檔案管理利用數(shù)字化平臺(tái)的應(yīng)用分析

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，推動(dòng)了信息化的進(jìn)程，檔案信息的建設(shè)發(fā)展已成為不可避免的一種趨勢(shì)。為了滿足當(dāng)下檔案管理發(fā)展需要，將應(yīng)用數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行檔案管理。本文基于信息數(shù)字化的大背景下，全面系統(tǒng)的分析了檔案管理應(yīng)用數(shù)字化平臺(tái)的特點(diǎn)。探究了檔案在數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)用過(guò)程中存在的不足現(xiàn)象，并提出了相對(duì)的提升檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化平臺(tái);應(yīng)用

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展深入，信息化管理已深入到各行各業(yè)當(dāng)中，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿足于社會(huì)發(fā)展的需要。在此種狀況下，為了有效提升檔案管理水平，滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案管理的發(fā)展需要，勢(shì)必將利用數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行檔案管理。數(shù)字化檔案管理可以有效實(shí)現(xiàn)資源共享，且檔案管理儲(chǔ)存空間大，效率高。在數(shù)字化平臺(tái)中檔案管理可以進(jìn)行信息分類，搜索，便于管理人員查看，在一定程度上減少了工作量，提升了辦公效率，檔案管理應(yīng)用數(shù)字化平臺(tái)可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足之處，且更加便捷高效。

1.檔案管理應(yīng)用數(shù)字化平臺(tái)的概述

隨著信息化不斷深入到各行各業(yè)當(dāng)中，為了有效提高檔案管理的效率，故此將數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中。檔案管理數(shù)字化是將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、儲(chǔ)存技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等全方位結(jié)合，使得檔案管理以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存，構(gòu)建了海量信息的檔案管理平臺(tái)。以便于工作人員在搜尋檔案資料時(shí)，可以高效快速的找到相關(guān)資料，從而提升了檔案管理的效率，且檔案管理數(shù)字化平臺(tái)可以高效實(shí)現(xiàn)資源共享。而傳統(tǒng)模式下的檔案管理通常采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理保存，無(wú)法保障檔案資源的完整性，且隨著自然環(huán)境的演變，紙張字跡會(huì)老化，如有蟲(chóng)蛀、火災(zāi)等情況，則無(wú)法保障檔案資源的完整性。而檔案管理在數(shù)字化平臺(tái)可以大量存儲(chǔ)檔案信息，減少了檔案管理成本，且永久性保存，有效保障了檔案的安全性與完整性。

2.數(shù)字化平臺(tái)中檔案管理的特征

2.1提升了檔案管理的效率

在數(shù)字化平臺(tái)檔案管理中，檔案文獻(xiàn)資料通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備、多媒體技術(shù)等，可以有效將檔案信息完整的保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，在日常檔案管理處理工作時(shí)，可以通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)高效完成信息的搜集、資料移交、檔案整理等。在查閱某一檔案資料時(shí)，工作人員可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行搜索，盡可以用最短的時(shí)間找到自己需要的檔案資料，極大的提升了檔案管理效率。

2.2檔案管理的服務(wù)社會(huì)化

檔案管理應(yīng)用數(shù)字化平臺(tái)有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)管理的不足之處，有效的將檔案管理資源合理配置，實(shí)現(xiàn)了信息資源共享。在現(xiàn)實(shí)工作生活中，用戶可以通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)，快速查詢自己所需要的檔案資料是否存在，在紙質(zhì)版資料不在的時(shí)候，可以在數(shù)字化平臺(tái)中找尋網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行下載。數(shù)字化的檔案管理提升了服務(wù)社會(huì)的水平，更加便于檔案資料信息的傳播[1]。

3.數(shù)字化平臺(tái)中檔案管理存在的挑戰(zhàn)

3.1數(shù)據(jù)處理在檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)

由于各類檔案資源的信息量過(guò)大，導(dǎo)致在檔案管理過(guò)程中，大多工作人員處理數(shù)據(jù)信息時(shí)無(wú)法科學(xué)、合理的利用數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行管理，因此在檔案管理過(guò)程中無(wú)法高效利用數(shù)字化平臺(tái)管理。而由于檔案資源信息繁多，需要保存錄入的資料數(shù)目不斷增加，而采用人工錄入的方式，使得檔案管理工作量也增多。而部分工作人員在文檔資源錄入時(shí)，容易出差錯(cuò)，有的字寫(xiě)的難以分辨，有的目錄歸類錯(cuò)誤，則檔案管理過(guò)程中很難搜索到需要的相關(guān)檔案。從而造成檔案資源數(shù)據(jù)不符的情況[2]。

3.2檔案信息的安全性面臨挑戰(zhàn)

隨著信息化的發(fā)展深入，檔案的存儲(chǔ)由原來(lái)的的紙質(zhì)形式變?yōu)殡娮有问降拇鎯?chǔ)，盡管可以有效提升檔案管理的完整性，且便于大眾翻閱。但是由于檔案信息是以電子的形式保存在計(jì)算機(jī)虛擬的資料庫(kù)中，一旦電腦中毒或者有黑客進(jìn)攻，那么將無(wú)法保證檔案信息的安全性及完整性。而面對(duì)部分追求利益的人群，惡意盜取電子檔案的信息，進(jìn)行販賣(mài)，則會(huì)嚴(yán)重影響威脅檔案資料的保密性，且在社會(huì)中產(chǎn)生惡劣的影響[3]。

4.檔案管理于數(shù)字化平臺(tái)中存在的問(wèn)題

4.1資料搜索存在差異

由于在檔案信息資源涉及的范圍廣、內(nèi)容多、信息量大等特點(diǎn)，而檔案資源大都是有人工進(jìn)行整理分類錄入的，在檔案資源中，無(wú)法避免一些專業(yè)知識(shí)性較強(qiáng)的資料在分類過(guò)程中整理不當(dāng)，因此錄入信息不符，從而造成讀者在翻閱數(shù)據(jù)庫(kù)資料搜索過(guò)程中，查詢到的資料與自己想要的資料信息不符合的現(xiàn)象[4]。

4.2檔案管理缺少服務(wù)理念

一直以來(lái)，檔案管理工作主要都是以咨詢服務(wù)為主，都是自主詢問(wèn)后，檔案管理工作人員才提供相關(guān)服務(wù)，然而由于資料的信息繁多，一些資料甚少被人們知道，查詢?nèi)瞬蛔稍?，管理人員就將之束之高閣了。在一定程度上阻礙了資源的開(kāi)發(fā)利用。檔案管理人員缺少對(duì)檔案的實(shí)際應(yīng)用效果的分析，以及檔案資料信息在數(shù)字化平臺(tái)服務(wù)的理念[5]。

4.3檔案管理受限于數(shù)字化模式

在數(shù)字化平臺(tái)管理過(guò)程中，檔案管理主要是以計(jì)算機(jī)設(shè)備為載體，并對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，然后進(jìn)行分類，儲(chǔ)存，然而有些檔案資料無(wú)法通過(guò)計(jì)算機(jī)展現(xiàn)出來(lái)，因此在數(shù)字化平臺(tái)中檔案資料無(wú)法完整性的保存，從而導(dǎo)致在查詢相關(guān)信息時(shí)也缺乏資料完整性。

5.有效提升檔案管理在數(shù)字化平臺(tái)的管理策略

5.1構(gòu)建準(zhǔn)確完善的檔案管理數(shù)字平臺(tái)

由于當(dāng)前數(shù)字化平臺(tái)中，檔案管理常出現(xiàn)信息不齊全、系統(tǒng)性不足等問(wèn)題，因此在檔案管理過(guò)程中，工作人員不應(yīng)該只是注重資料的數(shù)量多，更應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)靈活應(yīng)變。為了有效保證檔案管理的準(zhǔn)確性與完整性，因此應(yīng)注重原始數(shù)據(jù)錄入的精準(zhǔn)度，在檔案整理過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要保持正確的工作態(tài)度，嚴(yán)格對(duì)資料進(jìn)行審查，全面系統(tǒng)

性的進(jìn)行相關(guān)分析，確保錄入的信息準(zhǔn)確無(wú)誤。且可以利用計(jì)算機(jī)的識(shí)別功能，將需要錄入的檔案進(jìn)行掃描，從而有效保障錄入文獻(xiàn)信息的準(zhǔn)確性。并在檔案信息被核實(shí)無(wú)誤后，才可將信息進(jìn)行錄入，并將檔案信息進(jìn)行細(xì)分命名，標(biāo)注上檔案信息錄入的時(shí)間，使得檔案管理更加有跡可循，以便于檔案管理工作的開(kāi)展[6]。

5.2轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)理念

長(zhǎng)此以來(lái)，檔案管理過(guò)程中都側(cè)重于按工作的需要來(lái)進(jìn)行處理檔案，然而這樣的服務(wù)模式下，容易造成已有的服務(wù)模式不需要，而需要的服務(wù)模式不存在，從而無(wú)法準(zhǔn)確有效的展開(kāi)服務(wù)。因此為了全面提升大家的文化素養(yǎng)，促進(jìn)科學(xué)文化以及信息資訊的有效傳播，吸引廣大的群眾基礎(chǔ)。各級(jí)檔案館應(yīng)有意識(shí)的宣傳主流文化，定位展閱服務(wù)主旨，根據(jù)時(shí)代發(fā)展潮流，豐富館藏文獻(xiàn)資料，及時(shí)發(fā)掘征集當(dāng)前新時(shí)代理念下倡導(dǎo)的資料檔案，明確開(kāi)展的展閱主題，拓展館藏檔案展閱服務(wù)功能，關(guān)注社會(huì)發(fā)展理念，注重產(chǎn)生的社會(huì)影響力，豐富廣大群眾的精神文化[7]。

5.3注重檔案管理人才培養(yǎng)

在信息化高度發(fā)展的環(huán)境下，為了切實(shí)有效的貼合當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展，檔案管理需要注重培養(yǎng)高端人才進(jìn)項(xiàng)管理工作，創(chuàng)新檔案管理措施，使得檔案管理工作人員的意識(shí)符合當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需求。為了有效保障檔案管理工作的效率提高，應(yīng)注重高度專業(yè)、管理能力過(guò)硬的人才引進(jìn)，并采取和高校共同打造培養(yǎng)管理專業(yè)人才的方法。以便于高校直接向社會(huì)輸出專業(yè)對(duì)口、技術(shù)有保障的相關(guān)檔案管理人才，同時(shí)注重引進(jìn)國(guó)外經(jīng)驗(yàn)檔案管理豐富的人才，并通過(guò)定期培訓(xùn)的方式有效提升檔案管理人員的工作效率[8]。

結(jié)語(yǔ)：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展深入，信息化管理已深入到各行各業(yè)當(dāng)中，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿足于社會(huì)發(fā)展的需要。為了滿足當(dāng)下檔案管理發(fā)展需要，將應(yīng)用數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行檔案管理。以便于工作人員在搜尋資料時(shí)，可以高效快速的找到相關(guān)資料，從而提升了檔案管理的效率，且檔案管理數(shù)字化平臺(tái)可以高效實(shí)現(xiàn)資源共享。本文全面系統(tǒng)的分析了檔案管理中面臨的挑戰(zhàn)，以及檔案管理于數(shù)字化平臺(tái)中存在的問(wèn)題并通過(guò)提出構(gòu)建準(zhǔn)確完善的檔案管理數(shù)字平臺(tái)，轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)理念以及注重檔案管理人才培養(yǎng)等策略，有效保障了檔案的安全性與完整性，提升了在數(shù)字化平臺(tái)中檔案管理效率。

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作者簡(jiǎn)介：

王萍（1970—），女，漢族，山東樂(lè)陵人，大專，館員，研究方向：檔案管理。