探究機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

陳星

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸開始被淘汰，機(jī)關(guān)單位應(yīng)該跟隨時代步伐全面實(shí)行線上電子網(wǎng)絡(luò)化管理，一方面可以大大減少工作量，簡化資料查詢和整理的煩瑣步驟;另一方面，通過線上網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的逐漸完善，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體服務(wù)質(zhì)量也能夠得以提高。本文將從對機(jī)關(guān)單位檔案管理電子檔案管理發(fā)展中存在的問題出發(fā)，提出有效實(shí)際的解決策略，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理電子檔案管理模式的發(fā)展提供有效途徑。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案整理錄入作為極其重要且不可或缺的環(huán)節(jié)，同時，管理好具有政治性機(jī)密性的檔案文件是機(jī)關(guān)單位的日常管理的核心要務(wù)[1]。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及速度加快，各個領(lǐng)域都在積極尋求和互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級的途徑，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也應(yīng)該積極導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)加快檔案管理信息化發(fā)展，而電子檔案管理方式將作為機(jī)關(guān)單位高效率辦公從而惠民利民促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要途徑，從根本上提高檔案管理的服務(wù)水平。

1 推行電子檔案管理模式的緊迫性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是面向社會群體具有服務(wù)功能的組織，由于無法調(diào)用市場資源來協(xié)助檔案管理工作的完成，機(jī)關(guān)事業(yè)單位只能通過對檔案管理方式的轉(zhuǎn)型升級，通過信息化管理系統(tǒng)的導(dǎo)入，不斷優(yōu)化面向社會的服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)而推動社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展[2]。

日常工作中，檔案管理過程包括前期的資料信息錄入和后期的信息檢索，我國大多數(shù)事業(yè)單位保留的傳統(tǒng)檔案管理方式通常是耗費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力來完成手工整理錄入信息，不僅效率極其低下，還會存在錯誤、遺漏等工作失誤情況，同時，進(jìn)行檔案整理歸納時，導(dǎo)致檔案資料的丟失和年代久遠(yuǎn)的資料損壞等問題頻發(fā)。就目前的情況來看，通過將紙質(zhì)資料信息資源整合轉(zhuǎn)換為虛擬的線上信息化解決方法成為現(xiàn)如今的當(dāng)務(wù)之急。

2 電子檔案管理具有不可替代的功能

1）檔案數(shù)據(jù)庫的高效檢索功能。近年來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的逐漸嘗試全面實(shí)施電子信息化的電子檔案管理方式進(jìn)行檔案管理，通過建立完備的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將檔案資料的信息一次錄入后，便可以永久保留備份，有效避免了檔案丟失和損壞，在服務(wù)社會時需要進(jìn)行檔案檢索時，工作人員只需要在已經(jīng)錄入歸檔的整個數(shù)據(jù)庫中搜索關(guān)鍵字就可以準(zhǔn)確定位，不僅有效利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的檢索功能，還簡化了工作人員的工作流程。另外，利用高效的電子檔案管理在保證工作量的同時還兼顧了工作服務(wù)質(zhì)量，對尋求幫助的人民群眾給予高效準(zhǔn)確的工作對接。

2）檔案數(shù)據(jù)庫的高效排查功能。檔案錄入歸檔后還需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員對數(shù)據(jù)庫實(shí)時維護(hù)更新，通過電子檔案管理能夠迅速排除錯誤信息，削減大量的原來傳統(tǒng)檔案管理方式中存在的繁雜且枯燥的工作，此外，若面對系統(tǒng)突發(fā)情況及時調(diào)整工作步調(diào)和工作節(jié)奏，向?qū)I(yè)技術(shù)人員尋求幫助可以快速解決問題。

3 檔案管理線上系統(tǒng)化管理方法的發(fā)展問題探究

1）線上網(wǎng)絡(luò)信息化管理規(guī)范制度不完善。我國的機(jī)關(guān)單位事業(yè)單位的電子化管理模式發(fā)展尚有不足，無論是在知識技術(shù)層面還是管理經(jīng)驗(yàn)方面都比較欠缺，目前仍處在不斷探索的發(fā)展初期，知識技術(shù)的不足導(dǎo)致電子檔案管理規(guī)范化制度不健全，無法分配明確的工作任務(wù)給專人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致工作人員逃避責(zé)任、無人擔(dān)責(zé)等問題無法得到改善。

2）相關(guān)工作人員缺乏電子檔案系統(tǒng)操作的工作技能。機(jī)關(guān)事業(yè)單位中的負(fù)責(zé)檔案資料收錄、整理、調(diào)取、查詢的相關(guān)工作人員普遍存在的問題就是熟練掌握傳統(tǒng)的操作方式，無法快速地從傳統(tǒng)的管理模式中轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化的信息管理方式，不具備熟練使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的專業(yè)技能，導(dǎo)致工作中由于不熟練造成工作效率低下的情況無法避免。此外，檔案管理工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要程度，工作態(tài)度不端正且缺乏為民服務(wù)的思想覺悟和愛崗敬業(yè)精神。

3）電子信息系統(tǒng)留有一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要依托紙質(zhì)資料通過檔案管理人員進(jìn)行人工管理和保護(hù)，由于檔案管理工作本身的工作量大工作內(nèi)容繁雜等工作性質(zhì)，人工難免會出現(xiàn)紕漏和疏忽，而排查起來更是需要投入更多的人力資源去完成，導(dǎo)致工作過程中檔案損壞、丟失、無法做到永久性完整性地檔案保存[3]。電子檔案管理系統(tǒng)的導(dǎo)入能夠有效改善上述問題，但需要注意的是依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)必須防范網(wǎng)絡(luò)攻擊所造成的在線業(yè)務(wù)中斷、資料信息竊取、數(shù)據(jù)丟失等經(jīng)濟(jì)損失，必須加強(qiáng)對所建立完善的電子信息系統(tǒng)安全防范意識，積極探討相關(guān)的應(yīng)對措施才能防止重大經(jīng)濟(jì)損失等情況的出現(xiàn)。

4 推動事業(yè)單位檔案資料線上系統(tǒng)管理的策略探討

1）加強(qiáng)相關(guān)從業(yè)人員對檔案資料線上系統(tǒng)管理的重視程度。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員對本職工作重視度不足，由于原本的管理工作規(guī)范化制度不完善，工作責(zé)任不明晰導(dǎo)致無人擔(dān)責(zé);同時，管理工作中大多也都是由于相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員對檔案管理電子信息化的意識不足造成重大經(jīng)濟(jì)損失，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行工作分配和部署時，應(yīng)該保證上下工作步調(diào)協(xié)調(diào)一致，工作重視程度上保持統(tǒng)一，對工作流程規(guī)范化制度不斷修訂，明確規(guī)定電子檔案信息管理的工作流程，將線上系統(tǒng)化管理模式落到工作實(shí)處，實(shí)現(xiàn)完全的傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級。

2）建立完善的機(jī)關(guān)事業(yè)單位線上系統(tǒng)化管理規(guī)范化制度。由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位推行線上系統(tǒng)化管理模式較晚，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位檔案資料管理方法仍然停留在人工管理階段，無法做到完全擺脫傳統(tǒng)管理方法。電子檔案管理規(guī)范化制度還需要不斷深化完善才能夠形成科學(xué)效的規(guī)章制度。首先在工作過程中要加強(qiáng)對信息技術(shù)的運(yùn)用，針對電子檔案管理中所存在的諸多問題，制定完善的檔案管理規(guī)范化制度;其次，也要建立完善相關(guān)的監(jiān)督體制配合管理體制嚴(yán)格落實(shí)，確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子檔案管理工作的順利開展。

3）加強(qiáng)對檔案相關(guān)從業(yè)人員的培養(yǎng)力度。檔案管理人員是傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理的工作實(shí)施主體，工作人員的整體素質(zhì)的好壞也決定了機(jī)關(guān)單位推行檔案管理信息化工作進(jìn)程的快慢，因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位在電子檔案管理工作中，應(yīng)該選拔培訓(xùn)一批具備相應(yīng)工作能力的相關(guān)專業(yè)從業(yè)人員。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要注重對相關(guān)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)能力方面的提升;其次在此基礎(chǔ)上，還需要考核該項(xiàng)工作從業(yè)人員對線上系統(tǒng)化的電子檔案管理的規(guī)范化制度的掌握程度;最后，注重工作人員對工作職責(zé)的明確和工作態(tài)度的端正的培養(yǎng)，保證檔案管理工作的效率。

4）加強(qiáng)電子檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全保障。機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，重點(diǎn)在于信息資源統(tǒng)一管理方式的轉(zhuǎn)變，通過檔案資料信息數(shù)據(jù)庫的建立完善，有利于機(jī)關(guān)單位對檔案資料管理相關(guān)工作的統(tǒng)一部署，通過導(dǎo)入信息化數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息共享、信息采集、信息比對等?；ヂ?lián)網(wǎng)的安全隱患也會讓電子檔案暴露在被竊取、盜用、損壞的危險環(huán)境中，對此機(jī)關(guān)事業(yè)單位一方面要引進(jìn)專門維護(hù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的專業(yè)人才，另一方面也要不斷提高檔案資料線上信息化系統(tǒng)本身的安全系數(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)施設(shè)備來保障線上數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全[4]。

5 結(jié)束語

機(jī)關(guān)事業(yè)單位推行電子檔案管理存在的諸多問題，需要相關(guān)單位積極應(yīng)對解決，采取針對性的有效措施來推動檔案資料管理模式向著線上系統(tǒng)化的電子檔案資料管理方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[4]劉莎.探討機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新及改革[J].檔案工作，2019（315）：111-112.