電力企業(yè)檔案數字化質量與安全保障研究

韓煒

摘要：檔案是一個企業(yè)記錄原始信息的重要載體，它對企業(yè)來說有著至關重要的作用。檔案也分為不同的種類，例如，人員檔案、項目信息、過程文檔等等，不同的企業(yè)所擁有的檔案種類也不盡相同。對于電力企業(yè)來說，企業(yè)的檔案包括人員信息、數據信息等，用于記錄電力數據，同時便于后期查找。以往的檔案都是紙質文件，但是隨著技術的不斷先進，數字化管理開始普及。數字化檔案管理相比較于傳統(tǒng)的紙質檔案來說，更加方便儲存、也更加利于查找。數字化管理雖然優(yōu)點很多，但是也要保證它的質量和安全性。只有這樣才能夠發(fā)揮它的優(yōu)勢，使檔案管理變得更加便捷簡單，更好的服務于電力企業(yè)。

關鍵詞：電力企業(yè);檔案數字化;質量和安全保障

1電力企業(yè)檔案數字化管理概述

電力企業(yè)的檔案管理在電力企業(yè)中是非常重要的一個環(huán)節(jié)，電力企業(yè)檔案管理的工作較為復雜，既要達到檔案管理的一般標準，也要符合電力企業(yè)要求的特定標準，電力企業(yè)檔案數字化管理工作包括以下幾點：首先，就是負責檔案日常的管理工作，根據上級領導的要求達到階段性的管理標準，然后做好該階段的檔案管理計劃。還要對相關的檔案進行檢查、復核、統(tǒng)計等工作，以及做好全部檔案的編輯工作。其次，各部門的檔案工作指導、監(jiān)督等也要做好。最后，在檔案整理完成之后，應該經過多個領導的審核，以及反復的檢查，最后在確認無誤后封存起來。

2電力企業(yè)檔案數字化質量保障

2.1電力企業(yè)檔案管理的人員管控

企業(yè)檔案管理的過程離不開崗位人員的具體實施，為了更好地適應新形勢的發(fā)展需求，企業(yè)必須致力于不斷提高檔案管理人員的意識和技能，從而利用數字化平臺更好地進行管理工作。首先，要對數字化檔案管理給予重視，認識到數字化檔案管理的重要性和必要性，實現各項資料全部錄入數字化平臺進行運作。通過完善制度并且要求在提交紙質版文件時必須一起交付文件的電子版，做好電力企業(yè)檔案的輸入和移交工作。其次，通過制度進一步約束檔案管理人員的職位權限和崗位職責，對每位管理者進行編號，進入數字化平臺時必須通過驗證才能進行編輯和查詢等工作。電力企業(yè)還需要設置專職的電子檔案管理人員對電子檔案進行上傳、收集、查詢等，保證電子檔案的有效管理和順利開展。同時，對于電子文件需要進行分類和判別，保證錄入的數據準確性和真實性。最后，數字化檔案管理也是一場技術的改革，所以電力企業(yè)需要加強對人員的技術培訓，進一步提高檔案管理人員的綜合知識水平和數字化知識架構。企業(yè)可以定期組織員工進行計算機培訓，或者開設一些技術型的教學講座，加強檔案管理人員的培訓教育，更好地了解新技術，從而采取更為合理的方案推進電力企業(yè)數字化檔案建設的進程。

2.2電力企業(yè)檔案管理數字化的質量控制

由于受到多個方面因素的影響，電力企業(yè)檔案數字化質量控制效果不佳，而這些因素包括數字化方案未發(fā)揮導向作用，數字化軟件未對檔案數字化管理提供設備方面的保障作用，以及檔案仍然是以紙質檔案為主，并沒有結合信息技術的發(fā)展而予以轉變等。針對電力企業(yè)檔案管理數字化質量控制中存在的問題，需要采取相應措施進行解決。一是優(yōu)化數字化方案。對于任何一項事物的發(fā)展而言，在開展之前有方案的導向與沒有方案的導向，二者最終獲得的效果必然是不同的，因此在電力企業(yè)檔案數字化管理中首先需要優(yōu)化數字化方案，充分發(fā)揮方案的導向作用。二是正確選擇數字化軟件。正所謂工欲善其事必先利其器，完善、合適的設備軟件是不可或缺的。因此，應在結合實際發(fā)展情況的基礎上廣泛調研選對數字化軟件，以此來為工作的有效開展而奠定扎實的基礎。三是紙質檔案具有很多方面的缺點，檔案管理人員需要能夠有效應用信息技術建立檔案數據庫，將檔案信息錄入到數據庫之中，以此提升檔案管理的數字化水平。數字化方案直接影響到檔案數字化的質量，數字化方案包括數字化的策略和操作流程。隨著科技的日新月異，紙質檔案的弊端日漸暴露。檔案數字化管理更符合現代檔案管理模式，檔案數字化不僅提高了檔案管理人員的工作效率，體現了人性化管理的理念。另外，紙質檔案壽命短，不利于保存，而檔案數字化管理可以延長紙質檔案的壽命，還可以實現電力企業(yè)資源的共享，促進了電力企業(yè)在信息化時代的發(fā)展。依據《紙質檔案數字化技術規(guī)范》并結合電力企業(yè)檔案管理情況，應明確紙質檔案數字化工作的基本流程主要包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份和成果管理等環(huán)節(jié)，并在此基礎上明確檔案數字化的質量。

3保障電力企業(yè)檔案數字化管理安全的手段分析

檔案的保密性工作是檔案整理過程中需要非常注重的關鍵點，要想切實保證保密環(huán)節(jié)的質量，就要保障檔案的實物的安全、電子數據的安全等，一定要避免出現信息外露的現象。信息安全問題是檔案整理過程中自始至終應該關注的問題，想要把信息泄露的概率降到最低，就要從各個方面進行分析，主要包括信息技術水平、相關人員的素質、以及檔案整理過程中的環(huán)境如何。具體來說主要包括以下方面：

3.1應該保證電力企業(yè)內部有嚴格的規(guī)章制度

檔案的數字化過程將會涉及到隱匿性較高的信息，為了保證信息的足夠安全，就必須制定適合自己企業(yè)的行之有效的保密制度，可以從各個方面制定一些合理的規(guī)定。在機器使用的過程中，可以制定一些約束相關技術人員的制度，例如，數字化人員遵守的保密規(guī)定、數字化信息整理場所的保密措施、進入檔案整理辦公室時對于相關人員身份嚴格驗證、允許訪問的系統(tǒng)的身份驗證以及值班保衛(wèi)人員的職責規(guī)定等。以上各環(huán)節(jié)的執(zhí)行程度如何，將會直接影響檔案整理工作的整個進程，以及保密的信息是否足夠安全。

3.2確保檔案整理過程不受外部環(huán)境影響

在進行檔案數字化整理的過程中，要保證各環(huán)節(jié)的操作是在一個封閉的網絡中進行，應該與所有的外網斷絕，還應該保證檔案數字化的設備所處環(huán)境的安全。應該做到符合防水、防潮、防寒防高溫等要求，還要注意防止由于計算機網絡及服務器的問題所造成的信息泄露，防止一切外物對于檔案數字化整理過程的阻礙。保證各工作人員檔案整理之前都進行嚴格的系統(tǒng)驗證，以確保整理人員的身份，防止不法分子的惡意行為。

3.3提高企業(yè)檔案數字化管理的技術水平

在當下檔案數字化管理的過程中，要注意對數字化檔案進行多重加密，以此可以使檔案更加的有安全性、保密性。提高檔案數字化管理保密技術主要涉及到網絡防火墻、操作系統(tǒng)安全、以及其他的經營技術，這些都是在數字化管理過程中廣泛應用的加密技術。在數字化管理過程中，數字化加密技術是最直接的、最安全的加密手段，可以在非常大的程度上提升檔案數字化管理的安全以及質量。在信息的傳輸過程中，可以采用更加有難度的密匙來保護信息不被泄露，在使用密匙保密措施時，可以選擇兩個相應的密匙，一個是采用公開的形式用來發(fā)送信息文件里的，另一個則采用保密的形式用來接受私密的文件信息。只有從多個環(huán)節(jié)對于檔案信息進行保護，才能確保檔案數字化管理水平的提高，檔案信息更加安全保密。

結束語

總而言之，隨著時代的進步，電力資源已經成為了人類不可或缺的資源之一，電力企業(yè)也因此不斷的壯大。傳統(tǒng)的檔案管理模式早已不能夠適應當今的社會需要，數字化的出現，有效的提高了工作效率，滿足當前的快節(jié)奏工作方式。檔案管理改革勢在必行，但是也一定要注重質量和安全，這樣才能夠發(fā)揮它的絕對優(yōu)勢。

參考文獻

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