論加強(qiáng)機(jī)關(guān)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

周嫚

摘 要：隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)在社會(huì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域都扮演著極其重要的角色。傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理轉(zhuǎn)為主向自動(dòng)檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從部門(mén)檔案管理向跨部門(mén)、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。信息化建設(shè)更是被我國(guó)列為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的首要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：人事檔案;信息化管理;科學(xué)化管理

人事檔案是個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷的所有記錄，也是全面考察、了解和正確評(píng)價(jià)個(gè)人能力和業(yè)績(jī)的重要依據(jù)。加強(qiáng)人事檔案管理，提高人事檔案的利用率，對(duì)一個(gè)單位或部門(mén)開(kāi)發(fā)人才資源，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展有著不可低估的作用和意義。人事檔案及其管理工作在各單位各部門(mén)起著關(guān)鍵作用，它為單位提供各類人才基礎(chǔ)信息，為勞動(dòng)工資制度改革、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定和職工福利及提拔任用等提供依據(jù)。

1 人事檔案及其特點(diǎn)

1.1人事檔案的含義。人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開(kāi)具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案相當(dāng)重要。

1.2特點(diǎn)

1.2.1全面性。人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，它概括地反映員工個(gè)人全貌。

1.2.2現(xiàn)實(shí)性。由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動(dòng)）部門(mén)正確使用人才、合理解決工資等問(wèn)題的一個(gè)重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

1.2.3真實(shí)性。這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.2.4動(dòng)態(tài)性。人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。

1.2.5流動(dòng)性。人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無(wú)人”，這樣的無(wú)頭檔案，保管得再好也無(wú)意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門(mén)。

1.2.6機(jī)密性。人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功過(guò)等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

2機(jī)關(guān)人事檔案信息科學(xué)化管理技術(shù)問(wèn)題

2.1人事檔案管理信息平臺(tái)主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會(huì)、企業(yè)知識(shí)、部門(mén)知識(shí)、個(gè)人知識(shí)、你問(wèn)我答。檔案管理信息平臺(tái)以確保文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性四個(gè)特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能，用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實(shí)政策、個(gè)人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。從無(wú)序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。

2.2完善人事檔案管理制度。建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況;明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺;采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長(zhǎng)使用的壽命;明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。重質(zhì)量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來(lái)維護(hù)管理，以管理來(lái)保證質(zhì)量，切切實(shí)實(shí)做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學(xué)化、制度化的軌道。

2.3采用信息化管理手段。 信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來(lái)了安全隱患。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的措施

3.1提高檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)。更新觀念、勇于進(jìn)取。把人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，使檔案工作由封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變。在信息化時(shí)代，強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的。把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)。

3.2增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)。對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)通用數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，另外，電子檔案對(duì)保存環(huán)境和保存方式手段的要求都很高，管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的安全性研究，認(rèn)真搞好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作，要正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，確保檔案資料的安全完整。

3.3深化檔案管理信息平臺(tái)應(yīng)用 。在現(xiàn)行檔案管理信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，可進(jìn)一步規(guī)范檔案數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。通過(guò)檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個(gè)新臺(tái)階。

4結(jié)束語(yǔ)

總之，信息化是科技檔案管理的必由之路。要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，必須抓住有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考資料：

[1]李美.對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考[J].檔案，2017（01）.

[2]蔣儉誠(chéng).對(duì)檔案規(guī)范化管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)的思考[J].中國(guó)檔案，2011（09）.