醫(yī)院檔案管理中現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用分析

張珺 張志英 范文超

摘 要：在檔案管理工作中運(yùn)用信息技術(shù)能夠顯著提高檔案管理的規(guī)范性、有效性，減少物力人力的投入，提高管理效率，給傳統(tǒng)檔案管理帶來了新變化和新契機(jī)。目前我國醫(yī)學(xué)檔案管理信息化建設(shè)還不夠完善、信息化管理意識不足、管理過程存在諸多問題，針對這些不足本文詳細(xì)論述了信息技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的重要價值，并且提出了關(guān)于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)和管理的具體應(yīng)用措施

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);管理

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展離不開先進(jìn)的醫(yī)學(xué)手段、醫(yī)療設(shè)備以及醫(yī)療管理服務(wù)的支持，科學(xué)規(guī)范的醫(yī)療管理服務(wù)是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)能夠持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展的必要條件之一。醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)療管理服務(wù)中的重要組成部分，其內(nèi)容涉及科研記錄、人事信息等多個方面。數(shù)據(jù)復(fù)雜程度高，對信息安全性具有更高的要求，這些特點增加了醫(yī)學(xué)檔案管理工作的難度，加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)在院檔案管理工作中的應(yīng)用，是目前提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案管理精細(xì)化和規(guī)范化的主要手段。

1 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的必要性

《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確指出，在未來很長的一段時間內(nèi)，檔案信息化建設(shè)將會成為我國檔案事業(yè)建設(shè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點。目前傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法提供有效便捷的管理服務(wù)且不能有效利用現(xiàn)存的檔案信息，對于數(shù)據(jù)繁雜、對信息安全性要求極高的醫(yī)療檔案管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯得更加力不足心。只有依托計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)平臺，對傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理、將檔案進(jìn)行歸納分類，才能夠確保檔案文檔的真實性和完整性，方便日后的檢索和查閱，提高檔案信息利用率，并且通過在系統(tǒng)中設(shè)置查閱、調(diào)取權(quán)限，最大程度的保證文檔信息的安全性，能夠有效避免信息泄露等問題。

2 檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容

目前信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作管理中的必要手段和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，多媒體數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、單位文檔一體化和自動化管理水平是制約檔案管理工作規(guī)范化的重要因素。檔案信息化建設(shè)既是順應(yīng)時代發(fā)展、國家規(guī)劃的必然趨勢，也是檔案工作規(guī)范化管理的必然要求，檔案信息化建設(shè)一般包括以下幾個方面：

1）建設(shè)數(shù)字檔案資源。檔案信息化建設(shè)的重要部分是數(shù)字檔案資源建設(shè)，信息資源的建設(shè)主要包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文檔接收和分類以及重要數(shù)字信息的采集這三部分。目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是數(shù)字檔案資源建設(shè)的前提，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，要以“利用優(yōu)先、分布實施”為原則，建立過程要嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。電子文檔接收和數(shù)字信息采集是檔案資源建設(shè)的主要數(shù)據(jù)來源，采用相機(jī)拍攝和設(shè)備掃描的方式把傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔、音頻文件轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代數(shù)字信息文本。通過醫(yī)療檔案信息化，將醫(yī)學(xué)案例、人事信息、醫(yī)療事件進(jìn)行數(shù)字化記錄，對檔案工作實行規(guī)范化管理，不僅能夠為以后的工作提供案例參考，而且能夠優(yōu)化監(jiān)督服務(wù)、提高醫(yī)院的運(yùn)營水平[1]。

2）軟硬件設(shè)施建設(shè)。軟件和硬件設(shè)備的支持是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，其中硬件設(shè)施主要包括計算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施以及存儲設(shè)備等，提高硬件設(shè)施為信息化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。而要真正提高檔案信息化建設(shè)水平和管理效率，除了硬件設(shè)施的支持，更要充分利用多媒體、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

3）管理體系建設(shè)。管理體系建設(shè)主要包括信息化法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化規(guī)劃、管理人才隊伍和安全體系等方面的建設(shè)，全方位的管理體系建設(shè)是信息化建設(shè)能夠順利進(jìn)行的有力支撐。首先需要按照單位實際情況制定規(guī)范合理的檔案管理辦法，只有建立規(guī)范的管理制度才能使得管理過程中的各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依，保證信息化建設(shè)能夠得到切實落實;其次要配備專職檔案管理員，由于目前很多醫(yī)院的檔案管理人員尚不具備高水平的計算機(jī)操作能力和檔案管理法律法規(guī)意識，因此對工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和管理水平，建設(shè)一支高水平的檔案管理隊伍，是管理體系建設(shè)中急需解決的問題。

3 檔案信息化建設(shè)和管理的具體措施

1）加強(qiáng)信息化建設(shè)意識。信息技術(shù)不斷發(fā)展，已經(jīng)逐步滲透到社會中的各個領(lǐng)域。信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理中的核心理念，在檔案工作管理規(guī)范化過程中很多數(shù)據(jù)也與信息化緊密相關(guān)[2]。通過現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，建設(shè)信息資源體系和信息服務(wù)體系，充分開發(fā)、利用檔案信息資源，加強(qiáng)對檔案信息的數(shù)字化處理和整合，能夠有效促進(jìn)檔案工作的開展。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，需要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)的宣傳工作，不管是檔案行政部門管理人員，還是檔案工作者都要提高檔案信息化意識，樹立以信息技術(shù)促進(jìn)管理轉(zhuǎn)型、管理規(guī)范的工作理念，加強(qiáng)其工作責(zé)任感。從具體來看，單位需要將檔案信息化建設(shè)工作列為重點工作建設(shè)項目，并且結(jié)合單位實際情況擬定合適的規(guī)劃目標(biāo)，具有計劃和針對性的開展檔案信息化建設(shè)工作。

2）建立規(guī)范的管理體系。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息化建設(shè)及管理過程是提高檔案管理效率以及檔案信息利用率、防止信息泄露的關(guān)鍵。在信息化建設(shè)過程中，首先要明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)格式、分類和著錄標(biāo)準(zhǔn);在進(jìn)行紙質(zhì)文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)化時，對于操作流程、注意事項、驗收標(biāo)準(zhǔn)要做出明確規(guī)定，以最大程度保證原檔案信息的完整性;在錄入新檔案信息時，要嚴(yán)格按照操作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，設(shè)置規(guī)范的檢測制度，確保錄入信息的真實性。在完成文檔一體化信息管理體系建設(shè)后，要建立保證電子文檔真實、有效、準(zhǔn)確的工作機(jī)制，完善的管理制度、規(guī)范的管理流程和明確的職責(zé)范圍，以提高管理效率、降低信息泄露風(fēng)險[3]。

3）加大軟硬件設(shè)備的資金投入。只有過硬的軟件和硬件設(shè)施的支持才能保證檔案信息化建設(shè)工作能夠順利實施，在完善檔案信息化建設(shè)和管理的過程中，需要充足的資金保障，加大資金投入、引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備，建設(shè)完善的局域網(wǎng)，為開展信息化工作提供堅實的設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)支持。此外，還需要加大其他檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立專門的檔案管理辦公室和檔案庫房。檔案信息化建設(shè)是一項高投入事業(yè)，尤其在建設(shè)初期不僅需要人力的大量投入，而且需要充足的經(jīng)費支持，只有經(jīng)費得到保障，信息化建設(shè)才能有條不紊的順利進(jìn)行。

4）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。在檔案信息化建設(shè)和管理中，工作人員的業(yè)務(wù)能力是影響檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的直接因素。所以在信息化建設(shè)過程中要以人為本，提升各個崗位工作人員的職業(yè)素養(yǎng)、培養(yǎng)專業(yè)性人才、建設(shè)專業(yè)的工作團(tuán)隊。在實際工作中，對于人才培養(yǎng)需要加強(qiáng)以下幾個方面的工作：首先，對工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力考核，使工作人員能夠及時了解最新檔案管理動態(tài)、學(xué)習(xí)先進(jìn)的操作技術(shù)和管理手段，與時俱進(jìn)快速轉(zhuǎn)變過時的管理觀念，掌握外界新興的職業(yè)技能，樹立良好的服務(wù)意識，從根本上提高整體工作效率[4]。此外要不斷引入專業(yè)人才、在管理過程中設(shè)置規(guī)范的獎懲制度，激發(fā)相關(guān)工作人員的積極性，逐漸建設(shè)一支專業(yè)的管理隊伍。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的不斷滲透，檔案管理工作信息化建設(shè)已經(jīng)勢在必行，但是在信息化建設(shè)過程中也面臨著巨大的困難和挑戰(zhàn)，尤其對于內(nèi)容范圍廣、數(shù)據(jù)安全性高的醫(yī)學(xué)檔案。因此各醫(yī)學(xué)單位要積極探索更加科學(xué)合理的建設(shè)手段、轉(zhuǎn)變管理觀念、加大相關(guān)資金投入，從各個方面入手全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和管理。

參考文獻(xiàn)

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[4]袁玉平.淺析檔案的信息數(shù)字化建設(shè)[J].信息技術(shù)與信息化，2019（01）：125-126.