電子檔案在中專學校檔案管理中的應用

周冀

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息與科學技術的快速發(fā)展，影響著我們?nèi)粘５纳钆c工作。檔案作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的管理方式已然無法適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，因此，加強對電子檔案的管理，是目前檔案信息化建設的重要任務。

關鍵詞：電子檔案 中專學校 檔案管理

在信息化快速發(fā)展的背景下，中專學校檔案管理的工作也漸漸的轉(zhuǎn)向了自動化與數(shù)字化。本文對電子檔案在中專學校檔案管理中的特點與用途進行了深入的分析，并結(jié)合目前電子檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，提出了其相應的解決策略。

一、電子檔案在中專學校檔案管理中的重要性

電子檔案指的是利用計算機對資料進行存儲，有效的改變了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案管理的模式，通過把文字性的資料轉(zhuǎn)化為電子信息記錄，提高了檔案記錄的準確性，同時也易于校方或教師及時讀取重要的資料，為后期教學的推進做好借鑒工作。另一方面，中專校方在檔案管理方面運用電子檔案管理技術，轉(zhuǎn)變過去式運用人工進行管理的方式，減少了重要檔案遺漏或資料缺失等情況的發(fā)生，促進后期中專學校的教學水平得到根本上的提高。

二、中專學校電子檔案的特點及用途

1.中專學校電子檔案的特點

電子檔案在中專學校檔案管理過程中的應用主要包括有電子圖紙、電子報表以及電子信息與電子文件等，在電子檔案的管理過程中有效的利用了計算機的管理模式，從而實現(xiàn)了檔案信息資料的實時共享，同時也便于對檔案信息資料的及時查詢，除此之外，電子檔案在數(shù)據(jù)傳輸過程中非常的快捷方便，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，有眾多的優(yōu)點。

2.中專學校電子檔案的用途

（1）信息傳輸

信息傳輸功能是中專學校電子檔案管理過程中非常重要的一個用途，電子檔案可以在傳輸與數(shù)據(jù)的交換過程中不受時間與地點的限制，從而可以各個相關機構(gòu)對檔案信息資料的傳送，實現(xiàn)點對點的信息交換。

（2）復制功能

電子檔案的管理還有另外一個重要的用途復制功能，即在相關部門的日常工作中能夠?qū)n案信息資料進行及時、準確的復制，并提供最真實、原始的資料，有效的確保了中專學校檔案資料的權威性。當然，其前提條件時，在對檔案資料進行保存時，需要按照一定的標準模式進行存儲，從而便于后期對電子檔案的查找與復制。

（3）直接使用

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，中專學校的電子檔案可以提供非常便捷的查找服務，與此同時，還能夠滿足于多個用戶同時對檔案資料的查詢與復制。

三、目前中專學校檔案管理的現(xiàn)狀

1.工作量過大

由于中專學校自身發(fā)展的需求，每一年都會有畢業(yè)生與新生，從而引起了檔案的變化，對于應屆畢業(yè)生，有的會選擇出國留學，有的則會直接就業(yè)，復雜的情況為中專學校檔案管理工作帶來了很多的困難，除此之外，還有一些跨地域的檔案變動，對于檔案的維護與保存，都需要投入很多的人力與財力、物力，因而為中專學校檔案管理過程中的電子檔案造成了很多的工作量。

2.電子檔案信息化水平較低

雖然科學技術在不斷的發(fā)展，中專學校檔案管理工作過程中，有效的運用便捷性、有效性的科學技術，進行電子檔案的管理，但在很多中專學校的電子檔案管理過程中，并沒有采用現(xiàn)代科學技術，而是依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案的管理模式，對于現(xiàn)代電子檔案管理的模式還沒有重視，沒有了解到電子檔案的便捷與重要性，使得無法在中專學校檔案管理中發(fā)揮出有效的作用。

3.變動量過于頻繁、安全性較差

因?qū)W生的畢業(yè)與入學，往往會導致中專學校檔案在短時間內(nèi)有大量的輸入與輸出，從而造成了學校檔案變動量的頻繁。除此之外，由于在中專學校檔案管理中通過計算機技術實現(xiàn)的電子檔案的保存與傳輸，使得中專學校的檔案泄漏風險增大，以及互聯(lián)網(wǎng)很容易受到病毒、黑客等的侵入，影響到電子檔案信息的安全性。而檔案卻屬于學校的機密資料，有著非常重要的安全性，不得隨意的進行外傳與泄露。

4.缺乏統(tǒng)一的操作規(guī)范

在很多的中專學校都沒有建立起統(tǒng)一的電子檔案管理的標準與規(guī)范，由于在保存檔案過程中存儲格式、標準的不統(tǒng)一，從而影響到后期檔案信息資料的共享，嚴重的制約著中專學校電子檔案的管理水平。

四、提高電子檔案在中專學校檔案管理中的方法

1.為電子檔案提供安全的網(wǎng)絡環(huán)境

中專學校檔案管理中電子檔案的實現(xiàn)，主要是依托于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境與計算機技術，因此，為了給電子檔案營造一個安全、可靠的環(huán)境，需要對網(wǎng)絡環(huán)境進行嚴格的控制。為提高中專學校檔案管理中電子檔案的安全性，需要做到以下幾點。一是要對所保存的電子檔案進行實時的更新備份，以免因計算機中毒、網(wǎng)絡等問題造成檔案資料的丟失;二是要提高計算機存儲設備的安全性，對使用的軟件與硬件進行定期的升級，并對電子檔案進行整理與維護，有效的保障電子檔案存儲設備的穩(wěn)定性。三是通過在中專學校檔案管理中增加指紋識別、身份核對、計算機開啟防為墻與閃電殺毒等手段，來提高中專學校檔案管理中電子檔案的安全性，以防電子檔案出現(xiàn)外泄或者被盜的情況發(fā)生?？傊?，通過對網(wǎng)絡環(huán)境與計算機的管理與維護，有助于提高中專學校檔案管理的安全性。

開展信息化檔案管理工作 在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，釋放員工勞動力，中專學校在實際檔案管理方面的工作中，通過對當前檔案管理工作進行調(diào)整、完善，在實際管理工作方面與社會實現(xiàn)共同發(fā)展;對于校內(nèi)管理人員來說，學校內(nèi)的檔案既是復雜的，又是種類豐富的。因此，光靠一個人進行管理，往往會出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏、錯誤等問題，不利于數(shù)據(jù)的整理，因此將信息化技術與檔案管理工作進行有效接軌，以此來保障檔案管理工作的有序進行。同時，校方更要注重檔案管理人員的培訓力度，通過指導人員學習檔案管理的相關實踐經(jīng)驗，同時更要做到具體問題具體分析，結(jié)合中專學校的工作現(xiàn)狀，對當前中專學校工作情況進行全面分析。通過對自身發(fā)展情況進行分析調(diào)整，根據(jù)不同情況落實有效舉措，與信息化技術現(xiàn)狀相接軌，將信息技術模式充分融入當前中專學校檔案管理工作中，保障后期中專學校實現(xiàn)有序且穩(wěn)定化運行。中專校方在認識到信息化檔案管理的重要性之后，通過邀請檔案管理專業(yè)人員為本校的檔案管理工作提供一定的指導和意見，與當前中專學校的資料情況相接軌，進行不同檔案、資料的分類歸檔管，重視加密設施的建設力度，為中專學校實施建設單位電子檔案庫，以保障重要文件、資料不容易出現(xiàn)外流遺失情況。通過信息化技術，幫助資料進行更加全面的收集，紙質(zhì)的檔案資料很容易會因為時間、環(huán)境等出現(xiàn)字跡退化、掉色、紙頁變黃，而通過信息化技術及時將重要、多樣的中專資料進行搜集式掃描，后期保存到重要的電子資料庫中，在一定程度上實現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化處理，進一步提高檔案管理的工作效率，中專學校內(nèi)部檔案工作管理人員通過運用信息化技術將過去的檔案管理模式進行創(chuàng)新、完善，將后期產(chǎn)生的資料、數(shù)據(jù)進行全面量化考核，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)通過信息化管理方式實現(xiàn)自動化歸檔、整合至上報。從多方面實現(xiàn)檔案管理工作自動化，既節(jié)省了人力資源、減少了遺漏數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，實現(xiàn)高效管理。

2.加強對電子檔案的規(guī)范性操作

通過對有關電子檔案操作規(guī)范的制定，有助于中專學校的檔案管理走向規(guī)范化，杜絕了操作過程中風險的發(fā)生。首先要對電子檔案的操作人員進行崗前的業(yè)務技能培訓，并強化電子檔案管理的安全意識與重要性，培訓他們樹立良好的職業(yè)道德思想，通過對電子檔案管理操作流程的熟練掌握，避免在工作中出現(xiàn)錯誤與漏洞，提高中專學校檔案管理水平;其次，在中專學校檔案管理中引入電子檔案，要建立起健全的規(guī)章制度，例如常見的有檔案的總結(jié)制度、身份識別制度以及信息加密的措施方法，從而有效的保障電子檔案在管理過程中的規(guī)范性與安全性;另外，在具體的中專學校電子檔案管理工作過程中，要不斷的完善電子檔案的管理制度，從而使得中專學校電子檔案管理工作向統(tǒng)一規(guī)范化發(fā)展，例如對所在存儲的檔案文件進行分類、統(tǒng)一的登記管理，從登記、記錄、分類、存儲、操作、處理等多個流程都進行規(guī)范化的管理，有效的杜絕在電子檔案管理過程中出現(xiàn)信息資料外泄或登記錯誤的情況發(fā)生，同時還要做好電子檔案后期查詢與加密的管理工作。

3.加強數(shù)據(jù)庫的建設在中專學校檔案管理

強化數(shù)據(jù)庫的建設力度，是促進中專學校檔案管理工作得到推進的根本舉措之一。通過對過去式傳統(tǒng)管理方法進行全面化調(diào)整、完善，為校內(nèi)檔案管理工作建設數(shù)據(jù)庫模式，方便管理人員通過數(shù)據(jù)庫使用互聯(lián)網(wǎng)技術，促進檔案資料管理工作與信息化技術之間進行高效性融合，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)檔案管理的高效運行。同時，中專學校更需要從當前自身發(fā)展情況出發(fā)，結(jié)合實際情況，進行檔案內(nèi)容和相關數(shù)據(jù)等方面的管理工作;與信息化社會實現(xiàn)多方面接軌，為校內(nèi)資料管理工作構(gòu)建構(gòu)建信息化管理平臺和管理部門，通過運行高效的信息技術工作，無形中推動中專學校在檔案管理工作方面的有效、科學化運行。另一方面，通過為校內(nèi)資料管理建設相應的數(shù)據(jù)信息庫，方便管理人員及時查看重要學習資料，便于利用信息化技術對重要種類、重要區(qū)域的檔案資料進行有效、便捷的整合，無形中促進中專學校在檔案管理工作方面的工作效率得到根本上的提升。

信息化技術連通整體學校不同區(qū)域部門的檔案資料，是實現(xiàn)部門內(nèi)相互交流、相互溝通的“紐扣”。在信息化技術的鼓勵、支持下，中專學校內(nèi)部實現(xiàn)不同區(qū)域部門共享數(shù)據(jù)信息庫檔案資料，在溝通學習、交流中，加強對于自身區(qū)域性工作能力的調(diào)整、完善力度，溝通研究中促進網(wǎng)絡資源實現(xiàn)共享，使中專學校檔案信息的開發(fā)利用更為便捷。利用網(wǎng)絡資源的信息量豐富，內(nèi)容巨多等特點完善中職學校的檔案信息管理，加強中職學校檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設。

4.提高中專學校的軟件與硬件的管理

在中專學校檔案管理中實現(xiàn)電子檔案主要依靠現(xiàn)代科學技術，從而達到信息的傳遞與存儲，因此，在進行電子檔案管理賽程中，要不斷提高學校計算機網(wǎng)絡技術，并根據(jù)學校檔案的具體情況，選擇與之相符的檔案管理運用軟件，促進電子檔案管理的安全化運行。在具體的管理過程中，一方面可以對整理保存的電子檔案進行備份，并通過刻盤的形式把電子檔案永久性的保存;另一方面則可以選擇比較完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，通過完善其相關的安全保護制度，提高中專學校電子檔案管理的安全性?？偠灾?，在中專學校電子檔案管理的整個流程中，既要注重對軟硬件的更新與維護，同時還要對網(wǎng)絡環(huán)境安全性的控制，從而保障中專學校的電子檔案管理能夠安全的發(fā)展。

5.提高對檔案安全的重視力度

在信息化、無紙化辦公化的形式影響下，既在一定程度上方便了辦公工作，又在實際工作中帶來不少隱患。檔案保密管理是管理中的重點問題，尤其是單位的檔案管理的保密性，對中專學校的后期發(fā)展運行起到了關鍵性作用。因此，管理人員要提高對于檔案的重視力度，從檔案管理工作的源頭出發(fā)，實現(xiàn)管理工作的有效運行。

校方方面，要時刻安排專業(yè)技術人員落實資料強度，加固門窗結(jié)構(gòu)，以此達到檔案管理的保密工作。在檔案室內(nèi)要完善消防系統(tǒng)及通風系統(tǒng)，減少因環(huán)境因素導致紙質(zhì)資料出現(xiàn)黃頁、腐蝕等情況。提高檔案管理人員對于檔案管理的重視意識，落實管理制度的完善性，以此達到規(guī)范力度。

中專學校的管理人員更需要設置檔案管理系統(tǒng)的訪問權限，比如依據(jù)不同職能部門的工作等級，實時設置相應的檔案資料查閱權限，從而避免重要檔案資料出現(xiàn)泄露問題，落實規(guī)范檔案管理措施，減少此類情況的發(fā)生。通過進行相應資料應用的加密技術和備份技術，以此保障資料的安全性規(guī)范。

6.提高電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平直接影響著中專學校電子檔案管理效率與質(zhì)量，因此，在具體的電子檔案管理過程中，要對操作相關人員進行科學、嚴格化培訓，培養(yǎng)相關人員熟練掌握電子檔案的操作管理能力，根據(jù)中專學校具體的實際情況，既要對檔案管理人員進行計算機與網(wǎng)絡技術的培訓，又要提高他們的檔案管理業(yè)務，通過提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，滿足于現(xiàn)代社會電子檔案管理的需求。因此，要通過多個渠道加強對管理人員的培訓力度，影響管理人員樹立安全隱患意識，為后期適應檔案管理信息化工作打好基礎7，同時還可以通過薪酬、福利等優(yōu)惠政策引進高素質(zhì)人才，最終提高中專學校電子檔案管理的水平。

互聯(lián)網(wǎng)信息技術快速發(fā)展的環(huán)境下，中專學校檔案信息化已然成為了檔案管理過程中重要的一部分，通過電子檔案的引入，可以有效的對檔案資料進行詳細的記錄與備份，并滿足于后期的準確、快速的查詢與復制。因此，在中專學校檔案管理過程中，要加強對電子檔案的重視，并通過對計算機、網(wǎng)絡技術的管理與維護，以及對管理人員的培養(yǎng)，促進中專學校電子檔案管理的規(guī)范化與安全性，有效的保障中專學校電子檔案不外泄、不被盜取，最終提高中專學校電子檔案管理水平。

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（作者單位：江蘇省連云港中等專業(yè)學校）