檔案庫房安全中智能化管理的作用探究

李麗娜

摘 要：傳統(tǒng)由人工管理模式為主導(dǎo)的檔案庫房管理中，有一系列不足與安全弊端存在，而在融入了智能化管理模式之后，不但可將此類不足與弊端有效彌補(bǔ)，同時(shí)也能將相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度降低，促進(jìn)檔案庫房管理有效性、及時(shí)性的提升，貫徹落實(shí)智能化檔案庫房安全管理。因此，本文在分析檔案庫房智能化主要功能的基礎(chǔ)上，分析了發(fā)揮檔案庫房智能化作用的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案庫房安全;智能化管理;作用

目前，人類社會(huì)發(fā)展與變更已經(jīng)無法脫離知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息產(chǎn)業(yè)，以往的有形實(shí)體也完成了向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，工作環(huán)境由虛擬空間取代了現(xiàn)實(shí)空間，傳統(tǒng)檔案管理模式呈現(xiàn)出多元性特征，而庫房智能化管理也更具網(wǎng)絡(luò)化、信息化。檔案庫房管理之中，通過現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，不但能實(shí)現(xiàn)更高效的收集整理，且安全管理與維護(hù)方面也具備更高的效率。尤其是智能化管理模式的應(yīng)用，更是促進(jìn)了庫房安全管理效率、質(zhì)量的提升。

1 檔案庫房智能化主要功能

1）自動(dòng)報(bào)警控制管理。檔案保護(hù)體系的組成中安防報(bào)警至關(guān)重要，依托自動(dòng)防盜報(bào)警能有效避免非法入侵檔案庫房的事件。日常維護(hù)中，工作人員需要及時(shí)填補(bǔ)安全隱患漏洞，以免留下供黑客入侵的機(jī)會(huì)，確保資料不被盜取[1]。將紅外探測(cè)器安裝至庫房關(guān)鍵部位，能夠監(jiān)控設(shè)防時(shí)段內(nèi)的任意非法入侵行為。若是發(fā)現(xiàn)了入侵行為之后，會(huì)自動(dòng)向中央控制臺(tái)上報(bào)并顯示在電子地圖上，方便入侵行為的快速解決，最終促進(jìn)檔案安全性能的進(jìn)一步提升。

2）自動(dòng)防火報(bào)警控制管理。鑒于庫房?jī)?nèi)實(shí)現(xiàn)了溫度與煙感探測(cè)器的配備、走廊與樓梯出口實(shí)現(xiàn)了手動(dòng)及聲光報(bào)警器的配備，當(dāng)有著火情況出現(xiàn)之后，由系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警，且為相關(guān)責(zé)任人及時(shí)報(bào)告失火位置，幫助工作人員迅速到達(dá)火災(zāi)區(qū)域，以便將火勢(shì)及時(shí)控制。通過自動(dòng)防火報(bào)警控制管理的作用，最大限度降低檔案資料因失火而受到的損失。

3）溫濕度自動(dòng)調(diào)控管理。檔案保存時(shí)間的長(zhǎng)短與檔案庫房環(huán)境之間有著一定聯(lián)系。傳統(tǒng)人工管理方式工作量大且繁瑣，管理科學(xué)性、準(zhǔn)確性往往不足。而通過溫濕度自動(dòng)調(diào)控管理的運(yùn)用，各庫房溫濕度數(shù)據(jù)由溫濕度主控微機(jī)收集并綜合分析后，向各控制器下達(dá)控制指令;各庫房溫濕度數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)顯示在主控微機(jī)上，并且主控微機(jī)也具備打印報(bào)表及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能，可完成庫房日?qǐng)?bào)表或月報(bào)表的自動(dòng)生成。

4）自動(dòng)消毒滅菌控制管理。霉菌會(huì)對(duì)檔案構(gòu)成一定影響，因此在管理檔案的過程中需對(duì)檔案卷宗表明霉菌、庫房空氣中的有毒氣體予以關(guān)注。自動(dòng)消毒滅菌控制管理能將霉菌有效控制，促進(jìn)活氧濃度的下降從而凈化空氣[2]。消毒設(shè)備模塊配置之后，通過主控臺(tái)遠(yuǎn)程控制，能夠監(jiān)控庫房并實(shí)現(xiàn)消毒凈化。同時(shí)在漏水檢測(cè)及通風(fēng)換氣等模塊的作用下，可促進(jìn)檔案庫房智能化管理安全性的進(jìn)一步提升。

2 檔案庫房安全管理中引入智能化管理的必要性及作用

任意檔案客觀記錄了對(duì)應(yīng)活動(dòng)，加之其本身屬于不可再生資源的緣故，具備唯一性、原始性特點(diǎn)。新時(shí)期下，逐漸加大了檔案資源的開發(fā)力度，有關(guān)檔案的保護(hù)方面也提出了更及時(shí)、有效的要求，并最大限度延長(zhǎng)檔案使用壽命。為迎合有關(guān)檔案管理工作的要求，檔案庫房管理模式的更新十分必要。檔案庫房安全智能化管理系統(tǒng)，需要將防盜、防霉、防潮、防火、防塵、防光、防鼠、防高溫及防有害氣體等檔案庫房安全保護(hù)“十防”要求作為核心要素，體現(xiàn)智能化、現(xiàn)代化、人性化及科學(xué)化發(fā)展。通過智能科學(xué)設(shè)備的運(yùn)用，并將計(jì)算機(jī)與空調(diào)、除濕機(jī)、溫度記錄儀等設(shè)置在檔案庫房中，通過各設(shè)備的聯(lián)機(jī)使用實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案庫房溫度。同時(shí)，在聯(lián)機(jī)使用計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)、煙霧報(bào)警器及煙感探頭的基礎(chǔ)上，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案庫房安全。依托智能化管理監(jiān)測(cè)記錄庫房安全，可促進(jìn)庫房安全性的有效提升。

檔案庫房智能化管理系統(tǒng)，要求以檔案安全保護(hù)等級(jí)為根據(jù)展開設(shè)計(jì)，且設(shè)計(jì)中需呈現(xiàn)個(gè)性化，并保障檔案庫房安全保護(hù)與“十防”標(biāo)準(zhǔn)相符合。同時(shí)，傳統(tǒng)人工管理中存在的安全隱患，在檔案庫房智能化管理的作用下能被有效彌補(bǔ)，有助于檔案安全管理人性化、智能化、科學(xué)化及現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)現(xiàn)[3]。在聯(lián)機(jī)使用各類設(shè)備儀器的基礎(chǔ)上，達(dá)成實(shí)時(shí)自動(dòng)監(jiān)控，能為檔案管理提供最大限度安全性保障，融入現(xiàn)代科技成果，促進(jìn)檔案庫房智能化安全化提升的同時(shí)，也可促進(jìn)檔案管理質(zhì)量與效率水平的顯著提升。因此，將智能化管理引入檔案庫房安全管理中，具有不可小覷的作用。

3 發(fā)揮檔案庫房智能化作用的措施

1）提高重視，優(yōu)化設(shè)計(jì)系統(tǒng)。在設(shè)計(jì)檔案庫房安全智能管理系統(tǒng)時(shí)，下述要求必須一一滿足：其一，系統(tǒng)可操作性。因檔案管理人員是檔案庫房管理的面向?qū)ο?，故而在設(shè)計(jì)檔案庫房安全智能管理系統(tǒng)時(shí)，需對(duì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作水平予以充分考慮，切忌出現(xiàn)過度復(fù)雜的設(shè)計(jì)，應(yīng)當(dāng)盡量與檔案管理人員常規(guī)認(rèn)知相適應(yīng)，保障簡(jiǎn)潔且大方的系統(tǒng)界面、簡(jiǎn)單且人性化的程序、基本齊全的功能;其二，系統(tǒng)實(shí)時(shí)性。在設(shè)計(jì)檔案庫房安全智能化管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)對(duì)其工作中相應(yīng)程序及處理需求的時(shí)間予以充分考慮，以便能迅速收集檔案信息并完成篩查、分析及保護(hù)，最終在規(guī)定時(shí)間內(nèi)上傳至數(shù)據(jù)庫內(nèi);其三，系統(tǒng)安全性。檔案庫房管理具備保密性質(zhì)，在保管檔案資料時(shí)必須嚴(yán)格落實(shí)保密相關(guān)事宜。因此，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中必須引入能為系統(tǒng)安全性提供保障的各類手段，例如二級(jí)密碼、訪問權(quán)限設(shè)置等，用于為檔案庫房檔案資料信息提供可靠的安全保障。

2）優(yōu)選智能密集架控制系統(tǒng)。檔案庫房安全智能管理中，要想促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的提升，就必須重視檔案調(diào)閱與整理速度的提高。為了有效開展檔案庫房智能化管理相關(guān)工作，庫房管理者就應(yīng)當(dāng)改造檔案庫房，鑒于智能電動(dòng)密集架控制系統(tǒng)抗干擾能力極強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，引入之后能將傳統(tǒng)單片機(jī)控制系統(tǒng)單一功能的局限打破，且在連接計(jì)算機(jī)、手持PDA設(shè)備之后，完成系統(tǒng)升級(jí)改造工作，有助于檔案庫房架體運(yùn)行高效性與安全性的有效提升[4]。智能電動(dòng)密集架支持手動(dòng)與電動(dòng)之間的自由切換，且具備左右雙開功能，能夠更方便、快捷的開展檔案存放與調(diào)取工作。將智能密集架控制系統(tǒng)引入檔案庫房職能管理之后，可將群眾調(diào)檔等待時(shí)間大幅度縮短，促進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量與效率的提升。

3）檔案庫房智能安全管理。檔案庫房安全智能化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了一定的網(wǎng)絡(luò)安全防御能力。日常管理工作開展過程中，檔案庫房管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案保密安全性予以足夠的重視，以國家相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)嚴(yán)格管理檔案庫房檔案信息。同時(shí)，通過檔案庫房網(wǎng)絡(luò)安全巡查員的配備，保障人員掌握了與工作需求相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，由網(wǎng)絡(luò)安全巡查員負(fù)責(zé)每日檢查檔案庫房工作電腦，并及時(shí)升級(jí)、殺毒及相關(guān)設(shè)置，以便在電子病毒傳播或黑客入侵事件發(fā)生后，能盡快實(shí)施針對(duì)性措施，并通過備份系統(tǒng)的運(yùn)用將檔案庫房安全智能化系統(tǒng)基本職能恢復(fù)。

4 結(jié)語

總而言之，將智能化管理融入檔案庫房安全管理之中，不但可保障檔案管理的安全性、便捷性，同時(shí)能有效降低工作人員工作強(qiáng)度、提高管理的有效性與及時(shí)性，更好的發(fā)揮檔案服務(wù)百姓的作用。而在科技的不斷發(fā)展與進(jìn)步下，檔案庫房管理工作發(fā)展必定更具智能化、多元化，使得檔案事業(yè)再創(chuàng)新高。

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