談智慧檔案館建設(shè)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)及對(duì)策

李樺

摘要：近年來，智慧檔案館建設(shè)成為業(yè)界熱門話題，但由于起步較晚，進(jìn)展不盡如人意。在智慧檔案館建設(shè)方面，目前仍存在不少認(rèn)識(shí)誤區(qū)，表現(xiàn)在頂層設(shè)計(jì)、系統(tǒng)定位、技術(shù)依賴、建設(shè)導(dǎo)向等方面。本文綜合闡述了認(rèn)識(shí)誤區(qū)的具體內(nèi)容，并提出了相應(yīng)對(duì)策，以期對(duì)智慧檔案館建設(shè)提供些許啟示與幫助。

關(guān)鍵詞：智慧 智慧檔案館建設(shè) 認(rèn)識(shí)誤區(qū) 對(duì)策

“智慧檔案館”（Smart Archives）是伴隨“智慧地球”（Smart Planet）等概念，以智慧城市建設(shè)為背景，由檔案專家提出的。根據(jù)牛津詞典中較接近的解析，此處“智慧”（Smart）應(yīng)理解為“人或物快速反應(yīng)、聰明、智能地應(yīng)對(duì)情況的能力”。因此，智慧檔案館的“智慧”可理解為在檔案收集、保存、管理、利用等業(yè)務(wù)流程中，調(diào)動(dòng)各種資源，支持用戶的知識(shí)應(yīng)用和生產(chǎn)性使用，智能滿足用戶需求的能力。

一、智慧檔案館建設(shè)概述

智慧檔案館作為一種全新的檔案理念，是在智慧工程建設(shè)驅(qū)動(dòng)下，運(yùn)用大數(shù)據(jù)和人工智能等新興技術(shù)，對(duì)實(shí)體或電子檔案資源進(jìn)行感知與挖掘，對(duì)“館藏?cái)?shù)字化、管理智能化”等功能進(jìn)行提升和完善，形成多樣化的智慧檔案信息，為公眾提供豐富、全面、及時(shí)的檔案服務(wù)。

智慧檔案館充分依托新技術(shù)、新手段，以用戶需求為導(dǎo)向，主動(dòng)感知、分類挖掘、科學(xué)保管、智能利用、優(yōu)化處理檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)各類檔案資源與信息的整合、開發(fā)與共享，使得智慧檔案館中的各種要素和諧運(yùn)行，檔案信息資源和人力、資金等各要素達(dá)到有機(jī)融合，繼而為用戶提供高質(zhì)量、高效率、人性化的服務(wù)。

智慧檔案館建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的客觀要求，是科技進(jìn)步的新興產(chǎn)物。在可預(yù)見的將來，決定檔案事業(yè)發(fā)展的因素不再僅僅是普通的檔案保管與利用，還包括借助新技術(shù)，最大限度提升檔案資源整合與服務(wù)能力，使檔案的價(jià)值取向從數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)上升到智慧的高度，從而使檔案館功能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的“飛躍”。

二、智慧檔案館建設(shè)的認(rèn)識(shí)誤區(qū)

從眾多文獻(xiàn)中可以看出，智慧檔案館建設(shè)目前還處于初級(jí)階段，研究相對(duì)淺顯，定位相對(duì)模糊。比如，有些研究不加消化吸收地將“智慧”概念生搬硬套到檔案館上，甚至直接從起步較早的智慧圖書館“移植”而來，或者大談特談“RFID”等智能樓宇或物流通用技術(shù)在智慧檔案館建設(shè)中的應(yīng)用，有喧賓奪主之嫌。智慧檔案館建設(shè)出現(xiàn)的認(rèn)識(shí)偏差，主要有以下六個(gè)方面。

（一）“可以在一些城市試點(diǎn)”

國家層面總體設(shè)計(jì)、統(tǒng)籌規(guī)劃和戰(zhàn)略部署的缺失，使得一些地區(qū)按照自己的理解，自發(fā)開展智慧檔案館的前瞻性研究和探索，無論是在建設(shè)目標(biāo)，還是在基礎(chǔ)條件、內(nèi)涵功能、構(gòu)成要素等方面，都沒有形成廣泛共識(shí)，導(dǎo)致同類型同行業(yè)的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息資源無法共享，建設(shè)水平參差不齊，達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)和要求，制約檔案館與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展。各地區(qū)各行業(yè)智慧檔案館建設(shè)的試點(diǎn)，在取得成功經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，在理性投入、準(zhǔn)確定位、合理規(guī)劃等方面難免各行其道，極易導(dǎo)致資源浪費(fèi)，還會(huì)加劇檔案領(lǐng)域的信息孤島現(xiàn)象。

（二）“主要依賴于技術(shù)手段”

談到智慧檔案館建設(shè)，必然離不開“互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)”“云計(jì)算”“物聯(lián)網(wǎng)”“大數(shù)據(jù)”“移動(dòng)通信”等概念，有些文獻(xiàn)資料主題雖涵蓋了智慧檔案館的基礎(chǔ)理論、信息服務(wù)、信息技術(shù)和資源建設(shè)等，但多聚焦于信息技術(shù)方面，對(duì)其他主題的研究相對(duì)薄弱，并且對(duì)將檔案數(shù)據(jù)、信息上升到智慧高度關(guān)注有限。大多數(shù)學(xué)者對(duì)檔案、檔案館（包括各種業(yè)務(wù)流程）的內(nèi)在智慧更感興趣，卻不自覺地苛求軟硬件系統(tǒng)的先進(jìn)性，致使內(nèi)在智慧一定程度上被忽略或輕視，不免讓人擔(dān)憂建成的智慧檔案館有名無實(shí)，無法改變檔案供給側(cè)與需求側(cè)失衡的現(xiàn)狀，或者說會(huì)進(jìn)一步加劇信息孤島現(xiàn)象。

（三）“類似數(shù)字檔案館建設(shè)”

對(duì)于數(shù)字檔案館與智慧檔案館的關(guān)系有兩種認(rèn)識(shí)：一是認(rèn)為兩者“同向發(fā)展”，即前者是基礎(chǔ)，后者是必然結(jié)果；二是認(rèn)為兩者“并行并存、略有交叉”，即智慧檔案館重在感知技術(shù)，數(shù)字檔案館重在數(shù)據(jù)處理。就全國范圍來看，在數(shù)字檔案館建設(shè)還沒有取得全面勝利的今天，又出現(xiàn)了智慧檔案館這種全新的檔案館模式，且兩者關(guān)系尚未明朗，無論對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的繼續(xù)推進(jìn)，抑或?qū)χ腔蹤n案館建設(shè)的摸索探究都十分不利，因?yàn)樗P(guān)系到智慧檔案館建設(shè)是必須另起爐灶，還是“彎道超車”。

（四）“檔案數(shù)據(jù)就是大數(shù)據(jù)”

在檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，檔案成為可以在服務(wù)器上儲(chǔ)存、通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問的數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)被深度挖掘。但是，檔案“數(shù)據(jù)”與大數(shù)據(jù)是截然不同的兩個(gè)概念，不少人對(duì)大數(shù)據(jù)在智慧檔案館建設(shè)中的角色定位存在認(rèn)識(shí)偏差。檔案本身是歷史的記錄和回溯，是歷史的真憑實(shí)據(jù)，具有極高的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，加之檔案有一個(gè)法定封閉期，導(dǎo)致被人們廣泛利用或發(fā)揮作用需要一定的時(shí)間，具有滯后性，而大數(shù)據(jù)的突出優(yōu)勢(shì)在于數(shù)據(jù)傳輸和接收的高速與實(shí)時(shí)。也就是說，智慧檔案館中儲(chǔ)存的是經(jīng)過鑒定篩選、時(shí)效性相對(duì)較弱的數(shù)據(jù)，與大數(shù)據(jù)的概念差別很大。

（五）“應(yīng)納入智慧城市框架”

在智慧城市背景下，智慧檔案館是檔案館信息化建設(shè)的更高階段，這已經(jīng)成為廣泛共識(shí)。但是人們對(duì)智慧檔案館的認(rèn)知和定位籠統(tǒng)、模糊，認(rèn)為智慧檔案館建設(shè)要限定于智慧城市建設(shè)的框架內(nèi)，并處理好與智慧城市建設(shè)其他重大工程項(xiàng)目的協(xié)同共生問題，在智慧城市建設(shè)中實(shí)現(xiàn)檔案館向“智慧”轉(zhuǎn)型。那么，有一個(gè)疑問：離開智慧城市，智慧檔案館就不能存在嗎？如果將智慧檔案館囿于智慧城市的范疇進(jìn)行研究和分析，難免思路狹隘，形成錯(cuò)覺，影響對(duì)智慧檔案館建設(shè)的準(zhǔn)確定位。

（六）“應(yīng)以檔案部門為主導(dǎo)”

有人認(rèn)為，智慧檔案館建設(shè)應(yīng)以檔案用戶或社會(huì)公眾為主體，更多的觀點(diǎn)認(rèn)為，智慧檔案館建設(shè)應(yīng)該從檔案部門的角度出發(fā)，從管理手段、技術(shù)應(yīng)用和人才隊(duì)伍建設(shè)等軟硬件方面做大做強(qiáng)，與智能樓宇、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)交互融合，使之向智慧型轉(zhuǎn)變。這種將檔案部門和社會(huì)公眾對(duì)立起來，以一方為主導(dǎo)的觀點(diǎn)，就會(huì)不自覺地忽視另一方的地位和作用。

三、應(yīng)對(duì)策略

各綜合檔案館應(yīng)充分認(rèn)清智慧檔案館建設(shè)中的誤區(qū)及產(chǎn)生的原因，并從根本上采取一定的措施，才能保證智慧檔案館建設(shè)步入規(guī)范、合理、正確的軌道。筆者結(jié)合部分文獻(xiàn)資料和自己的理解，歸納總結(jié)出以下應(yīng)對(duì)策略。

（一）確立總體規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)

智慧檔案館的建設(shè)應(yīng)該得到國家層面足夠的政策支持和宏觀指導(dǎo)，應(yīng)以國家層面為起點(diǎn)，建立合理的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，充分考慮我國檔案管理體制地區(qū)和行業(yè)差異，通過全方位、多角度的戰(zhàn)略架構(gòu)和總體設(shè)計(jì)，確定智慧檔案館的指導(dǎo)原則、發(fā)展方向、基本格局和建設(shè)步驟，作為各級(jí)各類智慧檔案館建設(shè)的基本遵循和發(fā)展藍(lán)圖，構(gòu)建涵蓋全國范圍的智慧檔案館網(wǎng)絡(luò)體系，健全物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全等防護(hù)體系，確保智慧檔案館可持續(xù)發(fā)展，這是推動(dòng)智慧檔案館建設(shè)的重中之重。

（二）筑牢技術(shù)為人服務(wù)的根基

在科技日新月異的今天，智慧檔案館建設(shè)沒有理由拒絕信息技術(shù)的大顯身手。但是，再先進(jìn)的技術(shù)也是為人服務(wù)的，對(duì)新技術(shù)的膜拜有可能偏離檔案工作的初心，顧此失彼，本末倒置。智慧檔案館建設(shè)應(yīng)遵照檔案館的社會(huì)本質(zhì)及發(fā)展規(guī)律，恪守檔案館基本職能和檔案工作本質(zhì)，以用戶為中心，優(yōu)化檔案資源與智慧服務(wù)模式，在檔案工作與信息技術(shù)之間找到一個(gè)平衡點(diǎn)或切入點(diǎn)，在確保檔案館根基和檔案基本屬性與功能的前提下，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，增強(qiáng)檔案資源的文化特質(zhì)，使用戶感受到智慧檔案館的人文關(guān)懷，體會(huì)到智慧檔案館的真正“智慧”。

（三）借鑒數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)驗(yàn)

數(shù)字檔案館主要是將館藏資源進(jìn)行信息化處理和加工，并進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范、安全的管理，可以為智慧檔案館提供真實(shí)有效的信息以及基本數(shù)據(jù)支撐。而智慧檔案館通過各種先進(jìn)手段對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行開發(fā)，對(duì)檔案館實(shí)體、館內(nèi)設(shè)備和檔案資源等進(jìn)行智能管理，是智慧城市的有機(jī)組成部分，需要物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等助陣。智慧檔案館進(jìn)一步發(fā)展和完善了數(shù)字檔案館，并幾乎擁有數(shù)字檔案館建設(shè)的全部先進(jìn)技術(shù)，兩者都是檔案管理工作中的重要組成部分，智慧檔案館建設(shè)應(yīng)充分借鑒數(shù)字檔案館建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，少走數(shù)字檔案館建設(shè)的彎路。

（四）正確理解和運(yùn)用大數(shù)據(jù)

隨著云計(jì)算的到來，大數(shù)據(jù)被廣泛關(guān)注，它的規(guī)模足夠大，可以在獲取、存儲(chǔ)、分析等方面遠(yuǎn)超傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫范圍的數(shù)據(jù)集合，有四個(gè)基本特征：海量數(shù)據(jù)規(guī)模、快速數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣數(shù)據(jù)類型和價(jià)值密度低。其核心是挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，其戰(zhàn)略意義不在于掌握龐大的數(shù)據(jù)信息，而是對(duì)有意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理。因此，智慧檔案館在進(jìn)行檔案信息儲(chǔ)存和運(yùn)算、海量數(shù)據(jù)分析并處理相應(yīng)問題時(shí)，雖然依托大數(shù)據(jù)、云計(jì)算，但歸根結(jié)底此“大數(shù)據(jù)”與檔案信息數(shù)據(jù)不是同一概念。比如，利用大數(shù)據(jù)可以推測(cè)用戶意圖和需求，減少檢索資料的困惑，使用戶體會(huì)到智慧檔案館的“智慧”所在。

（五）合理納入智慧城市建設(shè)

智慧城市是一個(gè)涉及各行業(yè)的城市整體發(fā)展方式，它要求城市各要素全面互聯(lián)、充分整合，而檔案由于保密和安全等要求，需要進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。另外，當(dāng)前我國檔案的開放程度較低，再加上地域和行業(yè)限制，即便智慧檔案館建成后，也會(huì)有相當(dāng)一部分檔案無法被納入到智慧城市體系中。因此，依托智慧城市建設(shè)智慧檔案館，要充分論證時(shí)機(jī)是否成熟，基礎(chǔ)設(shè)施是否達(dá)到必要條件，是否與檔案工作水平協(xié)調(diào)一致，要考慮不同數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、不同平臺(tái)的融合等技術(shù)問題，還要探究如何跨越智慧城市界限，在全國乃至全球范圍解決館際資源交互共享等問題，使智慧檔案館的“智慧”名實(shí)相副。

（六）正確理解由誰主導(dǎo)的問題

智慧檔案館的建設(shè)，以檔案部門為主導(dǎo)，抑或以社會(huì)公眾為主體，一定程度上決定著智慧檔案館是否能更好地實(shí)現(xiàn)其基本職能，強(qiáng)調(diào)檔案部門的職責(zé)并不是對(duì)社會(huì)公眾的遺忘，檔案部門作為國家檔案事業(yè)的建設(shè)者和主導(dǎo)者，由其主導(dǎo)智慧檔案館建設(shè)理所當(dāng)然。以此為前提，在智慧檔案館建設(shè)時(shí)，應(yīng)充分考慮、融入和滿足社會(huì)公眾需求，實(shí)現(xiàn)智慧檔案館的應(yīng)有價(jià)值和功能，才是智慧檔案館建設(shè)的初衷。

四、結(jié)語

2017年初，圍棋人工智能機(jī)器人“AlphaGo”完勝中日韓一流棋手60盤，震驚世界。筆者認(rèn)為，智慧檔案館應(yīng)該具備“AlphaGo”那樣準(zhǔn)確判斷檔案用戶思維或意圖的能力，未雨綢繆地提供不同層次、紛繁復(fù)雜的檔案服務(wù)，滿足各類用戶的多樣需求。當(dāng)前，各地各行業(yè)智慧檔案館建設(shè)方興未艾，如火如荼，決不能急于求成、一蹴而就，要依托國家宏觀戰(zhàn)略布局，納入國家智慧戰(zhàn)略體系，樹立“以人為本”理念，深入把握智慧檔案館內(nèi)涵，廣泛吸納智慧城市各建設(shè)項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，憑借相關(guān)行業(yè)核心技術(shù)支持，推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。

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作者單位：軍委聯(lián)合參謀部某部