建設(shè)具有質(zhì)量計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)特色的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)探究

陳弘毅

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的必由之路，是檔案工作向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的體現(xiàn)，而數(shù)字化檔案管理是其中一項(xiàng)極為重要的內(nèi)容，數(shù)字化建設(shè)程度直接反映單位管理水平。在檔案管理發(fā)展的進(jìn)程中，所面對(duì)的信息資源愈發(fā)復(fù)雜，遇到的問題也更加艱巨，本文就質(zhì)量計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)特色的檔案管理特點(diǎn)以及數(shù)字化檔案管理的相關(guān)內(nèi)涵入手，探究數(shù)字化檔案管理面對(duì)的問題以及系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，以期為單位數(shù)字化建設(shè)提供有效資料參考。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu);數(shù)字化;檔案管理系統(tǒng)

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中，信息科技的飛速發(fā)展在為我國(guó)的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供新的推動(dòng)力的同時(shí)，也帶來了新的挑戰(zhàn)，信息化社會(huì)背景要求我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)必須向著數(shù)字化方向不斷發(fā)展。檔案事業(yè)在我國(guó)社會(huì)建設(shè)中占據(jù)不可替代的地位，其向著電子化、數(shù)字化發(fā)展的力度也必須不斷加強(qiáng)。與其他發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)在信息科技等發(fā)展仍占據(jù)劣勢(shì)，這就要求各行業(yè)在數(shù)字化檔案建設(shè)方面投入更大的精力。不可否認(rèn)，我國(guó)在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中仍存在諸多問題，單位需借鑒質(zhì)量計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)實(shí)用、真實(shí)、專業(yè)、保密等特點(diǎn)進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)檔案事業(yè)更好更快發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案管理

1.數(shù)字化檔案管理定義

所謂檔案數(shù)字化，就是將傳統(tǒng)紙質(zhì)的圖像或文件以及實(shí)體音頻、視頻等通過采集、掃描等形式進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，使其可以利用計(jì)算器加以處理，與此同時(shí)可將其作為數(shù)字信息儲(chǔ)存?zhèn)}庫(kù)，在必要時(shí)候用戶可以實(shí)現(xiàn)信息的快捷查詢，突破了傳統(tǒng)信息管理中儲(chǔ)存和查詢時(shí)間地域的限制。檔案數(shù)字化管理在保障實(shí)體檔案安全、提升工作效率、順應(yīng)時(shí)代要求等方面有重要意義。

2.數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

（1） 從數(shù)字化內(nèi)容看

①實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案或者其他實(shí)體圖像、視頻、音頻的數(shù)字化，就是將原有實(shí)體檔案經(jīng)過掃描和加工實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

②將已經(jīng)形成或者正在形成的相關(guān)數(shù)字信息進(jìn)行及時(shí)處理，其中包括信息的歸檔、儲(chǔ)存等，以此實(shí)現(xiàn)電子檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效、完整。

（2） 從發(fā)展順序看

①檔案目錄數(shù)字化，就是嚴(yán)格遵守相關(guān)著錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，選擇科學(xué)合理的數(shù)字化檔案目錄結(jié)構(gòu)樣式。

②檔案全文數(shù)字化，就是將檔案資料全文利用掃描錄入等形式實(shí)現(xiàn)原貌的逐頁(yè)存儲(chǔ)，將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)文件并編制相關(guān)以及索引系統(tǒng)。

3.數(shù)字化檔案管理的意義

（1）保障實(shí)體檔案安全

傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的儲(chǔ)存一般采用目錄管理、紙張保存，這樣不僅極大占用庫(kù)存空間，且因倉(cāng)庫(kù)的使用和相關(guān)保存設(shè)備的使用而極大幅增加了管理成本。不僅如此，紙張檔案在儲(chǔ)存過程中極易發(fā)生文件損壞，其中包括紙張發(fā)粘、發(fā)黃或者發(fā)脆，檔案安全得不到保障。數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)可以將檔案資料通過互聯(lián)網(wǎng)訪問直接查詢或者打印，減少對(duì)于實(shí)體檔案的翻查次數(shù)，庫(kù)存檔案的老化速度也因此變緩，從而解決了檔案完善保管與信息利用率提升之間的矛盾，實(shí)體檔案安全因此得到有效保障。

（2）提升工作效率

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展使得檔案數(shù)量呈爆炸式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)檔案管理中相關(guān)部門必須安排專業(yè)人員對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)，調(diào)撥專項(xiàng)資金完善紙質(zhì)檔案和聲像文件的妥善保管。這其中花費(fèi)的人力、財(cái)力、物力都極大，而檔案信息數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)使得所有的管理工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成，大幅降低了費(fèi)用和人力投入，管理人員的工作量也因此獲得極大減輕。不僅如此，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)后，各相關(guān)部門都可以通過該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子信息的實(shí)時(shí)查詢，有效防治因?qū)嶓w檔案多方輾轉(zhuǎn)形成的勞動(dòng)重復(fù)和時(shí)間浪費(fèi)，對(duì)于提升檔案管理效率、降低檔案使用成本有重要意義。

（3）順應(yīng)時(shí)代要求

檔案數(shù)字化管理可以有效突破傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)間、空間局限，在提升檔案信息的準(zhǔn)確性以及完整性上有促進(jìn)作用。檔案管理職能現(xiàn)如今已將開始從檔案的保管利用轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒌牟杉?、管理以及服?wù)，管理方面也向資源的科學(xué)管理、合理配置轉(zhuǎn)變，以期更好為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)。傳統(tǒng)檔案管理在信息量龐大的今天已經(jīng)無法滿足檔案有效管理的需求，推動(dòng)檔案管理向數(shù)字化、信息化發(fā)展是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下實(shí)現(xiàn)檔案有效收集、儲(chǔ)存、利用、共享的必然要求。

二、現(xiàn)如今檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

1.管理理念滯后

經(jīng)濟(jì)建設(shè)深入發(fā)展，我國(guó)各個(gè)行業(yè)都有責(zé)任和義務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的整體性，認(rèn)清自身單位檔案管理與社會(huì)大環(huán)境發(fā)展之間的緊密聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)單位檔案管理與社會(huì)發(fā)展潮流相適，與社會(huì)總發(fā)展方向必須保持一致。我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)在新時(shí)期仍存在滯后性，其中主要原因是管理理念的滯后，在舊有思想束縛下，檔案管理數(shù)字化建設(shè)受到制約，不能實(shí)現(xiàn)與社會(huì)發(fā)展需求的同步。各行各業(yè)更新檔案管理理念是檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的首要前提，這個(gè)過程并非一蹴而就的，需要整個(gè)社會(huì)循序漸進(jìn)，進(jìn)而完善信息化檔案管理。

2.管理體系不健全

由于重視度的不足，各大行業(yè)的檔案管理都存在流于形式的狀況，并未觸及到檔案管理的深層面，管理體系不健全。形式上來說，單位對(duì)檔案管理的制度等加以規(guī)定，但是其中只包括了檔案整理交接格式以及相關(guān)操作規(guī)程等，而對(duì)于檔案的真實(shí)性以及具體的交接情況卻沒有實(shí)際有效的監(jiān)督機(jī)制，這就導(dǎo)致制度得不到切實(shí)落實(shí)，當(dāng)發(fā)生管理問題時(shí)也難以找到真實(shí)的負(fù)責(zé)人員。人員變動(dòng)、資源交接以及收集整理相分離等都會(huì)對(duì)檔案管理產(chǎn)生影響，加強(qiáng)管理體系建設(shè)勢(shì)在必行。

3. 硬件技術(shù)局限

數(shù)字化檔案管理對(duì)于現(xiàn)代技術(shù)的依賴性極高，技術(shù)機(jī)制是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要保障，這就對(duì)各大企業(yè)提出了更加嚴(yán)苛的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)如今我國(guó)數(shù)字化建設(shè)的最大阻礙之一就是硬件技術(shù)局限，例如，數(shù)字化檔案中快速修改、一鍵刪除且文件無法還原使得檔案的安全性難以保障;檔案復(fù)制的完整性使得原件的唯一性受到制約。另外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)展的日新月異也對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不斷提出新要求以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，因此單位必須加強(qiáng)對(duì)于技術(shù)的創(chuàng)新和研發(fā)。

4.專業(yè)人才缺乏

數(shù)字化檔案建設(shè)人才不僅需要具備扎實(shí)的理論知識(shí)和高超的技術(shù)水平，還應(yīng)擁有良好檔案管理素養(yǎng)。專業(yè)人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的最為關(guān)鍵要素，是檔案管理系統(tǒng)的具體實(shí)施者，其質(zhì)量高低直接影響數(shù)字化建設(shè)程度，但是在實(shí)際檔案管理中，人才缺乏和人員管理不當(dāng)?shù)葐栴}尤為明顯。限制人員數(shù)字化管理能力提升的主要因素有二：一是檔案管理的基礎(chǔ)配套設(shè)施差，計(jì)算機(jī)功能無法滿足要求;二是檔案管理人員綜合素質(zhì)差，許多單位或企業(yè)檔案管理人員都為即將退休的老員工以及信息技術(shù)掌握不足的員工，無法完成檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

三、建設(shè)具有質(zhì)量計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)特色的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

1.質(zhì)量計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)特色的檔案管理特點(diǎn)

（1） 實(shí)用性

計(jì)量技術(shù)檔案的獲取經(jīng)歷了搜集、甄別以及選定等多重科學(xué)流程，具備有價(jià)的、與本質(zhì)相關(guān)聯(lián)的文件系統(tǒng)，實(shí)用性強(qiáng)，可保證相關(guān)人員進(jìn)行查詢和參照。

（2）真實(shí)性

計(jì)量機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的內(nèi)容涵蓋較廣，其中主要包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器技術(shù)參數(shù)、檢定證書和使用程序文件，檢測(cè)校準(zhǔn)相關(guān)工作記錄等等，真實(shí)且完整地反映了檢測(cè)全過程以及相關(guān)結(jié)果。

（3）專業(yè)性

計(jì)量檢定工作開展過程中生成了計(jì)量技術(shù)檔案，這一流程需要相關(guān)檔案管理人員具備扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)。計(jì)量技術(shù)檔案最主要的價(jià)值是其使用價(jià)值，該價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是檔案管理的前提，也是檔案管理實(shí)施的根本原因。計(jì)量技術(shù)檔案的高效利用以及在計(jì)量管理實(shí)際中最大限度地使用是其價(jià)值的最大實(shí)現(xiàn)，也是計(jì)量檢定能力提升的內(nèi)在動(dòng)力。

（4）保密性

在計(jì)量技術(shù)檔案管理中，若部分技術(shù)檔案存在重要價(jià)值，則需要嚴(yán)格遵守保密條例對(duì)其保密級(jí)別加以確定，同時(shí)科學(xué)處理檔案查詢與檔案保密間的關(guān)系。

2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)原則

（1）規(guī)范性

數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)需注意規(guī)范性的實(shí)現(xiàn)，其中主要包含兩方面含義：一是嚴(yán)格遵照軟件工程規(guī)范進(jìn)行數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，嚴(yán)格控制系統(tǒng)開發(fā)質(zhì)量;二是為所有檔案提供規(guī)范管理，其中包括人員信息檔案、文書檔案以及技術(shù)檔案等，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部所有文件的規(guī)范管理。此外還應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)制定和有效實(shí)施，包括統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、索引規(guī)則以及標(biāo)準(zhǔn)描述等，以此加強(qiáng)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的規(guī)劃性。

（2）開放性

除實(shí)現(xiàn)對(duì)于系統(tǒng)內(nèi)部所有業(yè)務(wù)工作以及相關(guān)流程的保質(zhì)保量管理，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還要加強(qiáng)與本單位其他系統(tǒng)的交流和溝通，利用數(shù)據(jù)接口技術(shù)實(shí)現(xiàn)可擴(kuò)充的開放系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)檔案信息的開放共享，加強(qiáng)檔案資源利用率。

（3）專業(yè)性

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)性就必須加強(qiáng)開發(fā)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，主要從兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)：一，加強(qiáng)對(duì)于現(xiàn)有管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，在進(jìn)行檔案信息的錄入時(shí)，不僅需要保證數(shù)字化信息數(shù)量的補(bǔ)充和完善，還應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確、有效;二，重視對(duì)于復(fù)合型人才的培養(yǎng)，要求其不僅需要具備專業(yè)檔案管理知識(shí)，還應(yīng)擁有科技信息以及經(jīng)濟(jì)信息的捕捉和提取能力，除此之外，信息技術(shù)開發(fā)能力也是極為必要的要素。

（4）安全性

對(duì)于檔案數(shù)字化管理來說，首先應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的應(yīng)是系統(tǒng)的安全與否，檔案信息安全是其他一切管理行為的前提保證。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)應(yīng)重視安全機(jī)制的科學(xué)采用，在數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)應(yīng)重視完善加密技術(shù)以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全，在網(wǎng)絡(luò)使用中則需采取多層結(jié)構(gòu)技術(shù)。服務(wù)器構(gòu)建時(shí)需滿足文件的加密保存需求，這樣即使非法用戶不經(jīng)系統(tǒng)直接于服務(wù)器獲取信息也無法實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)容查看。

（5）特色性

因借鑒了質(zhì)量計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理特色，因此本單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有獨(dú)特性，應(yīng)著重考慮技術(shù)檔案、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案、人員信息檔案、客戶檔案以及儀器設(shè)備檔案等的重點(diǎn)管理，意在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的多位一體。

3. 檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容

（1）發(fā)文系統(tǒng)與文書檔案

發(fā)文系統(tǒng)是將文件起草、流轉(zhuǎn)、確認(rèn)以及發(fā)布等的過程，文件擬稿環(huán)節(jié)結(jié)束后開始流轉(zhuǎn)，后于文書檔案處進(jìn)行歸檔，相關(guān)人員可以在文書檔案中對(duì)資源進(jìn)行錄入以及后期查詢、借閱等流程。發(fā)文系統(tǒng)最重要的功能就是文檔流轉(zhuǎn)信息的處理，電子文檔通常在收發(fā)文過程中產(chǎn)生，涉及到各個(gè)部門和環(huán)節(jié)，此過程中的所有資料及信息都應(yīng)加以記錄整合成文檔，后錄入檔案管理系統(tǒng)方便之后查詢，流程中包括的信息包含來源信息、上級(jí)批閱信息、流轉(zhuǎn)信息、電子簽章信息、紅頭信息等，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)幫助以上信息完成數(shù)字轉(zhuǎn)化。文書檔案就是檔案歸檔及相關(guān)管理工作，其中涉及檔案歸檔、檔案維護(hù)、檔案調(diào)閱、檔案查詢等，對(duì)于調(diào)閱管理環(huán)節(jié)則囊括了檔案的申請(qǐng)、審核以及發(fā)放。

在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，檔案檢索是極為重要的環(huán)節(jié)，應(yīng)重視檔案查詢方式的多樣化和系統(tǒng)化，方式主要有目錄查詢、來源查詢、日期查詢以及名稱查詢等，應(yīng)支持多種方法綜合使用查詢。

（2）人員技術(shù)檔案

人員技術(shù)檔案主要由三方構(gòu)成，分別為人員信息檔案、科研科技檔案以及人員培訓(xùn)技術(shù)檔案。在數(shù)字系統(tǒng)運(yùn)行過程中，管理權(quán)限應(yīng)有明確限制，系統(tǒng)管理員可實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的總體管理，而普通用戶則只可以對(duì)自身模塊進(jìn)行小范圍操作，無權(quán)對(duì)其他模塊進(jìn)行管理。在自身模塊中用戶可以實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、修改、個(gè)性化設(shè)置或者信息導(dǎo)入導(dǎo)出等。為保證信息的準(zhǔn)確真實(shí)，在進(jìn)行信息錄入時(shí)股長(zhǎng)應(yīng)首先對(duì)科室內(nèi)的資料進(jìn)行一級(jí)審核，后經(jīng)上級(jí)負(fù)責(zé)人實(shí)施信息的二級(jí)審核。在查詢過程中系統(tǒng)要提供相對(duì)完善的查詢方式，對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行查詢時(shí)可通過輸入姓名以及身份證等方式實(shí)施檢索。不僅如此，人員技術(shù)檔案極為重要，且使用頻率高，系統(tǒng)除支持檢索結(jié)果的查詢和打印，還應(yīng)做好數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，提供數(shù)據(jù)的備份及還原功能。

（3）數(shù)據(jù)分析云平臺(tái)

數(shù)據(jù)分析云平臺(tái)就是實(shí)現(xiàn)對(duì)于發(fā)文系統(tǒng)和文書檔案、人員技術(shù)檔案等內(nèi)容實(shí)施分析的系統(tǒng)環(huán)節(jié)，依照統(tǒng)計(jì)報(bào)表將之通過圖表形式加以展現(xiàn)，直觀反應(yīng)數(shù)據(jù)資源信息。因圖表形式各樣，為方便人員對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，系統(tǒng)支持自定義查詢方式，實(shí)現(xiàn)檢索條件的自由靈活。

四、結(jié)語

檢測(cè)機(jī)構(gòu)涉及的檔案內(nèi)容范圍較廣，其中不僅包括人員信息檔案、公文檔案、人員信息檔案、人員培訓(xùn)檔案以及文書檔案等常規(guī)資源，還包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案以及儀器設(shè)備檔案等其他相關(guān)信息。建設(shè)具有質(zhì)量計(jì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)特色的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對(duì)于常規(guī)本單位日常工作有積極作用，對(duì)于本單位檔案管理有重要現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]婁翠英.高職院校檔案管理與電子文件歸檔的要點(diǎn)分析——以數(shù)字化校園建設(shè)為背景[J].文教資料，2019

[2]王小娟，斯 慶.數(shù)字檔案室建設(shè)過程中各類檔案數(shù)字化方法探究——以鄂爾多斯職業(yè)學(xué)院為例[J].文化創(chuàng)新比較研究，2019

[3]張 圓.高職院校建立數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新思路——以江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2018

[4]李沁娟.淺議圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)——基于第六次全國(guó)縣級(jí)以上公共圖書館評(píng)估定級(jí)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

[5]張新顏.做到“五個(gè)強(qiáng)化、五方面同時(shí)著力” 促進(jìn)數(shù)字化下檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].山東檔案，2018

[6]孫麗麗，孫 冰，吳 軍.淺析設(shè)備檔案的數(shù)字化工作——以北方華錦集團(tuán)設(shè)備檔案數(shù)字化為例[J].機(jī)電兵船檔案，2018

（作者單位：福安市質(zhì)量計(jì)量檢測(cè)所）