關(guān)于公務(wù)員人事檔案管理中的知情權(quán)保障研討

單永新 張文

摘 要：知情權(quán)可謂是所有公民所享有的最為基礎(chǔ)的權(quán)利，同時(shí)也是有效實(shí)現(xiàn)公民其它權(quán)利的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，在《政府信息公開規(guī)定》等一系列相關(guān)法律制度體系出臺(tái)之后，民眾對(duì)于政府信息知情權(quán)也形成了全新的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也激發(fā)了自己的信息知情權(quán)需求。身為國(guó)家公務(wù)人員，其不僅是公民，同時(shí)也是社會(huì)管理人員，扮演著制定國(guó)家政策的重要角色，所以有效保障公務(wù)員人事檔案知情權(quán)也是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)，也是認(rèn)識(shí)選拔以及干部任用的重要依據(jù)，所以本文也就公務(wù)員人事檔案管理中的知情權(quán)保障進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：公務(wù)員;人事檔案管理;知情權(quán);保障

一、引言

國(guó)家公務(wù)員也是國(guó)家公民重要構(gòu)成，而知情權(quán)是其享有的基礎(chǔ)權(quán)利，在各項(xiàng)政策出臺(tái)之后，我國(guó)民眾對(duì)于知情權(quán)也形成了一定的了解，尤其是公務(wù)員人事檔案管理期間知情權(quán)保障工作更是深受關(guān)注。社會(huì)公務(wù)員是國(guó)家選拔人才、任用干部、執(zhí)行國(guó)家政策以及有效履行國(guó)家義務(wù)的重要構(gòu)成，其自身人事檔案管理情況會(huì)直接影響著公務(wù)員自身的利益以及相關(guān)單位與政府對(duì)于公務(wù)員的客觀評(píng)價(jià)，在整個(gè)公務(wù)員人事檔案管理期間均需要得到重視。公務(wù)員具有人事檔案知情權(quán)，這也是有效保障干部選拔與選用等一系列工作有序展開的關(guān)鍵，為了能夠更好地落實(shí)這一項(xiàng)工作，筆者也對(duì)其進(jìn)行了如下分析：

二、公務(wù)員人事檔案知情權(quán)缺失而引發(fā)的問(wèn)題

公務(wù)員人事檔案知情權(quán)若無(wú)法得到保障自然會(huì)引發(fā)一系列的問(wèn)題，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.公務(wù)員合法權(quán)益無(wú)法得到保障

公務(wù)員人事檔案是有效考查與評(píng)價(jià)公務(wù)員的重要依據(jù)，與其自身利益可謂是緊密相關(guān)，若無(wú)法有效保障公務(wù)員合法權(quán)益則會(huì)直接促使當(dāng)事人無(wú)法清楚的把握自身檔案實(shí)際管理情況，更甚至還會(huì)出現(xiàn)人事檔案延遲轉(zhuǎn)移等一系列情況，而當(dāng)事人一旦無(wú)法及時(shí)對(duì)其進(jìn)行確認(rèn)的話，自然會(huì)對(duì)公務(wù)員合法權(quán)益造成較為顯著的影響。

2.會(huì)影響檔案真實(shí)性與完整性

真實(shí)性與完整性可謂是公務(wù)員人事檔案知情權(quán)的前提，假設(shè)無(wú)法真正有效提取人事檔案信息，公務(wù)員自然也就無(wú)法對(duì)人事檔案實(shí)際情況形成全面且清楚的把握，這個(gè)時(shí)候公務(wù)員人事檔案知情權(quán)自然也會(huì)受到影響、人事檔案涉及內(nèi)容較多、涉及范圍也較為廣泛，而且不同公務(wù)員其檔案材料產(chǎn)生時(shí)間上也存在差異性，所以，在對(duì)公務(wù)員人事檔案資料信息進(jìn)行整理的時(shí)候，也很容易會(huì)出現(xiàn)信息紕漏等一系列情況。由此可見，公務(wù)員人事檔案知情權(quán)若無(wú)法得到保障，是無(wú)法及時(shí)有效糾正人事檔案管理期間存在的信息問(wèn)題，同時(shí)也會(huì)大大降低人事檔案管理人員工作能力，無(wú)法及時(shí)有效更新檔案信息，最終影響檔案完整性與真實(shí)性。

3.會(huì)影響人事檔案利用率

公務(wù)員人事檔案知情權(quán)若無(wú)法得到有效保障的話，人事檔案信息利用率也會(huì)因此而受到影響，人事檔案知情權(quán)的缺失就直接代表著檔案相對(duì)于人無(wú)法充分有效利用檔案信息內(nèi)容，這個(gè)時(shí)候人事檔案管理工作價(jià)值就無(wú)法得到有效發(fā)揮，完全無(wú)法保障檔案信息利用率，從而引發(fā)人事檔案利用需求單調(diào)化，直接制約了人事檔案管理工作的發(fā)展。

三、公務(wù)員人事檔案知情權(quán)保障內(nèi)容

準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)公務(wù)員人事檔案知情權(quán)主要保障內(nèi)容對(duì)于這一項(xiàng)工作的順利開展可謂是意義非常，所以本文也就公務(wù)員人事檔案知情權(quán)保障內(nèi)容進(jìn)行了如下分析：

1.知悉權(quán)

公務(wù)員本人可以按照相關(guān)法律體系來(lái)對(duì)自身檔案信息內(nèi)容進(jìn)行有效利用與管理，而人事檔案管理部門則主要是負(fù)責(zé)涉及自身利益檔案相關(guān)的信息以及材料管理，同時(shí)還具有知曉具體內(nèi)容的權(quán)利。

2.更正權(quán)

在人事檔案管理與利用期間，一旦發(fā)現(xiàn)人事檔案材料在管理期間出現(xiàn)較大紕漏和錯(cuò)誤的話，就可以結(jié)合實(shí)際提供證明材料相關(guān)的說(shuō)明，也可以借助于相關(guān)管理部門，對(duì)于存在的紕漏問(wèn)題及時(shí)就進(jìn)行更正與處理，同時(shí)在更正之后及時(shí)進(jìn)行檢查與審核。

3.申請(qǐng)權(quán)

這一權(quán)利會(huì)涉及到行政復(fù)議問(wèn)題，申請(qǐng)人員需要借助于相關(guān)書面材料來(lái)進(jìn)行說(shuō)明，也可以及時(shí)提出對(duì)人事檔案材料進(jìn)行申請(qǐng)與提取等要求，而且一定要符合相關(guān)機(jī)關(guān)單位所規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)以及費(fèi)用等要求，嚴(yán)格按照相關(guān)申請(qǐng)流程來(lái)進(jìn)行完善。

4.獲得賠償與幫助權(quán)

公務(wù)員在發(fā)現(xiàn)個(gè)人人事檔案相關(guān)隱私亦或者是其它合法權(quán)益受到損害的時(shí)候，可以直接借助于法律依據(jù)來(lái)提出合法的賠償，以此來(lái)解決自己受到的損害;其次，行政機(jī)關(guān)單位還需要按照行政職權(quán)、辦事流程等來(lái)為申請(qǐng)人提供較為便捷的服務(wù)與幫助。

四、公務(wù)員人事檔案管理中知情權(quán)保障措施

公務(wù)員人事檔案管理期間知情權(quán)保障可謂是意義非常，而要想做好這一項(xiàng)工作，筆者認(rèn)為可以從以下幾點(diǎn)著手：

1.及時(shí)更新公務(wù)員人事檔案管理理念

自改革開放之后，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相較于之前也得到了明顯的發(fā)展，而且也初步開始構(gòu)建出來(lái)，形成了較為平開且平等的市場(chǎng)秩序，整個(gè)社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)可謂是十分的激烈，市場(chǎng)人才流動(dòng)也因此而變得越發(fā)的頻繁。在這種環(huán)境下，之前的管理型、權(quán)力型政府自然很難為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供良好的服務(wù)，而要想進(jìn)一步有效推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，國(guó)家相關(guān)部門在這一過(guò)程中可以積極改革政治體制，樹立起綜合服務(wù)行政理念、積極構(gòu)建出服務(wù)型政府，按照為人民服務(wù)這一宗旨來(lái)實(shí)施行政審批程序的有效簡(jiǎn)化，同時(shí)有效縮短行政審批時(shí)限，更好地推進(jìn)行政服務(wù)工作。在這一過(guò)程中，可以按照透明行政所提出的要求，來(lái)制定出相應(yīng)的行政職權(quán)目錄并且對(duì)其進(jìn)行公開，這樣才能有效保障權(quán)利使用公開與透明度。除此之外，還需要在發(fā)展過(guò)程中積極貫徹落實(shí)民主行政理念，及時(shí)完善人民代表大會(huì)與聽證制度，這樣才能更好地保證公眾能夠參與到社會(huì)事務(wù)管理工作之中，從而有效提高群眾權(quán)利與法治認(rèn)識(shí)，讓其能夠自主的參與到民主政治建設(shè)活動(dòng)之中，更加主動(dòng)自覺的維護(hù)自身權(quán)利、了解政務(wù)相關(guān)信息。總之，全新的人事檔案管理理念能夠更好地發(fā)揮出公務(wù)員人事檔案存在價(jià)值，為人事檔案知情權(quán)提供強(qiáng)有力的保障。

2.構(gòu)建并完善配套制度

在社會(huì)與國(guó)家不斷發(fā)展過(guò)程中，我國(guó)文化體制、政治經(jīng)濟(jì)相較于之前而言都發(fā)生了較為顯著的變化，可是，人事檔案之中的部分條款卻一直沿用至今，但是這些規(guī)定是在之前特定社會(huì)時(shí)期背景下制定出來(lái)的，是與當(dāng)時(shí)社會(huì)情況相符以管理職能為主的條款，而且信息開放程度較多，過(guò)分注重人事檔案保密性?？墒?，在現(xiàn)如今這個(gè)政治體制與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境下，之前的這些條款明顯不符合發(fā)展需求，所以要想真正保障公務(wù)員人事檔案知情權(quán)，還需要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修訂與刪除，此外，還需要在法律相關(guān)體系之中添加一下條款，對(duì)人事檔案知情權(quán)進(jìn)行明確，而且，還需要對(duì)人事檔案知情權(quán)內(nèi)容范圍進(jìn)行明確，這樣就能更好地幫助管理人員對(duì)檔案材料以及使用情況形成良好的了解，同時(shí)將其作為檔案公開范圍。需要注意，假設(shè)談話內(nèi)容亦或者是與他人隱私相關(guān)的材料內(nèi)容一定要做好保密工作，不能被他人所查閱;若用人單位亦或者是除本人之外的人員在有需要的情況下需要查閱他人檔案信息，則需要嚴(yán)格按照相關(guān)程序與規(guī)定來(lái)提出申請(qǐng)，而且是在允許查閱的范圍中對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，這樣才能有效保障公務(wù)員人事檔案知情權(quán)，同時(shí)有效實(shí)現(xiàn)公務(wù)員隱私權(quán)、保密權(quán)與知情權(quán)相互之間的平衡。除此之外，在發(fā)展期間還需要科學(xué)制定出知情權(quán)相關(guān)程序，在這一過(guò)程中積極借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行完善。首先，可以對(duì)現(xiàn)如今已經(jīng)開放的人事檔案進(jìn)行查閱，假設(shè)公務(wù)員需要查閱的人事檔案信息是自己的檔案，對(duì)于一些非限制性的內(nèi)容，只需要讓其出示身份證即可讓其查詢;假設(shè)公務(wù)員是要查看他人檔案信息，則需要提交查看申請(qǐng)，并且提供查閱檔案本人所簽發(fā)的授權(quán)書、填寫好申請(qǐng)表格、明確可以查閱的范圍以及使用的目的，這樣就能更好地提高查閱服務(wù)質(zhì)量。

3.進(jìn)一步深化體制改革

美國(guó)人事檔案管理過(guò)程中大多需要確保檔案管理模式的集約化，因?yàn)閷?shí)踐調(diào)查結(jié)果顯示，這一種管理模式能夠進(jìn)一步提高整個(gè)工作效率。在現(xiàn)如今這個(gè)管理體制背景之下，人事檔案管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)多頭管理等一系列現(xiàn)象，而且管理資源十分分散、管理效率十分低下，而且人事檔案管理人員其自身管理專業(yè)性明顯不足，直接影響了人事檔案管理工作的有序開展。為此，在公務(wù)員人事檔案管理期間，要想真正有效保障公務(wù)員知情權(quán)，一定要對(duì)現(xiàn)有的行政管理部門資源進(jìn)行全面整合，積極構(gòu)建出國(guó)級(jí)、省級(jí)與市級(jí)人事檔案管理中心，從而有效突破原有的分散性管理模式所帶來(lái)的約束性。在完成信息檔案資源整合之后，人事檔案中心任務(wù)就是對(duì)本級(jí)行政機(jī)關(guān)與企業(yè)事業(yè)單位在職與非在職公務(wù)員的人事檔案進(jìn)行保管，按照相關(guān)規(guī)定來(lái)有效落實(shí)人事檔案管理與利用，積極借助于檔案行政管理部門來(lái)進(jìn)一步深化檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)，這樣才能真正有效保障公務(wù)員人事檔案知情權(quán)。

4.借助科技手段保障知情權(quán)

在步入新世紀(jì)之后，建立干部人事檔案的最終目的就是借助于完好的保存檔案來(lái)進(jìn)一步提升檔案使用效率，將制度與科技手段有效聯(lián)合在一起，構(gòu)建出相應(yīng)的人事檔案信息平臺(tái)，以此來(lái)有效保障知情權(quán)。首先，積極圍繞著人事檔案配套制度體系來(lái)構(gòu)建出人事檔案管理信息化平臺(tái)，如檔案收集歸檔管理、利用轉(zhuǎn)遞、人事檔案保管與保護(hù)等制度規(guī)定，而各級(jí)政府相關(guān)部門則可以在這一過(guò)程中，嚴(yán)格按照人事檔案收集管理規(guī)定，作為終端用戶分別接入各級(jí)人事檔案中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，借助于信息化設(shè)備來(lái)將紙質(zhì)人事文檔材料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化、信息化信息之后，即可將其直接存儲(chǔ)到人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，管理維護(hù)自己部門人員的人事檔案，從而真正實(shí)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容及時(shí)錄入與更新。人事檔案中心對(duì)于各個(gè)部門審核之后的人事檔案材料，還可以借助于現(xiàn)代加密技術(shù)來(lái)進(jìn)行處理，這能有效避免出現(xiàn)篡改等情況，在加密處理之后，則可以按照檔案保管規(guī)定來(lái)借助于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)亦或者是異地?cái)?shù)據(jù)備份等技術(shù)來(lái)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)檔案電子文檔保護(hù)，這樣就能真正有效降低人事檔案丟失、損壞等情況的發(fā)生，有效為知情權(quán)保障工作奠定良好基礎(chǔ)。

其次，則可以按照人事檔案利用的相關(guān)規(guī)定來(lái)及時(shí)開發(fā)信息系統(tǒng)人事檔案利用功能。在這一過(guò)程中，對(duì)于提出人事檔案查詢申請(qǐng)要求，檔案行政主管部門可以及時(shí)將初審意見、查詢范圍等一系列內(nèi)容，直接登錄在信息化系統(tǒng)之中，人事檔案中心則可以按照審核意見來(lái)進(jìn)行審核，在信息系統(tǒng)之中授權(quán)申請(qǐng)人查詢?cè)试S訪問(wèn)范圍內(nèi)的人事檔案內(nèi)容。而對(duì)于提出人事檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)的，則可以交由相關(guān)檔案行政主管部門進(jìn)行審核，在審核完成之后，人事檔案中心則可以按照相關(guān)規(guī)定授權(quán)的部門人員直接在信息化系統(tǒng)之中提取即可。而對(duì)于不同區(qū)域之間的轉(zhuǎn)遞，如縣級(jí)與市級(jí)、不同縣級(jí)之間的轉(zhuǎn)遞工作，則可以在各級(jí)人事檔案中心指導(dǎo)之下借助于業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理，以此來(lái)真正有效實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)與系統(tǒng)之中進(jìn)行，有效避免出現(xiàn)檔案丟失或者是遺漏等情況的發(fā)生，進(jìn)一步提升檔案安全性，讓整個(gè)檔案工作效率得以有效提升。按照人事檔案保密、隱私等一系列規(guī)定與要求，申請(qǐng)人員通常只能查詢本人人事檔案實(shí)際情況，對(duì)于明確為限制性開放內(nèi)容的人事檔案，則可以借助于信息化系統(tǒng)中的內(nèi)容權(quán)限管理功能來(lái)直接限制其他用戶訪問(wèn)，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容分級(jí)管理。

最后，還需要及時(shí)增強(qiáng)制度執(zhí)行剛性。在查詢利用人事檔案相對(duì)人在系統(tǒng)之中提出知情權(quán)申請(qǐng)之后，對(duì)于符合規(guī)定條件的申請(qǐng)，信息系統(tǒng)在這一過(guò)程中即可按照規(guī)定來(lái)督促辦理人員直接在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行辦理。而且還可以借助于系統(tǒng)查詢、更新人事檔案的內(nèi)容的種種行為形成良好把握，以此來(lái)準(zhǔn)確了解人事檔案利用情況，若發(fā)現(xiàn)有存在違反規(guī)定的人事檔案操作，則可以按照規(guī)定來(lái)對(duì)其進(jìn)行問(wèn)責(zé)，從而有效提高制度執(zhí)行力。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，有效保障公務(wù)員人事檔案知情權(quán)對(duì)于有效提高我國(guó)檔案管理工作質(zhì)量、促進(jìn)我國(guó)檔案行政管理體制得以有效改革可謂是意義非常，為此，相關(guān)部門一定要提高對(duì)這一項(xiàng)工作的重視程度，借助于制度建設(shè)、提高認(rèn)識(shí)、技術(shù)創(chuàng)新使用等一系列手段來(lái)有效保障公務(wù)員人事檔案知情權(quán)，這樣就能切實(shí)維護(hù)其合法權(quán)益。

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（作者單位：1.牡丹江市考試中心;2.東北農(nóng)業(yè)大學(xué)）