淺談如何提高檔案管理水平

劉明明

摘要：目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理質(zhì)量與檔案信息的提供遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要表現(xiàn)為落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用要求，因而應(yīng)當(dāng)采用各種辦法改變這種現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：檔案管理；認(rèn)識(shí)誤區(qū)；職業(yè)素質(zhì)；工作創(chuàng)新

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性敏感、機(jī)密性較高、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)本單位檔案的管理工作，及時(shí)研究解決本單位檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持。尤其在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實(shí)、高效地記錄和反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)于建立現(xiàn)代化檔案管理體系具有切實(shí)的作用。

一、清除檔案管理工作中的認(rèn)識(shí)誤區(qū)

當(dāng)前，很多人認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重。殊不知，檔案管理工作是現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容，科學(xué)有效的檔案管理工作不僅可以推進(jìn)企事業(yè)單位的工作效率，更可以給企事業(yè)單位制定科學(xué)合理的發(fā)展決策提供科學(xué)依據(jù)與參考標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案工作的主要內(nèi)容直接涉及到諸多個(gè)人工作生活中的秘密信息，檔案安全問(wèn)題也是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。然而，與檔案管理的重要性地位不相適應(yīng)的是，許多領(lǐng)導(dǎo)干部，甚至包括檔案管理人員都未能充分有效的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理工作不需要專業(yè)能力，誰(shuí)都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一種雖然繁瑣但是卻機(jī)械的體力勞動(dòng)。筆者曾采用例證分析的方法，對(duì)檔案管理工作的意義、策略等內(nèi)容給予了深入細(xì)致的調(diào)研。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：許多檔案管理工作人員認(rèn)為，檔案管理工作就是整理整理資料、記錄記錄數(shù)據(jù)而已，并不需要專業(yè)的知識(shí)與技能。事實(shí)上，通過(guò)對(duì)比國(guó)外一些發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)可以知道，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作的內(nèi)容與形式也隨之發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變。比如，在數(shù)字化的沖擊下檔案管理工作的形式由原先可視記錄識(shí)別型逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。而且，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式達(dá)到了現(xiàn)代的知識(shí)管理模式。面對(duì)這些變化，檔案管理工作者需要不斷更新檔案管理工作理念，與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立科學(xué)的檔案管理觀。尤其要注意學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理工作知識(shí)，注意把握檔案管理工作的前沿信息，與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理工作水平。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生。這一理論將檔案從形成到銷毀或?qū)⒁话阈畔⑥D(zhuǎn)化為檔案的過(guò)程視做是一個(gè)整體的運(yùn)動(dòng)過(guò)程。并認(rèn)為在這一運(yùn)動(dòng)過(guò)程中可因檔案價(jià)值形態(tài)的變化劃分為若干個(gè)階段，且不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間也同時(shí)具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案管理工作者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)與借鑒這一理論。并結(jié)合本單位的工作實(shí)際，以創(chuàng)新思維為指導(dǎo)，打造和形成特色的個(gè)性化檔案管理工作理念和方法，以樹(shù)立正確的檔案管理觀。

二、提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

由于許多高校的檔案管理工作人員自身對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德以及辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神等，因而在自己的工作中并沒(méi)有積累下扎實(shí)的理論知識(shí)與技能知識(shí)，致使在工作中常常導(dǎo)致嚴(yán)重的工作失誤現(xiàn)象發(fā)生。當(dāng)工作中單位需要利用相關(guān)檔案為制定政策予以相關(guān)信息支持時(shí)，不能適應(yīng)工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，難盡人意?？梢?jiàn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是當(dāng)前改善檔案管理工作水平的緊要之事。可以通過(guò)以下途徑來(lái)解決這一問(wèn)題，首先是對(duì)現(xiàn)有工作人員給予專業(yè)化的培訓(xùn)，提高他們的實(shí)踐能力；其次是要注意引進(jìn)專業(yè)人才尤其是年輕的檔案專業(yè)管理人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，形成老中青科學(xué)搭配，結(jié)構(gòu)合理的工作隊(duì)伍；最后，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，給予政策與資金保障，采用鼓勵(lì)先進(jìn)、獎(jiǎng)罰分明的措施，不斷提高檔案管理人員的工作熱情，提升檔案管理工作的水平。

三、推進(jìn)檔案管理方法更新

目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理質(zhì)量與檔案信息的提供遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要表現(xiàn)為落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用要求，因而應(yīng)當(dāng)采用各種辦法改變這種現(xiàn)狀。

首先，要建立規(guī)范的檔案收集程序，決不允許漠視檔案管理工作，視檔案制形同虛設(shè)的認(rèn)識(shí)產(chǎn)生，更不允許在工作中對(duì)檔案信息想交就交、不想交就不交現(xiàn)象的發(fā)生。明確檔案信息收集考核程序與責(zé)任。

第二，建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門(mén)中的每一個(gè)人，保證對(duì)政策要求必須備案的信息無(wú)遺漏無(wú)紕漏的登記與備注。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，致使卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失問(wèn)題出現(xiàn)。

第三，加強(qiáng)檔案綜合管理力度。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室一般都是以一個(gè)班組存在，在開(kāi)展具體的工作時(shí)，首先要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難。于是，有些部門(mén)便自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。有些單位的檔案資料竟然不時(shí)出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，或者是檔案資料借出后難以收回，這些現(xiàn)象都應(yīng)引起重視并應(yīng)認(rèn)真克服。

總之，檔案管理是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員、整合本單位資料信息時(shí)形成的對(duì)個(gè)人信息與專業(yè)資料集中保存的一種制度化的工作，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是彰顯專業(yè)優(yōu)勢(shì)的重要支撐力量。因此，加強(qiáng)檔案管理，充分發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢(shì)，為更好地為選拔和使用人才以及更好地推進(jìn)本單位工作進(jìn)程，意義深遠(yuǎn)。