhì)控檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正處理。

四、綜合醫(yī)院開(kāi)展精細(xì)化管理的作用及成效。

1.精細(xì)化管理實(shí)施提高了工作人員執(zhí)行力和工作效率。精細(xì)化管理首先注重落實(shí)管理責(zé)任，通過(guò)剛性的制度，明確工作人員職責(zé)，規(guī)范職工行為，有利于提高工作人員執(zhí)行力。精細(xì)化管理在管理實(shí)踐中通過(guò)精細(xì)劃分和統(tǒng)一管理實(shí)現(xiàn)管理效率的提高。科室職工在實(shí)施精細(xì)化管理過(guò)程中充分參與到科室管理工作中，每人都有自己的任務(wù)，更加增加了職工的責(zé)任感和使命感，從而有力地提高了職工工作效率。

2.精細(xì)化管理實(shí)施有利于提高職工積極性，塑造團(tuán)隊(duì)，提升科室凝聚力?？剖衣毠ぴ趨⑴c精細(xì)化管理的過(guò)程中，大家根據(jù)自身崗位特點(diǎn)，建言獻(xiàn)策、集思廣益，不僅調(diào)動(dòng)了職工的積極性，更利于發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，塑造團(tuán)隊(duì)。同時(shí)醫(yī)院更加注重對(duì)科室職工能力的培養(yǎng)，積極組織科室職工進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。職工在學(xué)習(xí)過(guò)程中互幫互助，不僅提升了職工的業(yè)務(wù)水平和工作能力，也有利于增強(qiáng)科室凝聚力。

3.精細(xì)化管理有利于管理質(zhì)量的持續(xù)提升，增強(qiáng)職工的質(zhì)控管理能力。精細(xì)化管理旨在提高管理質(zhì)量，在實(shí)施過(guò)程中極大地彌補(bǔ)了以往傳統(tǒng)管理方式的不足，科室在運(yùn)用管理工具的同時(shí)，也極大的提高了科室的管理質(zhì)量。同時(shí)科室職工在管理過(guò)程中親自參與質(zhì)量管理，應(yīng)用管理方法解決存在的問(wèn)題，有利于提升職工的質(zhì)控管理能力。

4.精細(xì)化管理有力的提升了檔案管理水平，提高了管理創(chuàng)新性。在精細(xì)化管理的過(guò)程中，最為重要的是規(guī)范性與創(chuàng)新性相結(jié)合。精細(xì)化管理通過(guò)抓住醫(yī)院人事檔案管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，將管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行量化考核，提升了檔案的綜合管理水平。精細(xì)化管理過(guò)程同時(shí)也是對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行分解、細(xì)化和落實(shí)的過(guò)程，也是工作人員積極獻(xiàn)言建策、參與管理的過(guò)程，是提升管理創(chuàng)新性的一個(gè)重要途徑。

5.精細(xì)化管理有利于檔案動(dòng)態(tài)管理，確保紙質(zhì)檔案安全。通過(guò)精細(xì)化管理，人事部門(mén)及時(shí)收集、整理、鑒別、保管人事檔案材料，認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，保證檔案材料及時(shí)歸檔，及時(shí)補(bǔ)充新的檔案內(nèi)容，確保人事檔案真實(shí)完整。嚴(yán)格管控檔案檔案的保管、利用、借閱，確保人事檔案材料的安全。

總之，人事檔案作為醫(yī)院管理的重要部分，必須引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。現(xiàn)階段，隨著醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的實(shí)施，精細(xì)化管理也深入到醫(yī)院管理的方方面面。為了適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院改革發(fā)展的需要，作為醫(yī)院檔案管理工作人員，在工作實(shí)踐中，必須努力學(xué)習(xí)精細(xì)化管理的理論和方法，積極運(yùn)用精細(xì)化管理理念解決工作中遇到的困難和問(wèn)題，從而切實(shí)提高人事檔案管理水平，使人事檔案充分發(fā)揮其在醫(yī)院改革發(fā)展中應(yīng)有的作用。

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（作者單位：濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）